高校外国专家管理信息系统改进对策研究
张贇
摘要：随着国家的信息化发展和高校外国专家数量日益增多，各高校信息化管理水平亟待得到提升。按照国家外国专家局要求，各高校已全面启动外国专家管理信息系统建设。本文通过对多所高校的调研，总结了外国专家管理信息系统的建设理念、目的、作用及特点。结合目前高校的外国专家管理信息现状、建设要求和效果，提出系统构建的功能和内容的合理化操作的建议，引出了今后利用大数据技术建设多元化外国专家管理信息系统的思考。
关键词：高校 外国专家 管理信息系统 改进对策
中图分类号：G316 文献标识码：A
Strategies of Improving the Management Information System of Foreign Experts in Universities
Zhangyun（Shanghai International Studies University，Shanghai 200083，China）
Abstract：With development of national informationization and increasing number of foreign experts in universities， the level of informative management level needs to be promoted. According to the requirement of State Administration of Foreign Experts Affairs， the universities have started the construction of management information system of foreign experts. This paper concludes the concept， target， function and features of the information system through surveying several universities. With current situation of the management， the requirement of the contruction and the eff ect of the system， this paper throws out suggestions on the functions of the system and the system utilization， leading the thinking on diversifi cation of the system via mass data.
Key words：Universities Foreign Experts Management Information System Strategies of Improving
隨着越来越多的外国人才应聘进入我国从事各种类型的工作，国家外国专家局为提高工作效率，进一步方便聘请单位办理各类外国专家证件，于2008年开始使用“外国专家来华工作证件管理系统”。2015年，按照国家外国专家局要求，各高校全面启动外国专家管理信息系统建设，且学校需通过国家外国专家局建设的“引智工作服务系统”进行外国专家项目申报工作。国家的信息化发展不断倒逼着各高校信息化管理水平的提升。因此，外国专家管理的信息化建设已受到高校的普遍重视，尤其是在外国专家数量庞大的国内高校中发展较快。但无论是系统设计、硬件配置，还是软件开发乃至数据库建设，高校基本上都是根据自身管理特点独立建设，加之每个高校的信息化水平和整体规划不一，导致外国专家信息管理系统建设的水平参差不齐，这就对提高外国专家管理效率带来了极大不便。
1 外国专家信息化管理下的管理信息系统
外国专家的信息化管理是高校外事信息化管理中的一个重要组成部分。外国专家信息化管理，即把外国专家管理工作信息化[1]，是指外事管理人员借助计算机信息系统，将外国专家的信息以及外国专家项目信息汇总，并对外国专家的基本情况、结构比例、工作情况等信息进行存储、统计、分析，对项目的申报和结项进行管理，从而实现管理现代化的过程。
外国专家信息化管理的系统，也可称为外国专家管理信息系统，其管理对象应为来校讲学的短期外国专家和长期工作的外国专家，管理模块分为长期外国专家管理、短期外国专家管理、外国专家项目管理和数据统计，功能包括有信息的存储、查询、更新、删除和上报等。其管理内容主要包括：拟聘请外国专家的基本信息和工作内容；外国专家经费的使用；外国专家工作的成效及成果。
通过外国专家管理信息系统实现外国专家信息化管理是为了转变传统管理方式、业务流程和组织方式，重新整合内外部资源，提高工作效率、加强服务。
2 目前高校外国专家管理信息系统建设现状
为了更清楚地了解各高校的外国专家管理信息系统建设情况，使用走访和调查问卷的形式，对全国27所高院校进行了调研。调研主要就目前各高校是否对外国专家管理使用信息系统，以及已经实现或希望信息系统具有的功能进行调研。经过对座谈结果和调研报告的分析，发现随着国际化办学的推进和对外国人才需求的增长，各所高校对外国专家信息系统建设的需求很急迫，也对当前信息系统的功能全面性、实用性和高效性提出了更高的要求。
2.1调研情况
第一，在这27个调研对象中，已有70.3%的高校安装外事管理系统，且在这70.3%的高校中，70%有外国专家管理模块。这就表明总共大约有一半的高校在外国专家管理中已实现系统的信息化管理
第二，在实现外国专家信息化管理的高校中，我们对这些系统做了进一步地了解。调研结果显示，管理系统中最重要的是六项功能：外国专家邀请管理、外国专家工作许可申请、外国专家项目申报与结项、外国专家经费审核与报销、数据统计以及信息发布。
第三，按照国家外国专家局要求，学校需通过外国专家局开发的两套系统进行外国专家工作许可申请和外国项目申报工作。然而，由于绝大部分高校的外事系统是由不同的软件开发公司开发和设计，其系统内的信息与版式不一致，无法做到与国家外国专家局的系统进行对接。这就导致了学校在申请外国专家许可证或外国专家项目时，信息需要重复输入，使得管理工作重复而又繁琐，希望能通过实现对接来提高工作效率。
第四，除了以上六个外国专家管理系统中已实现的重要功能之外，在调研结果中，有些高校还提出一些希望实现的必要功能。例如，希望能集成对外合作交流处所有相关业务板块以及与校内其他系统进行对接的大数据。
第五，在有些还未安装外国专家管理系统的学校中，超过半数的学校计划安装外国专家管理系统。这不仅是为了顺应国家外国专家局要求，更是为了保障信息的储存、提高工作效率和提升服务水平。
2.2大部分高校的信息化管理现状
随着高校整体信息化水平提高、外事工作管理制度逐步完善，并建立起健全的外国专家管理机制体制，为了改进工作方式，提高效率，近些年来大部分高校的外国专家管理工作信息化水平也随之提高，主要涉及到的功能有信息发布、外国专家工作许可申请、项目申请、长短期外国专家管理等，运用的信息化手段有校园网站，微信、邮箱和公众号，外国专家局的外国人工作许可申报系统和引智申报系统，校内OA系统以及教务系统。
3 问题及对策
3.1面临的问题
虽然从功能上来看，大部分高校的外国专家管理信息化似乎已比较完善，但事实上，这样的信息化水平还亟需提升，其原因主要有两个：
3.1.1信息重复
从外国专家项目申报到外国专家在校管理，再到外国专家离校后的项目总结，从院系和对外合作交流处工作角度上来看，需要在至少三个不同的系统间进行操作，而每个系统中的信息都是一个信息孤岛，无法共享。因此对于邀请一名外国专家，管理人员可能就需要至少填写三遍相同或类似的信息，这无疑会增加管理人员不必要的工作量，且不同的系统又有着一些不同的信息，阻碍信息查找和统计。
3.1.2功能重叠和缺失
管理系统的功能为了做到完善，往往不同的系统间会有一些相同的功能，因此系统越多，功能重复的可能的性就越大，这就需要管理人员在使用不同系统时，需要挑选哪些功能可用，哪些功能需要摒弃，而这往往也会导致院系在使用时功能的不清晰。此外，有些外国专家管理工作中需要的环节不能实现，使得外国专家信息化管理的部分功能缺失，不能体现一个系统性的信息化管理。
3.2建议对策
根据调研结果中的先进做法，针对以上所出现的问题，建议的做法应该是整体规划和整合学校的相关信息系统，从而建立一个长效且合理的外国专家管理信息系统。在完善的管理体系和机制基础上，设计合理的管理工作程序、统一的报表文件和完整的数据信息，建立一个能与上级部门系统链接、功能全面、信息互通、界面简洁且使用友好的外国专家管理系统。此系统主要包括以下几个模块和功能：
第一，外国专家邀请管理。能够实现从外国专家项目申报的信息表中直接导入外国专家个人信息和工作内容等信息，并根据外国专家实际来校情况调整工作时间和工作任务。
第二，外国专家工作许可申请。能够录入外国专家基本信息，且实现与国家外国专家局系统对接。
第三，外国专家项目申报与结项。填写外国专家项目申报表，并实现与国家外国专家局系统对接；与教务系统对接，将课程信息、学时及考核结果等同步至项目结项报告中。
第四，外国专家经费审核与报销。能够实现与学校财务系统的对接，将项目经费的使用情况、审核和报销统一在一个系统中，便于对项目经费使用情况进行实时监控，和对外国专家项目经费总体使用情况的审计。
第五，数据统计以及信息发布。能够根据不同要素，进行数据统计并形成报表，便于对外国专家管理工作的总结，也确保了数据的准确性。将外国专家和院系外事管理人员的联络信息录入系统，可通过信息系统统一发布相关信息或通知。
建立一個功能完善的且统一的外国专家系统其实就是实现了学校的大数据管理，这不仅是提高外国专家管理工作效率的手段，而且是理顺管理流程的必然途径，也是信息化高水平和管理高水平的体现。
参考文献：
[1] 马渝华，乐勇.外国专家管理信息系统在高校中运用[J].高等建筑教育，2001（41）：69- 71.
摘要：随着国家的信息化发展和高校外国专家数量日益增多，各高校信息化管理水平亟待得到提升。按照国家外国专家局要求，各高校已全面启动外国专家管理信息系统建设。本文通过对多所高校的调研，总结了外国专家管理信息系统的建设理念、目的、作用及特点。结合目前高校的外国专家管理信息现状、建设要求和效果，提出系统构建的功能和内容的合理化操作的建议，引出了今后利用大数据技术建设多元化外国专家管理信息系统的思考。
关键词：高校 外国专家 管理信息系统 改进对策
中图分类号：G316 文献标识码：A
Strategies of Improving the Management Information System of Foreign Experts in Universities
Zhangyun（Shanghai International Studies University，Shanghai 200083，China）
Abstract：With development of national informationization and increasing number of foreign experts in universities， the level of informative management level needs to be promoted. According to the requirement of State Administration of Foreign Experts Affairs， the universities have started the construction of management information system of foreign experts. This paper concludes the concept， target， function and features of the information system through surveying several universities. With current situation of the management， the requirement of the contruction and the eff ect of the system， this paper throws out suggestions on the functions of the system and the system utilization， leading the thinking on diversifi cation of the system via mass data.
Key words：Universities Foreign Experts Management Information System Strategies of Improving
隨着越来越多的外国人才应聘进入我国从事各种类型的工作，国家外国专家局为提高工作效率，进一步方便聘请单位办理各类外国专家证件，于2008年开始使用“外国专家来华工作证件管理系统”。2015年，按照国家外国专家局要求，各高校全面启动外国专家管理信息系统建设，且学校需通过国家外国专家局建设的“引智工作服务系统”进行外国专家项目申报工作。国家的信息化发展不断倒逼着各高校信息化管理水平的提升。因此，外国专家管理的信息化建设已受到高校的普遍重视，尤其是在外国专家数量庞大的国内高校中发展较快。但无论是系统设计、硬件配置，还是软件开发乃至数据库建设，高校基本上都是根据自身管理特点独立建设，加之每个高校的信息化水平和整体规划不一，导致外国专家信息管理系统建设的水平参差不齐，这就对提高外国专家管理效率带来了极大不便。
1 外国专家信息化管理下的管理信息系统
外国专家的信息化管理是高校外事信息化管理中的一个重要组成部分。外国专家信息化管理，即把外国专家管理工作信息化[1]，是指外事管理人员借助计算机信息系统，将外国专家的信息以及外国专家项目信息汇总，并对外国专家的基本情况、结构比例、工作情况等信息进行存储、统计、分析，对项目的申报和结项进行管理，从而实现管理现代化的过程。
外国专家信息化管理的系统，也可称为外国专家管理信息系统，其管理对象应为来校讲学的短期外国专家和长期工作的外国专家，管理模块分为长期外国专家管理、短期外国专家管理、外国专家项目管理和数据统计，功能包括有信息的存储、查询、更新、删除和上报等。其管理内容主要包括：拟聘请外国专家的基本信息和工作内容；外国专家经费的使用；外国专家工作的成效及成果。
通过外国专家管理信息系统实现外国专家信息化管理是为了转变传统管理方式、业务流程和组织方式，重新整合内外部资源，提高工作效率、加强服务。
2 目前高校外国专家管理信息系统建设现状
为了更清楚地了解各高校的外国专家管理信息系统建设情况，使用走访和调查问卷的形式，对全国27所高院校进行了调研。调研主要就目前各高校是否对外国专家管理使用信息系统，以及已经实现或希望信息系统具有的功能进行调研。经过对座谈结果和调研报告的分析，发现随着国际化办学的推进和对外国人才需求的增长，各所高校对外国专家信息系统建设的需求很急迫，也对当前信息系统的功能全面性、实用性和高效性提出了更高的要求。
2.1调研情况
第一，在这27个调研对象中，已有70.3%的高校安装外事管理系统，且在这70.3%的高校中，70%有外国专家管理模块。这就表明总共大约有一半的高校在外国专家管理中已实现系统的信息化管理
第二，在实现外国专家信息化管理的高校中，我们对这些系统做了进一步地了解。调研结果显示，管理系统中最重要的是六项功能：外国专家邀请管理、外国专家工作许可申请、外国专家项目申报与结项、外国专家经费审核与报销、数据统计以及信息发布。
第三，按照国家外国专家局要求，学校需通过外国专家局开发的两套系统进行外国专家工作许可申请和外国项目申报工作。然而，由于绝大部分高校的外事系统是由不同的软件开发公司开发和设计，其系统内的信息与版式不一致，无法做到与国家外国专家局的系统进行对接。这就导致了学校在申请外国专家许可证或外国专家项目时，信息需要重复输入，使得管理工作重复而又繁琐，希望能通过实现对接来提高工作效率。
第四，除了以上六个外国专家管理系统中已实现的重要功能之外，在调研结果中，有些高校还提出一些希望实现的必要功能。例如，希望能集成对外合作交流处所有相关业务板块以及与校内其他系统进行对接的大数据。
第五，在有些还未安装外国专家管理系统的学校中，超过半数的学校计划安装外国专家管理系统。这不仅是为了顺应国家外国专家局要求，更是为了保障信息的储存、提高工作效率和提升服务水平。
2.2大部分高校的信息化管理现状
随着高校整体信息化水平提高、外事工作管理制度逐步完善，并建立起健全的外国专家管理机制体制，为了改进工作方式，提高效率，近些年来大部分高校的外国专家管理工作信息化水平也随之提高，主要涉及到的功能有信息发布、外国专家工作许可申请、项目申请、长短期外国专家管理等，运用的信息化手段有校园网站，微信、邮箱和公众号，外国专家局的外国人工作许可申报系统和引智申报系统，校内OA系统以及教务系统。
3 问题及对策
3.1面临的问题
虽然从功能上来看，大部分高校的外国专家管理信息化似乎已比较完善，但事实上，这样的信息化水平还亟需提升，其原因主要有两个：
3.1.1信息重复
从外国专家项目申报到外国专家在校管理，再到外国专家离校后的项目总结，从院系和对外合作交流处工作角度上来看，需要在至少三个不同的系统间进行操作，而每个系统中的信息都是一个信息孤岛，无法共享。因此对于邀请一名外国专家，管理人员可能就需要至少填写三遍相同或类似的信息，这无疑会增加管理人员不必要的工作量，且不同的系统又有着一些不同的信息，阻碍信息查找和统计。
3.1.2功能重叠和缺失
管理系统的功能为了做到完善，往往不同的系统间会有一些相同的功能，因此系统越多，功能重复的可能的性就越大，这就需要管理人员在使用不同系统时，需要挑选哪些功能可用，哪些功能需要摒弃，而这往往也会导致院系在使用时功能的不清晰。此外，有些外国专家管理工作中需要的环节不能实现，使得外国专家信息化管理的部分功能缺失，不能体现一个系统性的信息化管理。
3.2建议对策
根据调研结果中的先进做法，针对以上所出现的问题，建议的做法应该是整体规划和整合学校的相关信息系统，从而建立一个长效且合理的外国专家管理信息系统。在完善的管理体系和机制基础上，设计合理的管理工作程序、统一的报表文件和完整的数据信息，建立一个能与上级部门系统链接、功能全面、信息互通、界面简洁且使用友好的外国专家管理系统。此系统主要包括以下几个模块和功能：
第一，外国专家邀请管理。能够实现从外国专家项目申报的信息表中直接导入外国专家个人信息和工作内容等信息，并根据外国专家实际来校情况调整工作时间和工作任务。
第二，外国专家工作许可申请。能够录入外国专家基本信息，且实现与国家外国专家局系统对接。
第三，外国专家项目申报与结项。填写外国专家项目申报表，并实现与国家外国专家局系统对接；与教务系统对接，将课程信息、学时及考核结果等同步至项目结项报告中。
第四，外国专家经费审核与报销。能够实现与学校财务系统的对接，将项目经费的使用情况、审核和报销统一在一个系统中，便于对项目经费使用情况进行实时监控，和对外国专家项目经费总体使用情况的审计。
第五，数据统计以及信息发布。能够根据不同要素，进行数据统计并形成报表，便于对外国专家管理工作的总结，也确保了数据的准确性。将外国专家和院系外事管理人员的联络信息录入系统，可通过信息系统统一发布相关信息或通知。
建立一個功能完善的且统一的外国专家系统其实就是实现了学校的大数据管理，这不仅是提高外国专家管理工作效率的手段，而且是理顺管理流程的必然途径，也是信息化高水平和管理高水平的体现。
参考文献：
[1] 马渝华，乐勇.外国专家管理信息系统在高校中运用[J].高等建筑教育，2001（41）：69- 71.
