从《现代档案——原则与技术》看谢伦伯格的文件管理控制思想

    黄夏基+杨桂凤

    摘要：本文主要从文件拟制工作控制与文件处置工作控制两方面论述了谢伦伯格的文件管理控制思想，抛砖引玉以加强文件的前端控制与全程控制，减少不必要的文件产生，优化文件管理以提升档案质量。

    关键词：控制谢伦伯格档案

    Abstract： The article mainly discusses the record management and control thought of Theodore Schellen？ berg from two aspects for record preparation and disposal work control，in order to further control the quality of ar？ chives by strengthen the control of the front and whole process of record ，to reduce the unnecessary record and optimize the record management to further control the quality of archives.

    Keywords：Control；Theodore Schellenberg；Ar？ chives

    谢伦伯格（Theodore R.Schellenberg，1903-1970）不仅在美国拥有“档案鉴定理论之父”的尊称，在世界上也享誉盛名。关于谢伦伯格的相关研究，大多局限于“档案定义”、“文件双重价值论”、“档案鉴定”、“来源观”等。而文件管理作为《现代档案——原则与技术》（以下简称谢著）的核心部分，充分体现了谢伦伯格的文件管理控制思想。本文集中笔墨深入分析谢伦伯格的文件管理控制思想，从文件拟制与文件处置控制工作着眼，阐述了政府职能、工作过程及文件程序等影响文件产生的因素，提出优化文件管理的个人反思。

    一、研究意义

    （一）重新认识文件管理控制思想

    谢伦伯格在档案界影响颇高，无论是在理论还是实践上都为档案事业的发展画上浓墨重彩的一笔。挖掘谢著文件管理思想，不仅可以重新认识谢伦伯格思想理论，也可以更综合评析谢伦伯格对档案事业贡献。

    （二）适应当前社会实践的需要

    信息时代，行文的便利性降低了行文成本，导致文件数量与日俱增，文山会海成为趋势。不仅使得文件管理面临着严峻的挑战，也影响到国家的运行。近年来，国家也逐渐意识到文山会海给文件管理带来的困难，并印发了《国务院关于进一步精简会议和文件的通知》（国发〔2000〕30号）以从源头上控制与解决文山会海的问题。因此，对文件管理控制思想进行研究，以引发更多人关注文件控制问题并从中获得启示，反思现实以更好解决文件管理所存在的问题与优化文件质量。并从更高的战略层面看待档案管理问题，做好前端控制与全程控制，使得国家治理能够得到有效的保障。

    二、谢著文件管理控制思想的解析

    文件作为信息传递的纽带，“很少有什么事情是不同文件发生关系就可以完成的。”[1]在组织中，好的管理有赖于有效的文件记录管理，发展中国家低效率的文件记录控制是导致其管理不善的一大因素。[2]而文件是档案的前身，文件管理有效与否也将直接影响档案管理的质量，进而影响社会公众对档案的利用。而因此，对文件科学管控就显得十分必要。控制作为社会活动中一项重要的管理职能[3]，控制有效与否直接影响预定目标的实现。制约和维护平衡或实现引导的功能以达到某种预期的目的。

    （一）对文件拟制工作的控制思想

    谢著在第二部分的第六章中就直接明确地提出了对文件拟制工作的控制，主要从三个方面进行论述以控制文件的产生。

    首先，从职能的简化出发。认为“引起不必要的文件制作和保存的根本原因，存在于现代政府的规模及其活动范围和活动方式”，而“政府机关的职能运行一般是可以简化的”。[4]因此，有必要“对政府机器进行仔细的检查并再次简化机构和职能的运行。”[5]其次，从工作过程的简化出发，认为工作过程的复杂程度一般远远超过了需要，被委派一定职责的政府机关一开始很少就会注意到如何履行这些职责的问题，而随着时间的推移，不健全的工作方法就有可能会发展起来，因此，就面临着对某一特定行政工作的各个步骤进行分析以改进程序和简化方法的问题。[6]

    再者，从文件程序的简化进行论述。文件程序对文件数量的产生大致有两个方面的影响。一方面与为了完成重复性或例行性的工作而制作文件有关，另一方面与文件的分发与立卷有关。關于例行性或者重复性的文件要控制标准化文件的计划，应该简化工作过程的计划所采取的步骤，控制表格使用。文件的分类与立卷对文件数量产生的影响，主要与文件的保存制度有关。根据美国的立卷制，通常要为涉及一件事情的每一办事机构复制一份文件副本，这使得某些机构所产生和立卷的个别文件的复制数量就可能会达到惊人的程度。因此，“文件管理专家应该审查各种官员对文件副本的需要”，“使重要文件的副本，得以正确地分发和立卷。”[7]

    因此，谢著认为应该加强负责拟定和主持机关方针计划的高级政府官员、处理公务这一广阔领域内成为专家的公务人员以及负责文件的人员之间的合作以简化政府工作，进而减少文件的产生。

    （二）对文件处置工作的控制思想

    除了对文件的拟制工作进行控制外，也需要对文件处置工作也进行控制。处置可理解为“包括为决定文件最终命运而采取的一切行动”。而这些处置行动包括将文件销毁、摄制缩微胶片、移交给文件中心或是交给档案机构等。若要能恰当处置工作有效控制，首先应该对文件分类。“分类，是有效管理现行文件的基本环节。旨在控制文件的全套计划的其他一切步骤，都有赖于分类。”[8]换言之，分类为有选择地加以保存或销毁提供基础。此外，应与档案工作者合作拟定处置计划、处置时间表和处置清单，对文件进行大部分的必要调查、说明和分析工作，以确保文件处置的质量。

    文件处置“在任何情况下，基本问题总是一个价值问题”，“任何东西都不能替代认真仔细的分析工作。把确定价值的工作简化成为机械性活动的技术是不可能出现的。”[9]由是观之文件的处置即为对文件价值进行鉴定。对此，谢伦伯格提出“文件双重价值论”，由文件管理者与档案工作者共同分析文件不同阶段的价值，以对文件做适当处置。而不论是拟制处置计划、处置时间表和处置清单还是文件价值的鉴定都由文件管理者与档案工作者共同决定，这与詹金逊的“行政官员决定论”背道而驰。

    （三）文件管理控制思想的特点

    上述对谢著的文件拟制工作与文件处置工作的控制思想的归纳，可知谢著的文件管理控制思想具有以下特点：

    1.前端控制。从谢著對文件拟制工作的控制思想来看，文件数量的产生应该受到严格控制。对文件“节制生育”，从政府职能、工作过程以及文件程序这些关键点出发，表明政府复杂性而产生，即部分文件的制作是不必要的。因此，有必要从源头上进行控制，对文件的拟制工作进行有效控制，以规避无用文件的过量繁殖。这种从源头上控制文件制作的思想更具有彻底性，也是对政府结构、职能以及其工作流程的一种反思，更是对文件管理前端控制思想的体现。

    2.全程控制。谢著主张档案工作者参与文件处置工作，更多是基于文件生命周期理论考虑。文件从生成到销毁或永久保存是一个完整的过程，这个过程中价值形态不断发生变化，呈现不同特点。因而，在此过程中有必要吸纳档案工作者的智慧，以对文件作出适当的处置，彰显全程控制的特点。

    综上，谢著的文件管理控制思想主要具有前端控制思想与全程控制的特点。体现了他对文件管理在数量与质量上的有效控制，以实现对经济与效率的追求。

    三、基于谢著文件管理控制思想的现实反思

    二战结束后美国政府机构进行重组，政府职能扩张，使得美国文件数量急剧上涨，档案馆藏库房紧张，公共档案文件管理成为迫切需要解决的问题，谢伦伯格的文件管理控制思想正是基于这样的背景产生。学习文件管理控制思想，在文件数量暴增的时，反思文件管理工作与政府职能，为政府的高效运行奠定良好基础。

    （一）对文件数量控制的反思

    数字时代，电子文件数量浩海如烟。电子文件数量的增加并不会很快使库房的可用空间变小，但无疑会造成文件管理难度加大。档案鉴定理论可以指导档案鉴定工作，而当政府机构设置与办事流程不合理以及文件使用不科学时，不仅增加档案鉴定工作的难度，也可能会增加档案的保存数量，进而使档案管理成本升高。倘若按照组织机构的职能鉴定，当所有的政府部门因为技术的便利性或者使用文件成本降低而增加文件的使用，那么，职能鉴定也并没能从根本上控制档案数量的产生。因此，不管是高级政府机构部门还是基层政府部门，都应该从源头上控制文件数量的产生。

    如若从文件的拟制开始就进行“节制生育”或者当其完成任务后经鉴定而被打入“地狱”，那这种文件管理控制思想会不会破坏了历史记忆的完整性，成为“掠夺历史的大盗”？对此，有学者认为保存历史面貌完整性的目的，要纠正一部分档案的“生存”而牺牲另一部档案“性命”的做法，即要弱化档案鉴定。[10]按照此说法，谢伦伯格从文件的拟制就开始控制文件的产生，那美国的历史就更加残缺不完整了。美国的文件能够成为档案，进而能够进入档案馆一般是3%-5%，但美国人却不因此而认为他们的历史如此不堪。弱化档案价值鉴定的观点过于粗放，对国家整个系统的档案文件管理应该是十分有害的。

    依照谢著的观点，政府职能、工作过程以及文件程序是影响文件产生的重要因素，因此有必要结合实际情况，遵循前端控制原则，从根源上控制文件与档案数量，以保证优质的档案馆藏。

    1.关于政府职能的反思。中国正直改革的关键时期，这些年也在不断的精简机构，适当放权，简化政府职能，优化政府办事流程。依照谢著的说法，简化政府职能与优化政府工作过程一定程度上可以控制文件的产生，但事实上，随着信息技术的发展，文件数量有增无减。

    这也许是因为中国正处于改革的特殊时期，按照以往的经验，在特殊时期往往会产生大量的文件。但如果不是，反过来思考，国家每年产生的文件数量都在增加是否反映了政府在职能上的优化还不足够？“文件产生的原因根植于现代政府固有的特性”，“人们不会仅仅由于有了制作文件的机器而制作文件”，“因为文件只是行政活动的副产品，它的制作不是目的本身。”[11]当要为将来留下所有证据的时候，很有可能是因为政府在权力上过于集中，对社会事务干预过多所导致。学者的亲身经历，“笔者曾在一家单位档案部门从事档案管理工作，期间有同事来利用20多年前的‘工资单，因为上面有能最直接最为有效的证明其在20多年前在某有毒有害工作岗位上工作过的信息，结果他没有找到他想要的‘工资单。”[12]

    也许上面的案例正好反映出中国当前《会计档案管理办法》存在一定问题，印正了周教授的观点“档案价值显现存在很大的偶然性与随机性，很难找到一个准确的答案来回复其价值的大小，或许可以找到一个被大家所理解的近似的不那么完美的‘档案价值。”[13]这可能，反映了我们对文件价值没有一个所谓准确的认识，也可能反映了档案文件管理者与职能执行者之间缺乏有效合作，因而没能对文件处置做出恰当的判断，但这种提供证据性的情况也有可能是因为这个单位的职能没有简化，各种与老百姓密切相关的行政审批制度尚未取消而造成，也许这才是更深层次的原因。无独有偶，这些年来，社会公众办事需要提供各种证据，必然会增加文件管理的数量，以至于档案增长的数量也难以下降。

    2.对工作过程的反思。政府行为活动的改进有赖于工作过程的简化，改革过程中要优化工作服务流程，这在一定程度上有利于改进行政工作的步骤，使工作程序得到简化。通过简化工作过程，优化行政机器运转，减少文件使用环节，进而控制文件数量。简化工作过程，政府部门要反思工作的方式方法，从一开始就要注意如何履行这些职责，健全工作方法。

    3.文件程序的反思。因为行政活动的需要，使得一些文件重复性的出现以及文件复制数量增长，增加文件管理难度。一般而言，对文件控制的程度越大，文件产生的数量越少，但控制的文件也必须满足现实的需要。要满足行政活动需要，大概与信息共享的程度有关。文件的运转过程受到不当控制，就容易导致信息流通困难，信息孤岛现象严重，难以满足现实办事的需要。现代技术的进步，为档案文件信息的共享提供良好环境，各政府机构部门之间应加快信息共享步伐，以减少重复性文件或者文件副本的产生与归档。

    （二）对文件质量控制的反思

    “公共文件是档案工作者的主要对象，它的质量取决于文件的产生方式和在现行使用中的保管方式，也取决于文件的处置方式。”[14]即对文件处置工作控制的好坏直接影响档案质量。从数据的角度来看，值得一提的是，有研究认为，在全球数字数据中，仅有20%的数据被视为有用，而在这20%的数据中，仅有5%的数据被视为尤其有用。[15]也许列举这个案例是基于“利用决定论”的思维，但保管档案的最终目的不正是为了利用？也许利用是将来的、难以预知的，也正因如此，在对文件处置时，有必要基于其生命周期进行考虑，提高全程管理控制的水平，以更好地根据文件价值形态的变化做出适当的判断，以提高对文件处置质量。

    总之，政府行为活动会影响文件管理控制，文件管理控制也会影响政府的行为活动。“效率不高的文件工作，常常是行政管理不当的一个症状。单凭改进文件工作管理不可能治愈这种病症。这种病症的病根比较深。许多文件问题的解决，有待于工作过程的改进，而更全面地说，有待于政府组织和职能的改进。”[16]因而，我们有必要反思当下的政府职能及其工作过程，这也是一个时代的发展需要。

    参考文献：

    [1] [4] [5] [6] [7] [8] [9] [11] [14] [16] [美]T·R·谢伦伯格著.现代档案——原则与技术[M].黄坤坊等译.北京：档案出版社，1983：44，51，52，52，54-58，42-53，59，33， 103，58.

    [2]Jennifer V， Athol L. The development and evalu？ ation of a new filing component for records and docu？ ment control in the Kwazulu-an-tal province South af？ rica Journal of Library ，Archives and information science ， 1999，9（2）：103-177.

    [3]張炜.新编管理学原理[M].苏州：苏州大学出版社，2007：191.

    [10]周林兴，邓晋芝.错位的价值判断应该被纠正——对档案鉴定及销毁的历史视域考量[J].档案学通讯，2015：（2）：38-42.

    [12] [13]周林兴，吕维.价值与认知：档案存毁之间的博弈[J].档案学通讯，2016（5）：29.

    [15]见IDC（国际数据中心）2014年分析报告，The Digital Universe of Opportunities：Rich Data and the Increasing Value of the Internect of Things.[EB/OL]. http：//www.emc.com/collateral/lanalyst-reports/idcdig？ ital-universe-2014.pdf。[2017-4-17]