关于做好新型农村社区建设过程中档案管理工作的思考

    钱海峰

    摘要：本文探讨了北京市新型农村社区建设过程中档案工作的特点，指出了档案工作中存在的问题，并提出了加强领导、完善制度；加强监督指导，保证新型农村社区建设过程中文件材料的完整收集；严格把握移交全流程，做好档案的移交工作等建议。

    关键词：农村社区档案管理档案工作

    新型农村社区试点建设是北京市深入落实城市总体规划和城乡一体化规划，转变农村经济发展方式，促进优质资源和要素向农村转移，实现农民充分就业和人口集聚，提高农村地区公共服务水平，努力探索郊区城镇化和新农村建设协同发展的新途径。新型农村社区建设档案是新型农村社区建设过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录，是行政村向新型农村社区过渡过程的重要历史见证，是新型农村社区建设实践活动的真实记录，是依法落实和维护农民各项权益的重要依据。如何确保行政村向新型农村社区过渡过程中，形成的文件材料能够很好地收集归档、规范整理，并按照有关规定妥善地将原行政村所形成的档案移交给新成立的社区，确保档案的齐全完整和系统安全，是新型农村社区档案工作迫切需要解决的问题。

    一、新型农村社区建设过程中档案管理工作的特点

    （一）涉及面广，档案类型丰富

    从档案的形成部门看，新型农村社区建设不但涉及各级相关行政监管审批部门、镇乡、行政村，还涉及工程建设的设计、施工、监理等单位；从档案形成的门类来看，既产生大量的文书档案，还产生大量的基建、会计、声像等类型的档案；从档案形成的载体看，既有纸质载体的档案，还有电子档案、实物档案等。

    （二）更加强调时效性

    新型农村社区建设往往采取的是政府和大型企业合作建设的方式，在建设的时间节点上，体现了时间紧、节奏快、环环相扣的特点。具体到档案管理工作上来说，由于相关档案材料都是随着建设过程的推进而产生的，因此同样体现出较强的时效性。这就要求文件材料的收集归档要及时跟进，否则就很有可能造成永久性的遗失。

    （三）对专业性的要求更高

    在新型农村社区建设过程中，无论是文书、基建、设备档案，还是声像、会计、电子、实物档案，每一门类档案都有其特定的形成规律和特点，而且这些规律和特点往往隐藏在一定现象的背后，需要实践者要具有一定专业知识。具体来说，这些档案的收集整理不但需要掌握较强的专业基础，而且需要档案管理人员把相关的专业知识与具体的工作实践相结合。

    二、新型农村社区建设过程中档案管理工作存在的问题

    （一）领导重视程度有限，档案管理力度尚待提升

    当前，北京市一些地区的镇乡将新型农村社区建设作为最紧要的任务去落实，但是他们并没有将档案工作列入其中，没有把通过档案验收作为新社区竣工验收的前提。从行政村的情况看，部分行政村的档案工作尚未形成正常领导体制和工作机制，行政村领导对档案工作重要性认识不够，对档案相关法律法规不了解，档案工作没有得到应有的重视和关注，档案管理所需的人、财、物均无法得到很好保障。新社区建设时，由于原行政村拆除，临时的办公条件有限，档案保管的设施设备跟不上，普遍存在档案管理措施不力，保管条件差的现象。如有的行政村档案室地方狭小，致使档案无法实行集中统一管理，只能分散保管在各办公室，遗失、废弃、虫蛀等风险较大；有的行政村档案无专人管理，柜子不上锁，谁都可以随意查阅和利用档案；有的行政村档案资料零散存放，日常工作中档案资料谁用谁管，中间如果出现人员变动，很容易造成档案资料遗失。

    （二）缺乏有效监督，档案收集不到位

    新型农村社区建设过程中的档案工作与日常的农村档案工作存在较大差别，无论是产生的文件材料数量，还是档案的门类都远超过日常农村档案工作中产生的文件材料。由于缺乏有效的监督指导，这些行政村并没有根据工作情况的变化及时调整本单位的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，导致许多有归档价值的文件材料都散落在各部门中，没有能够及时地收集归档。此外，新社区建设过程中，由于缺乏明确的任务分工，相关部门对合并村镇的地物、地貌、重要建筑、文物古迹等原貌，没有足够的记录存档意识，致使这些重要的信息不能较好地留存下来，造成永久的遗憾。

    （三）档案移交不规范

    新型农村社区建成后，无论是由一个行政村转化而来的，还是由几个行政村联合建成的，原行政村的所有档案都应该移交给新成立的社区保管，然而目前仍存在档案移交不按程序办事，交接时档案底数不清，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的也不签字，交接手续不严密、监交工作不严格等问题。甚至出现相关档案不移交或不按期移交，移交的档案不完整等现象，这样很容易造成移交的档案既不能真实全面地反映原行政村的基本职能和历史全貌，又不能把新型农村社区建设过程进行全程留痕。

    三、做好新型农村社区试点建设过程中档案管理工作的对策

    （一）加强领导，完善制度，做好新型农村社区建设过程中的档案管理工作

    乡镇作为新型农村社区建设的牵头单位，从开始就应把档案工作列入新型农村社区建设工作计划中，与社区建设的各项工作统筹规划，保障档案工作与社区建设各项工作同步开展。区档案局与乡镇应指导参与新型农村社区建设各单位、各部门建立健全档案管理制度和标准，使工作制度覆盖新型农村社区建设过程中档案收集、保管、利用、移交等各個环节，形成制度体系，主要包括档案管理人员岗位责任制、文件归档制度、档案借阅制度、档案保密制度、档案保管制度等规章制度。

    各单位、各部门要切实增强工作责任感，认真分析并及时解决新型农村社区建设过程中档案管理工作中存在的各种困难和问题；加强对新型农村社区建设过程中各环节业务文件资料及照片、音像、实物和电子文件的收集力度，集中统一保管，确保新型农村社区建设过程中产生的档案文件完整、准确、系统、有效；要把新型农村社区建设过程中的档案管理责任落实到岗、到人，切实加强社区档案保管工作，档案库房应确定专人负责管理，档案管理人员要切实履行管理职责；要根据工作需要配备相应的设施设备，采取各种防范措施，切实做好防高温、防潮湿、防光、防尘、防有害生物（霉菌、虫、鼠）、防火、防盗等工作，确保档案的安全保管。

    （二）加强监督指导，保证新型农村社区建设过程中文件材料的完整收集

    区档案局可以联合乡镇，依照“提前着手、提前介入、减少散失”的原则，即根据新型农村社区建设过程中档案工作的特点，按照国家有关规定和档案规范管理基本要求，编制一些易懂、易操作的教材，可以通过微信、QQ等手段，采用一对一指导等方式，积极帮助各单位、部门档案管理人员学习掌握档案业务知识，掌握专业技能，做到全程督查，随时指导，发现问题及时纠正，确保在新型农村社区建设过程中，各门类、载体文件材料收集的齐全完整。同时，区档案局要指导行政村科学编制新型农村社区建设过程中的文件材料的归档范围和档案保管期限表，将新型农村社区建设过程中形成的具有保存价值的文件材料全部纳入归档范围，科学划分保管期限，使各单位、各部门档案管理人员有章可循、有法可依，知道哪些文件材料应该被收集。

    行政村的档案管理人员，以及新型农村社区建设过程中各临时机构的兼职档案管理人员，要依据修订的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，认真做好本单位、本部门产生的文件材料的收集工作。如乡镇牵头负责部门，重点加强收集诸如市、区县、乡（镇）有关新型农村社区建设的方案、办法、通知，新型农村社区建设工作中形成的建设规划平面图、鸟瞰图、宣传资料、统计报表、工作小结、工作台账及有关新型农村社区建设各种信息等；参建施工部门要重点加强收集诸如新型农村社区建设的地质勘探、规划设计、图纸报表、工程质量管理等；行政村要重点加强收集诸如群众入户登记、房屋丈量评估、征求意见书，新住宅楼的建筑与结构施工测量记录、施工记录、施工试验、过程验收、竣工图，新住宅楼的电、暖、水、煤施工记录、施工试验、过程验收、竣工图，太阳能热水系统工程、陶瓷等施工材料构配件检测报告、进场检验、设备开箱检查的文件材料等。此外，乡镇牵头部门还应指定相关部门人员注意拍摄留存好行政村拆迁及新型农村社区建设过程中有关声像和照片资料等历史原貌等资料。

    （三）严格把握移交全流程，做好档案的移交工作

    原行政村所形成的档案移交给新成立的社区前，主要做好以下五项工作：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账物相符、心中有数；二是对借出的档案要及时催还；三是要注重收集散存在各部门工作人员手中的文件材料；四是按档案移交要求编制档案移交文据及表格；五是撰写档案移交说明。在正式移交过程中，要做好档案交接监督工作。档案交接监督工作对档案交接起着鉴证和监督作用，档案交接监督人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。交接双方在交接监督人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到账物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式三份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、交接监督人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作負责。

    参考文献：

    [1]张明琴.社区档案管理对策探讨[J].总裁，2009（7）：105-106.

    [2]胡健.社区档案工作人员素质提升的重要性及相应策略[J].黑河学刊，2010（8）：136-137.

    [3]杨迎.社区档案的建设与发展[J].商情，2011（21）：133-144.作者单位：北京市档案局