改进高职院校干部人事档案管理的思考
赵娟+赵琳杰+郭明+张中兴
摘 要：在对我校干部人事档案中“三龄两历一身份”关键信息审核工作中，发现了档案材料缺失、档案信息记载不一致等问题，结合高职院校特点和本次审核工作体会，提出了改进高职院校干部人事档案管理的建议。
关键词：干部人事档案管理；高职院校；档案意识
为贯彻落实全面从严治党、从严管理监督干部要求，中央组织部把整治档案造假问题列为整治选人用人不正之风的6项重点任务之一，从2014年10月开始，在全国分三批部署开展了干部人事档案专项审核工作。按照组织部工作安排，我校于2015年6月至2016年6月期间开展了干部人事档案专项审核工作，特结合本次工作經验写作此文，以期改进高职院校干部人事档案管理。
1 我校干部人事档案专项审核发现问题
1.1 出生时间问题
在本次干部人事档案专项审核工作中，我们发现个别教职工人事档案里出生时间的记载存在不一致问题，多是最早材料《入团志愿书》记载出生时间较早，且为孤表，与其他档案材料和目前户籍使用出生时间不一致。按组织部要求，此种情况需提供形成时间早于最早档案材料的户籍资料（例如出生证明、户口簿）、全国第二次人口普查材料，或者从干部近亲属档案中寻找客观依据[1，2]。
但现实问题是：（1）这部分教职工大多出生于我国经济和各项制度较落后的20世纪60年代，尚无出生证明之说；作为我国人口管理现代化基础的居民身份证制度始于1985年，在此之前的早期户籍档案或者错误百出，或者无从查起。（2）我国从1953年起，阶段性在全国范围内进行人口普查工作，这些材料多会保存在村委会、乡镇派出所、县市档案局或统计局，我们对可能留存档案部门进行了走访调查，但经历多年的人事变迁，找到需要材料的几率微乎其微。（3）我国由农业国发展而来，出生于20世纪60年代的教职工父母一辈多为农民，没有人事档案可查，兄弟姐妹档案中也尚未发现明确记载。这些现实问题，使原本可以依据政策改正的出生时间问题变得异常棘手。
1.2 参加工作时间问题
养老保险制度实施后，缴纳养老保险时间即被视为参加工作时间，这就明确了参加工作时间的认定。在此之前，参加工作时间的认定主要依据《定级表》、《招工合同》、《关于入伍时间的批注》[2]。审核过程中我们发现，很多教职工认为自己的参加工作时间是来单位报道之日，殊不知，报道后才开始办理各项入职入编手续，报上级人事部门审批，这些需要一定的时间，多会造成人事部门审批的参加工作时间与教职工自认为的参加工作时间不一致，此种个人不知情是造成档案材料记载不一致的主要原因。还有个别教职工发生工作调动，因怕麻烦或其他原因未办理辞职手续，不转接社保关系，造成参加工作时间认定不一致。
1.3 职能部门和教职工档案意识不足
干部人事档案材料由多个部门产生，有些职能部门缺乏档案意识和对归档内容的了解，形成的人事档案材料未及时归档，档案材料多头管理造成了干部人事档案的不完整。不完整的人事档案，一方面很难全面掌握干部个人信息，另一方面也极易造成档案材料的缺失。
每年单位会组织教职工普填一些表格，例如年度考核表、奖励审批表、职称评审表、干部任免审批表等，这些都是个人人事档案的重要材料。部分教职工不知道其重要性，填写马虎，应付了事，经常出现错填漏填情况。本次审核中就发现部分教职工因进修、产假等原因漏填年度考核表。这些都是职能部门和教职工档案意识薄弱的表现，会给当事人发展带来不必要的麻烦。
2 高职院校干部人事档案管理建议
2.1 考虑高职院校特点，发展特色干部人事档案管理模式
高职院校干部人事档案工作是干部人事工作的重要组成部分，档案管理的真正价值在于利用。高职院校干部人事档案管理应区别于机关，不应过于突出政治性和保密性的一面，而应以高职院校发展为中心，体现高职院校教育和科研两大主要职能并为其提供服务，发展高职院校特色干部人事档案管理模式[3]。因此，首先，高职院校干部人事档案应侧重于收集教学资料和科研资料，更多地突出教师现实的、真实的工作业绩和能力。这样既能为教师个人保存重要教育科研资料，又能为学校发展备案留档，为进一步开发利用积累材料。其次，提高干部人事档案材料的时效性和实效性。目前教学档案和教学质量优秀奖、科研成果和科研成果奖是职称评审的重要条件之一，我们应及时收集归档能体现教师教学效果、科研成果的材料，把握教师发展动态，为评价、考核、聘任提供客观依据。再次，高职院校非管理岗位工作有其特殊性，建议组织部门区分管理岗位与非管理岗位，考虑其特点，给予更多支持。
2.2 加强档案知识宣传，提高师生对干部人事档案的重视
由于历史原因，我国人事档案在相当长一段时期内，政治色彩和神秘感浓重，档案管理长期处于人们的视野之外，得不到重视。高校既是干部人事档案材料的产生地，也是干部人事档案材料的高频利用者。我们大部分干部人事档案材料收集与整理便始于大学时期。我们应通过宣讲会、信息公开栏、校园网络等途径提高教师的档案意识，这样做的好处有三点：首先，只有教师意识到干部人事档案对个人发展的重要影响，才会重视个人档案材料的填报与积累，保证自身干部人事档案的准确完整。其次，只有教师意识到干部人事档案的重要性，才会主动向学生宣传档案知识，提高学生对档案的认识。学生了解到档案在人生发展中的重要意义后，会更加自律，主动遵守学校纪律，认真填写档案材料并及时上交，以获得完整良好的个人档案记录。最后，一个辅导员通常要兼任多个班级，从入学到毕业，往往要负责几百名学生档案材料的收集整理工作，工作量很大，只有加强相关教师档案意识，才会使其在工作中加倍重视，才能保证学生档案的准确完整。这将从根本上解决潜在的干部人事档案材料缺失、失实等问题。
2.3 以人为本，推进不涉密干部人事档案内容向个人公开
目前，人事档案一直沿用封闭式管理，干部个人实行回避制度。过度神秘化人事档案，不利于人事档案的有效利用，我们应在严格控制查阅权限的前提下，积极推进不涉密档案内容适度向个人公开。干部人事档案的大部分内容，都是当事人自己填写的，不属于涉密范畴。此外，组织人事相关部门的鉴定考核意见，当事人应有知情权，即此部分内容对于当事人而言也不属于保密范围。第五类政历材料中的《三龄审核结论表》是组织人事部门对个人出生时间、参加工作时间的确认，是个人提拔晋升的重要信息，此表认定的信息更应与当事人沟通确认，避免个人因不知情造成的误填，以保证档案内容的一致性。所以，在加强监督管理的情况下，推进不涉密干部人事档案内容逐步向个人公开，这是现代社会发展的需要，更是高等院校以人为本，科学管理的需要。
总之，高职院校人事档案管理应以高职院校的发展为中心，更多的突出高职院校教育和科研两大职能，我们应把握中央整治档案造假问题的机会，积极改进高职院校人事档案管理方式，提高干部人事档案的利用效率，发展高职院校特色干部人事档案管理之路。
参考文献
[1]中组部，人事部，公安部.关于办理干部退（离）休等手续时认定出生日期问题的通知[Z].1990-8-30.
[2]省委组织部部务会研究议定.省管干部人事档案专项审核问题认定处理意见.2016.
[3]丁琴芬.浅谈信息时代高校干部人事档案管理工作[J].科技信息（学术版），2008（27）：154-155.
摘 要：在对我校干部人事档案中“三龄两历一身份”关键信息审核工作中，发现了档案材料缺失、档案信息记载不一致等问题，结合高职院校特点和本次审核工作体会，提出了改进高职院校干部人事档案管理的建议。
关键词：干部人事档案管理；高职院校；档案意识
为贯彻落实全面从严治党、从严管理监督干部要求，中央组织部把整治档案造假问题列为整治选人用人不正之风的6项重点任务之一，从2014年10月开始，在全国分三批部署开展了干部人事档案专项审核工作。按照组织部工作安排，我校于2015年6月至2016年6月期间开展了干部人事档案专项审核工作，特结合本次工作經验写作此文，以期改进高职院校干部人事档案管理。
1 我校干部人事档案专项审核发现问题
1.1 出生时间问题
在本次干部人事档案专项审核工作中，我们发现个别教职工人事档案里出生时间的记载存在不一致问题，多是最早材料《入团志愿书》记载出生时间较早，且为孤表，与其他档案材料和目前户籍使用出生时间不一致。按组织部要求，此种情况需提供形成时间早于最早档案材料的户籍资料（例如出生证明、户口簿）、全国第二次人口普查材料，或者从干部近亲属档案中寻找客观依据[1，2]。
但现实问题是：（1）这部分教职工大多出生于我国经济和各项制度较落后的20世纪60年代，尚无出生证明之说；作为我国人口管理现代化基础的居民身份证制度始于1985年，在此之前的早期户籍档案或者错误百出，或者无从查起。（2）我国从1953年起，阶段性在全国范围内进行人口普查工作，这些材料多会保存在村委会、乡镇派出所、县市档案局或统计局，我们对可能留存档案部门进行了走访调查，但经历多年的人事变迁，找到需要材料的几率微乎其微。（3）我国由农业国发展而来，出生于20世纪60年代的教职工父母一辈多为农民，没有人事档案可查，兄弟姐妹档案中也尚未发现明确记载。这些现实问题，使原本可以依据政策改正的出生时间问题变得异常棘手。
1.2 参加工作时间问题
养老保险制度实施后，缴纳养老保险时间即被视为参加工作时间，这就明确了参加工作时间的认定。在此之前，参加工作时间的认定主要依据《定级表》、《招工合同》、《关于入伍时间的批注》[2]。审核过程中我们发现，很多教职工认为自己的参加工作时间是来单位报道之日，殊不知，报道后才开始办理各项入职入编手续，报上级人事部门审批，这些需要一定的时间，多会造成人事部门审批的参加工作时间与教职工自认为的参加工作时间不一致，此种个人不知情是造成档案材料记载不一致的主要原因。还有个别教职工发生工作调动，因怕麻烦或其他原因未办理辞职手续，不转接社保关系，造成参加工作时间认定不一致。
1.3 职能部门和教职工档案意识不足
干部人事档案材料由多个部门产生，有些职能部门缺乏档案意识和对归档内容的了解，形成的人事档案材料未及时归档，档案材料多头管理造成了干部人事档案的不完整。不完整的人事档案，一方面很难全面掌握干部个人信息，另一方面也极易造成档案材料的缺失。
每年单位会组织教职工普填一些表格，例如年度考核表、奖励审批表、职称评审表、干部任免审批表等，这些都是个人人事档案的重要材料。部分教职工不知道其重要性，填写马虎，应付了事，经常出现错填漏填情况。本次审核中就发现部分教职工因进修、产假等原因漏填年度考核表。这些都是职能部门和教职工档案意识薄弱的表现，会给当事人发展带来不必要的麻烦。
2 高职院校干部人事档案管理建议
2.1 考虑高职院校特点，发展特色干部人事档案管理模式
高职院校干部人事档案工作是干部人事工作的重要组成部分，档案管理的真正价值在于利用。高职院校干部人事档案管理应区别于机关，不应过于突出政治性和保密性的一面，而应以高职院校发展为中心，体现高职院校教育和科研两大主要职能并为其提供服务，发展高职院校特色干部人事档案管理模式[3]。因此，首先，高职院校干部人事档案应侧重于收集教学资料和科研资料，更多地突出教师现实的、真实的工作业绩和能力。这样既能为教师个人保存重要教育科研资料，又能为学校发展备案留档，为进一步开发利用积累材料。其次，提高干部人事档案材料的时效性和实效性。目前教学档案和教学质量优秀奖、科研成果和科研成果奖是职称评审的重要条件之一，我们应及时收集归档能体现教师教学效果、科研成果的材料，把握教师发展动态，为评价、考核、聘任提供客观依据。再次，高职院校非管理岗位工作有其特殊性，建议组织部门区分管理岗位与非管理岗位，考虑其特点，给予更多支持。
2.2 加强档案知识宣传，提高师生对干部人事档案的重视
由于历史原因，我国人事档案在相当长一段时期内，政治色彩和神秘感浓重，档案管理长期处于人们的视野之外，得不到重视。高校既是干部人事档案材料的产生地，也是干部人事档案材料的高频利用者。我们大部分干部人事档案材料收集与整理便始于大学时期。我们应通过宣讲会、信息公开栏、校园网络等途径提高教师的档案意识，这样做的好处有三点：首先，只有教师意识到干部人事档案对个人发展的重要影响，才会重视个人档案材料的填报与积累，保证自身干部人事档案的准确完整。其次，只有教师意识到干部人事档案的重要性，才会主动向学生宣传档案知识，提高学生对档案的认识。学生了解到档案在人生发展中的重要意义后，会更加自律，主动遵守学校纪律，认真填写档案材料并及时上交，以获得完整良好的个人档案记录。最后，一个辅导员通常要兼任多个班级，从入学到毕业，往往要负责几百名学生档案材料的收集整理工作，工作量很大，只有加强相关教师档案意识，才会使其在工作中加倍重视，才能保证学生档案的准确完整。这将从根本上解决潜在的干部人事档案材料缺失、失实等问题。
2.3 以人为本，推进不涉密干部人事档案内容向个人公开
目前，人事档案一直沿用封闭式管理，干部个人实行回避制度。过度神秘化人事档案，不利于人事档案的有效利用，我们应在严格控制查阅权限的前提下，积极推进不涉密档案内容适度向个人公开。干部人事档案的大部分内容，都是当事人自己填写的，不属于涉密范畴。此外，组织人事相关部门的鉴定考核意见，当事人应有知情权，即此部分内容对于当事人而言也不属于保密范围。第五类政历材料中的《三龄审核结论表》是组织人事部门对个人出生时间、参加工作时间的确认，是个人提拔晋升的重要信息，此表认定的信息更应与当事人沟通确认，避免个人因不知情造成的误填，以保证档案内容的一致性。所以，在加强监督管理的情况下，推进不涉密干部人事档案内容逐步向个人公开，这是现代社会发展的需要，更是高等院校以人为本，科学管理的需要。
总之，高职院校人事档案管理应以高职院校的发展为中心，更多的突出高职院校教育和科研两大职能，我们应把握中央整治档案造假问题的机会，积极改进高职院校人事档案管理方式，提高干部人事档案的利用效率，发展高职院校特色干部人事档案管理之路。
参考文献
[1]中组部，人事部，公安部.关于办理干部退（离）休等手续时认定出生日期问题的通知[Z].1990-8-30.
[2]省委组织部部务会研究议定.省管干部人事档案专项审核问题认定处理意见.2016.
[3]丁琴芬.浅谈信息时代高校干部人事档案管理工作[J].科技信息（学术版），2008（27）：154-155.
