科研项目档案管理存在的问题与对策

冯静
摘要:为了实施创新驱动发展战略,加快国家创新体系建设步伐,国家加大了科研项目和成果转化的投入,科技创新投入比例逐年增多。利用国家财政科研经费完成的科研项目结题或验收的数量成倍增加,主管部门目前虽然加强了科研投资项目管理和验收的力度,并将科研项目文件归档与档案验收作为项目验收条件之一,但仍然存在重视不够、项目文件归档不完整、档案质量不高等问题。如何确保科研项目文件归档的完整、准确、系统、有效,提高项目档案质量,为成果转化、储备技术、提升单位核心竞争力提供支撑,本文结合实际论述了科研投资项目档案的管理思路。
关键词:科研项目 科技创新 档案管理 问题与对策
中图分类号:G271 文献标识码:A
1 科研投资项目分类及管理特点
科研投资是建设国家创新体系,实施创新驱动发展战略的有力保障,要加强和提升科研项目档案管理工作,就要充分认识科研投资项目分类及管理特点。
1.1科研投资项目分类
科研项目根据研究的目的分为基础研究类、技术研究与开发类、工程研制类。基础研究类—探索新原理、新概念、新方法,并进行原理性验证,支撑行业发展的技术基础研究项目;技术研究与开发类—运用基础研究和其他科学技术的研究成果,开展单项或若干项新技术研究或验证,从而形成实用新技术或基础性产品的研究项目;工程研制类—集成相关技术研究成果,研制直接交付使用或直接推向市场的新型号、新产品或新系统的项目。
1.2科研投资项目管理特点
在当今社会,一切都是项目,一切都将成为项目。项目是一个组织为实现自己既定的目标,在一定的时间、人员和资源约束条件下,所开展的一种具有一定独特性的一次性工作,任何一个项目具有完整的生命周期。因此,周期性是科研投资项目管理基本特性。一个科研投资项目周期:规划与指南(编制→公布)→论证和审批(建议书→任务书或可行性研究报告)→计划与实施→验收与后评价→成果申报等阶段。不同的投资类型,实施周期长短略有差异。如我们的技术研发项目经过立题论证→开题论证→合同签订或计划下达→经费管理→组织实施→阶段评审→验收结题→文件归档等管理环节。
2 科研投资项目档案管理存在的主要问题及原因
2.1从事科研项目的人员对科研投资项目档案认识不足
第一,了解科研项目文件与档案的内容不够。科研项目研制过程不仅要形成项目管理类文件和科研技术类文件,而且产生文书档案、会计档案、科研档案、产品档案、质量档案、特殊载体等门类档案。如,某院在XX军贸科研项目结题验收时重点关注项目计划、合同、财务等方面的文件,而对研究试验方案、大纲、总结报告、图样、工艺等技术类文件归档没有引起重视。
第二,没有掌握科研项目档案的特点。科研项目档案属于科学技术类档案,有其自然形成规律,成套性是科研项目档案最突出的特点,同时还具有较强的专业性、动态性和现实性。如,在检查某单位承担某系统预研项目、两个科技创新研发项目文件归档时成套性较差。
第三,对科研项目档案的作用认识不足。科研项目档案不仅为企业储备技术,为科研项目管理提供参考,而且还为维护单位合法权益提供可靠的凭证。
2.2形成的科研项目档案完整性、准确性、系统性较差
一个完整的科研项目档案不仅要将项目研制过程形成有保存价值的各种文件材料归档,而且归档的文件内容要真实有效、更改到位、图物相符、数据准确、版本可靠,保持文件之间的有机联系,并且要确保档案实体和档案信息的安全。某单位承担的一个“XX-3軍贸科研项目”和另一个单位承担的“激光快速检测校准技术基础研究项目”在进行结题验收前的资料审查时发现过程文件较少,缺项目建议书批复或项目任务书批复文件、试验大纲和部分实验记录,没有提供实施过程的主要环节(阶段)的声像材料等。审查组提出整改要求,项目单位虽然进行了“抢救、补救”,但是少数归档文件真实性难以保证。
3 科研项目档案管理目前存在问题的主要原因
3.1科研项目管理具有一定的难度
一是宏观管理难(归档控制),项目管理单位、项目承研单位包括分系统研制单位多,各方之间文件接口(输入、输出)关系多,人员变动大,管理水平不一致,时间紧不易控制;二是微观管理难(实体管理)。形成的档案涉及学科多、门类广、载体复杂、人员意识与能力不强;三是信息管理难(保密性高)。因科研档案记载研究成果,包含有知识产权、专利等保护的内容,同时涉及国家秘密。
3.2科研项目档案工作规章制度不健全
一是缺乏顶层规章制度指导科研项目档案管理工作;二是科研项目验收组织单位对科研项目档案验收没有约束性规定;三是档案工作“三纳入、四参加、四同步”要求没有落实在科研项目管理全过程。
3.3 科研项目组人员档案意识淡薄
从事科研项目的人员关注的重点是按照任务书或可行性研究报告批复的要求完成相关的研究内容,并通过结题验收。注重课题结果,而对研究过程文件的积累归档关注度不够,才有在项目验收时出现“抢救、补救、”档案的现象。
3 加强科研项目档案工作采取的对策
科技创新是提高竞争力的有效手段,是形成企业核心竞争力的必经之路。如何加强科研项目档案管理,为科技创新提供支持,应从以下几方面入手。
3.1顶层策划,借力发展
第一,抓验收环节把控。主管单位在科研项目验收必备条件中规定:“未经项目档案验收或者档案验收不合格的,不得进行或者通过科研项目验收”“项目验收没有完成,不得审批后续科研项目或停拨后续科研项目经费”,从源头加以控制。
第二,要完善科研项目档案管理法规。如颁布《国防科技工业科研项目档案验收办法》《中国航天科技有限集团公司科研投资项目档案管理办法》以及建立有关科研项目档案工作登记、信息通报制度。
第三,修订科研项目档案管理标注规范。结合科研项目特点制定科研项目文件归档范围和档案整理标准,指导项目文件归档和项目档案整理工作,确保科研项目档案完整、准确、系统和有效,体现科研项目档案的价值。
3.2加强宣贯,提高认识
项目团队要有档案意识。从事科研项目管理和研发的人员不仅要不断学习项目管理知识,而且要了解科研项目档案管理的有关规定,并将其要求贯穿于项目管理全过程、全方位、多维度。项目策划时要形成文件化的项目计划,明确研制项目各系统、项目实施各阶段及每一个节点交付的文件。项目文件的集合体按照一定规律进行规范化整理形成具有价值的科研项目档案。
项目档案人员要具备科研及项目管理知识。从事项目档案管理的人员要了解项目管理、专利、成果、知识产权及法律纠纷等方面的知识及规章制度。如,了解国家有关科研项目管理办法、细则、验收工作准则、责任制暂行办法及上级和本单位知识产权管理、技术成果转化、技术创新项目、研发项目管理等有关要求。
3.3认真梳理,明确范围
掌握科研项目分类以及科研项目管理流程,了解科研项目实施过程各项技术和管理活动规律以及流程之间的输入、输出关系。无论项目大小和研制时间的长短,都有其开始、实施与结束以及评估等完整的生命周期。每个阶段根据工作流程将产生相应的纸质、电子、声像、软件等文件材料,知道每项工作要干什么,才能判定需要产生什么文件。如工程研制类科研项目各阶段产生的主要文件。
第一,规划与指南编制阶段:规划与指南编制要求、项目规划建议稿、项目规划草案、规划与指南调整通知。
第二,项目论证与审批阶段:科研项目建议书、立项论证报告、项目知识产权分析报告、技术成熟度评价报告、项目建议书专家评审意见或咨询评估报告、课题论证材料、批复文件,科研项目任务书(可行性研究报告)、上报任务书请示、项目诚信承诺书、任务书形式审查结论(意见)、专家评审会议文件及结论、咨询评估报告或意见(比较复杂项目)、咨询评估报告或意见反馈表、批复文件,会议记录及重要来往文函,经费申请报告及批件。
第三,项目计划与实施阶段:研制计划下达文件、年度计划申报及批复、计划调整请示批复、项目经费预算与筹集、项目实施进展情况报告、年度监督检查等文件,研制任务书、项目实施方案、实施计划,阶段评审文件、技术协调会议记录、试验任务书、试验大纲、试验测试记录(数据、报告、图表),试制综合分析报告及总结、计算文件、软件(含源程序)及附带软件运行环境说明,设计文件、设计图样、技术说明、工艺文件、试制产品保证文件、检验文件、质量报告,国防科技报告,经济效益分析报告、用户意见,技术总结报告。
第四,项目验收与后评价阶段:技术经济分析报告、项目财务决算报告、项目财务决算审计意见,标准化审查报告、第三方测试报告,项目文件归档审查报告,科研项目工作总结报告,科研项目验收申请报告,归档文件专题目录、科研项目大事记,验收(鉴定)会议文件(参加人员名单、验收意见)、函审原件,验收批复文件,项目后评价会议文件及结论。
第五,科研成果申报阶段:科技成果申报表、登记表及附件、鉴定申请书、成果申报书,科技成果奖励申报及评审材料,获奖证书及批件、使用效益证明材料、成果证书,专利申请、受理证书等材料、知识产权可行性分析、职务智力成果登记表、技术秘密信息登记表、专利申请材料、专利授权证书、技术秘密保护协议等,著作权申请、受理证书等、技术秘密、著作权(含计算机软件著作权)。
3.4加强管理,纳入考核
目前科研项目管理存在只重视研制结果,而忽视文件积累归档问题。为加强文件材料积累归档工作,确保每一个科研项目档案的完整、准确、系统、有效,应采取的措施如下。
第一,组织体系保证。建议成立科研项目工作领导小组和档案工作领导小组,设立项目管理办公室和项目档案管理办公室。
第二,纳入职责考核。项目主管部门在项目策划时,应将项目文件的积累归档工作纳入项目管理人员、研制人员的工作职责,将本职责范围内文件归档完成作为研制任务完成的标志加以考核。
第三,纳入合同条款。对外协作科研项目,在签订技术研发项目合同时,应有专门条款明确合同乙方在交付研发、试验成果时,应同时提交相应文件材料。并经档案部门签字认可后财务部门才能支付研发费用。
4 对提高科研项目档案质量采取的措施
科研项目档案价值体现在完整、准确、系统、安全和及时、有效等方面,也是判别科研项目档案质量的唯一标准。因此,要提高科研项目档案质量和管理水平,作为档案管理人员应具备以下能力。
4.1了解科研项目文件材料分类
按照科研项目文件材料反映的内容分为项目管理类文件和技术类文件。项目管理类文件是反映项目计划管理、财务管理、项目团队管理、知识产权管理、法律事务管理等内容的文件,包括项目立项、实施、验收等阶段的请示、批复、会议纪要、管理制度、计划、调整报告以及知识产权法律纠纷和财务凭证报表等。科研技术类文件是反映科研项目或课题的技术指标、研制要求、研制成果等内容的文件,包括项目任务书、可研报告、设计文件、关键特性文档、工艺文件、测试文件、试验文件、检验文件、试制产品保证文件、科技报告等。按照形成的载体形式分为纸质文件、电子文件、声像文件和样品、样机、成果专利证书等。
4.2 把握科研项目档案整理的原则及方法
以一个科研项目(课题)为单位,将项目实施全过程形成的文件按照科研活动规律和文件类型、文件之间的内在联系、时间顺序等进行分类、组卷,一个课题可组成一卷或若干卷,建立专题目录。
一是要做到分类科学。在企业档案分类规定基础上,可根据项目(课题)性质进一步细划;二是做到案卷排列有序。一个科研项目档案按照项目阶段排列:可行性研究立项→方案论证→研究实验→总结鉴定→成果和专利申报→知识产权管理→推广应用阶段等,保证其完整性与系统性。
5 结束语
综上所述,加强科研项目档案管理,收集最全面、最原始、最基础、最实际的管理类包括经验教训和技术类信息资源,建立“科研项目档案信息资源数据库”,使之更加规范、形象、系统有序。完整的科研项目档案不仅能够缩短科研项目研制周期、节约项目成本、促进技术创新与发展,而且还可避免因人为因素导致许多项目过程重复、资源、资金浪费,从而进一步提升科研项目管理水平。加强科研项目档案管理,为企业的生存与发展提供有力的技术与管理支撑已刻不容缓。
参考文献:
[1] 国防科工局军工项目管理培训教材[Z]. 国防科工局发展计划司,2014.
[2] 李和平.企業文件材料归档范围和档案保管期限实施规定>实施指南[M]. 北京:电子工业出版社,2013.
[3] 戚安邦等译.项目管理新视角(7)[M].北京:中国人民大学出版社,2010.
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