浅析制造企业应付暂估挂账与核销存在的问题及对策

    陈云霞

    摘要：随着市场竞争日益激烈，越来越多的制造企业引入精益生产理念，企业要求供应商按其生产计划及时将物料送到指定地点，经检验合格后投入生产。对于已验收入库尚未开票结算的物料，企业先按物料的暂估价值记账，此种做法不能真实反映企业的资产和负债状况。文章分析了制造企业应付暂估数量核对、价格估计、采购发票结算流程中存在的问题，并给出管理建议。

    关键词：制造企业；应付暂估挂账；采购发票核销

    应付暂估挂账与冲销就是将采购收货入库与采购发票结算两个本应同时进行的环节进行人为拆分，因此形成过渡性负债科目：应付暂估。通过对应付暂估的挂账和冲销，将采购预估价格调整成实际发票价格。若采购部门对应付暂估长期不清理，形成大额挂账，会造成公司存货不实，成本失真，影响会计数据准确性，增加公司经营潜在风险。因此制造企业加强应付暂估挂账与核销的清理已迫在眉睫。

    一、制造企业应付暂估挂账与核销过程中存在的问题

    （一）应付暂估数量与供应商核对不一致

    企业根据生产计划指令，要求供应商将物料送到指定生产线边仓位，由企业收货部门签收后随即投入生产，在生产过程中检验人员发现物料质量不合格时，需填制不合品处置单并集中存放，次日与供应商办理采购退货签收手续，将实物退回供应商。在签收交接和生产领用过程中，极易存在如下问题：

    第一，企业采购收货办理不及时，甚至漏办。如：企业因生产计划临时调整，对供应商已送达的物料暂缓办理采购收货入库，供应商急于配送其他企业货物，本着互信态度将物料暂放在企业，隔日物料被企业生产部门直接领用，后经多次催促后才办理采购收货入库，更有甚者不办理采购收货入库，从而造成企业应付暂估数量与供应商核對不一致。

    第二，供应商采购退货办理不及时。如：大部分供应商非常重视采购收货的交接手续，对物料数量、品名、规格都与企业一一核对。对于采购退货的交接手续，略显轻视，对不合格物料数量、品名、规格存在疑义时，并未积极与企业沟通解决，从而导致采购退货不能及时办理，致使企业应付暂估数量与供应商核对不一致。

    （二）应付暂估价格易偏离实际结算价

    企业在办理采购收货入库后，供应商尚未开具发票进行采购结算时，企业按物料预估价格入账，记入存货科目。而预估价格偏离采购发票结算价格的幅度，直接影响企业财务报表数据的真实可靠性。在对物料进行价格估计时，易存在如下问题：

    第一，市场行情波动较大，无法准确预估物料价格。如：铝、铜、钢等大宗物料，价格随国际市场行情波动，采购预估价格易偏离实际结算价。

    第二，经办人员责任心不强，任意估价。如：企业经办人员在办理采购收货入库时，因涉及物料品种多，工艺复杂，无法准确预估价格时，便统一以名义金额1元为预估价格办理采购收货入库。

    第三，计量单位换算错误，导致预估价格错误。企业在实际业务中，经办人员极易将计量单位混淆，导致物料的预估价格成倍虚增或虚减。以上原因都会造成企业或高或低的估计物料价格，从而导致企业存货资产虚增或虚减，使企业利润不实，增加企业税收违规风险。若被管理层恶意利用，人为调节利润，后果严重。

    （三）供应商发票入账困难

    企业采购部门负责采购价格报批工作，并每月与供应商核对采购数量，通知供应商开具发票，经审核无误后，交财务部门入账，冲销应付暂估。在供应商发票入账时，极易存在如下问题：

    第一，数量不一致，供应商无法及时开出发票。如：因采购收货或采购退货办理不及时，企业与供应商数量无法核对一致，导致供应商未能在规定时间内开出发票。

    第二，采购价格不确定，供应商无法及时开出发票。如：对于长期合作的供应商，存在先供货，后定价的现象，针对一些工艺复杂的非标零件，由于企业与供应商的市场信息不对称，无法谈妥采购结算价，因此供应商无法正常开票。

    第三，经办人员工作疏忽，将供应商发票滞留在手中，迟迟不予办理发票入账审批流程，更有甚者会造成增值税发票过期。以上原因都会造成供应商发票入账不及时，应付暂估核销滞后，最终导致应付暂估大额挂账。

    二、应付暂估清理存在问题的原因

    制造企业在应付暂估挂账与核销的清理过程中，存在以上问题的主要原因是：首先，企业采购收货管理制度不健全。没有规范的制度指导并约束各部门及供应商，采购收货、采购退货流程办理时效较差，造成应付暂估数量与供应商不符，无法及时办理发票核销；其次，企业预估价格管理方法不完善。采购人员没有统一的标准和方法，全凭经验进行估价；最后，企业采购发票结算管理办法不健全。供应商不能及时开票结算，造成企业应付暂估余额较大，与此同时供应商回款困难。

    三、解决途径及对策

    （一）选择先进的供应商关系管理软件

    可选择使用供应商关系管理系统（SRM）。其是实现企业与上游供应商维持长期合作伙伴关系的管理软件。通过供应商关系管理软件平台，企业可实时更新采购需求及送货需求，供应商也可实时查询企业收货记录，每日跟踪企业是否及时办理采购收货手续，且可跟踪企业采购退货明细。SRM软件平台能促使企业与供应商采购流程透明化，缩短采购异常反馈时间，做到采购信息实时共享。

    （二）建立规范的采购收货管理制度

    1. 采购部门下达采购需求。 根据企业月度生产计划，采购部门将月度采购需求下达给供应商，供应商提前备货。

    2. 采购部门下达送货需求。根据企业日生产计划，采购部门将日送货需求下达给供应商，要求供应商按日送货需求将物料直接配送到指定生产线边仓位。对于因生产计划临时调整，采购部门须提前一日更新送货需求。

    3. 验收入库。供应商配送物料时，附采购部门《送货需求》，一式两份。生产线边仓位收货人员根据供应商提供的《送货需求》，对物料品名、规格、数量进行逐一核对，经核对无误后在《送货需求》上签收。一联供应商留存，一联收货人员留存。

    4. 采购退货。在生产过程中，检验人员发现不合格品时，先填写《不合格物料处置单》，一式四联。一联由检验人员留存；一联由收货人员留存，用于供应商退货签收；一联由采购人员留存，用于采购结算对账；一联由供应商留存，用于采购结算对账。

    （三）建立完善的材料估价方法

    1. 价格咨询法。对于價格随国际市场行情波动的大宗物料（如铝材、铜材、钢材），可通过网上查询、持续跟踪分析，掌握当期价格波动主要因素，从而提供合理的预估价格。

    2. 价格参照法。对于新增零部件的价格预估，可参照同类产品价格（如工艺相近、材质相近、用量相近的同类产品），不得任意估价。

    3. 价格修正法。定期对预估价格进行统一检查，因价格波动导致估价偏离实际的物料进行预估价格修正。对于因计量单位换算错误导致估价错误的物料，应立即修正。

    （四）建立规范的供应商开票结算管理办法

    1. 采购结算价格审批。采购人员需每日统计送货需求中新增物料，交由采购价格工程师统一开展询价、报价、价格审批工作，并在五个工作日内完成。

    2. 采购结算发票开具。采购人员每月1日从ERP系统中导出上月采购收货、退货明细，经与供应商核对无误后，在五个工作日通知供应商开票。供应商需在接到通知后五个工作日内完成开票工作（含外地供应商邮寄时间）。

    3. 采购结算发票入账。采购人员接到供应商发票后，需在五个工作日内完成企业内部审批流程，交财务部入账冲销应付暂估。

    （五）建立完善的应付暂估持续跟踪管理办法

    1. 定期开展应付暂估核对工作。采购部门是应付暂估明细账的直接责任部门，需按月或季对ERP系统里长期未办理采购发票结算的物料进行持续跟踪分析。由于采购结算价格迟迟未审批、或供应商不予办理采购负数发票结算等异常原因，采购部门需出具应付暂估明细核对报告，并向企业财务部门报备。

    2. 定期开展应付暂估清理工作。财务部门每年组织采购部门对应付暂估明细账开展清理工作，对长期（超过三年以上）不予办理采购发票结算的应付暂估，且无任何原因说明的，经履行相关审批手续后，由财务部门办理应付暂估核销。

    四、结语

    综上所述，企业应建立健全采购收货制度、材料估价方法、供应商开票结算管理办法、应付暂估持续跟踪分析管理办法，并使用先进的供应商关系管理系统，以有效降低应付暂估挂账、冲销过程中的各类风险。

    作者单位：

    [1]康晶.浅析应付暂估款存在的风险及对策[J].中国集体经济，2015（28）.

    [2]林阁.材料采购内部控制缺失风险及应对[J].乡镇企业会计，2012（05）.

    [3]刘潇苑.浅谈如何清理应付暂估款项[J]. 《现代经济信息》 2016（02）.

    （作者单位：南京康尼机电股份有限公司）