北京数字档案馆建设之标准体系建设

    杨中营

    

    在北京数字档案馆建设项目中，有一项比较特殊的建设内容，就是标准体系建设。

    一、北京数字档案馆标准体系概述

    北京数字档案馆标准体系是指在规划、设计、建设、运行、管理北京数字档案馆的过程中，所涉及的标准按其内在联系形成的科学的有机整体。首先，北京数字档案馆标准体系是一个整体，体系内各项标准之间具有内在的有机联系。其次，北京数字档案馆标准体系的组成单元是“标准”，标准体系通过标准体系框架和标准体系表的形式反映该标准体系的概况、总体结构以及体系内各标准之间的内在联系。其中，标准体系框架可简单地看做是标准体系表的结构性框架，主要是对现有相关各级各类标准进行系统梳理与概略研究的基础上，确定分类依据，形成条理明确、层次清晰的标准组成架构，以方便全面、系统了解标准体系。

    二、北京数字档案馆标准体系的作用

    北京数字档案馆标准体系是北京数字档案馆建设项目的重要内容，同时也是北京市档案信息化建设的重要内容，其主要作用如下：

    一是促进北京市档案局（馆）与各区档案局（馆）以及各移交单位档案部门之间的业务协同和信息共享。利用标准化手段，增强文件归档及整理、编目、管理、移交接收等业务的统一化，促进不同单位之间的业务协同；增强档案信息资源的规范化，促进信息共享。

    二是确保北京数字档案馆各个子系统之间、北京数字档案馆与其他应用系统之间、北京数字档案馆与其他数字档案馆之间的互联互通。按照统一标准开发建设数字档案馆及其子系统，整合现有应用系统，开发开放性的对外接口，实现全方位的互联互通，避免系统孤岛、信息孤岛。

    三是确保北京数字档案馆建设安全可靠。数字档案馆建设，无论在管理制度还是在技术手段和措施方面，都要求具有高度的安全性和可靠性。通过标准化，可以规范相关管理制度的建设，规范所需基础设施的建设，规范数据、业务活动的安全等级要求，统一安全技术措施，保障系统正常运转以及系统之间信息交换的安全。

    四是规范北京数字档案馆建设和运营。北京数字档案馆建设是一项大型信息系统工程，通过统一技术要求、业务要求、管理要求，可使整个工程及相关环节的建设有章可循，形成一个有机整体，从而实现北京数字档案馆有序、高效地建设和运营。

    五是服务档案信息化标准化工作。通过构建北京数字档案馆标准体系，能够全面梳理当前现行相关标准，分析确定数字档案馆所需标准的类目和主要内容，研究制定标准制修订计划，为档案信息化、标准化工作提供参考和依据。

    三、北京数字档案馆标准体系的建设目标

    根据北京数字档案馆建设项目的总体目标和要求，在充分遵循现有国际标准、国家标准和档案行业标准的基础上，构建一套涵盖数字档案馆规划、设计、建设、运行和管理的标准体系，并通过组织培训等多种方式促进相关标准规范的贯彻和实施，进而确保数字档案馆规划科学、设计合理、运行规范、管理有序并具有与其他数字档案馆或其他应用系统互联互通的能力。

    四、北京数字档案馆标准体系的建设思路

    数字档案馆的本质是借助信息技术对档案数字资源进行全程管理、高效管理和便捷利用。按照这一本质特征，可以提炼出数字档案馆涉及的三个主要研究对象，即：信息技术、档案数字资源本身和档案数字资源的全生命周期管理。因此，北京数字档案馆标准体系内的标准就应涵盖此范围内涉及的信息技术、档案数字资源本身和档案数字资源的全生命周期管理所需要的所有标准。在建设北京数字档案馆标准体系的过程中，主要遵照以下建设思路：

    （一）注重现有相关标准的借鉴和引用

    在建设数字档案馆标准体系时，要注重借鉴和引用档案信息化领域现有有关国际、国家、行业及其他标准，要充分研究现有标准在数字档案馆建设项目中的可用性，并将现有标准融入到数字档案馆建设中。因此在建设数字檔案馆时，要有可持续发展的长远观念，为今后档案信息数据互通、共享和广泛深入应用打好基础，避免走回头路和不必要的重复投入。

    （二）注重一体化的管理模式

    数字档案馆标准体系，是由数字档案馆建设过程中的各种相关标准规范构成的互相联系、互相制约的动态性、指导性的文件整体。数字档案馆建设既要遵循电子政务相关标准要求，又要遵循档案信息化相关标准要求；既要考虑档案的需求，又要兼顾文件的需求；既要考虑电子档案的需求，又要考虑传统载体档案数字副本的需求，同时还要考虑传统载体档案辅助管理的需求。因此，数字档案馆标准体系要整体考虑，统筹兼顾，形成一体化的管理模式。

    （三）注重信息化建设与标准化建设的相互作用

    信息化建设和标准化建设两者密不可分，互相促进。标准制定给信息化建设起指导作用，同时信息化建设又反过来验证标准的准确性和可操作性，两者相辅相成。

    （四）注重不同标准间纵向和横向的逻辑关系

    在标准体系建设过程中，不能孤立地看待每个标准，需要顶层设计，既要考虑横向分类，又要考虑纵向兼容，还要综合分析每个标准所要管理的方向和侧重点，将各个标准纵横相连，形成一个完整的标准体系，这样才能完整地覆盖整个数字档案馆标准规范建设需求，使之成为一个联系紧密的有机整体。

    （五）注重档案数字资源的特点和生命周期研究

    数字档案馆管理的对象主要为档案数字资源。相对于传统载体档案，档案数字资源具有以下特点：一是检索方便，易复制，能快捷地获取所需信息；二是传播速度快、范围广，具有易共享性；三是易被修改，真实性存在考验；四是技术依赖性强，随着软硬件环境的改变及信息技术的更新换代，档案数字资源的可用性需重点关注。从生命周期的角度看，电子文件在形式上模糊了各阶段文件的界限，实质上其实是更密切了各阶段文件的管理。档案数字资源是整个标准体系的核心，标准体系内各项标准的最终服务对象都是档案数字资源，因此，应注重研究档案数字资源的特点和生命周期，为建立数字档案馆标准体系创造有利条件。

    五、北京数字档案馆的业务逻辑架构

    数字档案馆的标准规范，归根结底都是为业务服务的，数字档案馆标准体系建设要紧密结合数字档案馆的具体业务，因此，就很有必要分析提炼出数字档案馆的业务逻辑架构。

    结合北京数字档案馆的建设任务，根据档案数字资源的特点，我们可以从综合管理、业务需求、信息技术等几个方面，按照“抓住主线、多维度分析”的思路构建北京数字档案馆的业务逻辑架构。具体分析如下：

    一是综合管理。综合管理包括对数字档案馆建设的行政指导意见、管理过程和相关技术的评价和评测等，这些都是数字档案馆管理的重要手段。

    二是档案数字资源业务。按照档案数字资源生命周期划分，主要包括档案数字资源的收集归档、移交接收、保管维护、利用销毁等管理过程。

    三是档案数字资源实体。作为被管理对象，是指电子档案和传统载体档案数字化副本，主要包括文书、图像、音频、视频等不同形式的信息记录，是整个数字档案馆管理的核心。

    四是信息技术。即档案数字资源管理所用到的装备和系统，装备（硬件）主要包括：输入输出设备、存储设备、传输设备、销毁设备等，系统（软件）主要包括：生产软件、管理软件、备份系统等。

    五是安全。由于涉及国家安全，因此信息安全和人员安全也是档案数字资源管理领域中必须考虑的要素。

    据此，我们可以建立北京数字档案馆业务逻辑架构图。如下图：

    六、北京数字档案馆标准体系框架

    根据北京数字档案馆业务逻辑架构，结合标准体系建设的特点和档案资源体系建设的总体规划，北京数字档案馆标准体系框架具体设计见下图。

    （一）数据标准

    数据标准是整个档案数字资源的基础，应满足国家相关标准总体设计和总体规划要求，结合数字档案馆项目建设实际情况，在原有标准的基础上进一步细化分类或简化。本部分应包括元数据标准、编码标准、封装标准、数据格式标准、目录标准等。

    （二）业务标准

    业务标准从档案数字资源管理角度应分为电子档案管理和档案数字化两类。电子档案管理标准包括收集归档、移交接收、保管维护、存储备份和利用销毁等。档案数字化标准与电子档案管理标准差异在于其需要有数字化加工的过程及相关标准。

    （三）系统标准

    系统标准从软件和硬件两个角度划分。软件标准主要包括规划、设计、开发、测试、实施等标准。硬件标准主要包括规划、设计、安装部署、测试、实施标准以及系统评估测评等。

    （四）安全标准

    安全标准是保障档案数字资源本身和数字档案馆系统安全而采取的技术和管理要求，用于规范档案数字资源的安全建设。安全标准分为安全技术标准和安全管理标准。其中，安全技术标准包括物理安全、网络安全、主机安全、应用安全和数据安全等标准；安全管理标准包括安全管理制度、安全管理机构、人员安全管理、系统建设管理、系统运维管理等标准。

    （五）管理标准

    管理标准可分为政策法规、通用管理标准和评估评测标准等，具体如下：

    1.政策法规。北京数字档案馆的系统运行、业务开展和数据管理等各个方面都离不开国家和北京市的有关政策法规（特别是档案和信息化有關政策法规）的宏观指导，都需要在这些政策法规规定的框架之内运转。

    2.通用管理标准。数字档案馆管理的事项很多，涉及的标准也很多，但各个事项对应管理要求中的一些基础性要求却是相同的。为此，有必要从全局出发，根据这些共同要求，专门制定通用管理标准，服务于数字档案馆各个事项管理，服务于数字档案馆整体管理。

    3.评估评测标准。若要实现对数字档案馆的有效管理，需明确标准体系内各项标准是否齐全，相关管理措施是否得到落实，设备设施和机构人员是否到位。为能够全面了解以上事项并进行有效考核，应规定详细的管理指标项和考核办法，用来对数字档案馆进行评估评测。

    七、北京数字档案馆标准体系表

    有了标准体系框架，就可以在此基础上对标准体系框架进行逐步细化和完善，进而形成数字档案馆标准体系表，再根据标准体系表制定相应的标准制修订计划并按照计划逐步落实各个标准的制修订任务，最终构建完成北京数字档案馆标准体系。在制修订数字档案馆标准体系中的各个标准时，可以按照标准的紧急程度、重要程度等有计划、分阶段地开展，紧急的、核心的标准要优先安排制订修订，其他标准可以根据实际情况后续逐步补充完善。在北京数字档案馆标准体系建设中，根据项目情况并结合北京市档案信息化建设实际情况，优先完成“一个体系”和“八个标准”。其中，“一个体系”为《北京数字档案馆标准体系》，“八个标准”分别涉及电子文件归档范围和电子档案保管期限表编制、电子档案移交与接收、档案数字资源管理、元数据、目录数据库、编码、数据接口和数字档案馆的使用管理。

    在北京数字档案馆标准体系建设过程中，我们注重标准的实施反馈与完善，这些新制定的标准将首先在试点单位试用并及时修改完善，以确保北京数字档案馆标准体系能够切实规范和指导北京数字档案馆项目建设及相应的档案业务工作。