《证券业务档案管理规范》（DA/T79-2019）的内容及相关问题的思考

    王英玮 黄峰

    2019年12月16日，国家档案局官网发布了我国证券行业档案管理标准《证券业务档案管理规范》（DA/ T79——2019）。《证券业务档案管理规范》（以下简称“规范”）经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准后发布，自2020年5月1日起实施。本文主要介绍规范的内容，并对规范中存在的一些问题进行初步探讨。

    一、规范的制订背景、意义和特点

    规范是由我国国泰君安证券股份有限公司牵头制订的一项证券行业的档案推荐标准。在标准的制订过程中，国泰君安证券股份有限公司专门成立了《证券企业业务档案规范化管理以及系统设计研究》课题组。该课题组经过4年的研究，终于起草完成了这项行业推荐标准。规范的制订，为我国证券业务档案管理提供了规范保障。

    规范的制订具有非常重要的意义。它是制订者在学习贯彻习近平总书记考察上海时发表的重要讲话精神，“为上海国际金融中心建设提供档案工作制度供给的成功实践”的重要成果。规范的制订和发布实施，不仅填补了我国证券行业业务档案管理标准化的空白，也为建立新时代证券业务档案科学管理模式提供了行动指南。

    规范的主要特点，归纳起来包括三点：

    第一，系统性。规范从收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等方面出发，对证券业务档案全流程管理的内容和做法等，提出了较为规范的做法，并梳理形成了《证券公司业务文件材料归档范围和档案保管期限表》，同时也将科创板证券业务档案的管理规范性要求方面的内容纳入了标准。

    第二，科学性。规范的制订过程和内容，充分体现了档案行业标准制订的科学性要求。制订标准，研究先行。国泰君安证券股份有限公司的《证券企业业务档案规范化管理以及系统设计研究》课题组的研究成果，是规范的有利支撑。梳理、提炼和总结我国上海等地证券行业的业务档案管理成功经验，是制订规范的实践基础。规范的翔实内容规定和各种证券业务文件的归档范围及业务档案的保管期限表的呈现，是参与该标准制订工作人员的辛勤劳动和智慧的结晶。

    第三，规范性。从规范的整体框架和主要内容来看，它的制订较好地遵循了《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》（GB/T1.1—2009）的标准编写规范要求。《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》（GB/T 1.1—2009）是对标准化工作标准化的重要标准之一，该标准的规定对有效地保证标准的编写质量起着重要的指导作用，是编写各项档案工作标准的基本遵循。具体体现是：（1）规范的编写及表达方式体现了GB/T 1.1—2009的统一性要求；规范的标准结构的统一；其中的章、条、段、表和附录的排列顺序的一致。规范的文体的统一，基本做到了类似的条款应由类似的措辞来表达，相同的条款应由相同的措辞来表达。规范的术语统一，基本做到了同一个概念应使用同一个术语表达。规范的形式统一，它的条标题、表标题的有无达到了统一要求。（2）规范的编写较好地保持了与其他标准之间的整体协调关系，体现了规范性的要求。在制定标准时注意了和已经发布的标准进行协调。可以看得出，规范的编写人员充分注意到该标准在内容规定方面与相关标准之间的协调性，其中包括《档案工作基本术语》（DA/T 1—2000）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15）、《档案服务外包工作规范》（DA/T 68）、《证券公司客户资料管理规范》（JR/T 0110）、《档案馆建筑设计规范》（JG J25）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）、《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）、《企业档案工作规范》（DA/T 42—2009）等等。同时，规范的协调性还体现在与相关法规和规定之间的内容协调方面，如国家档案局2012年12月17日制发的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、2015年5月5日制发的《金融企业业务档案管理规定》、2015年12月2日制发的《企业电子文件归档与电子档案管理指南》等。（3）规范体现了标准制订的适用性要求，层次设置、编号等都较为充分地考虑到了便于引用的需要。

    二、规范的结构与主要内容

    规范的结构除了前言和参考文献外，内容包括10章和一个资料性附录（《证券业务文件材料归档范围和档案保管期限表》）。

    规范正文部分的内容包括：范围（标准的适用范围）、规范性引用文件、术语和定义、总则、管理体制和管理岗位职责、业务文件的整理与归档、业务档案的保管、业务档案的利用、业务档案的鉴定与处置、业务电子文件归档与电子档案管理。下面分别予以介绍。

    （一）范围（标准的适用范围）

    规范主要适用于证券公司证券业务档案的管理与利用，不仅规定了证券业务档案工作总则、管理体制、管理岗位职责，在办理证券业务活动中产生的应归档保存的业务文件的整理、归档，还规定了证券业务档案的保管、利用、鉴定与处置的要求和方法。此外，规范对证券公司的业务电子文件归档与业务电子档案的管理也做出了相应规定。

    （二）规范性引用文件

    规范的规范性引用文件共有5个，包括《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15）、《档案服务外包工作规范》（DA/T68）、《证券公司客户资料管理规范》（JR/T0110）、《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）。尽管该章的说明中提到“凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件”，但上述5个规范性引用文件均未注日期，这是一个小的疏漏。

    目前这5个引用标准的最新版本分别是：《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）、《档案服务外包工作规范》（DA/T 68—2017）、《证券公司客户资料管理规范》（JR/T 0110—2014）、《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25—2010）。因為规范的制订直接引用了这些版本的文件，所以没有必要将它们的制定年度（版本号）全部隐去，这会使利用者在使用该标准时不能很明确、直接地掌握5个标准的相关准确信息。如果考虑到这些引用文件可能会出现新的修订或变动情况，也可以通过今后标准的管理和定期修订来予以体现。

    （三）术语和定义

    规范规定了12个术语及其定义，其中一级术语4个，二级术语8个，并为每个术语提供了英文译名，各个术语概念的种属关系表述得也比较清楚。一级术语包括：证券公司、证券业务文件、证券业务档案和立卷。规范对证券公司的术语定义是：“依照《中华人民共和国公司法》和《中华人民共和国证券法》设立的经营证券业务的有限责任公司或者股份有限公司。”《公司法》和《证券法》是我国经营证券业务的公司主体必须遵循的基本思想和行为规范。规范对证券业务文件的术语定义是：“证券公司在证券业务办理及服务活动中形成各种文字、图表、照片、声像等不同载体形式的记录。”规范对证券业务档案的术语定义是：“具有凭证、查考和保存价值的证券业务文件。”规范对立卷的术语定义是：“将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。”该术语定义引用了DA/T1—2000的5.10条款，并作了术语注释：证券业务档案的立卷方式包括但不限于按户立卷、按类型（项目）立卷两种。

    二级术语共有8个，包括了证券业务档案的6个种概念的术语，即经纪业务档案、投资银行业务档案、证券投资业务档案、场外市场业务档案、信用业务档案、资产托管与运营外包业务档案。经纪业务档案的术语定义是：“证券公司在证券客户开户、委托、交易、客户回访等经纪业务处理及服务环节中形成的具有保存价值的文件材料。”投资银行业务档案的术语定义是：“证券公司在证券发行、承销、交易、企业重组、兼并与收购、项目融资、财务顾问、持续督导等业务过程中形成的具有保存价值的文件材料。”证券投资业务档案的术语定义是：“证券公司在证券投资决策研究、制定投资决策、执行投资操作、接收反馈、修正投资方案和项目总结等过程中形成的具有保存价值的文件材料。”场外市场业务档案的术语定义是：“证券公司在交易所以外由买卖双方通过OTC或当面议价等形式成交过程中形成的具有保存价值的文件材料。”信用业务档案的术语定义是：“证券公司在信用业务中办理客户征信、客户筛选与初审，客户签订合同、开户、委托、交易等业务处理及服务环节中形成的具有保存价值的文件材料。”资产托管与运营外包业务档案的术语定义是：“证券公司接受委托，依据法律法规的规定和合同协议的约定，作为独立的第三方，在为客户持有或管理的资产提供资产保管、投资清算、估值核算、投资监督、信息披露、份额登记、交易支持、投资风险、资金划拨、系统对接、数据传输、信息递送、报表对账、绩效评估等专业服务环节中形成的具有保存价值的文件材料。”这些术语定义基本上揭示了6种证券业务档案的形成者、形成领域、主要特征和内容构成。对这些术语定义的评价和分析，本文将在第三部分予以阐述。

    规范对立卷的两个种概念——按户立卷和按类型（项目）立卷的定义分别是：“以客户为单位，按户组卷，原则上同一客户形成的所有文件材料立为一卷”和“以业务类型（项目）为单位，将同一业务类型（项目）形成的各种文件材料按时间顺序组成具有有机联系的案卷”。这两个术语，明确了两种类型单位的业务文件所应采用的立卷方法。

    （四）总则

    该部分包括6个具体条款。其内容主要是规定了证券公司应对证券业务档案管理时所要遵循的工作原则、业务工作要求、制度建设要求、档案管理的安全和保密要求等。由于证券业务档案是维护证券公司和客户利益的重要原始凭证，是证券公司有效、合法执业的重要依据，所以规范规定：证券业务档案应采取“纳入证券公司档案工作体系，实行集中统一管理”的基本工作原则。

    为了确保证券业务文件的完整归档和证券业务档案的真实、完整、有效和安全，规范依照我们档案工作实践及证券行业档案管理的制度建设经验，将“三纳入”的成功制度经验，作为对证券公司的业务档案管理制度建设要求，明确地提了出来。规范规定：“证券公司应建立健全统一的业务文件材料归档管理制度和业务档案保管、利用、鉴定、销毁等管理制度，将证券业务文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入业务工作流程，列入业务工作计划，列入业务机构职责范围和业务人员岗位责任制，列入公司考核体系和奖惩制度。”

    “安全第一”是我国对档案工作的基本业务要求。规范规定：“证券公司应对证券业务档案中的客户信息保密，严禁擅自泄露客户信息。”“证券公司在服务军工等项目时形成的涉密业务档案，应参照国家相关安全保密规定管理。”

    由于信息技术的广泛应用，证券公司的电子文件和电子档案的数量也在不断增加。为此，规范也对证券公司的业务电子文件归档和电子档案管理，以及如何处理好业务电子档案与传统载体档案之间的关联关系等，提出了相应的原则性要求，即“证券公司在做好纸质载体业务档案管理的同时，应将业务电子文件归档和电子档案管理纳入本单位信息化建设和档案工作规划、计划，配备必要的人员、资金和设施设备，为证券业务电子文件归档和电子档案管理提供保障”“证券业务档案同时具有纸质与电子两种载体时，应在内容、相关说明及描述上保持紙质档案与电子档案之间的有机联系。”

    （五）管理体制和管理岗位职责

    规范明确了证券业务档案管理的工作体制、业务部门职责、档案部门职责、信息技术部门职责、档案人员要求、档案管理模式等方面的要求。

    档案管理工作体制是：证券公司应明确档案工作的分管领导，设立专门档案管理机构和岗位，配备专职档案人员，各业务机构应配备专职或兼职档案人员。

    证券公司业务人员的职责是：应负责积累其在工作中形成的业务文件，对归档文件的齐全、准确和形成质量负责，并及时将办理完毕、有保存价值的业务文件及时向本机构专兼职档案人员移交。证券公司的业务机构专（兼）职档案人员的职责是：应负责收集、整理本机构归档的业务文件，定期将已整理的业务文件及文件清单向档案部门移交，并办理归档交接手续。证券公司的档案部门职责是：应对证券业务档案工作进行统筹规划，指导、监督业务机构业务文件的形成、积累、整理及归档工作，并负责证券业务档案的保管、利用、鉴定和销毁工作；应参与本单位业务系统的规划、设计、开发、实施等工作，提出电子文件归档需求和对实现过程的跟踪，确保所形成电子文件能够归档，归档后电子文件符合电子档案管理要求。证券公司的信息技术部门职责是：应负责为证券业务档案管理提供技术支持。

    证券公司对档案人员要求是：应熟悉证券业务，具备档案专业知识和技能，并定期接受业务培训；档案人员应保持相对稳定。发生岗位变动时，应办理好档案工作交接手续。

    证券公司对证券业务档案的管理模式要求是：可采取本单位集中管理、全部或部分委托具有相应档案管理资质的档案服务承包方管理的管理方式；采取委托管理方式的，应按照《档案服务外包工作规范》（DA/ T68）的相关规定执行。

    （六）业务文件的整理与归档

    这一章的内容包括了对证券公司业务文件的归档范围、保管期限划分、归档文件版本、立卷要求和方法、分类要求和方法，以及对案卷的排列、编页、编目、编号、装订的要求和方法等，做出了具体规定。

    规范规定“证券公司在证券业务办理及服务活动中直接形成的具有保存价值的业务文件均应收集、归档”，并在附录A中给出了可参考的证券业务文件归档范围和档案的保管期限。证券公司还可依据国家相关规定及本单位实际情况，对规范规定的文件归档范围和档案保管期限作相应的调整。归档文件如果是归入证券业务档案的，应是正本；如果文件同属管理类档案和业务档案归档范围，一般管理类档案要归入正本，业务档案可归入相应的文件副本或复制件。在立卷工作组织管理中，经纪业务和信用业务形成的文件多为客户材料，可按照JR/T 0110—2014（中国证券监督管理委员会公告〔2014〕56号）的要求，采用按户立卷的方式加以整理；投资银行业务、证券投资业务、场外市场业务和资产托管与运营外包业务形成的文件，可采用按类型（项目）立卷的方式进行整理。我国的《证券法》规定：证券公司应当妥善保存客户开户资料、委托记录、交易记录和与内部管理、业务经营有关的各项资料，保存期限不得少于20年。

    规范规定证券业务文件可采用“业务类型—保管期限—年度—机构”或“保管期限—年度—类型（项目）”的方法分类；证券公司也可根据本单位实际情况，结合业务档案形成特点制定分类方案，但分类方案一经确定就应保持稳定。

    规范规定了立卷的归档文件排列方法。其中包括：（1）按形成时间顺序排列。如按户立卷整理的客户资料。（2）按重要程度排列。如按类型（项目）立卷整理的业务文件，可按时间顺序结合文件重要程度进行排列，有监管机关正式批复的要以批复为首页。

    规范规定了案卷的编页要求和方法，即“证券业务文件应以卷为单位，在文件正面右上角或背面左上角的空白位置编制页码”。

    规范规定了证券业务文件组成案卷的编目要求。应依据分类方案和排列顺序编制卷内文件目录、案卷目录、备考表等，具体要求可参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）的内容规定执行。

    规范规定了证券业务档案的档号编制要求。证券业务档案档号可采用“全宗号—档案门类代码—年度—保管期限-机构代码-业务类别号—案卷号”的结构。

    规范规定了证券业务档案案卷的装订要求。其中，按户立卷整理的，须按照“一户一卷”要求将同一客户材料逐一放入相应档案袋内；证券账户客户档案可按照每一笔业务流水的时间顺序排列，直接放入档案盒；按类型（项目）立卷的文件，可采用线绳等装订方式。

    （七）业务档案的保管

    这一章的内容包括档案库房的设置及管理要求、业务档案存储要求和业务电子档案的保管要求。规范规定，证券公司应依据证券业务档案的载体选择档案存放设备，并设置与本单位档案工作发展相适应的档案库房；无条件配置档案库房的证券公司，可委托具有相应资质的档案保管外包服务机构代为保管。档案库房应保持干净、整洁，库房防护功能及温、湿度应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15—1995）和《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25—2010）对各类档案载体的保管要求。证券业务电子档案的存储方式包括在线存储、近线备份和离线备份等三种，如出现不可读取风险，应及时进行迁移。证券公司档案部门应每年对证券业务电子档案的可读取性进行检测，并形成检测报告，以确保档案的真实性、完整性、可用性与安全性。各证券公司可参照国家档案局2018年4月发布的《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70—2018）来开展此项工作。

    （八）业务档案的利用

    证券业务档案管理的目的就是为了实现对这种档案资源的有效利用。为此，规范的第8章专门对证券业务档案的利用进行了规定。规范要求，利用证券业务档案应办理相关手续，并严格遵守登记和审批制度；已经采取电子档案管理方式的，查阅证券业务档案时，应优先查阅电子档案，以保护档案原件的安全；查阅档案时，一般在档案查阅室定点查阅，或通过授权在电子档案管理系统中查阅；借阅人员归还纸质业务档案后，档案人员应及时检查，确保业务档案为原件，如发现丢失、损坏、缺页等情况，应依照相关法律法規的规定追究有关人员责任。

    （九）业务档案的鉴定与处置

    规范规定了证券公司开展业务档案的鉴定与处置应采取的组织形式、管理制度和管理要求。各证券公司要成立由分管领导、业务部门和档案部门组成的档案鉴定小组。鉴定小组的职责是：定期根据本单位的档案保管期限表对保管期限已满的证券业务档案进行鉴定，出具鉴定意见。各证券公司对保管期限已满、确无保存价值的业务档案，要登记造册，经分管领导审查批准后予以销毁。经核准销毁的纸质业务档案，各证券公司应送本行政区域保密部门指定的保密材料销毁机构进行销毁。经核对销毁的业务电子档案应从在线存储设备、备份系统中彻底删除，其元数据应移入销毁数据库，并在电子档案管理系统的管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动。各证券公司应对经核对的准予销毁的业务电子档案的离线存储介质，实施破坏性销毁。实施销毁前，各证券公司应对备份中的其他电子档案进行离线存储介质的转换。销毁档案时，应有两人监销，销毁人员及监销人员应在销毁清单上签字，严格防止业务档案遗失和泄密。各证券公司的档案销毁清单，应按照销毁时间顺序保存，并永久保存。对虽已到期、但未结清债权债务或有其他未了事项的业务档案，各证券公司不得销毁。对国家和社会具有重要保存价值的业务档案，各证券公司应延长档案的保管期限。

    已经失去保存价值的纸质档案的销毁方法有机械粉碎、熔浆再生、焚烧处理等3种。电子档案的销毁方法通常是在专门的处理中心以粉碎、碾压加填埋的物理方法进行销毁，也可以采用强酸、强碱腐蚀的化学方法进行处理。

    （十）业务电子文件归档与电子档案管理

    规范规定了证券公司的电子文件和电子档案的基本管理要求、公司业务系统的电子文件归档和检测要求、电子档案管理系统的功能要求，以及可以参照的国家推荐标准。对证券公司的电子文件和电子档案的基本管理要求是：应对证券业务电子文件、电子档案实施全程和集中管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性与安全性。对证券公司业务系统的电子文件归档要求是：能支持电子文件形成或办理部门完整收集、整理应归档电子文件及其元数据，能按要求形成标准的归档数据封装包，能开发符合“四性”检测要求的接口功能，选择合适的电子文件存储格式以利于向电子档案存储格式转换等。电子档案管理系统的功能要求：应具备系统配置管理功能、电子档案管理功能、安全管理功能、系统管理功能等，以满足证券业务电子文件归档与电子档案管理需要。各证券公司的业务电子文件归档、电子档案管理的具体要求，规范推荐按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）等标准规定执行。

    三、规范存在的问题及对策思考

    正因为规范是我国首个证券公司业务档案管理的规章制度，所以其中不免会存在一些需要进一步讨论和明确的问题。这些问题归纳起来包括以下几个方面。

    （一）规范的术语及其定义质量仍需提高

    规范对“证券业务文件”的术语定义是：“证券公司在证券业务办理及服务活动中形成各种文字、图表、照片、声像等不同载体形式的记录。”在该定义中，并没有提到电子文件的载体形式和记录方式，只是提及了“文字、图表、照片、声像”等四种记录方式，并且将其误解为“不同载体形式”。这是该术语定义项中不应该出现的瑕疵。建议修订该标准时予以改正。一般的表述是：文字、图表、音频、视频、数字等记录方式。载体则一般包括传统存储介质，如纸张、胶片、录音带、录像带等；现代存储介质，如磁带、磁盘、光盘、移动硬盘等。

    规范对“证券业务档案”的术语定义是：“具有凭证、查考和保存价值的证券业务文件。”这个术语定义有些不太规范。首先，定义项中使用的“凭证、查考和保存价值”这个种差，存在逻辑上的问题。我们知道，档案学理论对档案价值的基本认识是凭证价值和参考（信息）价值。“查考”一词的语义含义是指追查考实，或调查研究、弄清事实。而“参考”一词的语义含义是指参证有关材料来帮助研究和了解；在人们研究或处理某些事务时，把另外的相关资料或数据、档案拿来对照。《中华人民共和国档案法》及其实施办法对“本法所称档案”的法律条文界定中均使用了“保存价值”概念。那么，档案的两种基本价值和档案的保存价值之间是一种什么关系呢？其实，档案的凭证和参考价值与档案的保存价值之间不是一种并列的关系，而是一种因果性关系，即由于档案具有某种凭证和参考价值，所以人们才会最后认定这些档案具有保存价值。档案价值鉴定的依据是档案的凭证价值和参考价值以及人类社会活动存续和发展的需要。我们根据对这些价值因素的综合评价结果，并结合人们在历史上积累的相关经验，才能有效地确定档案的保存年限或有无保存价值。

    规范对具有属种关系的术语定义尚需要完善。规范对证券业务档案的6个种概念的术语定义，只是在逻辑层级上给予了一定体现，但在这些种概念的术语定义中却没有真正体现。如“经纪业务档案”的术语定义使用的属概念本应是它的上位概念——“经纪业务档案”，结果却采用了“文件材料”。

    规范定义逻辑是：“经纪业务档案是……文件材料”。这是经常出现的一种定义逻辑失误。用个体概念来定义整体概念是十分不科学的。试想，你能够用“细胞”这个个体概念来定义“人”这个整体概念吗？其实，按正常逻辑，规范在定义了属概念“证券业务档案”之后，下面的这6个种概念只要放在这个定义好的属概念的框架内进行定义，就可以了。其后的主要任务就是找出这6个种概念之间的种差，就可以把它们一一定义清楚了，采用的基本逻辑结构是：种概念=种差+证券业务档案。

    规范术语的英文译名，将档案翻译成“Archive”的做法，也需要加以推敲。在欧美等国家的档案工作术语中，“Archive”的术语含义一般是指在国家档案馆中永久保存的档案。同外国不同的是，我国的许多业务档案都保存在形成单位，而非是指在国家档案馆中永久保存的档案，所以我们的许多档案（包括证券业务档案）都是与“Records”相对应的。

    规范的一些条款规定中，有时采用“文件”，有时采用“文件材料”。在一定程度上影响了该标准的质量。“文件材料”在《档案工作基本术语》中没有出现，而本标准中却常常使用，这是不规范的一种表现。当然，这也是我们现行许多行业、地方标准的通病。既然DA/T1—2000中已經明确定义了“文件”这一术语，而且DA/T1—2000也被列入了规范的引用标准，那为什么不加以采用呢？难道《档案工作基本术语》中应该将“文件”术语改为“文件材料”吗？值得反思。

    规范对一些术语定义项中使用的缩略语没有注意添加必要的注释。如OTC，它的含义是不是指柜台产品，投资于场外市场（区别于交易所）的理财产品，是一种收益凭证，大多属于保本收益型呢？

    规范没有对其内容中出现的“证券电子业务文件”和“证券电子业务档案”以及“证券电子档案管理系统”等术语做出定义。这也是今后修订时需要加以解决的问题。

    （二）正文中有些规定的表述尚需准确

    例如，5.5.1条规定“档案人员应熟悉证券业务”。这样的要求太高了。其实作为档案人员能够了解证券业务基本知识就可以了，否则档案人员不就成了全能人员了吗？再如，4.6“证券公司在服务军工等项目时形成的涉密业务档案，应参照国家相关安全保密规定管理”的要求，没有突出保密法律法规的作用，只是说了一下“国家相关安全保密规定”，有简单笼统之感。又如，5.3.2“……，归档后电子文件符合电子档案管理要求”。并没有说明证券公司有哪些相关的法规标准可以遵循。如果能够列举一二，也可为标准的适用提供较好的遵循。

    有些规定的细化程度还需增强。如5.5.2规定“档案人员应保持相对稳定。发生岗位变动时，应办理好档案工作交接手续。”那么，“交接手续”的基本内容是什么呢？需要注意什么问题呢？如果能够补充说明，则该标准的操作性会变得更好。

    （三）关于证券业务档案的分类标准选择问题

    规范的6.3分类条款规定证券业务文件可采用“业务类型—保管期限—年度—机构”或“保管期限—年度—类型（项目）”的方法进行分类。关于“保管期限”能够作为档案分类标准的问题，笔者已经在以往的相关标准研究论文中给出了相应的解释。在这里再重申一下：只有取自分类对象本身的客观属性或特征，才能作为事物分类的科学标准或尺度，而不能采取主观性的分类标准来对档案进行分类。保管期限是一种体现“应然”而非“实然”状态的价值判断结果，有着浓重的主观性，所以通常不能作为档案的分类标准。在实际的档案管理实践中，档案部门可以依据档案的保管期限对整理入库的档案实体进行排架管理。

    （四）证券业务档案的档号编制尚需简化

    规范规定的标编号方法比较复杂，要求证券业务档案档号可采用“全宗号—档案门类代码—年度—保管期限—机构代码—业务类别号—案卷号”的结构。这种结构看似面面俱到，实际上有些是不需要的。如果规范在6.7中能够进一步说明其中哪些是必要的编号项，哪些是选择性的编号项，则会使该标准的适用性变得更好。档案的种类划分中的文书档案、科技档案、专门档案等思想，目的是为了建立档案学的分支学科，避免学科研究内容交叉的需要。而在实践中，这些种类的档案，往往是你中有我、我中有你，不可人为地硬性拆分，应充分考虑其产生和形成过程中的相互联系。因此，一般情况下，是没有必要在档号中增加“门类代码”的。证券业务档案一般是按照业务职能标准进行分类的，我们为每类档案编制代号（相当于大类代号）是有必要的。另外，如果在证券业务档案的元数据项或档案著录项目中，已经有了“保管期限”项，那么就没有必要在档号中增加保管期限的代码了。

    参考文献：

    [1] GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范，北京：国家档案局，2016.

    [2] GB/T18894-2002电子文件归档与管理規范，北京：国家档案局，2002.

    [3] DA/T 79-2019证券业务档案管理规范，北京：国家档案局，2019.

    [4] DA/T 58-2014电子档案管理基本术语，北京：国家档案局，2014.

    [5]王英玮，陈智为，刘越男.档案管理学（第四版）[M].北京：中国人民大学出版社，2015.

    [6]《证券业务档案管理规范》正式发布[J]北京：中国档案报（第一版），2020-02-24.

    作者单位：中国人民大学信息资源管理学院