| 标题 | 秘书事务性工作的处理技巧探析 |
| 范文 | 李万军 摘要：秘书工作自古有之，在现代社会中，职业秘书的工作也越来越重要。在社会发展的新时代，职业秘书要积极主动适应社会发展的新常态、新状态，不仅要提高自我的综合素养，更要在实践工作中，掌握一定的事务处理技巧，只有这样才能更好地胜任本职岗位，发挥出职业秘书的作用和价值。 关键词：职业秘书；事务性工作；处理技巧 一、秘书的定义 秘书主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位，是各级领导机关及领导人员的参谋和助手，主要职责是协助决策，承办业务，做好行政工作。近年来，秘书在现代企事业单位中所发挥出来的作用和价值越来越大，我国职业技能鉴定部门结合秘书的特点，对秘书职业的等级进行了职业等级划分，即总体分为初级秘书、中级秘书和高级秘书等三类。 二、秘书事务性工作的内容 首先，综合服务工作。综合服务类是秘书事务工作的重要内容，如做好日常后勤服务、做好各种会务等。其次，文书处理工作。秘书要具有一定的文字功底与写作能力，因为在实际工作中，文书管理工作在秘书的工作内容中占有相当大的比率。因此，文件的起草、撰写、合同拟定和单位工作规章制度的制定基本都是由秘书人员完成，这也是事务性工作的重要内容。再次，辅助工作。秘书人员作为领导的助手，具有辅助管理的职能，帮助领导进行办公室事务的管理，帮助领导进行内外部管理事务，这也是现代秘书工作中不可或缺的工作内容。最后，接待工作。日常工作中，秘书从业人员会有大量的接待工作，如接待来賓，安排来宾的住宿饮食及领导交办的其他临时工作任务。 三、工作中存在的问题 （一）信息传递不完整 秘书在日常工作中最常见的一项事务性工作就是向下向上传递各种信息，信息传递是否正确、是否完整直接关系到工作成效，甚至会直接关系到系统内部的人际关系，因此，作为秘书从业人员必须要正确的认识到信息传递的重要性。在实践过程中，一些秘书从业人员在信息传递的过程中，常常会出现信息传递不正确、不完整的现象。例如会前，忘记通知会议召开的主题和要求，给领导撰写讲话稿时，秘书起草的文稿始终不能令领导满意。 （二）工作渠道不畅通 工作渠道畅通对于秘书岗位来说十分重要，只有渠道畅通才能更好地收集到各种信息，有利于推动工作的开展。在现实过程中，一些秘书从业人员的工作渠道不畅通，在日常工作中，无法收到需要的各种信息资源，直接影响到了事务性工作的开展。 （三）工作疲于应付 工作疲于应付也是现代秘书在事务处理工作中常会出现的状况。一些秘书从业人员在工作中面对大量的工作事务，整天都会疲于应付，焦头烂额，工作十分累且质量不高，常常会出现各种错误，人也处于身心疲惫的状态，这是秘书从业人员在工作中最常见的现象之一。 （四）增强工作原则性 一些秘书从业人员在日常工作中，对于工作的原则性把握不强。例如，秘书会经常性接触到一些机密性的工作，掌握一些机要性的文件。在日常工作中，如果泄漏出去将会造成严重的后果，在实践过程中，少数秘书不太注重自己的保密意识，保密观念不强，无意之间对外泄露出了一些信息，给工作带来了较大的被动性，让工作开展陷入到尴尬的境地。 四、秘书事务性工作的处理技巧 技巧是一种工作的方式和方法，它是在实践工作中总结出来的，是在实践工作中提炼出来的，掌握工作的技巧，才能更高效稳妥的处理好工作，达到事半功倍的效果；反之，不掌握好工作技巧，常常会事倍功半，费时费力，得不偿失。秘书是组织系统内部的重要的岗位，秘书从业人员的日常工作也十分繁重，事务多且杂，因此掌握一定的工作技巧，能够更好地推动秘书工作的开展，更加有力地推动好自己的工作。 （一）准确分析领导意图，传递正确信息 秘书工作职责中的一项重要的工作内容就是向其它部门和工作人员传递领导的工作指示和安排，起到承上启下的作用。在承担该项工作时，作为秘书要准确的分析领导的意图，传递出正确的信息，才能更好地实现这一目标。在现实状况下，很多秘书从业人员在传递信息的过程中，常常会出现信息传递不准确，信息传递不完全等现象，造成这一现象的主要原因就是没有准确分析领导的意图，因此，传递出来的信息就不完整。如何准确分析领导的意图，首先就要对领导交办的事情有全面地了解，只有全面了解后，才能掌握住事情的完整状况，其次对领导交办的事情，要抓住核心的关键点，只有核心关键点抓住了，要点掌握了，信息传递时才能准确。最后作为秘书从业人员必须要有大局观，要能够从全局的角度去思考问题，去分析问题，只有这样才能更好地传递出正确的信息。 （二）学会沟通尊重，建立畅通的工作渠道 秘书从业人员在日常工作不仅要向其他部门和员工传递领导交办的工作，同时，还需要将其它部门和员工的一些工作上的需求向领导反馈；这就需要信息畅通。因此，作为秘书从业人员必须要建立畅通的工作渠道。如何建立畅通的工作渠道，关键就是要求秘书从业人员能够与其他部门和人员建立良好的工作关系，做为秘书从业人员要能够正确对待自我的工作职能，科学定位自我的角色，不能越俎代庖，在于领导相处的过程中，秘书是下级，要为领导服务。在和同事们的相处过程中，要保持平等的心态，和谐相处，要积极融入到团队中去，和团队一起面对各种问题。在传达领导的指示时，要讲究科学的方法，切不能自认自己是领导身边的人，肆无忌惮，要能够根据实际情况，准确定位自己，更好地完成各项工作任务。同时，作为秘书从业人员要能够从他人的角度出发去看待问题，能够从全局的角度出发，去分析问题，并注重沟通的方式方法和语言，学会运用正确的语言和方式进行有效沟通，才能更好地传递和掌握各种信息，更好地推动工作的开展。 （三）学会轻重缓急，提升工作的质量和水平 秘书从业人员的日常事务较多较杂，很多事务很小且烦琐，工作量大且杂，很多秘书从业人员在日常工作中，常常会感到每天都很累，总有忙不完的事情需要去做，但是就是没有什么成绩，看不到成绩，造成这种现象的原因源于诸多方面，其中最重要的一点就是秘书从业人员的在处理日常事务过程中，没有学会轻重缓急，工作的质量和水平不高，眉毛胡子一把抓，因此，效率不高，错误较多，影响到了工作的质量和水平，工作累且不出彩。所以，对于秘书从业人员来说在日常工作的过程中，每当工作繁重，事务多的时候，必须要学会轻重缓急，急事急办，重要的事情重点办，对待日常工作确立好工作办理的优先级顺序，才能更好地推动工作。 （四）坚持原则，严守工作职业操守 秘书这一职业在日常工作中常常会涉及或接触到系统内部很多机密的工作或是系统内部重要的信息，一旦泄露出去会造成严重的影响；因此，秘书从业人员在日常工作的过程中，必须要严格遵守秘书从业操守，不断提升自我的综合素质，对于涉及机密的工作内容或事务，严格保守秘密，做到知而不言，谨慎从事，只有这样才能更好地胜任秘书岗位，在本职岗位上干好工作。 随着社会的快速发展，市场经济体制环境下，现代秘书职业的要求和标准也越来越高，作为秘书从业人员必须加快自我的修养，不断提升自我，努力掌握处理事务的工作技巧和方式，才能更加高效的从事好秘书的岗位工作。本文对秘书事务的工作技巧展开了探讨，总结归纳了秘书事务性工作的特点和重要性，归纳和分析了当前秘书在处理事务过程中常见的共性问题，同时，结合存在的问题，提出了准确分析领导意图，传递正确信息、学会沟通尊重、建立畅通的工作渠道、学会轻重缓急，提升工作的质量和水平、坚持原则，严守工作职业操守等具体建议意见，对于帮助秘书从业人员正确处理好日常事务，更好地发挥出秘书的作用和价值。 参考文献： [1]林静.管理秘书实务[M].北京:清华大学出版社,2010. [2]张华.试论人际关系对秘书工作的重要性[J].安徽行政学院学报,2010(5):26-28. [3]李丽.浅谈现代秘书工作存在的问题与对策[J].天津商学院学报,2018(7):87-88. [4]张苗.浅谈现代秘书人际关系处理原则[J].浙江职业学院学报,2015(10):23-25. [5]王磊.浅谈现代秘书的接待能力[J].科教文汇,2012(1):23-25. [6]王光宇.论现代秘书工作[J].科教文汇,2013(6):39-41. [7]杨剑宇.秘书实务[M].上海:华东师范大学出版社,2013(3):26-27. |
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