协作互补 规范共进

    孔亚萍

    摘要：建立档案协作组是新时期学校档案管理工作发展的需要。某区教育系统通过建立10个半官方性质的档案协作组，全面推进了学校档案工作管理制度的规范化，有效提升了学校档案管理员的业务水平，并且在推动区域档案信息化方面积累了不少有益的经验。

    关键词：学校档案档案协作组档案管理

    某区隶属于南方沿海经济发达省份，区内共有170余所中小学和200余所幼儿园，其中相当多的学校有着悠久的历史和丰富的档案记录。为了有效保管和利用这些珍贵的历史记录，建立健全学校档案管理工作成为必然。

    为了缓解在学校档案业务指导方面的压力，区教育局、档案局于2007年3月在教育系统按地域范围成立了10个档案工作协作组，十余年来开展的一系列工作，有效推动了该区学校档案工作的健康协调发展。

    一、在教育系统建立档案工作协作组的现实意义

    该区教育系统档案工作协作组的建立，对推进学校档案工作，发挥各学校优秀档案管理员的示范、辐射作用，以及形成档案工作合力让更多的人参与到学校档案工作的管理与指导中来，都起到了有效的推动作用。

    （一）有利于促进组内各校档案工作整体水平的提高

    成立协作组改变了以前各单位相对封闭的工作环境，给档案工作提供了一个相互交流、互为促进的工作平台。[1]协作组成员单位都是本区内地理位置相近的学校，在档案工作内容、性质、发展模式等方面的共同特点明显，相互之间交流档案工作经验更加切合实际。通过相互学习交流，总结出符合自身特点的档案工作方法，可以促进组内各校档案工作整体水平的提高。

    （二）有利于形成合力，使量多面广的学校档案工作得到更大支持

    档案协作组在成立之初，得到了当时各片区教育管理负责人的大力支持，他们热心推选出本片区范围内责任感强的行政领导担任协作组组长，接受区教育局办公室的直接领导，为协作组增添了一定的官方色彩与行政权力。同时，区档案局也积极参与了协作组的组建工作，档案局业务指导科推荐了工作能力突出的20位档案管理员任协作组副组长，这些副组长的工作得到了相关学校领导的大力支持。

    （三）有利于更好地发挥示范、辐射作用，培养一批精通业务的档案工作者

    协作组活动的开展，有助于优秀档案工作者找到作为专业人士的职业价值感，提高对档案工作岗位的归属感，更好地发挥示范、辐射作用。此外，协作组的工作加强了学校档案工作者与同行们的交流与联系，通过相互学习，相互促进，取长补短，共享资源，提高了他们的业务水平和解决问题的能力。

    （四）有利于缓解档案行政管理部门在业务指导及理论研究方面的压力

    传统的学校档案工作业务指导往往由区档案行政管理部门的业务指导部门在唱“独角戏”。协作组的成立，健全了学校档案工作的基层网络，实现了档案指导服务从“点对点服务、各自为政”向“点对面、面对面、点面结合”的分级管理模式的转型，有效提高了档案行政管理部门业务指导监督的效率，使档案行政管理部门有更多的时间和精力进行档案工作理论研究，有重点的抓新知识、新内容的培训，以此提高新形势下档案管理人员的整体素质。[2]

    二、教育系统档案工作协作组的主要工作内容

    该区教育系统档案协作组建立以来，采取了有力的措施着力增强档案工作的针对性和实效性。

    （一）研究共性，整体提高

    成立档案协作组是加强学校档案工作共性研究，促进学校档案工作整体提高的需要。区教育系统档案工作协作组是按照各校所在的地理区域来划分的，交通方便，档案工作共性大，档案协作组利用这种共性，广泛开展学术讲座、学术研讨等活动，使档案工作者了解国内外档案事业发展的现状和趋势，并与学校档案工作实际结合，共同探讨学校档案工作中出现的新问题的解决方法和对策，有效促进了组内所有学校档案工作整体水平的提高。

    （二）建章立制，强化规范

    1.制订了学校档案工作规范。规范中明确了各成员学校的义务和职责，规定了档案的收集范围、归档文件材料的质量要求、保管期限的确定、信息化管理要求等。逐步建立健全了区学校档案管理六大工作制度，对原有各校的不成体系的文件材料归档范围和保管期限表进行整理和调整，统一制定了区学校档案分类方案。

    2.建立和落实了联系汇报制度。一方面要求协作组内各学校主动、及时地向协作组汇报本校档案工作情况，使协作组能及时、全面地掌握本组各校档案工作开展情况，为协作、监督和指导工作提供依据；另一方面，协作组经常向区教育局办公室及区档案局业务指导科反映情况，并提出解決问题的办法和措施，使上级部门能及时、全面地掌握基层学校档案工作方方面面的情况，为科学决策提供依据。

    3.落实和健全档案工作年检制度。在协作组成立之前，学校的档案年检工作以学校自查，区档案局和教育局联合抽查的方式来开展，由于区内学校众多，抽查的范围小，不能很好地实现建立档案年检制度的初衷。协作组建立以后，在各学校全面展开了档案年检工作，保障了年检的质量，并在促进学校档案工作的提升方面起到了积极的推动作用。

    （三）加强交流，提升水平

    1.组织档案管理岗前培训。每年的7-8月，协作组均会组织档案管理岗前培训，由区档案局出面邀请省、市档案局的专家为各校新入职的档案工作者进行岗前培训，使广大档案工作者深入系统地学习档案专业理论知识，并初步具备从事学校档案工作的能力。

    2.开展学校档案管理专题培训。每年5月，教育系统组织系统内部的档案操作实务培训，邀请各协作组的业务组长轮流主持培训活动，业务组长在培训中将自己的工作经验及切身体会与参训者进行分享，使得档案培训活动具有较强的针对性。

    3.利用网络进行档案管理工作交流。协作组充分利用现代网络的优势，建立多种交流学习的平台，如区教育系统档案工作QQ群、博客，开展网上调查讨论活动。另外，目前该区已有100多所学校建立了档案网站，实现了在线档案查询和浏览，加强学校档案管理互动，为档案工作经验交流打造了更广阔的平台。

    4.组织档案法律法规竞赛。为提高学校档案工作者档案法制观念，加快教育系统档案工作的法制化、规范化进程，推进法治建设，该区经常以协作组为单位，组织系统内的档案法律法规竞赛活动，形成了积极向上、和谐的竞争氛围。

    三、学校档案工作协作组建设与实践成效

    自建立档案工作协作组制度以来，该区学校档案工作从逐步完善到深入推进，取得了突出的成绩。

    （一）檔案协作组建设运行更加规范

    通过各协作组成员单位的运作以及各校档案工作者的不断努力，该区教育系统档案协作组的结构更加科学合理，组员专业技能不断增强，年龄结构不断优化，有力促进了该区内各学校档案管理工作及各种档案交流活动的开展。

    （二）档案意识和业务水平得到提升

    一所学校档案如何管理，其作用发挥得如何，在很大程度上取决于学校管理人员的档案意识。[3]各学校档案工作分管领导及档案工作者通过参与区档案局组织的岗前培训、学校档案专题培训以及档案法律法规竞赛等活动，有效地提升了自己的档案意识、档案理论水平和业务能力，推动了该区学校档案工作水平的整体提高。

    （三）档案管理更加规范

    协作组通过定期开展活动，互相学习和促进，形成了你追我赶争创省、市级档案目标管理达标学校的良好局面。到2017年，该区教育系统共创建省级档案工作目标管理单位15家，市级档案工作目标管理单位82家，近97%的学校成为区级以上档案工作目标管理单位。

    （四）信息化工作得以推进

    在协作组的努力下，该区学校档案管理信息化工作稳步推进，协作组成员单位基本实现档案条目及永久类档案电子化，为学校档案信息化工作的深入开展奠定了基础。截至2017年底，区内已有十余所学校通过省示范性数字档案室和标准化数字档案室（馆）的验收。

    四、教育系统档案工作协作组建设的思考与启示

    （一）建立档案协作组是贯彻《档案法》“统一领导，分级管理”原则的有力措施[4]

    成立档案协作组，健全了教育系统档案工作的基层组织，充实了档案工作的领导力量，实现了档案行政管理部门对档案工作的“分级管理”。档案协作组工作形式是激活档案工作机制的有益补充，是档案事业发展的助推器，给档案工作增添了新的活力。

    （二）建立档案协作组有利于争取学校领导的重视与支持[5]

    协作组每开展一次活动，均由各成员学校轮流作东道主，邀请成员单位分管领导参加，既让学校领导了解协作组活动、业务学习的具体内容，又能让他们清醒地认识到本校档案工作的实际水平与改进方向，为学校领导进一步重视与支持档案工作奠定基础。

    （三）建立档案协作组是提升学校档案工作的可行模式

    学校档案工作由于面广量大，档案行政管理部门很难进行一对一的指导和监管，但是学校档案工作内容相近，遇到的困难和问题相似，有利于采用协同管理的工作模式。建立档案协作组后，组内成员之间可以实现协同互补，在协作中采取头脑风暴的形式解决困难和问题，以先进带动后进，实现区域档案管理水平的整体提升。

    参考文献：

    [1]廖军.充分发挥档案工作协作组作用的探讨[J].档案时空，2010（6）：10-12.

    [2]常萍.浅谈档案工作协作组的作用[J].档案天地，2004 （S1）：23-24.

    [3]韩秋黎.学校档案管理理论与实务[M].上海：上海交通大学出版社，2010：9.

    [4]徐光远.略论档案管理工作的基本原则[J].群文天地， 2012 （18）：266-266.

    [5]马宏.关于档案工作协作组问题的几点思考[J].浙江档案，1998（2）：22-23.