浅析高职院校财务报销工作存在的问题与建议

    姚文波

    摘 要：财务报销是高职院校财务管理工作中的重点。随着高职院校办学规模的扩大，经费投入越来越多，资金使用项目越来越广，财务报销方式发生了变化，导致财务报销工作产生了很多问题。从高职院校财务报销实际工作入手，针对财务报销工作中存在的问题，提出优化财务报销的思路，以期提高财务报销工作效率和质量。

    关键词：高职院校;财务报销;问题;建议

    中图分类号：G717? ? ? ? 文献标志码：A? ? ? 文章编号：1673-291X（2019）28-0112-02

    近年来，随着我国高职体制改革的逐步深入，学生招生数量的不断增加，政府对教育经费的投入也在加大，并呈现出多元化趋势。《高等学校会计制度》颁布以及《政府会计制度》在高校职院校的全面实施，对会计核算的要求越来越高，高职院校的财务管理也面临着更高的要求，并对财务报销提出了新的挑战，给财务管理造成一定的压力，影响财务主体的权益，影响了高职院校的发展。财务报销方法、措施的推行和改进可以提高财务报销运行效率，有效地降低财务成本，发挥资金的最大效用，提升财务管理水平等。

    一、高职院校财务报销的现状

    大多高职院校还采用传统的报销方式，财务报销一般报销人员、部门领导和主管院领导在原始单据签字后，由报销人员到财务处排队等候粘贴原始票据、整理票据凭证、规范填写报销单据，审核人员审核之后，递交主管财务院领导签字审批，再回到财务处签字复核无误后，传递到出纳进行付款。由于财务报销需求较大，报销时间比较集中，报销人员排队较长，需要耐心等候财务人员对其凭证进行审核、归类汇总。在财务报销过程中，必须完成每项环节部署，任一环节报销出现问题必须重新开始财务报销准备工作，占用教职工大量时间，引起报销人员不满，增加报销行为人之间矛盾。

    随着高职院校改革，办学规模不断扩大，专项资金投入加大，报销工作分类细化，财务报销流程繁杂，业务量大幅增加。但因高职院校财务工作人员有限，报销信息不对称，报销账目难易程度不一等，导致审核工作时间较长。在规定时间内完成大量的报销账目审核与复核，报销人员缺乏耐心等候的前提下，财务人员工作和压力增加，财务报销效率低下。

    二、高职院校财务报销存在的问题

    1.经费来源多样化，预算控制效果不好。目前，高职院校拨款主要是以财政拨款为主，除了正常的公用经费和人员经费外，还有大量的专项资金，经费来源渠道和申报途径日趋多样化，有些项目没有进行充分的可行性论证，项目经费支出难的问题日益突出。并且每项资金的下达细化了用途，不能超支、挪用。比如科研经费拨款，不同的科研项目下达的资金不同，但必须做到专款专用。这就要求财务人员在审核时必须掌握各类经费的使用要求，对专款专用、有特定用途的经费进行严格的预算控制，对于超预算、超范围的报销业务不予报销。而项目负责人认为款项是自己的经费，可以随意使用，同时经费的使用要求項目负责人和归口部门领导签字，加大了财务报销的工作量，需要耗费财务人员的大量时间，影响报销效率，也使得财务报销更加复杂化。

    2.报销签字审批环节时间长。现行的财务报销审批大多数实行“一支笔”制度，即各部门或院（系）领导负责经费的签字审批，有些高职学院还需要分管领导签字审批，到财务审核后，主管财务领导行使签批权，财务处长再进行签字审批。有些事项如专项经费除了项目负责人签字，各归口部门领导也要签字，这种多层的审批制度有利于经费的控制管理，但势必增加了财务报销的难度。如遇到部门负责人、主管领导开会不在或复杂业务沟通不畅的情况下，签字很难一两次完成，往往一笔账要跑三五次，耗费报账人员较多的时间，极易引发财务人员与报销人员的冲突，导致报销人员对财务部门产生抱怨心理，使得财务报销工作难以顺利完成。

    3.财务人员与报销人员信息不对称。财务人员和报销人员对财经制度的熟悉程度直接影响报销业务是否一次顺利通过。财务工作人员熟悉各类经费的报账规定，但是报销人员很少有正规的培训和学习，虽然了解一些财经法规，但对财务制度不可能像财务人员一样及时更新。报账人员在进行报销工作时，与财务人员没有专门的沟通渠道，且财务报销相关的法规信息化、公开化、透明度不高。因而，在报销过程中经常会出现不合规票据、领导审批权限不完整，以及报销项目与实际经济事项或者经费用途范围不相符等无法办理的情况，影响报销程序的完成。频繁“退单”容易造成报销人员对财务审核人员的不满情绪，进而转嫁为对财务部门的不满，也会让财务人员因重复审核而烦躁，影响财务报销工作顺利进行。

    4.财务人员业务技能和工作积极性不高。长期以来，高职院校财务人员习惯于既定的程序，坐在办公室等候报销人员递来凭证，当出现不符合相关规定时则予以退还，这对于花了很长时间准备和排队办理的报销人员来说，容易产生抵触心理。随着高职院校办学规模的扩大，专项资金投入量增加，对财务人员的要求提高，但高职院校并没有重视对报销人员的培养，有些财务报销人员业务不专，自动更新知识能力不够。财务人员工作本身又烦琐复杂，特别是遇到报销高峰期，既要审核原始单据，又要审核领导签批权限，还要查看是否符合对应的经费预算，再加上时不时的电话答疑，致使财务人员产生烦躁情绪，严重影响工作积极性与热情。并且财务人员较其他部门工作人员工作量大，但待遇地位并不高，精神压力大，导致财务人员工作积极性不高。

    三、加强高职院校财务报销工作的建议

    1.完善财务报销制度和规范。目前高职院校财务报销制度和经费管理制度尚不完善，没有形成统一的规范。按照会计制度的要求，为了规范财务报销业务，必须统一财务报销制度与业务流程。高职院校可根据业务的发展和需要，及时修订完善财务报销管理制度，如根据现行的公务接待费、差旅费、科研经费等系列管理制度，明确具体的规范要求，细化操作办法。完善相关的财务审批管理制度，规范报销要求、报销流程等。同时，高职院校内部要明确财务报销监督责任，完善财务报销的审批与监督机制。财务报销的支出预算应当与财务审批制度相结合，提高财务报销支出预算工作的科学、合理、准确可行。

    2.加大财务报销宣传和培训力度。财务部门要大力宣传财务政策和制度，扩大财务报销知识的普及程度和范围，降低财务人员与报销人员之间的沟通障碍，缓解财务人员与报销人员之间信息不对称的矛盾。首先，财务部门可以借助网络平台，把相关的报销指南、财务报销制度及流程上传，也可进一步把条目众多的文字资料做成图片、PPT或视频形式，这样就可以让报销人员有更加直观的理解，有效减少了审核人员接听电话及现场答疑的时间，提高工作效率。其次，开通QQ群、微信群等咨询平台，及时将新的政策、规定传达給报销人员，对于财务报销中常见问题进行答复，大家相互交流，提高了宣传效率。最后，利用高职院校开学、预决算公开会议等进行财务报销知识的培训，深入各部门、院系开展座谈会、讲座，进行面对面的交流，现场答疑解惑，让报销人员更好地掌握财务报销的流程与要求，提高财务报销效率。

    3.加强财务人员队伍建设。在高职院校财务制度不断改革的情况下，财务部门应加强财务人员财经法规、制度和专业知识的培训学习，通过多种形式、多种途径，实行多层次培训，优化知识结构，提高职业判断技能，全面提升财务人员信息化水平和业务能力，提高财务报销审核工作效率。财务人员还应注重管理能力和沟通协调能力，提升业务修养，进而提高财务部门的服务水平和质量。同时，完善财务人员的内部奖励机制，优化财务人员队伍结构，明确财务人员分工和责任，减少财务人员工作量，提高财务人员工作积极性和效率。

    4.优化财务报销手段，改进财务报销模式。在总结传统报销模式的经验后，充分利用财务信息化，借鉴兄弟院校的先进经验，可以通过设立部门财务报账专员、分散报销等手段，改进财务报销模式。在信息化应用比较深入、广泛的情况下，可以采用网上预约报销。

    首先，制定财务报账员制度。报账员制度就是在校内各部门配备固定的报账员，统一到财务处报账，报账员对教职工提供的原始单据进行归集、整理，负责一般经费和专项经费的报销工作。财务处要建立报账人员QQ群、微信群，方便新政策的发布与更新等。另外，财务处还应定期进行财务报账业务培训和指导，让他们熟悉报销业务规范、要求和业务流程。设立报账员可以增加原始票据的审核成功率，节省教职工和财务审核的时间，提高财务报销工作效率。

    其次，分散报销时段，均衡财务工作量。高职院校一般下半年收费、科研结题和期末结账时报销业务特别繁忙，而每年上半年由于预算经费还没有完全划拨便相对清闲。针对这种情况，财务部门应平时引导教职工尽可能及时处理报销业务，避免扎堆报销。比如，对于项目经费可以在项目实施过程中就可以报销;对办公用品可以进行集中采购，统一报销;一般日常业务尽可能在财务不忙的时段审核报销。也可以引入报销预审制度，解决报销集中问题，形成错峰报销，节省时间，均衡财务工作量。

    最后，充分利用现代信息技术，构建网络报销体系。目前大多高职院校已完成校园网工程的建设，可以建立网络报账系统，报销人员可以不受时间、地点的约束，随时在网上填写报销审批单，将原始单据和证明材料一并扫描后上传，在网上报账系统走完相应的报销签批流程后，由财务审核人打印并送相关领导签字后留档、保存。这种报销模式节省报销人员的时间，缓解报销行为人之间的矛盾，减轻财务部门人员的工作负担。

    财务报销是财务管理的基础，直接关系到高职院校各项事业的发展。因此，高职院校要重视财务报销工作，不断解决报销过程中存在的问题，采取多种措施和方法，改进现有财务报销模式，提高报销效率，实现财务报销工作的规范化和科学化。

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    [责任编辑 吴明宇]