信息化背景下传统档案管理工作的改革
王丽娟
摘要：在信息技术飞速发展的推动之下，传统档案管理方式也相应地出现了变革。基于此，为使档案管理者在信息化背景下更好地开展工作，本文以传统档案管理工作在信息化背景下所出现的问题为出发点，对建立完善的档案管理体系、提升档案管理的工作质量、使档案管理工作形成前瞻性、全面提升档案管理人员的信息化意识等，与其相关的改进策略进行了研究和阐释。
关键词：信息化 档案管理 前瞻性 改进策略
中图分类号：G271 文献标识码：A
档案管理的信息化管理，就是通过对计算机技术的利用将单位内相关业务的档案资料采用信息技术的方式所进行的管理工作，这样可以让档案使用者更方便的将档案查找出来，从而有效地发挥出档案的作用。在这一过程中，信息化手段能够有效提升档案加工效率。档案管理工作可以具备使单位以过往的业务信息为基础，通过改正以前所出现问题实现新的突破来获得更好的发展。
1 信息化背景下所出现的问题
1.1档案管理信息化长期不重视
在信息化发展的背景下，大部分单位的档案管理工作仍然遵循着以前的工作方式。这不是因为从业人员没有意识到信息化的重要性，而是因为与其他行业相比较而言，档案管理工作长期被社会上所轻视，很多单位没有意识到档案管理的重要性，甚至认为档案管理是一个“可有可无”的职位，造成其为了节省开支尽可能地压缩档案部门的员工，导致大量档案管理工作只有少数几人来完成，而这些工作者在繁重的压力下也很难有时间去提升自身的信息化技能，久而久之，其在日复一日的忙碌中形成工作惯性而不再想进行改变。同时，很多單位也不重视改善档案管理者的工作条件，因为想节约成本而不更换管理设备，导致了档案管理信息化出现滞后的情况。
1.2档案信息化管理制度不健全
目前很多档案利用信息化开展档案管理的过程中，一直没有跟进明确相应的管理制度，造成在实际工作中管理分工混乱模糊的情况时有发生，造成档案在登记、核算、分配、统计和信息化上传的过程中时常因为职责分配不明确而出现错误。尽管信息化手段已经开始在部分单位的档案管理工作中得到了应用，但由于过往的档案信息是采用纸质方式进行记录，故此，很多时候需要采用信息化和纸质档案共同工作的方式，这种工作方式很容易造成混乱，而落后的档案管理制度也导致档案在管理中很难做到科学有序，同时还造成档案管理人员的责任心长期得不到提升，很多档案管理人员总是抱着“重保管轻使用”的心态，认为档案管理只是用来留存以往数据，没有形成整理利用档案的思想，导致档案管理的信息化水平长期得不到提升[1]。
2 信息化背景下档案管理的改革策略
2.1建立完善的档案管理体系
信息化背景下为了更好地开展档案管理工作，建立起一条明确完善的档案管理体系是不可缺少的，其主要工作方式包括以下几点。
第一，开展档案工作的最终目的是确保其可以更好地与市场经济相匹配，因此，档案管理者应当以市场实际情况为出发点，建立一整套的信息化档案管理体系，该体系需要保证其在有利用需求时能够被高效的检索出来，从该角度出发，档案管理工作需要有更高层的管理者在其指导和协调下开展，这就决定了建立一套完整的档案管理工作领导体系是不可少的，可以确保管理工作能够在其指导下有组织地开展，整个档案信息也会因此而得到更合理的开发利用。
第二，以往没有信息化的档案管理工作还处于闭门造车的状态，只是被保存在一个固定的档案库中，只有等到人们需要查询的时候才会被拿出来，这导致其有很强的封闭性、固定性和格式性。而在信息化背景下，档案管理需要变得更加开放，并在工作中通过信息化方式建立一套网络化管理体系，这将保证档案信息具备很强的规律性、结论性和数据性，信息技术可以将其进行整合处理使其变得更加严谨、精简、完善和直观。以某地交通运输部门档案管理工作为例，其在信息化背景下已经将本地区其所管辖范围内的全部交通系统在运营、监理、维护和设计过程形成了一整套的网络体系，并依照保密等级将其纳入到全国交通体系之内，从而有效地提升了当地交通系统档案的利用和开发效率，档案管理工作也变得更加标准、细化、科学和规范[2]。
2.2提升档案管理的工作质量
要想在信息化背景下改革好传统档案管理工作，提升档案管理的工作质量，也是其中所必不可少的应用手段，其主要工作方式如下。
随着社会各行各业业务量的不断扩张，其自身所包含的档案信息量也越来越大，传统的手工档案检索方式将会大量浪费人力成本和时间成本造成业务上的损失，同时巨大的工作量中管理人员也难免会出现错误，这将使整个单位的业务运转受到严重影响，因此，这就需要在档案管理工作中尽快落实档案信息化检索技术，该技术可以充分实现档案检索工作的自动化，有效降低其中的人力和时间成本消耗，同时计算机技术还能够保障检索错误率大大降低，并有效提升档案信息的动态性、灵活性和便利性，这将充分便利相关人员对其所开展的筛选和分析工作。
档案作为一种重要的信息资源，有着很强的生产转化能力，使其受到人们越来越多的重视。以交通系统为例，在我国交通网络大发展的背景下，交通档案已经成为道路桥梁建设企业确定其建筑流程目标的一项重要手段，将其运用到生产中能够充分提升交通网络的完整性，并以此来间接推动国民经济生产总值获得全面提升。这就需要交通运输部门在对档案进行管理的过程中应当从实际出发，形成一套集档案开发、服务和利用的应用流程，确保其中所记录的信息能够转化为现实的生产力，以此来保证交通运输业获得更大的发展前景[3]。
2.3使档案管理工作形成前瞻性
在信息化背景下，对传统档案管理工作进行改进要具备一定程度上的主动性和前瞻性，只有这样才可以保证走在变革前面，不被时代淘汰，从而在行业内取得领先地位，其工作内容主要包括以下几个方面。
第一，档案管理者需要使档案管理工作变得更加规范化，其主要包括以下几个方面。确定好每个管理人员的工作范围，做到人尽其责，这可以确保整个管理工作达到井井有条，使每份档案都能得到良好的管理，同时在工作开展的过程中要保证其具备时效性，任何一份档案在下发到档案室后都应该及时对其进行处理，保证其具备高度完整性，避免出现残损的情况。无论档案是处于保管、利用、密封还是其他状态中，保管人员都有义务保持其达到完整，并定期对其开展登记工作，以防止出现遗漏或丢失。以交通系统档案管理为例，在对交通档案进行管理时应当注重其特殊性要求，保持其整条线路从建设施工一直到运营全部过程中都要完成好记录，以使其达到信息完整性的要求。
第二，信息化手段方便了档案管理过程中对信息的检索，其便利性也因此大大提升，利用此种手段管理人员可以充分掌握档案内所记录的信息，这能够在翻看档案的单位决策者制定运营计划和积累工作经验的过程中发挥重要的作用，同时，利用信息化手段，档案管理工作的交流性也将得到大幅度提升，相关人员利用信息检索目录能够及时收集和掌握到对自己有用的信息，当然这也要求档案管理人员做好相应的保密工作，不但要在档案查询页面设置登录和查询的权限，也可以将一些保密度高的档案设置成不公开形式，以此来切断档案泄露的渠道，避免问题的出现。
2.4全面提升档案管理人员的信息化意识
飞速发展的信息化技术使档案管理工作变得更加便捷高效，但很多档案管理人员由于工作惯性的原因，始终无法全面接受信息化的档案管理方式，也没有积极地去学习如何利用信息化手段开展档案管理的方法，这就决定了全面提升档案管理人员信息化意识的必要性，其主要工作方式如下。
第一，应当加强对档案管理人员业务手段的培训工作，使其意识到以前所使用的档案工作方式已经跟不上时代潮流。宣讲人员应当将信息化管理档案的方式像听讲者进行演示，使其能够充分了解到信息化档案管理手段的便捷性和高效性，这可以帮助其充分意识到以往所使用的档案管理手段是落后于时代的，需要对信息化技术进行学习，只有这样，档案管理人员才会真正提升自身的信息化档案管理意识，放弃不合时宜的落后手段来使用信息化手段开展档案管理工作。同时，要想做好档案管理工作还必须要具备很强的政治思想素质和责任感，这就需要加强自身素质形成统筹规划的管理观念，形成大局观意识，在服从组织安排的基础上做到勤学习、勤思考和勤动手，不断自我改正缺点来提升业务能力。
第二，不同的档案具备不同的价值，信息化手段赋予了档案管理的高效便捷，这就需要管理人员加强自身的信息反馈意识。以交通系统档案管理为例，在開展交通系统档案管理的过程中，其需要定期整理部门的内部资料并按照档案类型开展案例汇编工作，以此来有效突出档案内部的价值性，充分发挥出交通档案信息对交通运输行业的促进作用，从而在保证自身不断完善的过程中使自身价值发挥到最大[4]。
综上所述，本文探讨了信息化背景下传统档案管理工作的改革策略，利用所列举的改革策略可以使档案管理工作变得更加标准、细化、科学和规范，方便相关人员对其进行筛选和分析工作，从而确保档案信息具备很强的规律性、结论性和数据性。档案管理者应更好地运用信息化手段开展工作，为我国档案管理行业取得更大的发展做出贡献。
参考文献：
[1] 汤柏龄.浅析交通档案管理的信息化构建思路[J].黑龙江交通科技，2017，40（12）：201- 203.
[2] 丛春妍.对交通档案管理信息化建设的重要性与途径探讨[J].城市建设理论研究（电子版），2017（28）：62- 63.
[3] 李敏.当前交通档案管理信息化中存在的问题及对策解析[A].《教育科学》编委会.2017年2月全国教育科学学术交流论文汇编[C].《教育科学》编委会，2017，1.
摘要：在信息技术飞速发展的推动之下，传统档案管理方式也相应地出现了变革。基于此，为使档案管理者在信息化背景下更好地开展工作，本文以传统档案管理工作在信息化背景下所出现的问题为出发点，对建立完善的档案管理体系、提升档案管理的工作质量、使档案管理工作形成前瞻性、全面提升档案管理人员的信息化意识等，与其相关的改进策略进行了研究和阐释。
关键词：信息化 档案管理 前瞻性 改进策略
中图分类号：G271 文献标识码：A
档案管理的信息化管理，就是通过对计算机技术的利用将单位内相关业务的档案资料采用信息技术的方式所进行的管理工作，这样可以让档案使用者更方便的将档案查找出来，从而有效地发挥出档案的作用。在这一过程中，信息化手段能够有效提升档案加工效率。档案管理工作可以具备使单位以过往的业务信息为基础，通过改正以前所出现问题实现新的突破来获得更好的发展。
1 信息化背景下所出现的问题
1.1档案管理信息化长期不重视
在信息化发展的背景下，大部分单位的档案管理工作仍然遵循着以前的工作方式。这不是因为从业人员没有意识到信息化的重要性，而是因为与其他行业相比较而言，档案管理工作长期被社会上所轻视，很多单位没有意识到档案管理的重要性，甚至认为档案管理是一个“可有可无”的职位，造成其为了节省开支尽可能地压缩档案部门的员工，导致大量档案管理工作只有少数几人来完成，而这些工作者在繁重的压力下也很难有时间去提升自身的信息化技能，久而久之，其在日复一日的忙碌中形成工作惯性而不再想进行改变。同时，很多單位也不重视改善档案管理者的工作条件，因为想节约成本而不更换管理设备，导致了档案管理信息化出现滞后的情况。
1.2档案信息化管理制度不健全
目前很多档案利用信息化开展档案管理的过程中，一直没有跟进明确相应的管理制度，造成在实际工作中管理分工混乱模糊的情况时有发生，造成档案在登记、核算、分配、统计和信息化上传的过程中时常因为职责分配不明确而出现错误。尽管信息化手段已经开始在部分单位的档案管理工作中得到了应用，但由于过往的档案信息是采用纸质方式进行记录，故此，很多时候需要采用信息化和纸质档案共同工作的方式，这种工作方式很容易造成混乱，而落后的档案管理制度也导致档案在管理中很难做到科学有序，同时还造成档案管理人员的责任心长期得不到提升，很多档案管理人员总是抱着“重保管轻使用”的心态，认为档案管理只是用来留存以往数据，没有形成整理利用档案的思想，导致档案管理的信息化水平长期得不到提升[1]。
2 信息化背景下档案管理的改革策略
2.1建立完善的档案管理体系
信息化背景下为了更好地开展档案管理工作，建立起一条明确完善的档案管理体系是不可缺少的，其主要工作方式包括以下几点。
第一，开展档案工作的最终目的是确保其可以更好地与市场经济相匹配，因此，档案管理者应当以市场实际情况为出发点，建立一整套的信息化档案管理体系，该体系需要保证其在有利用需求时能够被高效的检索出来，从该角度出发，档案管理工作需要有更高层的管理者在其指导和协调下开展，这就决定了建立一套完整的档案管理工作领导体系是不可少的，可以确保管理工作能够在其指导下有组织地开展，整个档案信息也会因此而得到更合理的开发利用。
第二，以往没有信息化的档案管理工作还处于闭门造车的状态，只是被保存在一个固定的档案库中，只有等到人们需要查询的时候才会被拿出来，这导致其有很强的封闭性、固定性和格式性。而在信息化背景下，档案管理需要变得更加开放，并在工作中通过信息化方式建立一套网络化管理体系，这将保证档案信息具备很强的规律性、结论性和数据性，信息技术可以将其进行整合处理使其变得更加严谨、精简、完善和直观。以某地交通运输部门档案管理工作为例，其在信息化背景下已经将本地区其所管辖范围内的全部交通系统在运营、监理、维护和设计过程形成了一整套的网络体系，并依照保密等级将其纳入到全国交通体系之内，从而有效地提升了当地交通系统档案的利用和开发效率，档案管理工作也变得更加标准、细化、科学和规范[2]。
2.2提升档案管理的工作质量
要想在信息化背景下改革好传统档案管理工作，提升档案管理的工作质量，也是其中所必不可少的应用手段，其主要工作方式如下。
随着社会各行各业业务量的不断扩张，其自身所包含的档案信息量也越来越大，传统的手工档案检索方式将会大量浪费人力成本和时间成本造成业务上的损失，同时巨大的工作量中管理人员也难免会出现错误，这将使整个单位的业务运转受到严重影响，因此，这就需要在档案管理工作中尽快落实档案信息化检索技术，该技术可以充分实现档案检索工作的自动化，有效降低其中的人力和时间成本消耗，同时计算机技术还能够保障检索错误率大大降低，并有效提升档案信息的动态性、灵活性和便利性，这将充分便利相关人员对其所开展的筛选和分析工作。
档案作为一种重要的信息资源，有着很强的生产转化能力，使其受到人们越来越多的重视。以交通系统为例，在我国交通网络大发展的背景下，交通档案已经成为道路桥梁建设企业确定其建筑流程目标的一项重要手段，将其运用到生产中能够充分提升交通网络的完整性，并以此来间接推动国民经济生产总值获得全面提升。这就需要交通运输部门在对档案进行管理的过程中应当从实际出发，形成一套集档案开发、服务和利用的应用流程，确保其中所记录的信息能够转化为现实的生产力，以此来保证交通运输业获得更大的发展前景[3]。
2.3使档案管理工作形成前瞻性
在信息化背景下，对传统档案管理工作进行改进要具备一定程度上的主动性和前瞻性，只有这样才可以保证走在变革前面，不被时代淘汰，从而在行业内取得领先地位，其工作内容主要包括以下几个方面。
第一，档案管理者需要使档案管理工作变得更加规范化，其主要包括以下几个方面。确定好每个管理人员的工作范围，做到人尽其责，这可以确保整个管理工作达到井井有条，使每份档案都能得到良好的管理，同时在工作开展的过程中要保证其具备时效性，任何一份档案在下发到档案室后都应该及时对其进行处理，保证其具备高度完整性，避免出现残损的情况。无论档案是处于保管、利用、密封还是其他状态中，保管人员都有义务保持其达到完整，并定期对其开展登记工作，以防止出现遗漏或丢失。以交通系统档案管理为例，在对交通档案进行管理时应当注重其特殊性要求，保持其整条线路从建设施工一直到运营全部过程中都要完成好记录，以使其达到信息完整性的要求。
第二，信息化手段方便了档案管理过程中对信息的检索，其便利性也因此大大提升，利用此种手段管理人员可以充分掌握档案内所记录的信息，这能够在翻看档案的单位决策者制定运营计划和积累工作经验的过程中发挥重要的作用，同时，利用信息化手段，档案管理工作的交流性也将得到大幅度提升，相关人员利用信息检索目录能够及时收集和掌握到对自己有用的信息，当然这也要求档案管理人员做好相应的保密工作，不但要在档案查询页面设置登录和查询的权限，也可以将一些保密度高的档案设置成不公开形式，以此来切断档案泄露的渠道，避免问题的出现。
2.4全面提升档案管理人员的信息化意识
飞速发展的信息化技术使档案管理工作变得更加便捷高效，但很多档案管理人员由于工作惯性的原因，始终无法全面接受信息化的档案管理方式，也没有积极地去学习如何利用信息化手段开展档案管理的方法，这就决定了全面提升档案管理人员信息化意识的必要性，其主要工作方式如下。
第一，应当加强对档案管理人员业务手段的培训工作，使其意识到以前所使用的档案工作方式已经跟不上时代潮流。宣讲人员应当将信息化管理档案的方式像听讲者进行演示，使其能够充分了解到信息化档案管理手段的便捷性和高效性，这可以帮助其充分意识到以往所使用的档案管理手段是落后于时代的，需要对信息化技术进行学习，只有这样，档案管理人员才会真正提升自身的信息化档案管理意识，放弃不合时宜的落后手段来使用信息化手段开展档案管理工作。同时，要想做好档案管理工作还必须要具备很强的政治思想素质和责任感，这就需要加强自身素质形成统筹规划的管理观念，形成大局观意识，在服从组织安排的基础上做到勤学习、勤思考和勤动手，不断自我改正缺点来提升业务能力。
第二，不同的档案具备不同的价值，信息化手段赋予了档案管理的高效便捷，这就需要管理人员加强自身的信息反馈意识。以交通系统档案管理为例，在開展交通系统档案管理的过程中，其需要定期整理部门的内部资料并按照档案类型开展案例汇编工作，以此来有效突出档案内部的价值性，充分发挥出交通档案信息对交通运输行业的促进作用，从而在保证自身不断完善的过程中使自身价值发挥到最大[4]。
综上所述，本文探讨了信息化背景下传统档案管理工作的改革策略，利用所列举的改革策略可以使档案管理工作变得更加标准、细化、科学和规范，方便相关人员对其进行筛选和分析工作，从而确保档案信息具备很强的规律性、结论性和数据性。档案管理者应更好地运用信息化手段开展工作，为我国档案管理行业取得更大的发展做出贡献。
参考文献：
[1] 汤柏龄.浅析交通档案管理的信息化构建思路[J].黑龙江交通科技，2017，40（12）：201- 203.
[2] 丛春妍.对交通档案管理信息化建设的重要性与途径探讨[J].城市建设理论研究（电子版），2017（28）：62- 63.
[3] 李敏.当前交通档案管理信息化中存在的问题及对策解析[A].《教育科学》编委会.2017年2月全国教育科学学术交流论文汇编[C].《教育科学》编委会，2017，1.
