档案馆危机管理问题研究

    锅艳玲+边晓琳

    摘要：网络的发展和新技术的引入使档案馆外界环境及内部诸要素都发生了很大变化，也使得档案馆运营与管理中“危机四伏”，危机管理的水平将会影响到档案馆的生存与发展。本文针对目前档案馆普遍存在的管理危机、资源危机、档案实体及管理信息系统运行安全危机、服务危机提出了一些危机应对的策略。目的在于提高档案馆危机管理的效果，促进档案馆的可持续发展。

    关键词：危机管理管理危机资源危机服务危机

    Research on Archives Crisis Management

    Abstract：With the developmentofnet？ work and newtechnology，many ele？ ments in the external and internal archives have undergone great changes. Dangerous exists in the operation and management of archives. The level of crisis management will affect the survival and development of archives. Based on widespread crisis in ar？ chives，such as management crisis，re？ source crisis，services crisis，archives cri？ sis and MIS security crisis，this paper puts forward a number of strategies to deal with the cri？ sis. It aims to improve the effectiveness of crisis management and the sustainable development of ar？ chives.

    Keywords：crisis management；management cri？ sis；resource crisis；services crisis

    由于信息技术、网络技术的不断引入，各种档案管理系统的生成及普遍应用以及信息公开、信息共享等理念的深入人心，档案馆一方面获得了难得的发展机会；另一方面也导致档案馆在档案馆管理、资源建设、档案实体及档案管理信息系统运行安全、档案馆服务等方面“危机四伏”。

    一、档案馆危机及其管理

    档案馆危机是由于档案馆系统内部以及系统与外部环境之间的一种由不平衡而引发的矛盾状态，往往表现为对档案馆生存与发展带来威胁的事件。这些看起来“突发”的事件都要经历一个档案馆内部与外部的构成要素、运作规则、发展秩序由常态到异化、裂变的过程。因此档案馆应以系统的视角全程管理的观点协调系统结构和系统中各要素的关系，从而达到防止危机、优化系统的目标。[1]如解决档案馆的服务危机，需要将新媒体技术的发展、Web2.0技术、智能手机等移动终端的使用，档案从内容到形式的变化以及用户需求等都纳入到考虑之中。虽然近年来档案馆的危机事件大多表现为库房及档案实体面临危险，但任何档案馆外部环境与内部子系统的不协调都可能导致档案馆危机。档案馆危机既存在于与外界环境或相关组织的不平衡或冲突中，也存在于档案自生成到流转至档案馆的整个过程中。据此，本文将档案馆危机归纳为四类，即管理危机、资源危机、档案实体及档案管理信息系统运行安全危机、服务危机，各类危机及其简单描述如表1所示：

    表1档案馆危机类型及其描述

    二、关于档案馆危机管理的认识误区

    档案馆危机管理，就是针对档案馆在运营管理及发展过程中可能发生或正在发生的危机，进行事先防范、事中反应、事后及时妥善处理的一种战略管理手段。[2]《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的第四部分为“建立健全确保档案安全保密的档案安全体系”，涉及到加大安全保密执法检查、建立完善档案安全应急管理制度、改善档案保管保密条件、重要档案实行异地异质备份保管、保障档案信息安全共五个方面。[3]可见，档案馆危机管理已引起了普遍关注，但由于档案馆自身结构及外部环境的复杂性，对档案馆危机及其管理的认识还存在着误区。

    （一）档案馆危机管理是全面管理而非局部的管理

    档案馆与外界环境或相关组织的任何不平衡或冲突都可能导致档案馆危机。档案在收集、整理、鉴定、保管、利用、展览等整个过程中，每个环节的疏忽或处理不当也都可能引发危机，制定危机预案以及处理危机时，应系统分析和统筹安排，不能“头痛医头脚痛医脚”。另外，危机管理是档案馆的重要管理职能，是一项系统的、有计划、有组织、决策非程序化的管理过程，有效的危机管理应该包括培养危机意识和危机管理能力、设置危机管理机构、制定相关的法律法规、完善档案馆管理制度、妥善安排危机管理的人、财、物等各个方面，只有全面地为危机预警和处理做好各种安排，才能真正做到未雨绸缪，防患于未然。

    （二）档案馆的危机管理是全程管理而非某一阶段的管理

    危机生命周期理论指出，危机从出现到结束过程有不同阶段，且不同阶段有不同特征。危机管理需要按阶段确定工作重点。档案馆应根据各种征兆来辨别危机，并着手处理。许多档案馆投入大量精力于危机后的救治及恢复工作，殊不知，有些损失本可以避免的。档案馆危机管理应是事前、事中、事后全程监控处理的连续链条，是一个系统工程，绝不等于危机后的救治，也不仅是危机前的预防。

    （三）档案馆危机管理是全员管理而非某部门的管理

    危机管理作为档案工作的重要内容，各级档案行政管理部门应将其纳入到所制定的法规、制度、方针、政策中。档案馆领导者是危机管理中主要的管理主体，领导者的危机意识、创新管理能力、专业技能以及对技术发展和外界环境变化的敏感性决定了档案馆危机管理的有效性。档案馆工作人员是档案业务工作的主要承担者，要对档案信息资源进行加工整合、组织、提供利用，因此需要熟练掌握相关信息技术、正确操作各种信息系统，时刻注意保护档案实体安全及档案信息资源的安全营造有益于危机管理的组织文化。

    除此以外，档案馆危机管理还涉及档案界研究人员、学术团体、学会、协会、社会公众以及相关部门工作人员（有关政府部门、电信管理部门、交通运输部门等），实现这些主体在分工基础上的通力合作是进行有效危机管理的基本策略。

    三、改进我国档案馆危机管理的策略

    （一）优化档案馆管理危机的管理

    管理危机是由于档案馆管理水平落后，思想意识保守，管理体制不健全，责权利不明确，缺乏激励机制和竞争机制，缺乏可供借鉴的标准等原因而造成的危机，[4]实现档案馆的可持续发展，必须在管理理念和管理方法上与时俱进，不断创新。

    首先，提升战略规划水平。战略规划是在全面了解档案馆所处环境及发展趋势的基础上，制定面向未来的使命、远景、目标、战略及其实施计划的思维过程与框架。提升战略规划水平，档案馆应主要从以下三点入手：一是准确定位，即根据本馆的组织结构、人员素质、服务能力、馆藏状况、研究与开发能力、设备与财务状况、档案馆外部环境特征等，制定其长期与短期发展目标。二是在战略规划中要突出数字资源管理开发与创新档案馆服务，以更好地满足用户需求。三是强化评估体系，监督战略规划的实施过程，以确保其战略目标的实现。

    其次，创新档案馆组织结构。传统的档案馆组织结构，是根据档案在档案馆的流动而进行的分工，因为部门与部门之间缺乏沟通而不免会存在重复劳动、责任推诿现象。在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中，也明确提出“有条件的地方要对机关档案机构和人员进行有效整合，进一步降低行政成本，提高工作效能。”[5]创新组织结构是在档案业务流程重组的基础上，对档案馆组织结构进行的改革，使档案馆成为一个紧凑、富有弹性的组织。

    最后，完善管理制度。“无规矩无以成方圆”，制度是档案馆管理不可缺少的工具，是档案馆工作顺利进行的重要保障。档案馆所面临的管理危机、档案实体及档案管理信息系统运行的安全危机、资源危机、服务危机等都需要通过制定、执行完善的制度而减免。

    （二）优化档案馆资源危机的管理

    首先，优化馆藏资源建设。一方面，综合档案馆、高校档案馆、专门档案馆、城建档案馆等由于社会分工不同，在资源建设方面侧重点也应有所不同。档案馆应根据本馆定位建设馆藏，如综合档案馆作为社会记忆保存的主要场所，其资源体系也应是多维的，要能反映社会活动的方方面面。另一方面，应将数字档案资源与传统档案资源进行整合。大量档案以电子邮件、音（视）频等电子形式生成、传输、利用，这些记录作为人类社会生活的产物，在构建社会记忆中起着不可替代的作用。可喜的是，数字档案资源的建设在上海、青岛等地的档案馆已经取得了较大的进展。

    其次，完善档案组织存储效果。组织是使档案资源程序化的过程，是其可用的前提。档案组织是为了更好地揭示和利用档案及其价值，然而，大多数档案组织是专业性有余而可用性不足。笔者在访问国内大多数档案信息网站时发现，各档案馆能够从多个角度组织档案信息，进而提供多个检索途径，如分类号、档号、关键词、责任者、发文时间等，但这些组织方式无不是从档案工作的角度出发，很少用户能真正了解这些术语的含义，更别说利用这些途径检索档案了。因此完善档案信息组织效果，应以用户需求为中心，从完善馆藏分类体系、优化档案著录效果、优化电子文件元数据标准、采用XML等资源描述方法等方面入手。

    （三）优化档案实体及档案管理信息系统运行安全危机的管理

    档案实体及档案管理信息系统运行的安全是档案馆赖以存在的前提。近年来，由于天灾人祸等突发事件致使库房及档案实体遭遇灭顶之灾的事件已不罕见。病毒、黑客、不正当操作等对档案管理信息系统造成的损失有时也是致命的。应对这些危机，档案馆需从以下几个方面入手：

    首先，加强档案馆基础设施的安全建设。档案馆建筑设计及分区布局必须严格按照《档案馆建筑设计规范（JGJ25-2000）》以及相关标准进行，在日常管理工作中要根据实际情况配备相适应的防火、防盗、除尘、加湿、空气净化等设备设施，做好日常的防护工作，确保各种形式的档案在保管、利用等过程中的安全。

    其次，确保档案管理信息系统运行的安全。信息系统环境下，档案著录、档案检索、原件的批量扫描与批量挂接、鉴定销毁等业务活动中有一大部分是通过管理信息系统来实现的。在可以预见的将来，档案工作对信息系统的依赖性还会增强。因此，应注意以下三点：第一，保证机房的安全。在《电子信息系统机房设计规范》（GB50174-2008）中，根据机房所承载服务的重要性将其分为A、B、C、D四个等级，并对各级机房制定明确的设计规范。档案馆应为本馆机房选择合适级别并严格执行设计规范。除此之外，还应从机房选址、机房抗震防洪、防雷电、电磁屏蔽、通风、供电、防火、排水以及安全保卫系统等方面确保机房的安全。[6]第二，保证计算机服务器、网络交换设备、存储设备、通信设施等硬件的安全。除了要采用质量合格的产品外，还必须要做好日常的监测、维护工作，以及时将问题解决在萌芽状态。第三，保证软件系统的安全，可以从定时升级、杀毒、合理划分使用权限、制定并执行严格的管理制度、用户培训等方面入手，防止各种有意或无意行为对管理系统造成的损害。

    （四）优化档案馆服务危机的管理

    为了避免在网络时代惨遭淘汰，档案馆必须转变服务观念，提升服务能力、创新服务方式。首先，提高服务意识和服务能力。档案在支持决策及业务运营方面价值日益凸显，这就要求档案馆工作人员不仅要具备较高的思想道德修养、条理化、精细化的品格、较高的沟通能力和业务水平，还应该有较强的服务意识，多维的知识结构、较强的专业素养及沟通能力，主动将档案信息及信息产品推送出去，实现档案多元的价值。在天津、浙江等省市实施的《天津市档案工作人员持证上岗实施办法》、《浙江省档案管理岗位资格证书管理办法》等规定，就有利于提高档案实践工作者的专业素质及理论素养。

    其次，利用信息技术创新服务方式。数字环境下，用户需求个性化越来越强，但档案馆的个性化信息服务还有待进一步完善。若能将日前较流行的微博、微信以及一些即时交流的方式整合到档案馆服务体系中，必将大大拉近档案馆与用户的距离。另外，档案馆应承担起社会教育的职能，目前档案馆大多是通过成立爱国主义教育基地、举办展览、讲座等方式实现的，这些方式的受益人群有限。而在美国、加拿大等国家，档案信息网站是履行其教育职能的重要阵地，如在NARA网站中，有“数字化教室”这一板块，并根据用户类型（如教师、学生、科研人员、军人等）提供不同的内容，这对我国档案馆服务领域的拓展是非常有借鉴意义的。

    综上所述，当前档案馆的生存与发展是“危”与“机”并存的，全面、深入分析由于外界环境及内部诸要素的变化导致的档案馆的管理危机、资源危机、档案实体及档案管理信息系统运行安全危机、服务危机是档案界不可回避的问题。有效的危机管理不仅能减少或避免危机事件对档案及档案工作人员的损失，更有助于迎来档案馆在数字时代的华丽转身以及档案资源的大放异彩。

    *本文为2014年度河北省档案科技项目（编号：2014-R-11）的研究成果。

    参考文献：

    [1][6]周金龙.数字时代图书馆危机管理[M].北京：海洋出版社，2012：12，17，47.

    [2]宗文萍.档案危机管理.办公自动化杂志[J].2010（10）：16-18.

    [3][5]国家档案局办公室.中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》[EB/OL].[2014- 10- 14]. http：//www.saac.gov.cn/zt/ 2014-05/04/content_44880.htm.

    [4]张美芳.档案馆危机预防评价体系的构建[J].档案学研究，2013（4）：77-80.