《北京市机关档案工作指南》解读（二）

    李元春

    《指南》第五部分内容是档案信息化建设。近几年来，从国家档案局到北京市档案局均陆续出台了一些关于档案信息化方面的文件，档案信息化建设已经成为加强和改进新形势下档案工作的重要内容，是积累丰富档案资源的必然手段，将为档案工作提质增效提供持久动力。档案信息化建设的内容共5大部分34条内容，分为档案数字资源的获取、档案数字资源的保管、档案数字资源的移交、档案数字资源的利用以及数字档案室建设。

    首先，需要明确几个概念：

    《指南》中的档案数字资源是指以数字形式存在的各类档案资源，一般包括电子档案和传统载体档案数字化副本。

    电子档案是指是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。电子档案由全文信息和元数据共同构成，并应著录电子档案目录。

    电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

    元数据，是指描述电子文件和电子档案内容、结构、背景和管理过程的数据。包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

    一、档案数字资源获取

    重点掌握电子文件归档及传统档案数字化。

    （一）电子文件归档

    1.管理目标。电子文件管理的目标是：真实、完整、可用、安全。

    真实性要求电子文件的内容经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持不变，即始终与原始生成状态保持一致。

    完整性要求电子文件的内容、结构、背景信息和元数据无缺失；电子文件所依赖的计算机系统的完整。

    可用性要求电子文件可以被正确读取和展示，包括数据的可识别性、存储环境的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

    安全性要求电子文件生成、传输、存储和备份的可信赖环境，确保电子文件在传输、存储和迁移的过程中不会遭受删除、篡改和破坏，且不会被非授权获取。

    2.归档程序。在OA系统中，电子公文归档一般程序包括七个步骤，即：

    鉴定：审核电子文件的真实性、完整性、可用性，核对其内容和签章，保证与其相应的纸质文件一致；鉴别电子文件的价值，确定其存舍，并划分其保管期限。

    填写归档处理单：内容包括文件标题、发文字号、责任者、主题词、形成时间、承办部门、密级、归档责任人、保管期限、是否限制利用等10项。

    给予归档标识：赋予电子文件归档号，归档号可由系统自动排序，也可自主修改和重排序。

    预归档：电子文件从各部门办结库进入到预归档库，其管理权限同时向档案部门移交，同时，系统能够自动记录归档时间。需要明确的是以上几步的责任主体都是文件形成或办理部门

    调整归档电子文件：档案部门对归档电子文件进行调整，包括是否属于归档范围，保管期限是否划分准确，归档号是否正确等内容。

    检测归档电子文件：档案部门负责对归档的电子文件和元数据进行检测。

    归档：档案部门将符合归档要求的电子文件存入档案数据库。

    3.归档范围。机关应制定《电子文件归档范围和电子档案保管期限表》，并报同级档案行政管理部门审核批准后执行。电子文件归档范围一般包括以下几部分：

    在办公自动化系统中形成的，单位发布的正式公文，办理完毕的收文，简报、新闻，业务类、人事类、固定资产类的统计数据等。

    在电子政务系统中形成的，记录业务受理、办理、办结、全过程的电子文件。主要包括：申请人申报、受理过程的电子文件。

    在电子邮件系统中传送的，反映本单位工作活动且具有查考利用价值的事务电子邮件及其附件。

    在财务系统中形成的，会计核算工作中的电子会计数据。

    在数码照相与摄像及多媒体资源系统中形成和管理的，反映本单位职能、基本面貌、活动、人物等的电子文件。主要包括数码照片和声音、影像电子文件。

    在其他信息系统中产生的有保存价值的电子文件。

    4.归档责任。《指南》中明确指出电子文件形成部门应该履行归档责任。同时应该需要树立三种意识：归档意识，依法完成归档；主动意识，档案部门要主动收集电子文件，电子文件形成部门也要主动归档；时代意识，随着信息化的不断推进，各机关单位办公自动化系统的不断完善，电子文件归档越来越重要。

    5.归档时间。电子文件的归档时间为应在办理完毕后实时或定期归档。由于电子文件的特殊性，特别指出已经实现信息系统全程管理电子文件的机关应在电子文件办理完毕后实时归档。

    6.元数据归档。元数据有利于保证电子文件的真实性和凭证性，维护电子文件的真实面貌；有利于电子文件的检索，提高电子文件的开发和利用水平；有利于电子文件的长期有效保管，并且通过不同系统之间的数据读取，实现信息资源的共享；有利于保证电子文件的安全。因此，元数据是电子文件归档和电子档案管理的重要内容，应按照《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54-2014）等，开展元数据归档工作，元数据的赋值应以自动捕获为主、手工著录为辅。

    7.归档格式。《指南》要求电子文件应采用符合国家规定的、适合长期保存的文件存储格式归档。其中几种常见类型的电子文件归档格式包括：

    文本文件（Text），以XML、RTF、TXT、PDF格式归档。Microsoft Office、WPS Office以及北京市政府采购目录收录的其他正版软件所生成的文本文件也可以直接归档。

    数据文件（Data），应以其产生的数据库环境为依托进行归档，维持数据原始面貌；或将数据文件转换为可以脱离数据库系统读取的数据表文件归档。

    图形文件（Graphic），位图以TIFF、PNG、GIF格式归档；矢量图以原始生成格式归档。

    图像文件（Image），以JPEG、TIFF格式归档。较为重要的拍摄图像可以RAW格式归档。

    声音文件（Audio），以WAV、MP3格式归档。

    影像文件（Video），以MPEG、AVI格式归档。

    8.真实性要求。由于档案的原始性，《指南》要求确保电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠且未被非法更改，电子文件内容真实、完整。

    9.涉密要求。《指南》对涉密电子文件归档也做了相关要求。涉密电子文件应按照相关保密规定履行归档手续。在执行过程中，要按照密级和安全等级最高的电子文件执行保密与信息安全管理制度。同时在保证电子文件安全的前提下，应选择在线归档方式。此外，经过加密的电子文件应在解密后归档，压缩的电子文件应该解压缩后归档。

    （二）传统载体档案的数字化

    档案数字化是指，利用计算机技术将传统载体档案（纸质、缩微胶片、照片、模拟音视频等）信息转换为数字信息并提供利用的处理过程。《指南》要求传统载体档案的数字化工作应按照DA/T 31-2005、DB11/T 765 1～7的具体要求执行。

    1.基本要求。传统载体档案的数字化要满足系统、完整、优先、安全的基本要求。

    *系统：档案数字化涉及信息系统设计与开发、信息资源的采集、存储和利用，应进行全面规划，并在实施过程中不断根据实际情况进行调整。

    *完整：档案数字化过程中应特别注意保持全宗、目录、案卷等档案组成单位的完整性，不宜进行随意分割，不应孤立地抽取个别重要文件而失去与一组文件的内在联系，从而破坏档案的整体价值。

    *优先：应确定档案数字化的顺序。宜根据实际情况，优先处理重要的、开放的、利用频率高的、需要抢救的档案。

    *安全：安全是档案工作的重中之重。在进行传统载体档案的数字化工作时要采取系列的措施确保档案实体安全与数字信息安全。

    2.档案数字化加工一般分为七个环节：

    档案整理：对传统载体档案进行编页、拆除装订、页面修整、装订。

    目录建库：建立目录数据库并进行著录。

    档案扫描：根据实际情况选择相应的扫描方式，并进行相关参数的设置和调整，如亮度、对比度、饱和度、色彩平衡等。参数的设置和调整应保证调整后的图像不失真、效果最接近档案实体。扫描方式可以采取连续扫描方式或者平板扫描方式，色彩模式可以选取黑白二值图像模式或者彩色模式，分辨率要求大于等于200DPI，建议300DPI，宜采用TIFF、JPEG、PDF格式存储。

    图像处理：对扫描的图像进行方向调整、纠偏、去污、拼接等调整。

    数据质检：目录数据质量检查、图像质量检查

    数据挂接：实现目录数据与图像数据的对应。

    数据验收：验收时数据抽检的比例要达到5%以上，合格率应达到99.7%以上。

    二、档案数字资源的保管

    应该以“安全第一”为原则，做好档案数字资源的长期保存工作。

    1.定期检查。《指南》明确指出机关对档案数字资源进行定期检查，并对检查方式和要求做了具体的要求。

    2.安全备份。《指南》要求机关做好档案数字资源安全备份工作，可以选择采取脱机备份、双套制、异质备份、异地备份。

    3.保管环境。《指南》规定了档案数字资源的保管环境应符合GB 50174-2008、GB/T 2887-2011、GB/T 9361-2011等标准的规定。各机关档案部门应该明确提出需求，要求信息化或者网管部门在机房建设时满足这些要求。

    4.对于涉密的档案数字资源载体，《指南》要求要家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定。

    5.《指南》规定保存在脱机载体中的档案数字资源应每满4年迁移一次，数据迁移至新载体后即刻进行一次检查。确保迁移前后档案数字资源内容的一致性和凭证的有效性。

    三、档案数字资源的移交

    《指南》指出列入国家综合档案馆档案接收范围的机关，应向同级国家综合档案馆移交电子档案。

    1.移交时间。《指南》规定了档案数字资源应在电子文件归档后4年内，将电子档案向同级国家综合档案馆移交。在条件允许的情况下，可在归档后实时向同级国家综合档案馆。并明确要求传统载体档案的数字化副本应随档案原件一并向同级国家综合档案馆移交。

    2.移交要求。《指南》要求移交的电子档案应为归档的原生性电子文件，电子档案的内容信息、目录和元数据必须齐全完整，并确保真实、可用和安全。

    3.移交格式。《指南》中明确规定了电子档案的移交格式（即前文所述的归档格式），不在《指南》规定的电子文件格式之列的，在移交前应进行格式转换。

    4.移交方式。档案数字资源移交方式分为在线移交和离线移交两种。《指南》还规定了离线移交应使用的载体及相关要求。

    四、档案数字资源的利用

    《指南》规定了机关应依法依规向利用者提供档案数字资源的检索、利用服务。并提出了一系列具体的要求：

    1.档案数字资源应有文件级的计算机检索目录。

    2.建立严格的利用权限控制机制。

    3.档案数字资源查阅利用的一般程序是：利用者查看档案目录、提出利用申请、系统审核利用权限、调阅档案原文。系统审核未通过的，利用者可向档案部门直接提出利用申请。

    4.设置档案数字资源借阅期限。

    5.利用系统要具备记录、分析、统计的功能。

    6.出于对电子档案的保护考虑，机关应制作电子档案的利用件，并将电子档案利用件用于利用服务。

    五、数字档案室建设

    数字档案室，是指是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字化副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限档案公共信息服务的档案信息集成管理平台。

    数字档案室定位为信息化条件下档案室的先进形式，是管理机关档案信息的“桥头堡”，也是机关办公自动化与数字档案建设的“中继站”，是档案信息化建设的重要节点。中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出：把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。

    《指南》对数字档案室建设的要求为：按照国家档案局《数字档案室建设指南》（档发〔2014〕4号）的统一部署和要求，根据实际工作需要，遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则。

    数字档案室建设是一项系统工程，包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设。

    基础设施建设：应依托机关信息化建设成果，建设相对独立且稳定、兼容的，能够满足数字档案资源管理和机关共享利用需求的数字档案室基础设施。

    应用系统建设：基于OAIS（ISO14721-2012）参考模型设计功能架构，应能集成管理各门类档案数字资源，应具备捕获、登记、分类、编目、著录、存储、数字签名、检索、利用、鉴定、统计、处置、格式转换、命名、移交、审计、系统配置、用户管理等基本功能，具体功能需求可参见GB/T29194-2012电子文件管理系统通用功能需求。

    数字档案资源建设：数字档案资源门类、各门类电子档案或数字副本、电子档案核心元数据应齐全、完整。数字档案资源的收集、整理、编目、著录、格式、品质等应符合系列国家标准或地方规范的要求。

    保障体系建设：包括经费保障、制度保障以及人才保障，特别是数字档案室所配人员应具备档案或信息技术相关专业的学历，应具有较好的管理才能和计算机应用技能。

    作者单位：北京市档案局