“双套制”下档案管理理念的变革
张译之 郑良杰 徐建
摘要：网络时代的来临，使得电子文件的传递也更加方便。使过去采用的纸质文件已经面临淘汰局面，甚至不能再满足企业的需要。尽管如此，很多企业却对电子文件的安全性表现出了不信任的态度，所以在采用电子文件的同时，也采用了纸质文件。这种“双套制”的档案管理模式容易给档案部门带来一些问题，所以必须进行变革。笔者对此进行了分析，希望能为广大的相关工作者提供一些参考依据。
关键词：“双套制” 档案管理 理念 变革
中图分类号：G271 文献标识码：A
1 什么是“双套制”
在电子文件管理时代，为了促使电子文件能保存长久，也为了促使文件更加真实，所以产生了“双套制”的档案管理理念。
第一，纸质档案里的“双套制”需建立在档案的安全性方面，要求档案文件根据规定保存在档案馆内。另外一套则由文件生成部门自行保存，实行备份。到了后来，“双套制”不但包括纸质文件的保存，同时也以缩微胶片等形式保存了另外一套。也因此，不管是哪种载体，不管是异地、本地都实施备份。在电子环境当中，“双套制”主要针对的是归档保存状态，所以顾名思义，被称为“双套归档”。也就是说，针对同一份文件不但保存纸质文件，同时也保存电子文档，两者均可进行使用。
第二，“双套制”还存在一个“双轨制”的概念，这是针对文件使用和处理阶段所提出的。电子文件与纸质文件随着处理流程而不断转化，在进入运转程序时演变成了纸质、电子两种。工作人员必须对内容相同的两种文件进行一定程度的处理，现行阶段完成之后，“双套制”导致“双套”归档产生。在“双轨制”中也包括了“双套制”，使得文件得到了合理化管理。电子文件也属于“原始文本”，能起到处理事务的作用。若是管理到位，那么便能产生完善的元数据，同时产生全面化的电子文件。
在实现了“双套制”之后，不但能对纸质文件进行复印，同时也能对纸质文件进行数字化扫描。但一般环境下纸质文件的数字化归档，则不在笔者阐述的范围内。
2 实施“双套制”的原因
2.1电子文件比纸质文件更具备优势
比起纸质文件，电子文件的方便性更强。而且电子文件的存储密度很大，存储空间小，所以也满足了人们对于文件和档案信息的使用需求。随着大家对信息的时效性要求越来越高，电子文件的优势也越来越突出，其具备纸质文件所没有的优势，同时得到了一定的普及。
2.2电子文件所存在的劣势
电子文件具有几个劣势，这些劣势限制了电子文件的使用，所以很多人采用“双套制”的理念。
一是安全性。电子文件必须依靠软硬件技术设备，而且设备更新会使得信息无法读取。存储的载体若是产生了问题，那么就会影响文件的安全性。此外，信息在传递的过程中非常容易暴露。但纸质文件却具有稳定性强的特点，不但保存时间长，而且非常安全。
二是法律凭证性。由于电子文件的内容和载体容易分离，而且也容易进行修改和复制，最终影响信息的真实性。此外，电子文件不能被作为法律凭证。尽管我国法律没有排除将电子文件作为证据和凭证，然而电子文件的证明力却不够。不仅如此，法律也没有对电子文件的归类进行规定，所以电子文件通常不能被当成直接证据。但纸质文件却相反，其不但具有原始记录性，而且安全可靠。在法律诉讼或者案件调查中，纸质文件可以被当成凭证、证据。
3 档案“双套制”管理模式存在的问题
3.1馆藏纸质档案难以进行数字化处理
站在量的角度来分析，发现企业在促使纸质档案朝着数字化方向发展时，需要耗费较多的资金和技术。站在职能的角度来分析，发现档案部门属于企业中的一部分。在推动档案数字化的进程时，容易产生不少阻力。而且很多档案部门只注重收藏，不注重利用，导致档案无法得到全面规划，数字化进程也无法得到推进。所以，难以达到良好的效果。
3.2纸质档案的量越来越大
企业在发展的过程中，纸质档案的量会越来越大。一般的方法是在归档后对纸质档案进行扫描，然而工作量太大，而且需要成熟的技术和管理制度作为保障。大部分企业的科技档案都仍然以纸质档案为主。配套电子档案的归档方式有两种，一种是促使电子档案和纸质档案进行同步归档，但这样的方式不容易实现。另外一种则是在归档时仅仅只收纸质版本，等到纸质档案整理结束，再将纸质档案进行电子扫描，变成电子档案。所以“双套制”管理模式所产生的工作量非常大。
3.3档案日常管理事务繁杂
在对档案进行日常管理时，可将管理工作分为两部分。一部分是纸质档案的搜集、整理、鉴定、保存等。这些工作非常繁琐，任务量也很大，属于管理中的核心部分。另外一部分是纸质档案的借阅利用服务。在借阅纸质档案时，档案工作者必须要进行登记，办理手续，进行注销等，经历很多流程。
3.4缺少电子档案的归档接口
因为受到“双套制”管理模式的影响，所以电子档案归档接口至少需要两个，一个是档案系统接收数字化档案的接口；另外一个则是办公自动化系统和档案系统的归档接口。然而目前的问题是，办公自动化系统接口和档案系统接口的标准不一致。在办公自动化系统的电子公文流轉完毕后，不能自动归档到档案系统。此外，档案系统也缺乏一定的能力来支撑电子公文的使用。同时也容易出现这样的情况：增量档案导入的流程不明确。此外，数据导入的流程太复杂，可能产生操作方面的失误。
3.5电子档案归档的范围不明确
企业的档案分为很多种，其包括了财务档案、文书档案、技术档案、设计档案、商品档案等等。要促使这些档案全部被转化为电子档案，工作量非常大。举个例子，之前的图纸档案的扫描，包括了会计档案的导入、凭证的扫描等。这些工作均可能产生瓶颈方面的问题。
3.6档案管理人员缺失
目前，很多企业都存在档案部门人员紧缺的现象。一些企业将其他部门的人员放在档案工作岗位上，致使工作人员身兼数职。这样一来，工作人员日复一日地重复着机械式的操作，逐渐失去了档案工作的创新性和进步性。此外，很多档案工作者的年龄都偏大，这些工作者偏执于纸质档案的管理和保存，不会使用电子档案，甚至对信息技术产生了抵触心理。也因此，档案部门缺少新鲜血液的输入，甚至无法突破全新的思路和理念，因此难以获得技术方面的进步。
4 “双套制”下档案管理理念的变革
4.1明确电子档案的收集范围，制定出科学合理的档案归档范围
从目前来看，企业针对电子档案进行管理时，需要注重这两个方面的内容：第一个方面是文书档案，第二个方面是技术档案。
4.1.1对文书档案进行归档整理
文书档案也可以被分为两种类型，一种是企业收文，一种是企业发文。企业的发文一般都以系统原生电子文件为重点。而且这些文件能够在企业的办公自动化系统中得到转化，通过标准化接口，也可以被归档至档案系统的预归档库。同时，也由工作人员对电子文件和纸质文件进行统一化整理，最终交给档案部门进行保管。企业收文则大多数都是纸质文件，一些纸质文件还包含了光盘。企业收文的载体除了包括单套纸质文件，也包括了通过网络传输系统传递的单套电子公文，以及电子文件和纸质文件双套传递的文件。对于这些收文，企业可以构建一个标准化接口，将收文导入到办公自动化系统、档案系统中，促使其进入到办公自动化系统，完成公文的流转工作。在处理结束时，还要导入档案系统预归库中。
4.1.2对技术档案进行归档整理
要解决技术档案的“双套管”问题，就需要保证系统原生件的凭证性，这样才能使其和纸质档案共同归档，减少技术档案的扫描工作量。站在技术方面来分析，发现借助数字签名、盖水印的方式可促使归档系统件更具备法律性。站在流程方面来分析，要锁定件的流转，就要促使数据的变化和备份均进行登记，从而保障原生态件的流转达到闭环的目的，从而完成件的归档工作。
4.2促使档案信息化进程加快
企业档案信息化水平，对“双套制”产生了一定的影响。为此，需要将档案信息化建设纳入到企业信息建设中去，从而促使档案部门的信息化建设得以加强。其中的重点是档案管理系统，促使该系统得到创新和开发，这已经成为了重要的任务。另外，也要开发出档案系统和企业其他系统的统一接口，促使办公自动化系统中属于归档范围的文件也能得到自动归档，减少手工操作量。同时，还要对档案数字化的配套设施进行完善。
所以，企业中档案的采集接口分为两种。一种是应用系统和档案系统的自动归档接口。另外一种是数字化档案手动操作接口。需要注意的是：手动导入接口需要特殊管控，避免数字化文件向外散播。
4.3推进档案的数字化进程
促使档案“双套制”理念得到利用，必须要建立在档案的可用性、可读性方面，提升档案管理的水平。为了达到这样的目标，要促使企业档案全部进行数字化扫描，将档案挂接至档案系统中。数字化的方式有两种，一种是全部外包给外部企业，另一种是企业自行扫描。在选择了合理的扫描方式后，企业要借助不同技术手段对电子档案的使用权限进行约束，提高档案的安全性。
本文站在“双套制”的角度阐述了文件管理的现状，并且针对其中存在的问题提出了对策。随着技术的不断发展，“双套制”档案管理模式会得到一定的改进，同时朝着标准化、安全化的方向发展，促使档案管理更加科学合理。
参考文献：
[1] 陈水湖，魏丽维.试析档案“双套制”管理模式下电子档案管理问题及对策[J].机电兵船档案，2016（3）：48- 50.
[2] 蘇君华，刘芳.被异化的谨慎——对“双套制”管理的问题分析及策略选择[J].档案学通讯，2015（4）：100- 104.
[3] 陈永生，杨茜茜，侯衡，苏焕宁.电子政务系统中的档案管理：问题与思考[J].档案学研究，2015（2）：28- 37.
[4] 洪佳惠.知识考古视域下的档案——从“双套制”问题说起[J].档案学通讯，2015（2）：34- 38.
[5] 李兵.对电子文件“双套制”归档含义的理解——同一份文件的两种版本与两个部分[J].中国档案，2011（9）：32- 33.
摘要：网络时代的来临，使得电子文件的传递也更加方便。使过去采用的纸质文件已经面临淘汰局面，甚至不能再满足企业的需要。尽管如此，很多企业却对电子文件的安全性表现出了不信任的态度，所以在采用电子文件的同时，也采用了纸质文件。这种“双套制”的档案管理模式容易给档案部门带来一些问题，所以必须进行变革。笔者对此进行了分析，希望能为广大的相关工作者提供一些参考依据。
关键词：“双套制” 档案管理 理念 变革
中图分类号：G271 文献标识码：A
1 什么是“双套制”
在电子文件管理时代，为了促使电子文件能保存长久，也为了促使文件更加真实，所以产生了“双套制”的档案管理理念。
第一，纸质档案里的“双套制”需建立在档案的安全性方面，要求档案文件根据规定保存在档案馆内。另外一套则由文件生成部门自行保存，实行备份。到了后来，“双套制”不但包括纸质文件的保存，同时也以缩微胶片等形式保存了另外一套。也因此，不管是哪种载体，不管是异地、本地都实施备份。在电子环境当中，“双套制”主要针对的是归档保存状态，所以顾名思义，被称为“双套归档”。也就是说，针对同一份文件不但保存纸质文件，同时也保存电子文档，两者均可进行使用。
第二，“双套制”还存在一个“双轨制”的概念，这是针对文件使用和处理阶段所提出的。电子文件与纸质文件随着处理流程而不断转化，在进入运转程序时演变成了纸质、电子两种。工作人员必须对内容相同的两种文件进行一定程度的处理，现行阶段完成之后，“双套制”导致“双套”归档产生。在“双轨制”中也包括了“双套制”，使得文件得到了合理化管理。电子文件也属于“原始文本”，能起到处理事务的作用。若是管理到位，那么便能产生完善的元数据，同时产生全面化的电子文件。
在实现了“双套制”之后，不但能对纸质文件进行复印，同时也能对纸质文件进行数字化扫描。但一般环境下纸质文件的数字化归档，则不在笔者阐述的范围内。
2 实施“双套制”的原因
2.1电子文件比纸质文件更具备优势
比起纸质文件，电子文件的方便性更强。而且电子文件的存储密度很大，存储空间小，所以也满足了人们对于文件和档案信息的使用需求。随着大家对信息的时效性要求越来越高，电子文件的优势也越来越突出，其具备纸质文件所没有的优势，同时得到了一定的普及。
2.2电子文件所存在的劣势
电子文件具有几个劣势，这些劣势限制了电子文件的使用，所以很多人采用“双套制”的理念。
一是安全性。电子文件必须依靠软硬件技术设备，而且设备更新会使得信息无法读取。存储的载体若是产生了问题，那么就会影响文件的安全性。此外，信息在传递的过程中非常容易暴露。但纸质文件却具有稳定性强的特点，不但保存时间长，而且非常安全。
二是法律凭证性。由于电子文件的内容和载体容易分离，而且也容易进行修改和复制，最终影响信息的真实性。此外，电子文件不能被作为法律凭证。尽管我国法律没有排除将电子文件作为证据和凭证，然而电子文件的证明力却不够。不仅如此，法律也没有对电子文件的归类进行规定，所以电子文件通常不能被当成直接证据。但纸质文件却相反，其不但具有原始记录性，而且安全可靠。在法律诉讼或者案件调查中，纸质文件可以被当成凭证、证据。
3 档案“双套制”管理模式存在的问题
3.1馆藏纸质档案难以进行数字化处理
站在量的角度来分析，发现企业在促使纸质档案朝着数字化方向发展时，需要耗费较多的资金和技术。站在职能的角度来分析，发现档案部门属于企业中的一部分。在推动档案数字化的进程时，容易产生不少阻力。而且很多档案部门只注重收藏，不注重利用，导致档案无法得到全面规划，数字化进程也无法得到推进。所以，难以达到良好的效果。
3.2纸质档案的量越来越大
企业在发展的过程中，纸质档案的量会越来越大。一般的方法是在归档后对纸质档案进行扫描，然而工作量太大，而且需要成熟的技术和管理制度作为保障。大部分企业的科技档案都仍然以纸质档案为主。配套电子档案的归档方式有两种，一种是促使电子档案和纸质档案进行同步归档，但这样的方式不容易实现。另外一种则是在归档时仅仅只收纸质版本，等到纸质档案整理结束，再将纸质档案进行电子扫描，变成电子档案。所以“双套制”管理模式所产生的工作量非常大。
3.3档案日常管理事务繁杂
在对档案进行日常管理时，可将管理工作分为两部分。一部分是纸质档案的搜集、整理、鉴定、保存等。这些工作非常繁琐，任务量也很大，属于管理中的核心部分。另外一部分是纸质档案的借阅利用服务。在借阅纸质档案时，档案工作者必须要进行登记，办理手续，进行注销等，经历很多流程。
3.4缺少电子档案的归档接口
因为受到“双套制”管理模式的影响，所以电子档案归档接口至少需要两个，一个是档案系统接收数字化档案的接口；另外一个则是办公自动化系统和档案系统的归档接口。然而目前的问题是，办公自动化系统接口和档案系统接口的标准不一致。在办公自动化系统的电子公文流轉完毕后，不能自动归档到档案系统。此外，档案系统也缺乏一定的能力来支撑电子公文的使用。同时也容易出现这样的情况：增量档案导入的流程不明确。此外，数据导入的流程太复杂，可能产生操作方面的失误。
3.5电子档案归档的范围不明确
企业的档案分为很多种，其包括了财务档案、文书档案、技术档案、设计档案、商品档案等等。要促使这些档案全部被转化为电子档案，工作量非常大。举个例子，之前的图纸档案的扫描，包括了会计档案的导入、凭证的扫描等。这些工作均可能产生瓶颈方面的问题。
3.6档案管理人员缺失
目前，很多企业都存在档案部门人员紧缺的现象。一些企业将其他部门的人员放在档案工作岗位上，致使工作人员身兼数职。这样一来，工作人员日复一日地重复着机械式的操作，逐渐失去了档案工作的创新性和进步性。此外，很多档案工作者的年龄都偏大，这些工作者偏执于纸质档案的管理和保存，不会使用电子档案，甚至对信息技术产生了抵触心理。也因此，档案部门缺少新鲜血液的输入，甚至无法突破全新的思路和理念，因此难以获得技术方面的进步。
4 “双套制”下档案管理理念的变革
4.1明确电子档案的收集范围，制定出科学合理的档案归档范围
从目前来看，企业针对电子档案进行管理时，需要注重这两个方面的内容：第一个方面是文书档案，第二个方面是技术档案。
4.1.1对文书档案进行归档整理
文书档案也可以被分为两种类型，一种是企业收文，一种是企业发文。企业的发文一般都以系统原生电子文件为重点。而且这些文件能够在企业的办公自动化系统中得到转化，通过标准化接口，也可以被归档至档案系统的预归档库。同时，也由工作人员对电子文件和纸质文件进行统一化整理，最终交给档案部门进行保管。企业收文则大多数都是纸质文件，一些纸质文件还包含了光盘。企业收文的载体除了包括单套纸质文件，也包括了通过网络传输系统传递的单套电子公文，以及电子文件和纸质文件双套传递的文件。对于这些收文，企业可以构建一个标准化接口，将收文导入到办公自动化系统、档案系统中，促使其进入到办公自动化系统，完成公文的流转工作。在处理结束时，还要导入档案系统预归库中。
4.1.2对技术档案进行归档整理
要解决技术档案的“双套管”问题，就需要保证系统原生件的凭证性，这样才能使其和纸质档案共同归档，减少技术档案的扫描工作量。站在技术方面来分析，发现借助数字签名、盖水印的方式可促使归档系统件更具备法律性。站在流程方面来分析，要锁定件的流转，就要促使数据的变化和备份均进行登记，从而保障原生态件的流转达到闭环的目的，从而完成件的归档工作。
4.2促使档案信息化进程加快
企业档案信息化水平，对“双套制”产生了一定的影响。为此，需要将档案信息化建设纳入到企业信息建设中去，从而促使档案部门的信息化建设得以加强。其中的重点是档案管理系统，促使该系统得到创新和开发，这已经成为了重要的任务。另外，也要开发出档案系统和企业其他系统的统一接口，促使办公自动化系统中属于归档范围的文件也能得到自动归档，减少手工操作量。同时，还要对档案数字化的配套设施进行完善。
所以，企业中档案的采集接口分为两种。一种是应用系统和档案系统的自动归档接口。另外一种是数字化档案手动操作接口。需要注意的是：手动导入接口需要特殊管控，避免数字化文件向外散播。
4.3推进档案的数字化进程
促使档案“双套制”理念得到利用，必须要建立在档案的可用性、可读性方面，提升档案管理的水平。为了达到这样的目标，要促使企业档案全部进行数字化扫描，将档案挂接至档案系统中。数字化的方式有两种，一种是全部外包给外部企业，另一种是企业自行扫描。在选择了合理的扫描方式后，企业要借助不同技术手段对电子档案的使用权限进行约束，提高档案的安全性。
本文站在“双套制”的角度阐述了文件管理的现状，并且针对其中存在的问题提出了对策。随着技术的不断发展，“双套制”档案管理模式会得到一定的改进，同时朝着标准化、安全化的方向发展，促使档案管理更加科学合理。
参考文献：
[1] 陈水湖，魏丽维.试析档案“双套制”管理模式下电子档案管理问题及对策[J].机电兵船档案，2016（3）：48- 50.
[2] 蘇君华，刘芳.被异化的谨慎——对“双套制”管理的问题分析及策略选择[J].档案学通讯，2015（4）：100- 104.
[3] 陈永生，杨茜茜，侯衡，苏焕宁.电子政务系统中的档案管理：问题与思考[J].档案学研究，2015（2）：28- 37.
[4] 洪佳惠.知识考古视域下的档案——从“双套制”问题说起[J].档案学通讯，2015（2）：34- 38.
[5] 李兵.对电子文件“双套制”归档含义的理解——同一份文件的两种版本与两个部分[J].中国档案，2011（9）：32- 33.
