新形势下国有企业档案管理的创新与实践
崔玉珊
摘要：随着大数据时代的来临，云存储、云计算以及网络信息化、电子政务等迅速崛起，这对档案工作者提出了更高的要求。档案工作者在将档案基础性工作做好的同时，进行档案工作创新，变得越来越重要。本文将对国有企业档案管理模式进行初步探讨，以期助力国有企业档案管理工作的发展。
关键词：国有企业档案工作档案管理创新
档案事业“十三五”规划发展纲要已制定并颁布执行，该纲要要求新时期企业档案工作要深入贯彻习近平总书记系列重要讲话精神，创新思维，精准把握新时代档案工作规律，努力开创档案工作新作为。就档案创新工作而言，本文将依据笔者在实践中遇到的问题，提出自己的见解和解决策略，抛砖引玉，以期与大家共同探讨。一、档案工作创新的背景
当前，数字政府等已从北京、深圳等一线城市开始迅速崛起，并将日趋成熟；相当一部分文件是通过扫描件上传网络进行流转的，纸质公文流转逐渐被电子公文流转所代替，而电子商务的发展范围及蔓延态势更已是遍及全国各地；云存储、云计算以及网络信息化等迅猛发展，大数据时代已宣告来临，处在这一转型期的档案工作者在将档案基础性工作做好的同时，创新档案工作变得越来越重要。在这种社会发展的大背景下，档案事业“十三五”规划指出：“‘十三五是全面建成小康社会的决胜阶段，是全面深化改革、全面依法治国、全面从严治党和实现中华民族伟大复兴的攻坚和关键时期。档案工作要树立创新、协调、绿色、开放、共享发展理念，主动适应经济发展新常态，抓住机遇、改革创新，为全面建成小康社会作出应有贡献。”二、档案工作创新与档案基础性工作的辩证关系
档案基础性工作犹如一座大厦的地基，只有地基打牢了，档案工作创新才不至于成为“空中楼阁”。档案工作创新要建立在细致完成档案收集、档案整理、檔案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案利用等八个环节的工作基础之上。档案基础性工作要做实，创新工作要做精，二者是相辅相成的关系。
因此，本文所谈的创新管理模式探究建立在将档案整理归档等基础性工作做扎实的基础上，离开了扎实的基本工作，档案创新就变成了无源之水、无本之木。对于基础性工作尚不扎实的企业或组织，笔者认为首先应该加强本企业或组织的档案基础性工作，只有在这个前提下才能进一步进行梳理研究，创新思维；当然档案创新工作做好了，则又会反过来助推档案基础性工作做得更细更实。三、档案创新的管理实践及模式探究
（一）档案收集管理机制的创新
作为档案管理工作的起点环节，档案收集所发挥的重要作用是显而易见的。在新形势下，档案收集的模式需要摈弃传统的被动接收或者仅仅是发通知等进行档案征集的方式，应该开创以传统模式为基础，以各种创新手段为辅的新模式。结合笔者在一线工作实践中得出的经验，本文将档案收集管理工作的创新点提炼如下。
1.针对本单位的基建档案，创新采取填空式收集方式。由笔者所在集团档案室根据本公司建设项目的19个节点及38个详细性控制节点进行前期介入，要求本公司项目部对项目发展的相应阶段、相应节点的档案必须及时归档；对于应归而未归的档案进行及时追踪，并要求本公司项目部进行填空，补充完整；对于由于缺少必要手续，容缺办理而暂时未办理完毕的档案，需由项目部向集团档案室报备具体情况，做出情况说明，集团档案室会定期发布该项目的目录。集团共有房屋建筑类项目42个、基础设施道路类项目62个，对于各个项目，集团档案室会实时发布项目最新档案目录，与项目部门形成互动，这样做一方面提供了最新的信息，实时共享，方便项目部了解项目进展及手续办理情况，有针对性地开展下一步的工作；另一方面，可以存查漏补缺，对于应归而未归档的档案，项目部需进行填空补齐。
2.针对本单位基建档案，独创“1+1”档案收集工作机制。第一个“1”是集团档案室进行内部分工，指定一名基建项目档案管理员负责专门收集集团所有的基建项目档案，并将基建项目档案收集列入各子公司督查范围及年度考核评估打分中；第二个“1”是集团旗下各子公司分别设置一名兼职档案管理员对接集团基建项目档案管理员，针对项目档案收集中遇到的问题及时反馈、沟通，以便集团档案室及时介入督查、督促，实现集团与子公司在档案收集工作上的无缝衔接。除此之外，笔者所在公司还建立了档案人员参与基建项目例会的制度，在子公司的每周项目例会上，都能发现档案管理员的身影，这样做的目的是便于档案室了解项目的具体进度，以便实现前期介入，精准把控，极大地促进档案的收集力度和精细度。
3.针对本单位下属子公司众多，且分散广、档案收集难度大的特点，积极探索新模式，建立专门的档案管理VI？ SIO组织框架体系图及档案管理树形图。该VISIO框架图Ⅰ级为集团各子公司，Ⅱ级为各子公司的档案工作分管领导，Ⅲ级为各子公司的档案工作负责人，Ⅳ为各子公司的兼职档案管理员。档案管理树形图则是在此基础上增加了联系方式，实现了“一图知档案”的管理局面，全方位无死角准确监管，实现了无漏网之公司、无漏收之档案。
（二）档案管理手段的创新
面对新形势、新变化和新要求，档案工作要创新思路、拿出新举措、采取新的管理手段。以笔者所在公司为例，我们积极探索档案管理的新模式，并采取了以下措施：
1.固本培元，真抓实干，从档案管理机制上进行完善。笔者单位成立了集团档案工作领导小组，形成了由分管领导挂帅、各部门及子公司的中层领导为组长、各部门及子公司的兼职档案管理员为组员的档案管理体系，首先从组织体系上形成层层管控的良好局面。
2.树标杆，立典型，设立奖励制度，对兼职档案管理员进行奖励。设立奖励制度，奖励制度的评分由档案室管理人员及民主评议打出，分值占70%和30%。由档案部门每年年度检查结束后对各子公司及部门档案管理情况进行评估，对管理高效、到位的子公司或部门进行物质奖励，并通报表扬。
（三）档案利用方面及信息共享的创新
1.创新档案信息资源共享机制。信息资源共建共享是指两个或两个以上的信息机构，通过沟通协作将各自的信息整合起来，将自身的优势、劣势进行互补，以便开展互惠互利的信息建设服务活动，从而让信息最大化被使用开发，满足用户对资源的需求。作为国企，部分档案信息资源共享可以促进各子公司互通有无、经验互鉴，因此，创新档案信息资源共享机制显得尤为重要。
档案信息资源共享有两种方式，笔者所在公司的具体探索实践如下。
（1）建立集团内部共享文件夹。首先联系IT部门，在整个集团电脑上，建立共享文件夹，档案部门所获取的或加工好的信息资源，均放在这个共享文件夹中；其次由档案部门对共享文件夹设置不同的权限，大家可以看到与本公司或部门直接相关的内容，如有特殊需求，则可联系档案部门修改权限或者与文件形成源部门取得联系，获取相关信息。通过这种方式，极大地加强了各子公司、各部门及部门和子公司内部各同事间的工作联系，互通有无，使工作开展得更顺畅。
（2）公司档案内网，包含BS+CS网络客户端版及网页版，均可实现在线查询。用户可按照档案类别进行分门别类的查看，也可用模糊检索或者高级检索进行查询。查询权限的设置则是依照不同的密级及保管期限设置，目录类的信息是公开的，全体部门及人员均可查到；若要查看公司内部级别的档案，则需要经过一定的审批，至于秘密及绝密级的档案，审批流程更为严格。
2.创新档案服务理念及利用方式。一是国企档案部门传统服务活动的开展是建立在本部门对档案管理的便利操作上，依照本部门对档案服务的认识、理解制定服务准则，确定服务内容和服务方式，并未顾及档案用户的实际需求。要提升用户满意程度，国企档案部门就必须创新服务意识，坚持“以用户需求为导向+以用户满意为目标”的新服务理念，重新探讨档案服务方式，如建设“一站式”的档案集中服务模式。二是公司产生的项目档案中蕴含着丰富的经济、科技价值，通过对其二次开发，可以满足档案利用人员的工作需求。以笔者单位为例，根据公司属于科研和新技术探索行业的领先者的特点，在具体开发档案信息资源时，对利用率高、有一定使用价值的信息，集团档案室进行了二次开发，使之系统化、精炼化。集团档案室及各子公司项目部经过将近一年多的共同努力，并在收集整理各项信息及整合档案利用部门的反馈意见的基础上，成功编研出来项目合同格式文本20余项；获得DGNB绿色建筑金奖认证证书1项；二星级绿色建筑设计标识证书3项。此外，编研成果之一——被动房技术中心案例入选国家发改委“最佳节能技术和最佳节能实践”评选和推广项目。
（四）檔案库房管理的创新
在档案库房管理创新方面，以笔者单位为例，将无线条码扫描器技术应用于档案库房日常管理中。笔者所在公司通过无线条码扫描器的二次开发接口，将无线条码扫描器中的数据直接导入到档案系统中，提供增加、删除、修改、查询等功能。每盒档案由唯一的条码用于管理，条码在模块中自动生成，方便录入。盘点时，只要是记录在系统中的数据，就可实现条码数据接入。通过无线条码扫描器实时盘库，实现移动巡检、移动盘点、移动查询等；盘点结束后，该扫码器中的数据会与数据库中的数据自动进行核对，并对异常数据做出处理，生成盘盈盘亏明细表、盘点汇总表。这极大地促进了库房管理的科学化、有序化。
档案工作已进入新时代，开启新篇章。在这种形势下，国有企业档案管理工作也必然要以新的姿态再发力。国企档案人员要贯彻落实新发展理念，坚持全面创新、精学深思，真正成为“为党管档、为国守史、为民服务”宗旨的践行者！
参考文献：
[1]羊书圣，韩春红.基础工作要做实，创新工作要做精[N].中国档案报，2016-10-10（2）.
[2]张小艳.对档案管理工作创新的思考[J].管理科学，2016（10）：22.
作者单位：中德联合集团有限公司
