| 标题 | 高校合同管理体系的若干思考 |
| 范文 | 赵冰 周思佳 李丽洁 房阔 关键词高校 合同管理体系 合同管理组织 监督体系 管理制度一、高校合同管理的内涵和重要性 高校的合同管理，包含了从合同内容的立项、签订、执行以及终止整个过程，高校需要在合同执行的全过程中实施审核和监督。各高校需要重视合同管理工作，加强对合同的监管，有利于高校保护自己的合法权益，完成高校规范管理、依法治校的目标。高校加强合同管理可以预防一些潜在的法律风险，控制纠纷数量，防止造成财产或名誉损失，对于高校自身各方面利益都很有好处。 与市场企业的合同性质不同，高校的合同关系具备鲜明的校园特点，高校的合同内容主要围绕教学、科研以及基础建设进行。高校经常需要大规模的教学物资采购、教员学生的科研资金支持、高校与企业间的技术研发转让、校园内部建筑建设、房屋的租赁、基础设施的维修等经济活动一般也需要与市场相联系，签订买卖合同、劳动合同、建筑工程合同等。高校与社会企业、市场人员产生了各式各样的权利义务关系，也就是合同关系，高校合同管理主要就是围绕这些合同关系展开工作的。 高校合同管理的难点在于高校合同管理需要涉及较多的行政部门，需要复杂的程序流程，合同的签订方和执行方很难统一，因此会存在条理不清的可能。比如高校需要为新校区置办一批教学用课桌椅，该采购项目需要由相关单位提出申请、经过领导审核、主管部门制定采购计划、实施招标确定中标人、项目审核、最后由学校法人代表和中标单位签署合同。高校合同管理复杂的原因之一就在于涉及的部门众多，一项课桌椅采购任务需要涉及需求单位如实验室，主管部门如后勤、教务、资产管理部门，学校审计、法务、财务等各部门联合运作。因此高校需要建立起高效、健全的合同管理体系，对合同关系实时动态监督，避免因为合同纠纷给高校带来不良影响。二、高校合同管理现状浅析 （一）合同觀念淡薄、缺乏相关管理制度 由于高校的性质导致高校在改革开放后较晚地参与到社会经济活动中，因此高校在一定程度上缺乏市场经验，没有对合同起到足够的重视，缺乏合同意识。合同一方面可以规定好当事人双方的责任义务，同时可以规避潜在的纠纷。高校管理人员早期没有意识到合同的重要作用，在“象牙塔”待久了缺乏市场活动经验，认为合同的作用不大，自己只需要将项目分配好就可以完成。因此在双方确定合作项目时，校方由于可能有老师参与合同的签订，碍于情面吃了重视经济利益的某些“商人”的亏，没有仔细核实合同条款细则，草率地签订了合同，导致对方在履行合同过程中偷工减料，但又无法根据合同追究对方法律责任，最后给学校带来不良影响和一定的经济损失。而且有一些高校的管理人员缺乏法律意识，使用了原本不具备法律效力的刻章，导致合同本身并不能生效。高校本身才能作为合同主体，下属的机构和单位并不能代替学校签订合同，因此可以体现出一些管理人员缺乏合同观念，没有对合同法律有较为清楚的认识。 （二）合同签订组织部门混乱、缺乏统一管理 高校作为一个整体，其下属包含很多分支部门，如教学部门、科研部门、管理部门、后勤部门以及安保部门等，其实高校的内部管理相对复杂，各部门之间相互独立，各部门均可各自与校外企事业单位有社会活动往来，缺乏统一的管理机构。通常来说规模较大的高校会设置法务部门来负责高校法务方面相关事宜，而没有专门设置法务部门的高校也会聘请法律顾问，在一些重大事务上帮忙协调合同的审核。由于学校内各部门很难统一，因此很多学校不会专门设置法务部门来专管合同，各部门各自与校外签订合同，因此一些不具备法人资格的部门为了办事方便也签订了合同。但一旦合同出现了问题以及纠纷，这些签订了合同的部门其实无权处理也没办法承担责任，因此只能由学校法人出面处理。 合同签订组织部门混乱还会导致合同的资料很难收集。由于各部门都会与社会外界签订合同，因此学校法人的合同关系十分复杂，合同资料分散在学校各部门单位，因此不利于对合同资料进行统一管理，若遇到部门机构重新划分，容易造成资料遗失，材料无法及时归档，因此在学校进行财务清算时会造成账目核对不上的后果。学校也不便于从全局角度处理与校外的合同关系，可能存在一定的隐患。 （三）缺乏对合同实施全过程的监管 合同管理需要从合同签订开始到合同执行结束全程，很多高校只重视了合同的签订，在合同关系缔结初始阶段参与监管，可以在一定程度上起到监管作用，而在合同的执行阶段，学校监管部门不便于监管，只有项目负责部门与校外对接，合同实际执行情况无法受学校监督。只有在最后合同内容完成验收阶段，很多问题才显现出来，但变更已成既定事实，不便于更改，只能学校法人承担风险。此类情况在工程建筑项目中情况比较普遍。 （四）缺乏专业的合同管理人才 由于一些学校没有专门的法务部门负责合同管理，因此聘用了校外的法律顾问来协助学校进行法律管理，在一些设置有法学院的学校可以由本院教师处理学校的法律事务。不同的情况可能导致不同的后果，高校聘用的校外法律顾问由于不了解本校状况，不了解学校内部部门单位设置，容易影响合同的签订。而那些由本学校法学院教师担任学校法律事务的高校，由于教师需要在本职工作之外完成额外的任务，因此并不一定能够完全胜任高校日常的合同管理工作，因此合同的管理也就受到了一定程度的影响。最好的情况还是学校在高校内部成立专门的合同管理机构，在有了熟悉校园情况的内部管理人员基础上可同时聘用有经验的校外法律顾问，来共同完成学校的合同管理工作。三、高校合同管理体系完善 （一）深化校园依法治校观念，完善高校合同管理制度 高校的管理者必须要从根本上重视高校的合同管理体系，加强法律意识，将合同管理作为一项重要任务完成，才能在全校范围内为高校合同管理体系的开展提供环境，同时对相关的管理人员进行职业培训，提高其合同管理能力。 高校合同管理体系需要制订成熟完整的管理办法，“依法治校”要做到有法可依，有章可循。法指国家人大立法，章指高校制定的章程，高校需要制定高效合理的合同管理办法以及合同审核办法、也可以设立授权制度以及合同归档管理办法。高校制订合同管理办法可以给合同管理提供指导方针，对合同签订的整个过程进行规范。合同审核办法可以对将要签订的合同以及已经签署的合同、流程、期限进行专业的全面的审核。授权制度可以更好地简化办事流程，由于只有高校法人才具备能满足成立合同关系的主体，因此学校各单位部门如果想要和校外单位部门签订合同需要得到校长的授权。因此为了保证合同关系的合法性则需要建立完善的授权制度。为了能够更好地完成高校账目的清算，需要及时对学校各项经济活动的记录进行归档，合同作为凭证需要得到重视，高校需要建立明确的合同归档管理办法，方便有关部门进行查阅、审核。 （二）建立多层次的合同管理體系 为了能够更好地对高校合同进行管理，除了制订高效合理的规章制度，还需要有成型的管理架构，才能很好地执行法律章程。高校可以建立自上而下的管理体系，最上层成立合同管理领导小组，协调校方各管理部门的领导作为组员，由校领导作为组长统领整个管理小组，由各部门领导对合同进行分类整理，最终统一由领导小组进行监管。 各部门需要明确监管责任，如果高校有足够的法务人员资源，可以单独成立法务办公室进行合同管理，由合同管理领导小组进行监督。一方面专门的法务办公室可以专心于合同管理，同时具有更专业的法务工作人员，可以满足合同管理的专业性，另一方面单独的法务办公室相对独立，可以脱离各分支部门，不涉及自身利益，更好地对其他部门的合同进行监管。如果高校没有足够的法务人员资源，不能够专门成立法务办公室，则可以由审计部门代为管理。审计部门原本就负责高校内部的合同审核，而且各类事项也需要审计部门进行核查、批准。由审计部门对合同进行管理，也可以较为客观的进行审核，并且便于合同文本的归档保存。审计部门相较于其他部门更具备审核管理方面的经验，也较为客观，可以更好地开展合同管理工作。 （三）构建灵活的合同管理机制 由于高校合同种类较多，而且涉及的合同金额也从数千元至千万元级别，因此如果事无巨细的采取繁琐的合同管理办法，会导致相关部门任务过重，反而会阻碍合同管理的落实。因此可以根据合同的具体情况具体分析，不必所有都死板的拘于一格。 首先可以根据合同金额的不同，采取不同的审核模式。比如如果合同金额在万元数量级，可以由分管的部门负责人签字授权，每周进行一次会签，以一周时间为单位，对合同内容进行审核，并授权。 合同金额在十万元数量级，可以由分管部门首先撰写可行性报告，由合同管理领导小组召开会议进行会审，对合同中存在的问题进行审核，及时修改，并将修改结果及时提交给领导小组重新审核，审核通过后则可以由招投标办公室统一招标。 合同金额在百万级数则需要专门召开会议进行可行性分析，并经由合同管理领导小组进行审核，征求法务部门或校外法律顾问的意见，最后签订合同。 通过灵活的合同管理机制可以“抓大放小”，合理利用高校资源，在具备完善管理机制的前提下，将合同签订权限掌握在领导小组内，合同在签订前论证其方案可行性，保证了合同内容的公正，降低了潜在的风险，保障高校的合法权益。四、建立高校合同管理体系的意义 通过建立高校合同管理体系，可以规范高校的制度流程，合同管理领导小组负责宏观调控，具体细节则由各分管部门完成，各部门各司其责保障管理体系的完整性。在建立起完善的高校合同管理体系后，合同的相关工作也可以更加有条不紊的展开，树立其校方工作人员的流程管理的观念，统一标准有利于更加高效地处理事务，提高工作效率和工作质量五、结语 高校合同管理体系的构建，涉及多方管理部门，最好建立起高校合同管理领导小组，可以更好地协调多方部门，建立完整的合同管理架构。高校的特殊性质，导致高校缺乏市场活动经验，可能要承担更多的风险，因此高校需要重视相关法律问题，构建高校合同管理体系，适应激烈的市场竞争，更好地融入社会环境，规避合同风险。 |
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