高校干部培训档案的管理制度研究
张光明
摘要：建立健全高校干部培训档案管理制度，是档案管理专业化和程序化的要求，也是落实国家“双一流”政策的具体步骤。我国高校干部培训档案的类型和管理流程已经相对成熟，但还存在一些问题，比如管理体系不健全、管理人才不稳定、保管条件不完善以及信息资源开发利用不足等；为建立健全科学、规范的高校干部培训档案管理制度，应当健全高校档案体系，优化高校档案人员配置，加强高校档案的科学化保管，深化高校档案信息资源开发利用。
关键词：高校 干部培训 档案管理 制度研究
中图分类号：G271；G647 文献标识码：A
前言
随着“双一流”建设方案的实施，高校在发展中面临内部体制变革和外部环境更新的新形势，高校干部作为“双一流”建设阶段的重要力量，是保持教育稳定、促进学校进步的关键，他们的能力和素质事关高校人才培养和高等教育发展事业。为促进高校干部的能力和素质进一步提升，国务院和中共中央办公厅相继颁布了《关于加强教师队伍建设的意见》《2010-2020 年干部教育培训改革纲要》等文件，将高校干部纳入到国家干部培训机制中。近年来高校干部培训呈现出良好的发展态势，培训平台日趋增多、培训内容更加丰富、培训方式愈加多样、培训制度不断完善，初步形成了结构合理、内容齐全的高校干部培训体系。而档案管理是对干部培训的计划、进度、考核和结果等材料的全过程记录，是教育管理部门准确掌握高校干部培训情况、提高培训管理水平的重要依据。建立高校干部培训的档案管理制度，是高校干部培训体系不可或缺的一部分。
1 当前高校干部培训档案管理
总体来讲，培训档案的类型和管理流程均符合档案管理制度的一般特点，但同普通档案管理相比仍具有特殊性。
1.1培训档案类型
档案类型主要由学员基础档案、培训班管理档案和培训知识储备档案三部分构成。[1] 学员基础档案是培训机构针对学员建立的基础性材料，具体内容涉及参训学员的基本信息，即学员姓名、性别、出生年月、学历、职务、职称、单位、培训的时间、地点、机构和培训结果等个人材料；培训班管理档案是指参训学员在参训期间形成的一系列文件，具体包括培训初始计划、培训任务书、培训项目评估报告、中期考核材料以及培训机构对学员出具的成绩单和结业证书等；培训知识储备档案是指培训教师和参训学员在培训过程中共同形成的具有价值且符合培训目的知识数据成果，主要包括培训教师自行开发和设计的培训课程、培训教师授课的纸质讲义或电子讲义、培訓的录音录像、培训学员的毕业论文或毕业总结等档案材料。
1.2培训档案管理流程
培训档案管理流程，主要分为档案的收集整理、建档管理和档案利用三个部分。[2]
档案的收集整理。培训档案须按照人事档案的管理要求，根据档案形成时间和重要程度对其收集和整理。对于那些日后需要经常使用、有较高参考价值或者可重复利用的教师授课资料需要单独整理，以方便档案查找。
建档管理。根据档案材料内容和形式立卷编号，存入与之对应的学员基础档案、培训班管理档案或培训知识储备档案的档案盒中，并及时对档案更新，对于有时间限制或已经不合适教学的授课材料及时从档案中移除。
档案利用。高校一般通过电子扫描等方式将档案数据上传到外网以方便学员对档案的查找和学习，并通过展览纸质档案的形式主动对外公示。在这个过程中，培训方主动公开相关培训材料，不仅增强档案管理的现代化水平，还方便了其他机构和个人对培训材料的收集、整理、建档和后续处理工作；学员通过登录网站查询公开的各项材料，在加深其对教育培训工作的认同之时，也通过吸收他人优秀的培训成果提高个人能力和素质，使培训达到良好效果；另外，公开场合公示的纸质档案也便于第三方对培训机构工作的理解，在全社会形成重视教育发展和人才培训的氛围。
2 高校干部培训档案管理制度的不足
目前我国高校干部培训档案的管理水平总体符合发展预期，但在宏观上缺乏成熟的管理体系，在具体管理中缺少专业人才和保管条件的支持，在档案收集后也缺乏有效、长期的利用途径，这成为制约我国高校干部培训档案进一步发展的不利因素。
2.1管理体系不健全
当前我国高校对干部培训档案的管理多引用宏观层面的法律制度，如《干部档案工作条例》（中组部和国家档案局发布）、《高等学校档案管理办法》（教育部和国家档案局发布）等文件，缺少细化的管理规定，各培训机构只能根据自身情况进行档案管理。以青岛某高校省级干部教育培训基地为例，其档案管理工作量比较大，年均承接全国各类干部教育培训班五百余期，并且在档案管理上采取一班一归档的形式，由于没有成文的档案管理办法作为依据，所以极易造成对档案的收集范围加大、建档过程缺乏分类标准、保管时间不稳定和档案利用效率低等问题。
2.2管理人才不稳定
高校干部培训是一项长期性的工作，培训档案的管理也必须保持专业性和连续性。目前，高校干部培训机构管理队伍缺乏专业性、稳定性的问题却普遍存在。仍以青岛某高校省级干部教育培训基地为例，目前该基地只有四名工作人员，两人负责培训内外的交流和联系，两位业务科的工作人员分别负责国家级培训和省市级培训的具体工作和对外的宣传报道工作。档案的管理工作由四人中一人兼任，档案整理的基础性和繁杂性工作有时也交给学生兼职负责，这使得档案管理人员缺乏专业背景并且流动性频繁，不利于档案管理的专业化和连续性。
2.3保管条件不完善
档案的保管和存放是档案制度建设的重要一环。当前高校培训档案管理多数能够做到“不散、不乱、不丢、不坏”，但仍有需要改进的地方。以青岛某高校省级干部教育培训基地为例，其档案保管条件不完善主要体现在档案保管的库房缺乏标准化设计，档案存放在普通办公室的角落，面积偏小且未有任何隔热、防潮、防光、防尘和防虫的建设和投入；用于档案保管的包装材料简单、存放设备简陋，无法应对材料用纸发黄、老化带来的损坏影响；对电子档案重视程度不够，尚未购置独立的电子档案存储和备份设备，经常把电子档案和纸质档案放在一起存放，极易造成电子档案的丢失和损坏。
2.4信息资源开发利用不足
培训档案的开发利用对学员开展学习培训具有积极意义。由于涉及知识产权和保密工作需要，培训机构对培训档案的开发利用程度十分有限。如果单纯只为保存档案而建档，就会使档案的价值受限。[3]以青岛某高校省级干部教育培训基地为例，该基地已经初步形成将档案资源整理为电子信息，并将授课教师的课程讲义、视频信息和学员的学习成果整理上传。但是总体来讲这仅仅是档案资源利用的第一步，上述措施目前仍处于档案信息的汇总阶段，缺乏对培训档案资源的深入开发和利用，学员除了登陆自己的账号和密码查询个人培训档案信息外，对其他学员信息并无了解权限；参训学校的相关管理人员也仅仅能够看到该学校的参训人员的培训档案信息等，这就使培训档案信息利用范围变窄。
3 高校干部培训档案管理制度的建议
应当从细化高校干部培训档案管理规章制度、优化干部培训工作档案管理人员配置、加强干部培训档案的科学化保管和深化干部培训档案信息资源开发利用等方面完善干部培训档案管理制度。
3.1完善高校干部培训档案管理规章制度
高校干部教育培训是一项长期性工作，为使培训取得实实在在的效果，并对日后培训工作进行改进，需要出台一系列与培训档案相关的管理办法，使干部培训档案的管理统一化、标准化和程序化。具体来说，根据教育部《高等学校档案管理办法》，结合本单位实际情况，制定并不断完善符合自身工作需要和实际需求的管理制度，使高校干部培训档案管理工作更加专业化、科学化。
3.2优化干部培训工作档案管理人员配置
档案工作人员是档案管理的主体，配备一定数量高素质的档案管理人员对档案工作专业化的提升十分重要。针对档案管理人员缺乏经验的现状，加强对其的专业指导，从而保证档案工作的科学化和标准化；针对培训机构聘用临时档案管理人員的情况，除加强对其的专业指导和培训外，专职的档案管理人员要承担其自身责任，发挥主体作用，使档案管理有序进行；针对一些培训机构人员短缺也无法招收临时工作人员的情形，培训机构可以在财力许可的情况下采用签订档案团队外包协议的形式，使专业人员参与并指导本机构培训档案的收集、整理、建档流程，从而保障档案工作的专业化，避免本部门工作人员专业性不够带来的消极影响。[4]
3.3加强干部培训档案的科学化保管
干部培训档案的存放要以“以防为主，防治结合，立足长远、保证当前”的原则，维护档案的安全，延长档案的寿命。首先，要加强档案的基础存放场所建设，库房选址尽量避开容易漏水的顶层和容易受潮的底层，为档案的保存提供良好的室内环境；其次，购置一定数量的保管装具、包装材料、防水防潮设备，并针对纸质载体和电子载体档案使用档案装具管理；最后，加强电子档案的保护力度，针对电子档案数据复杂、容易损害的特点，选择档案管理专用的存储设备和仪器，并通过使用安全的技术措施防止信息泄露，若条件允许也可通过异地备份等方式防止电子档案的二次破坏。[5]
3.4深化干部培训档案信息资源开发利用
深化干部培训档案信息资源的开发和利用，可以提高干部教育培训的积极性，扩大培训的影响范围，从而打造培训品牌优势。一是对当前教师参与培训但尚未开发的电子讲义、视频等信息进行数据化处理，根据大众的需要并结合档案的功能开发若干档案数据库，并将上述数据库按照培训类别上传到高校培训机构平台，以供参训学员和第三方学习使用；[6]二是深化档案信息资源开发，在现有的基础上进一步挖掘有价值的信息和相关数据，与教育专家共同提炼培训讲义和精品课程，以吸引更多参训者关注，从而打造培训品牌优势，提升培训专业质量。
参考文献：
[1] 李英.高校教育干部培训电子档案管理浅析[J].河南教育，2011（12）：10.
[2] 王孙禺，田慧君.高等学校继续教育发展战略分析与对策研究[J].成人教育，2013（6）：12.
[3] 潘世萍，张静，崔晓婧.行政审批档案规范化管理体系的构建——以北京市住房城乡建设系统为例[J].北京档案，2014（6）：13.
[4] 姚树静.关于高校档案管理信息化建设的探讨[J].经营管理者，2013（20）：23.
[5] 金波，周枫.我国档案学专业高等教育的发展、艰辛与责任[J].档案学通讯，2018（3）：18.
[6] 周自波，董世龙.我国继续教育存在的问题与发展战略研究[J].高等继续教育学报，2014（12）：133.
摘要：建立健全高校干部培训档案管理制度，是档案管理专业化和程序化的要求，也是落实国家“双一流”政策的具体步骤。我国高校干部培训档案的类型和管理流程已经相对成熟，但还存在一些问题，比如管理体系不健全、管理人才不稳定、保管条件不完善以及信息资源开发利用不足等；为建立健全科学、规范的高校干部培训档案管理制度，应当健全高校档案体系，优化高校档案人员配置，加强高校档案的科学化保管，深化高校档案信息资源开发利用。
关键词：高校 干部培训 档案管理 制度研究
中图分类号：G271；G647 文献标识码：A
前言
随着“双一流”建设方案的实施，高校在发展中面临内部体制变革和外部环境更新的新形势，高校干部作为“双一流”建设阶段的重要力量，是保持教育稳定、促进学校进步的关键，他们的能力和素质事关高校人才培养和高等教育发展事业。为促进高校干部的能力和素质进一步提升，国务院和中共中央办公厅相继颁布了《关于加强教师队伍建设的意见》《2010-2020 年干部教育培训改革纲要》等文件，将高校干部纳入到国家干部培训机制中。近年来高校干部培训呈现出良好的发展态势，培训平台日趋增多、培训内容更加丰富、培训方式愈加多样、培训制度不断完善，初步形成了结构合理、内容齐全的高校干部培训体系。而档案管理是对干部培训的计划、进度、考核和结果等材料的全过程记录，是教育管理部门准确掌握高校干部培训情况、提高培训管理水平的重要依据。建立高校干部培训的档案管理制度，是高校干部培训体系不可或缺的一部分。
1 当前高校干部培训档案管理
总体来讲，培训档案的类型和管理流程均符合档案管理制度的一般特点，但同普通档案管理相比仍具有特殊性。
1.1培训档案类型
档案类型主要由学员基础档案、培训班管理档案和培训知识储备档案三部分构成。[1] 学员基础档案是培训机构针对学员建立的基础性材料，具体内容涉及参训学员的基本信息，即学员姓名、性别、出生年月、学历、职务、职称、单位、培训的时间、地点、机构和培训结果等个人材料；培训班管理档案是指参训学员在参训期间形成的一系列文件，具体包括培训初始计划、培训任务书、培训项目评估报告、中期考核材料以及培训机构对学员出具的成绩单和结业证书等；培训知识储备档案是指培训教师和参训学员在培训过程中共同形成的具有价值且符合培训目的知识数据成果，主要包括培训教师自行开发和设计的培训课程、培训教师授课的纸质讲义或电子讲义、培訓的录音录像、培训学员的毕业论文或毕业总结等档案材料。
1.2培训档案管理流程
培训档案管理流程，主要分为档案的收集整理、建档管理和档案利用三个部分。[2]
档案的收集整理。培训档案须按照人事档案的管理要求，根据档案形成时间和重要程度对其收集和整理。对于那些日后需要经常使用、有较高参考价值或者可重复利用的教师授课资料需要单独整理，以方便档案查找。
建档管理。根据档案材料内容和形式立卷编号，存入与之对应的学员基础档案、培训班管理档案或培训知识储备档案的档案盒中，并及时对档案更新，对于有时间限制或已经不合适教学的授课材料及时从档案中移除。
档案利用。高校一般通过电子扫描等方式将档案数据上传到外网以方便学员对档案的查找和学习，并通过展览纸质档案的形式主动对外公示。在这个过程中，培训方主动公开相关培训材料，不仅增强档案管理的现代化水平，还方便了其他机构和个人对培训材料的收集、整理、建档和后续处理工作；学员通过登录网站查询公开的各项材料，在加深其对教育培训工作的认同之时，也通过吸收他人优秀的培训成果提高个人能力和素质，使培训达到良好效果；另外，公开场合公示的纸质档案也便于第三方对培训机构工作的理解，在全社会形成重视教育发展和人才培训的氛围。
2 高校干部培训档案管理制度的不足
目前我国高校干部培训档案的管理水平总体符合发展预期，但在宏观上缺乏成熟的管理体系，在具体管理中缺少专业人才和保管条件的支持，在档案收集后也缺乏有效、长期的利用途径，这成为制约我国高校干部培训档案进一步发展的不利因素。
2.1管理体系不健全
当前我国高校对干部培训档案的管理多引用宏观层面的法律制度，如《干部档案工作条例》（中组部和国家档案局发布）、《高等学校档案管理办法》（教育部和国家档案局发布）等文件，缺少细化的管理规定，各培训机构只能根据自身情况进行档案管理。以青岛某高校省级干部教育培训基地为例，其档案管理工作量比较大，年均承接全国各类干部教育培训班五百余期，并且在档案管理上采取一班一归档的形式，由于没有成文的档案管理办法作为依据，所以极易造成对档案的收集范围加大、建档过程缺乏分类标准、保管时间不稳定和档案利用效率低等问题。
2.2管理人才不稳定
高校干部培训是一项长期性的工作，培训档案的管理也必须保持专业性和连续性。目前，高校干部培训机构管理队伍缺乏专业性、稳定性的问题却普遍存在。仍以青岛某高校省级干部教育培训基地为例，目前该基地只有四名工作人员，两人负责培训内外的交流和联系，两位业务科的工作人员分别负责国家级培训和省市级培训的具体工作和对外的宣传报道工作。档案的管理工作由四人中一人兼任，档案整理的基础性和繁杂性工作有时也交给学生兼职负责，这使得档案管理人员缺乏专业背景并且流动性频繁，不利于档案管理的专业化和连续性。
2.3保管条件不完善
档案的保管和存放是档案制度建设的重要一环。当前高校培训档案管理多数能够做到“不散、不乱、不丢、不坏”，但仍有需要改进的地方。以青岛某高校省级干部教育培训基地为例，其档案保管条件不完善主要体现在档案保管的库房缺乏标准化设计，档案存放在普通办公室的角落，面积偏小且未有任何隔热、防潮、防光、防尘和防虫的建设和投入；用于档案保管的包装材料简单、存放设备简陋，无法应对材料用纸发黄、老化带来的损坏影响；对电子档案重视程度不够，尚未购置独立的电子档案存储和备份设备，经常把电子档案和纸质档案放在一起存放，极易造成电子档案的丢失和损坏。
2.4信息资源开发利用不足
培训档案的开发利用对学员开展学习培训具有积极意义。由于涉及知识产权和保密工作需要，培训机构对培训档案的开发利用程度十分有限。如果单纯只为保存档案而建档，就会使档案的价值受限。[3]以青岛某高校省级干部教育培训基地为例，该基地已经初步形成将档案资源整理为电子信息，并将授课教师的课程讲义、视频信息和学员的学习成果整理上传。但是总体来讲这仅仅是档案资源利用的第一步，上述措施目前仍处于档案信息的汇总阶段，缺乏对培训档案资源的深入开发和利用，学员除了登陆自己的账号和密码查询个人培训档案信息外，对其他学员信息并无了解权限；参训学校的相关管理人员也仅仅能够看到该学校的参训人员的培训档案信息等，这就使培训档案信息利用范围变窄。
3 高校干部培训档案管理制度的建议
应当从细化高校干部培训档案管理规章制度、优化干部培训工作档案管理人员配置、加强干部培训档案的科学化保管和深化干部培训档案信息资源开发利用等方面完善干部培训档案管理制度。
3.1完善高校干部培训档案管理规章制度
高校干部教育培训是一项长期性工作，为使培训取得实实在在的效果，并对日后培训工作进行改进，需要出台一系列与培训档案相关的管理办法，使干部培训档案的管理统一化、标准化和程序化。具体来说，根据教育部《高等学校档案管理办法》，结合本单位实际情况，制定并不断完善符合自身工作需要和实际需求的管理制度，使高校干部培训档案管理工作更加专业化、科学化。
3.2优化干部培训工作档案管理人员配置
档案工作人员是档案管理的主体，配备一定数量高素质的档案管理人员对档案工作专业化的提升十分重要。针对档案管理人员缺乏经验的现状，加强对其的专业指导，从而保证档案工作的科学化和标准化；针对培训机构聘用临时档案管理人員的情况，除加强对其的专业指导和培训外，专职的档案管理人员要承担其自身责任，发挥主体作用，使档案管理有序进行；针对一些培训机构人员短缺也无法招收临时工作人员的情形，培训机构可以在财力许可的情况下采用签订档案团队外包协议的形式，使专业人员参与并指导本机构培训档案的收集、整理、建档流程，从而保障档案工作的专业化，避免本部门工作人员专业性不够带来的消极影响。[4]
3.3加强干部培训档案的科学化保管
干部培训档案的存放要以“以防为主，防治结合，立足长远、保证当前”的原则，维护档案的安全，延长档案的寿命。首先，要加强档案的基础存放场所建设，库房选址尽量避开容易漏水的顶层和容易受潮的底层，为档案的保存提供良好的室内环境；其次，购置一定数量的保管装具、包装材料、防水防潮设备，并针对纸质载体和电子载体档案使用档案装具管理；最后，加强电子档案的保护力度，针对电子档案数据复杂、容易损害的特点，选择档案管理专用的存储设备和仪器，并通过使用安全的技术措施防止信息泄露，若条件允许也可通过异地备份等方式防止电子档案的二次破坏。[5]
3.4深化干部培训档案信息资源开发利用
深化干部培训档案信息资源的开发和利用，可以提高干部教育培训的积极性，扩大培训的影响范围，从而打造培训品牌优势。一是对当前教师参与培训但尚未开发的电子讲义、视频等信息进行数据化处理，根据大众的需要并结合档案的功能开发若干档案数据库，并将上述数据库按照培训类别上传到高校培训机构平台，以供参训学员和第三方学习使用；[6]二是深化档案信息资源开发，在现有的基础上进一步挖掘有价值的信息和相关数据，与教育专家共同提炼培训讲义和精品课程，以吸引更多参训者关注，从而打造培训品牌优势，提升培训专业质量。
参考文献：
[1] 李英.高校教育干部培训电子档案管理浅析[J].河南教育，2011（12）：10.
[2] 王孙禺，田慧君.高等学校继续教育发展战略分析与对策研究[J].成人教育，2013（6）：12.
[3] 潘世萍，张静，崔晓婧.行政审批档案规范化管理体系的构建——以北京市住房城乡建设系统为例[J].北京档案，2014（6）：13.
[4] 姚树静.关于高校档案管理信息化建设的探讨[J].经营管理者，2013（20）：23.
[5] 金波，周枫.我国档案学专业高等教育的发展、艰辛与责任[J].档案学通讯，2018（3）：18.
[6] 周自波，董世龙.我国继续教育存在的问题与发展战略研究[J].高等继续教育学报，2014（12）：133.
