新时期企业行政管理工作的定位和发展

    蔡涛

    [摘 要]行政管理工作是保障企业稳定运行的基础,但当前的行政管理工作在企业内部开展时还存在很多误区。文章对这些误区进行分析,提出新时期企业行政管理工作的定位和发展对策。

    [关键词]企业;行政管理工作;误区;定位;发展

    [中图分类号]F272

    1 引 言

    对于企业来说,行政管理体系是企业的发展的核心和支撑,工作范围涉及经营、生产、后勤保障等各个环节、部门和分支,是一个完整的网络系统。一般来说,企业开展行政管理是由总经理负责的,由专门的行政部门配合实施,目的是保证企业的生产经营稳定,保证资金链正常运转。但因为行政管理涉及的范围较大,职权分散和烦琐,工作内容复杂混乱,因此很容易出现问题。行政管理工作的内容涉及董事会的日常管理和其他行政事务。本次就对新时期企业如何开展行政管理工作进行分析。

    2 企业行政管理工作的层次

    企业行政管理工作一般分为管理、协调和执行三个层次。其中管理层主要就是企业的高管人员,比如总经理、副经理、总经理助理等,这些人负责从上到下的指导和监管行政管理工作。作为管理层,需要从企业的宏观发展层面,考虑企业的战略规划,制定短期和长期的发展规划,健全企业的管理机制,妥善安排员工岗位,调动员工的工作积极性等。这是企业行政管理的最高层次。

    协调层是以部门经理和主管为主,主要是针对本部门和小组的具体工作和员工进行管理,上要将管理层的工作规划和指导意见等内容传递给管辖人员和部门,下要對部门和小组成员的日常工作进行严格监督和批示,以更好地调节和处理各个部门的事宜。协调层是上传下达的纽带,是行政管理的中间层次。

    执行层就是各个部门的行政后勤小组,主要是负责执行上级下达的行政管理命令,及时处理企业经营和生产过程中产生的行政事务,日常工作内容比较单一,但很琐碎。

    3 企业行政管理工作的误区

    3.1 对行政管理工作的认识比较片面

    企业中的一部分人对于行政管理工作的认识过于片面化和主观化,甚至出现认识误区,认为行政管理工作是政府部门的工作,与企业不相关;部分一线工作人员片面认为行政管理人员与企业领导关系密切,不是关系户就是领导的心腹,而行政管理人员会不可避免地帮助领导处理一些事物,掌握着企业的部分管理权限,个别工作中作风十分强势,存在狐假虎威、以权谋私的现象;个别技术人员认为行政管理工作的技术水平不足,尤其是执行层和协调层,工作开展没有技术性,内容单调简单,体现不出工作的独特性。因为这些认识上的不足,很多人都将行政管理工作看作企业的管家,对于行政管理人员尤其是执行层人员存在轻视现象。还有就是行政管理人员本身对于行政管理工作认识不足,开展工作不积极,创造性不足,缺少工作的长期规划,目标不明确,方法不适当。

    3.2 工作落实不到位

    很多行政管理人员本身工作缺乏热情和积极性,安逸心理较重,不求进取,满足于当前的职位。因此在落实行政管理相关指令时出现马虎大意现象,导致相关工作落实不到位,或出现失误,搞错上级下达的命令,或传达过程出现错误,导致行政管理工作出现问题,影响企业正常运营。还有就是行政管理工作实施的监督不到位,很多工作都流于形式,执行层敷衍了事,协调层不重视,管理层制定规划时忽视了企业实际等,都容易造成企业运营的不稳定。

    4 新时期企业行政管理工作的科学定位和发展

    行政管理工作的目的是保证企业正常稳定运转,而其他的工作成效体现在企业运营的日常生产经营中。如果行政管理工作高效有序,会给员工一种可有可无的印象;而如果行政管理工作杂乱无章、效率低,会使得企业运营管理缺失、人员散漫、人心浮动。这是行政管理工作对于企业的重要性的体现。因此新时期,企业行政管理工作需要认识到行政管理工作的重要性,进行科学定位,明确工作目标和方向。

    4.1 行政管理人员个人职能转换

    企业行政管理工作涉及的范围广泛,而且工作内容复杂,包括管理、协调、服务等多方面,还涉及企业的整体发展规划、项目开展等。有时行政管理工作人员还需要为领导层的决策做好前期准备工作。因此总的来说,企业行政管理工作服务全局。基于此,行政管理人员需要转换对个人职能的定位,不能将自己的工作内容和责任局限在本岗位、本专业和本职务上,而是要纵观企业发展宏观全局,正确看待行政管理工作。因为市场经济体制的影响,企业可能面临管理体制改革、发展方向调整等,此时各个层次的行政管理人员需要站在企业整体发展的立场,从管理者的角度思考问题,提出有效的建议,协助管理层全面分析决策的可行性、变革带来的影响等。在处理日常管理事务时,行政管理人员需要放低姿态,妥善处理;在处理决策性事物时,要将眼光放长远,顾全大局。因此新时期,企业行政管理人员需要重视转换个人职能。

    4.2 行政管理人员要提升综合素质

    企业行政管理工作对于企业运营十分重要,据此行政管理人员的工作能力也十分重要。企业需要按照对技术型人才的能力要求来要求行政管理人员,但技术型人才是术业有专攻,而行政管理人员是各有涉猎,掌握全面的知识,有扎实的理论基础。因此,行政管理人员要熟练运用办公设备和软件,妥善处理各个岗位和人员的关系,要求智商和情商双高;密切关注市场动态,了解本行业的运营信息,明确服务对象的范围,及时调整运营策略,满足市场需求;具备高级文秘素质,扎实的文学功底,高超的写作能力,头脑清晰,思维缜密,对领导和同事的了解到位;还要有社交礼仪沟通技巧,有心理学、管理学相关知识,可有效协调人际关系。

    除了上述能力之外,行政管理人员还应具备良好的职业素养和积极的工作心态,具备包括身体健康、积极乐观、自信、自制力强、善于学习、组织能力强、表达清晰等在内的综合素质。这样行政管理人员才能正确应对企业发展中的突发状况,妥善解决问题;在面临困难和挑战时,及时调整心态,释放压力,积极解决问题;良好的身体素质可以使行政管理人员扛得住工作压力。

    4.3 行政管理工作要提升技术含量

    虽然行政管理工作看似技术含量不高,其实软技能含量很高。与技术人员的工作不同,软技术含量难以察觉,但效率极高。行政管理人员可以根据自身岗位和工作内容,选择参加各项专业技能评选,以提高技术含量。比如,负责绩效考核、岗位薪酬制定、员工激励等人事工作的行政管理人员,可以考虑参与人力资源方面的考试;从事党务教育、思想政治工作、工会工作的行政管理人员,可以尝试参与政工方面的职务评选,等等。通过这种方式,打造个人职业生涯规划,获取晋升更高岗位的资格,更好地发挥自身才能和所学,为行政管理工作的开展做出更大的贡献。

    4.4 对行政管理工作进行反思

    就算制定再好的制度和规划,企业在开展行政管理工作过程中也会出现这样那样的问题,此时各级行政管理人员需要善于发现并总结实际问题,借鉴其他企业的成功案例经验,探索适合本企业的应对措施,以更好地发挥行政管理职能,保证企业长远发展。新时期企业行政管理工作的发展方向,应定位在完善企业行政管理制度建设、扩大行政管理主体范围、树立行政管理事务体系三个方面,突出和解决行政管理工作的重点和难点,提升行政管理工作水平。

    5 结 论

    为了应对激烈的市场竞争,企业需要认识到行政管理工作的重要性,正视行政管理工作存在的问题,积极进行解决,探索符合自身企业发展的行政管理道路,实现企业资源的优化配置,提高行政管理工作的效率和水平,进而提升企业的经济效益。

    参考文献:

    [1]罗睿.新时期企业行政管理工作的定位及发展研究[J].中国商论,2017(19):95-96.

    [2]王万里.企业行政管理工作的定位及发展研究[J].现代营销,2017(12):27.

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