关于数码照片档案管理问题的研究

    和兴兰

    

    摘要：信息化时代为数码照片的管理提供了方便，同时为数码照片管理提出了挑战。本文阐述了数码照片档案管理制度不完善、数码照片归档不规范以及安全保管存在隐患等问题，并有针对性地制定更加有效的对策，以期对提升数码照片档案的管理水平有现实性的指导作用。

    关键词：数码照片档案归档制度安全保管

    数码照片档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的，对国家和社会具有保存价值，并归档保存的数码照片。近几年，许多单位产生的数码照片越来越多，被运用得越来越广泛，但是管理的难度越来越大，存在的问题也越来越突出。因此，必须建立完善的数码照片档案管理制度，规范数码照片归档流程，提高对数码照片档案的管理水平，以便为各项工作服务。

    一、数码照片档案管理存在的问题

    （一）数码照片归档意识淡薄

    有些部门的数码照片是兼职档案员拍摄和整理的，而很多兼职档案员没有经过专业培训，对数码照片的重要性认识不足，不但归档意识淡薄，而且也缺乏数码照片整理的专业知识。其拍摄的数码照片被散乱保存在个人或部门当中，导致数码照片收集不全。

    （二）缺乏完善的数码照片档案管理制度

    由于缺乏具体的数码照片档案管理制度，没有进一步细化数码照片形成部门的职责和归档要求；数码照片的拍摄人员和数码照片管理人员分工不明确，使得拍摄的数码照片质量参差不齐。例如，单位部门举办活动时，一般由宣传科人员拍摄，同时本部门的人也会拍照，由于相机的格式不同，拍摄人的技术水平高低不一，拍摄出的数码照片质量也不同，导致数码照片良莠不齐，有的可以归档，有的无法归档。

    （三）管理不规范，查阅利用比较困难

    数码照片没有经过系统的整理，形成的信息不完整。在查阅利用数码照片时，因为不具备完整的检索条件，查阅者就很难查阅到需要的照片。有的拍摄人员很少对数码照片进行分类整理，有一部分虽然进行了分类和编写照片说明，但非常不规范，分辨率和归档格式不符合归档要求，影響了数码照片的完整性和规范性。例如，作者单位拍摄人员只填写了数码照片内容，没有填写背景信息，一些数码照片被移交到档案管理部门后，由于信息不完整，无法提供利用。

    （四）安全保管存在隐患

    数码照片对软、硬设备的依赖性较大，当储存设备的条件发生变化或设备发生故障时都会威胁数码照片的安全。同样，如果数据备份工作没做到位，也会导致数码照片损坏。例如，如果电脑发生故障可能导致数码照片丢失，或者电脑病毒侵入、图像管理软件不完善，也会造成数码照片丢失。

    二、数码照片档案管理的研究对策

    （一）提高数码照片归档意识

    档案部门可以加大对数码照片的宣传力度，同时运用鲜活的照片展（比如职工活动、技术竞赛、知识比赛等的照片），提高职工对数码照片的归档意识；加强拍摄技术指导和数码照片专业知识培训，从基础上、源头上保证数码照片的拍摄质量，使形成数码照片的部门做到及时拍摄、及时整理，规范填写相关照片信息，确保数码照片归档完整。同时，单位要配备先进的数码相机、电脑和刻录机，保证数码照片拍摄质量和数据信息的连续性与可用性。

    （二）建立数码照片档案规章制度

    单位要制定和完善数码照片档案管理制度，明确数码照片的各项要求，以及数码照片形成部门和兼职档案员职责，对产生数码照片的部门例行检查。笔者单位对数码照片档案的具体管理如下：

    1.建立归档制度。按照数码照片的价值，参照《文书档案归档范围和保管期限》，制定数码照片的归档范围和保管期限。在档案部门的指导下，统一管理，明确数码照片形成部门和个人责任、归档时间、归档要求。档案管理人员与形成数码照片部门经常沟通，并给予指导，要求各部门在活动结束后及时整理重要照片并移交宣传科，宣传科将其定期移交给档案管理部门。

    2.制定数码照片档案管理办法。为规范数码照片管理，提高管理水平，笔者单位根据《北京市昌平区数码照片档案管理办法》，并结合本单位的工作实际，制定了《北京市昌平区妇幼保健院数码照片档案管理办法》，用于指导数码照片的收集、整理、归档、鉴定和保管等重要工作环节，明确档案管理人员和部门职责，建立监督机制，落实数码照片的档案管理制度。

    （三）规范数码照片档案管理

    1.全面收集数码照片。凡是单位工作活动中直接形成的、具有参考和利用价值的数码照片都应归档保存，如反映单位建筑面貌、领导视察、党政活动、工会活动、科研科教、创新成果等的照片。收集具有代表性的数码照片，筛选出来反映事情全貌、活动过程的数码照片；从数码照片产生源头抓起，收集归档责任到人。拍摄者形成的数码照片连同文字材料要及时移交宣传科，宣传科接收后，按照规定筛选、整理、编写文字说明，定期移交给档案室管理人员，以保证数码照片收集完整。

    2.鉴定数码照片及存储载体的质量。宣传科人员将数码照片移交到档案部门后，档案管理人员对数码照片进行鉴定，移交的数码照片必须是原图，无添加修改；核对数码照片的图像、文字和内容是否相符，背景信息和文字说明是否完整。同时，宣传科按照要求进行分类存储，移交时将数码照片连同文字说明、电子目录等一起交接，档案部门人员检查存储载体的质量、保存格式、技术参数等。

    3.分类整理数码照片。数码照片档案包括背景信息和元数据。档案部门要明确要求数码照片格式为JPEG格式，像素为500万（2560×1920），保证载体信息不丢失；要求按照“保管期限—形成年度—组号”分类，填写数码照片的归档说明，描述每组照片和每张照片的文字信息，要求图像与文字相符、文字信息齐全。如2020年某科拍摄的某某会议数码照片是2020年第二组第二张照片，期限为定期，该组的文件名为：02-2020-0002-0002.jpg。数码照片存放在档案室计算机D盘下，在D盘上创建数码照片总文件夹，在总文件夹内创建各年度和不同期限（永久、30年）的层级文件夹，组文件夹命名包括组号与数码照片的主要信息。

    

    4.建立数码照片数据库。单位档案部门需要建立数码照片数据库，借助数码照片档案管理软件，使利用者通过超级链接实现快速检索利用。以笔者单位为例，档案员将数码照片档案信息全部录入计算机，使著录信息与计算机内保存的数码照片一一对应。如图1所示，2018年昌平区妇幼保健院数码照片档案数据库包括：全宗号、保管期限、年度、部门、照片组号、张号、参见号、摄影者、时间、分说明、总说明、存储文件名等。数码照片的文字说明反映照片内容和背景信息，可以为以后利用打下基础。文字说明包括两种：一种是总说明，以组为单位先对每组照片所反映的内容进行总体说明，包括时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等基本要素；另一种是分说明，即对本张照片的说明，照片内容包含人物时要写清楚人物的单位、职务、姓名、在图中的位置，以提升本张照片的价值，反映照片内容的含义。

    （四）采取措施确保數码照片安全保管

    1.加强数码照片档案保存。将电脑中的数码照片，刻录到不可擦写光盘上进行脱机保存。以笔者单位为例，每年将所有的数码照片在计算机中保存一份，在光盘中保存多份。计算机与外部网络隔离，并实行单机管理。在光盘刻录时，按照“期限—年度—组号”进行刻录，不同年度的数码照片不能刻录在一张光盘中。光盘刻录一式三套，封存保管一套，提供查阅一套，移交上级档案馆一套，每张光盘写上保存内容的相关属性，并建立数码照片档案光盘目录，方便对数码照片对外提供利用，也可防止数码照片的丢失或损坏，确保其安全。

    2.做好数码照片的安全存储。将数码照片存储到符合要求的光盘载体上进行移交，并且档案人员要检查照片档案的清晰度和准确性，对存储的数码照片进行用户权限审计，防止用户对数码照片档案非法篡改。此外，还要对数码照片目录数据库进行备份，以确保数据库的安全；控制档案库房的温湿度，将数码照片的光盘放在包装盒内，竖立摆放，不能挤压，避免用手直接触摸光盘；远离强磁场和紫外线，定期对光盘抽样机读检查，发现问题及时采取恢复措施，确保数码照片档案的真实性和安全性。

    随着信息化的快速发展，数码照片档案管理水平不断提高。档案管理人员应具备现代化的信息服务意识和较强的业务素质，不断研究数码照片管理手段和信息化的技术处理能力，掌握相关规范要求，严格按照规范对数码照片归档，并对数码照片档案的管理进行创新，最大限度发挥数码照片档案的价值，助力单位的建设和发展。

    参考文献：

    [1]晏爱琴，刘慧萍，赵明.数码照片档案网络化管理探索与研究[J].北京档案，2015（3）：32-33.

    [2]王英玮.《数码照片归档和管理规范》解读与思考[J].北京档案，2018（10）：20-24.

    [3]汪倩秋.高校声像档案的收集工作存在问题和对策研究[J].北京档案，2018（9）：30-32.

    作者单位：北京市昌平区妇幼保健院