示范引领 推动数字档案资源建设

    于华 张璐

    

    摘要：室藏档案数字化是新形势下档案工作发展的明确要求，是数字档案馆（室）一体化建设的重要组成部分，是档案工作适应时代发展的必然选择。本文以丰台区档案局（馆）为例，从数字化工作的组织与管理、标准规范及相关制度、档案数字化主要环节等方面对室藏档案数字化实践经验进行研究总结，并提出在室藏档案数字化工作中需注意确保档案实体与档案信息安全，严格执行标准与规范，加强过程监管与质量控制等问题。

    关键词：档案室 档案数字化 实践研究

    随着信息技术的发展和应用，档案工作已逐步迈向信息化管理阶段。档案数字化是档案信息化建设的核心内容之一，为加快推进信息技术与丰台区档案工作的深度融合，丰台区档案局（馆）开拓创新，以局（馆）档案室为试点，历时三个月完成传统载体档案数字化加工项目，为区属立档单位科学规范、安全有效地开展室藏档案数字化工作做出示范。本文旨在对室藏档案数字化实践经验进行研究总结，供立档单位参考借鉴。

    一、室藏档案数字化的必要性

    （一）室藏档案数字化是新形势下档案工作发展的明确要求

    2014年，中办、国办印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，要求各档案馆（室）要加快推进传统载体档案数字化工作。2016年，《北京市“十三五”时期档案事业发展规划》要求有条件的档案室要做到室藏档案数字化率达到100%;市、区档案馆要依法开展对各种门类和载体档案，尤其是电子档案和档案数字化副本的接收、检验工作。同年，《北京市丰台区“十三五”时期档案事业发展规划》要求各立档单位采取各种形式，加快开展室藏档案数字化工作。有条件的档案室室藏档案数字化率要达到100%。立档单位向区档案馆移交实体档案的同时，移交档案数字化副本。

    （二）室藏档案数字化是数字档案馆（室）一体化建设的重要组成部分

    数字档案资源包括传统载体档案的数字化资源和各种类型的原生数字档案资源，是数字档案馆（室）建设的核心，是满足档案用户利用需求的基础保障。室藏档案是馆藏档案的重要来源。统一、规范室藏档案数字化工作，确保室藏档案数字化质量，是数字档案馆（室）一体化建设的重要组成部分，是区域数字档案资源共建共享的关键环节，也是实现以信息化为核心的档案管理现代化的必要前提。

    （三）室藏档案数字化是档案工作适应时代发展的必然选择

    当前，“四个全面”战略布局、国家大数据发展战略和“互联网+”行动计划的推进，深刻影响着档案工作的理念、技术、方法及模式。传统载体档案只有经过数字化加工，才能转换为数字档案信息，进而实现档案信息组织与服务网络化、档案实体虚拟化、信息资源共享化、档案利用知识化。室藏檔案数字化可在保护档案原件的同时提高档案检索利用效率，有助于深入挖掘档案信息资源，丰富档案利用服务内容，提高档案远程服务能力，充分发挥档案作为国家基础性战略资源的重要作用。

    二、室藏档案数字化工作的组织与实施

    （一）数字化工作的组织与管理

    为确保室藏档案数字化工作顺利开展，丰台区档案局（馆）领导高度重视、统筹规划，投入专项资金，由办公室牵头组织，办公室及业务指导科、收集科、保管保护科、信息化科等相关科室人员在充分调研的基础上共同参与制订工作方案，并指派专人具体实施。

    数字化加工项目采用外包方式，通过前期的充分调研论证，委托给通过认定资质的企业及人员。在前期调研论证中，至少联系三家档案数字化公司，比对公司的工作经验及业务能力、整体方案设计、技术服务能力、承诺响应能力以及价格等因素，筛选出综合排名第一的公司。在项目实施过程中，公司操作人员严格执行数字化规范，使用满足数字化加工安全要求和技术需要的先进设备，在符合档案保护及安全保密要求的专用场地进行档案数字化加工。加工场所依据档案数字化工作流程合理布局，设有档案存放、数字化前处理、著录打印、档案扫描、图像优化、质检挂接等工作区域，并配备防火、防水、防有害生物、防盗报警等档案安全管理设施设备以及可覆盖全部场地的视频监控系统。

    丰台区档案局（馆）在室藏档案数字化工作过程中，注重通过一系列科学化、规范化的管理制度，进行有效的质量监控、进度监控、投资监控、安全监控、协调沟通，并完善问题反馈机制等，保障档案实体和档案信息全流程安全管理和数字化成果质量。室藏纸质档案数字化加工流程如图1所示。

    （二）数字化标准规范及相关制度

    丰台区档案局（馆）室藏传统载体档案数字化工作贯彻实施《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017），并综合《北京数字档案馆目录数据库建库标准》等，编制了《丰台区室藏纸质档案数字化操作手册》（试行），明确人员岗位责任制度、场地安全管理制度、设备安全管理制度、数据规范化管理制度、档案实体管理制度，对工作流程和每个工作环节都提出具体的技术要求，做到质量检查标准化及质量可控化，并要求在实践中严格执行数字化标准规范及相关制度，留存工作文件和元数据等可追溯凭证，确保档案数字化工作达到预期目标。

    （三）档案数字化主要环节

    1.档案出库。档案员可以按照工作方案结合数字化工作进度，分批调取、清点、登记数字化对象。档案出库要严格按照档案库房管理规定办理档案出库手续，与数字化加工人员共同清点无误、签字确认后再交接出库。档案在数字化过程中，临时存放在加工场所中的指定档案柜内。对领取与归还要进行严格管理，确保档案实体安全。

    2.数字化前处理。前处理是档案数字化过程中的重要环节，是保证档案成果质量和数字化档案利用效果的基础性工作。在前处理阶段中，一要从满足档案利用需求的核心目标出发，综合考虑档案的保管期限及利用价值再次确认数字化对象。二要对确定为数字化对象的档案保管期限进行鉴定，对不符合保管期限的档案进行相应调整。三要严格按照技术标准确定扫描页、编制页号、目录数据准备、拆除装订、技术修复等。其中，为保证档案信息的完整性和连续性，应将编有页号的档案页面进行全部扫描。有必要将不符合整理规范的档案进行规范化整改，并依据《档案著录规则》（DA/T18）及目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容规范档案目录内容。是否拆除装订应根据档案的实际情况，以保护原件为原则，避免因数字化工作损毁档案原件或影响档案原件的长期保存。对存在老化、破损、字迹褪色等现象的档案进行登记;对破损严重或其他无法直接进行扫描的纸张，专业技术人员可进行技术修复后再进行数字化：对有不耐久字迹的页面，可参考档案保管期限确定是否打印数字化复制件，将复制情况在备考表中详细说明。

    3.数字化加工。档案数字化加工是数字化工作的核心环节，主要包括目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接等工作流程，须严格按照标准规范进行操作。这里特别强调以下几点：一是目录数据库建立同样應严格遵守DA/T18对档案著录的要求，确保著录项目完整，目录数据准确、规范，对不符合标准的要进行修改或补充录入，使档案目录满足对档案数字化成果管理和利用的需要。为提高工作效率及依照档案室要求调整目录格式，可采用先在Excel表中形成目录数据，再导入数字化管理软件的方法。二是扫描设备的选用应根据档案幅面大小及档案实际情况而定，尽可能减少对档案实体的损坏。例如扫描已拆除装订且纸张状况较好的档案可以使用高速扫描仪，但对不宜拆除装订或年代久远、纸张较软的档案要优先选用平板扫描仪。扫描参数的设置需综合考虑档案长期保存及后期利用方式等因素。如丰台区档案局（馆）档案数字化选择的是彩色扫描模式，文书档案和照片档案的分辨率分别为300dpi和600dpi，其中照片档案以档号为基础，按照档号与图像流水号组合命名图像，存储格式为通用格式JPEG，并将图像转换为PDF及双层PDF格式，实现OCR识别。三是扫描后需按照技术要求对图像进行拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等优化处理，确保数字图像清晰、完整，与档案原件排列顺序一致。四是要建立科学的数字图像存储路径，确保目录数据与数字图像准确对应，数字图像能够正常打开且与实际扫描数量相一致。

    4.档案数字化成果验收与移交。丰台区档案局（馆）安排专门人员对室藏档案数字化成果进行验收。验收内容主要包括：对照标准逐条查验档案目录数据内容、格式等的准确性、规范性、完整性;元数据元素的完整性和赋值规范性：数字图像扫描参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性及图像质量：目录数据与数字图像挂接的准确性;工作文件的完整性、规范性;存储载体的可用性，有无病毒;档案整理的规范化等。其中，对目录数据及档案整理情况的查验比率达100%，对不符合标准要求的进行标识或现场直接指导整改，并进行再次查验，直至合格率达100%。对文书档案、照片档案图像文件及数据挂接质量的查验比率均不低于数字图像总页数的10%，抽检合格率达到99.7%以上才通过验收。

    按照档案数字化工作方案，验收合格的数据使用光盘和移动硬盘进行多套备份。每套备份数据中均包含原始扫描数据、优化数据、挂接后数据、PDF数据、OCR数据。备份数据至少3套，分别满足提供利用、本地封存、异地备份需要。

    5.档案归还入库。档案数字化加工完成后，档案人员同样须严格按照档案库房管理规定对档案质量和数量进行清点验收，如检查拆除过装订物的档案是否重新装订且尽量保持档案原貌，是否做到安全、准确、无遗漏等。经检查和清点，准确无误、签字确认后再将档案归还入库。

    三、室藏档案数字化工作中需注意的问题

    （一）确保档案实体与档案信息安全

    档案实体与档案信息安全至关重要。外包档案数字化加工项目需要与外包企业及人员签订档案安全保密协议，要求并监督其严格执行协议要求及有关规章制度。在数字化加工现场需配齐有关档案安全管理的设施设备，例如至少要安装1个360度无死角的监控摄像头。在档案数字化各个环节中都要采取有效措施，加强对档案实体的安全保护和对档案信息及其载体的安全管理，确保档案实体与档案信息绝对安全。

    （二）严格执行标准与规范

    为确保档案数字化成果的质量，室藏档案数字化工作流程中的各个环节都应该严格执行技术标准及质量要求，特别是在档案出入库、档案鉴定、整理、著录、数字化加工、成果及验收、数字档案信息管理利用等方面均应科学、规范。从区域数字档案资源共建共享角度出发，区域内各立档单位档案室的档案数字化工作应严格执行统一的标准与规范，以利于实现馆（室）藏档案数字化成果有效对接，促进区域数字档案信息资源的整合和开发利用。

    （三）加强全过程监管与质量控制

    全过程监管及质量控制，是确保档案数字化质量的重要措施。在此过程中，一是要确保档案数字化各环节工作有效执行相应的管理制度及标准规范。二是要加强对设备和软件的监管，确保成品数据安全、稳定及数字化的质量。三是要对数字化加工人员开展如档案整理、著录等方面的专项培训，确保数字档案检索质量。四是要在档案数字化加工过程中，发现问题及时沟通、交流、反馈，避免返工，确保档案数字化工作的质量及效率。

    作者单位：北京市丰台区档案局（馆）