档案社会化服务的理论依据

    摘要：本文基于对档案社会化服务的概念界定和含义解读，提出档案社会化服务的理论依据来自现代服务业、档案学、政治经济学和公共管理学，分别是服务外包理论、文件生命周期理论、社会分工理论、新公共管理理论和公共选择理论。

    关键词：档案社会化服务理论依据

    TheoreticalFoundationof Archival Social Service

    Abstract： Based on analyzing the concept of so？ cial service in archival profession， the article ex？ pounds the theoretical foundation of social service in archival profession. The foundation include Theo？ ry of Service Outsourcing， Theory of Records Life Cycle， Theory of Social Division of Labor， Theory of New Public Administration， and Theory of Public Choice.

    Keywords： archival profession； social service； theoretical foundation

    笔者曾对档案社会化服务进行概念解读[1]，阐述了其定义和基本含义。随着研究的深入，笔者发现档案社会化服务尽管目前在国内外均有一定的实践发展，但学界对于档案社会化服务产生原因和依据的探讨尚不深入。笔者拟从理论视角，分析阐述档案社会化服务的依据和基础。

    一、档案社会化服务理论依据的整体图示

    笔者思考档案社会化服务的理论依据主要从其概念定义和含义入手。在研究中经不断完善，笔者最终将其定义为“社会组织基于社会分工，以经济、高效、优质、安全的方式提供的涉及档案的专业性、专门化和社会化服务，与档案服务社会化的区别在于服务主体不局限于档案部门而是社会组织”。该定义既全面揭示出档案社会化服务的内涵和外延，又清晰展示出其与档案服务社会化的区别。

    按照笔者的解读，档案社会化服务的含义包括三个层次：首先，档案社会化服务是一种服务，是服务的下位概念；其次，档案社会化服务是涉及档案专业的服务，其服务内容和范围都与档案专业有关，档案社会化服务与其他服务的关键不同点，就在于它的专业界限；再次，档案社会化服务是社会化或者说立足社会分工的服务，是基于社会分工的立场，顺应社会实践发展的需要而产生的一种专业性、专门化、面向社会的服务，其特点和优势在于集中和整合档案专业的资源（包括专业人才、专业制度、专业方法等）优势，为需求方提供专业化、社会化、规范化的档案服务[2]。服务—档案专业服务—社会化的档案专业服务，这种外延范围就为笔者指引了探寻档案社会化服务理论依据的基本思路。

    笔者认为，档案社会化服务的理论依据主要涉及现代服务业领域、档案专业领域、社会分工领域和公共管理领域四个方面。第一，档案社会化服务从服务产业分布来看隶属于现代服务业，因此现代服务业中的服务外包理论成为其理论基础；第二，档案社会化服务是一种专业的档案服务，档案学专业领域内的文件生命周期理论也是其有力的支撑；再次，档案社会化服务是一种基于社会分工的服务，因此政治经济学中的社会分工理论可为其提供依据；最后，档案社会化服务是一种面向大众的服务，其实践发展也可得到公共管理学中相关理论的支持。综上所述，其具体理论依据的整体关系如图1所示：

    二、基于现代服务业的理论——服务外包理论

    服务业在20世纪被作为一个完整的概念提出，早期被称作第三产业。“第三产业”这一概念最早由英国经济学家阿·费希尔提出，英国经济学家克拉克在1957年以“服务性行业”代替了“第三产业”概念。根据服务业排他式定义，凡不能划入农业和工业的产业部门全部划归服务部门。

    “现代服务业”一词在我国最早出现于1997年的“十五大”报告中，中长期科技发展规划将其定义为“是在工业化比较发达的阶段产生的，主要依托信息技术和现代管理发展起来的信息和知识相对密集的服务业”。其主体是为了适应现代社会发展特征和要求而提供市场化服务的部门。既包括伴随着信息技术和知识经济的发展而产生的新兴服务业，又包括利用现代信息技术、经营理念、管理模式和服务方式改造传统服务业而生成的服务业升级。其特征在于：建立在信息基础设施之上；将信息技术和知识融入服务的各环节；实现了客户服务的集成化、定制化、精准化；服务内部管理实现了精准化运作、精确化管理、协同化创新。显然，档案社会化服务符合“现代服务业”的相关特征要求，并且属于其下的生产性服务业—专门服务业—管理及科技咨询服务[3]。

    服务外包的理论思想可溯及英国经济学家罗纳德·科斯和奥地利经济学家奥利弗·威廉姆森的“交易费用”，分析途径沿着“交易成本—采购—外包”的脉络不断发展。外包依据转移活动对象的差异可以分为制造业外包和服务外包。如果转移对象属于制造加工零部件或某种组装、总装活动则是制造业外包；如果转移对象是作为投入的服务性活动则是服务外包。服务外包是把原来在企业内部提供的服务性投入活动，通过正式或非正式的“服务水平合约”转移给外部厂商去完成的现象。服务外包使原先通过企业内部协调组织的服务性投入活动，转变为通过市场合约方式联系的活动。

    按业务内容划分，服务外包主要分为信息技术外包（ITO）和业务流程外包（BPO）。前者是指企业向外部寻求并获得包括全部或部分信息技术类的服务，服务内容包括：系统操作服务、系统应用服务、基础技术服务等。后者是指企业将自身基于信息技术的业务流程委托给专业化服务提供商，由其按照服务协议要求进行管理、运营和维护服务等。服务内容包括企业内部管理服务、企业业务运作服务、供应链管理服务等[4]。

    档案社会化服务的内容涵盖档案业务流程外包，是现代企业的一种经营战略，从而简化职能结构，降低经营成本。而提供此类服务的专业机构和部门亦可获得规模经济效应，以较低成本提供更多服务。

    三、基于档案学的理论——文件生命周期理论

    在国外，档案社会化服务的最佳实践范例是一种商业化的提供档案专业服务的机构——商业性文件中心。而商业性文件中心作为文件中心的一种形式，是效仿政府文件中心的产物，也具有文件中心的基本职能和作用。

    文件中心是基于文件生命周期理论的最佳实践。文件生命周期理论的基本内容包括三点：第一，文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程；第二，文件的完整运动过程由于文件价值形态的变化可划分为若干阶段；第三，文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的关系。文件生命理论将文件视为广义概念，包括现行文件、半现行文件和非现行文件。现行阶段的文件因机关需要频繁利用，一般保存在机关内部，服务对象以本机关为主。非现行阶段文件对机关的作用基本丧失，其中大多数因为没有历史价值而被销毁，少数具有永久保存价值的文件则需永久保存，保存场所转移至档案馆，服务对象由机关扩展到社会各界。而对于半现行阶段的文件，现行作用已经开始衰退，利用率也逐渐降低，服务对象仍以机关为主，但文件的历史价值尚未得到检验，不宜过早销毁或移交到档案馆，因此这一阶段需要有一个过渡性保管机构集中保管这些文件。文件中心正是保管这些半现行文件的最佳场所，既能满足机关自身的利用需求，又能检验文件是否具有历史价值，并且其经济实用的独特优势能够充分满足机关低成本、高效率的要求。

    而商业性文件中心也同样是基于文件生命周期理论的完美实践。一方面，商业性文件中心符合文件生命周期理论阶段式有效管理的要求。文件生命周期理论要求为各阶段文件找到最适宜的保管场所和管理方法。商业性文件中心正是对文件实施的阶段性管理，它依托先进的科技对半现行文件提供集成化、专业化的管理，使文件在商业性文件中心内部得到安全、高效的管理，成本更低，效率更高，更加经济实用。因此可以说，商业性文件中心是企业半现行文件最佳的保管场所，符合文件生命周期理论对文件阶段式管理的要求。另一方面，商业性文件中心突出地体现了文件生命周期理论全过程管理的思想。由于商业性文件中心的服务对象主要是企业，企业出于效益的考虑要求商业性文件中心对其文件进行全过程管理并提供全方位服务。从文件的生成、管理和维护到最终处置，整个过程均由商业性文件中心进行高效管理。总之，文件生命周期理论正是商业性文件中心产生和发展的理论基础和科学依据，也是档案社会化服务的理论依据之一。

    当然，文件生命周期理论并非国外独有，尽管我国迟至20世纪80年代后期才开始明确采用“文件生命周期理论”的提法，但是这一理论的思想火花早在20世纪30年代就已经萌发，当时的一些学者就提出文书和档案实属同一事物，文书和档案不过是同一事物的两个阶段。20世纪50～60年代，我国的一些档案学者开始对档案的形成过程及规律进行研究，提出了“档案自然形成过程论”的基本思想，认为档案的形成过程是“由文书部门或有关人员立卷归档形成档案开始，经过档案室，最后集中到档案馆”[5]。此后随着我国文件管理工作的发展，20世纪80年代后期，我国的档案学者在借鉴国外文件生命周期理论的基础上，开始对文件和档案的运动过程及规律开展深入研究，提出了全面的“文件运动周期理论”，指出文件从产生到成为档案以至消亡是一个完整的运动过程，并对这一过程进行了阶段划分。

    由此可见，不论是国外的文件生命周期理论，还是我国的文件运动周期理论，从萌芽到完善的过程都是殊途同归的。文件档案作为国内外共有的事物，其运动过程和规律是普遍的客观存在，科学阐释文件运动过程与规律的文件生命周期理论或文件运动周期理论的适用性也无国界之分，可为我国的档案社会化服务提供专业领域的理论支撑。

    四、基于政治经济学的理论——社会分工理论

    社会分工的思想起源于古希腊著名哲学家柏拉图。在柏拉图看来，劳动分工是自然的或天赋的要求，上天赋予人们不同的天分，要求人们从事不同的职业。到1776年，英国著名经济学家亚当·斯密在《国富论》中第一次提出社会分工理论（也叫劳动分工理论）。他认为社会分工对于提高劳动生产率具有十分重要的意义，具体原因有三：第一，社会分工使得劳动者熟练程度（劳动技能）增进，势必增加他所能完成的工作量。第二，从一种工作转到另一种工作，通常须损失不少时间，有了分工，就可以节省工作转换的时间。第三，机器的发明，能够在很大程度上简化和便利劳动，而这些机器的发明也是由于劳动分工[6]。当然亚当·斯密的社会分工理论，并没有把单个生产内部的分工和社会范围内的分工相区别。

    事实上，现代社会分工理论认为，社会分工是指人类从事各种劳动的社会划分及其独立化、专业化。社会分工是超越一个经济单位的社会范围的生产分工，包括社会生产分为农业、工业等部门的一般分工以及把这些大的部门再分为重工业、轻工业、种植业、畜牧业等产业或行业的特殊分工。社会分工是人类文明的标志之一，也是商品经济发展的基础。没有社会分工，就没有交换，市场经济也就无从谈起。社会分工的优势就是让擅长的人做自己擅长的事情，使平均社会劳动时间大大缩短，生产效率显著提高。能够提供优质高效劳动产品的人，才能在市场竞争中获得高利润和高价值。

    当然，对于档案服务来说，目前许多政府机构、企业、组织内部都设立了一些档案馆、档案室等，为其提供基本的档案服务。但是随着科学技术的发展，生产力的发展提高促进了社会分工，档案服务职能的分工也越来越细化，对档案服务机构的人员、设备、安全等多方面提出了更高的要求，如社会不仅需要会收集、整理、鉴定、保管等传统档案管理的人才，还需要越来越多的专门人才承担档案数字化、档案管理软件的开发维护、维护电子文件长久真实保存等诸多工作。

    鉴于目前我国企事业单位内部的档案机构专业化程度相对较低，且对于档案管理的需求有相似性，如果这些不同的组织都能将其内部专业化程度较低的档案管理工作，交给社会上专业化程度更高的档案服务机构来负责，一方面有利于提高档案管理的专业水平和工作效率；另一方面，可减少自行雇佣人员、配置设备的费用，降低人力物力成本，有利于实现资源的优化配置，更经济、更节约。因此，从社会分工理论角度看，档案社会化服务就是让专业机构做自己擅长的事，提供优质高效的档案服务产品，实现共赢的目的。

    五、基于公共管理学的理论

    公共管理学，是运用管理学、政治学、经济学等多学科理论与方法专门研究公共组织，尤其是政府组织的管理活动及其规律的学科群体系[7]。档案服务是一种面向社会大众的服务，虽然目前在我国提供档案服务的主要是政府机构，但“公共性”不等于“政府性”，政府并非“公共性”的唯一代言人。国外自20世纪80年代初期开始，政府解决公共问题的能力不足开始显现，行政权力的扩展和政府的过分介入，阻碍了市场的内在动力。因此，为减少施政成本并增强服务功能的“政府再造运动”成为焦点，并形成了一系列理论，公共管理学中的新公共管理理论、公共选择理论等都可以为档案社会化服务提供理论支持。

    （一）新公共管理理论

    新公共管理理论的倡导者之一英国学者胡德，将新公共管理概括为7个要点：1）政府部门专业化管理；2）政府部门要有明确的绩效评估标准和测量；3）强调对产出结果的控制，即重视实际绩效成果更甚于过程；4）打破传统政府部门的本位主义，使原来庞大的组织规模分散成为围绕不同公共产品和公共服务的企业化的单位；5）将市场的竞争机制引进政府部门；6）重视私营部门的管理务实风格；7）强调成本概念和纪律，特别是资源的有

    效运用[8]。

    新公共管理理论主张，在公共管理中采纳企业化的管理方法来提高管理效率，引入市场竞争机制来提高服务的质量和水平，强调在提供公共利益和服务时，除了拓展和完善官僚机构之外，其他机构也可以提供所有这些职能，公众究竟选择哪种方式则是取决于哪种方式更经济高效。

    （二）公共选择理论

    公共选择理论简单来说，就是将经济学应用于政治科学、法学、行政管理、公共政策等其他社会科学与政策研究领域。美国著名经济学家詹姆斯·M·布坎南首创了公共选择理论，他认为每个人都是理性“经济人”，都关心个人利益，追求最大效用，政府的行为也是如此。政府官员和政府组织都是理性自私的经济人，他们会在政治市场上以追求自身利益最大为出发点，并不断扩大组织规模甚至出现垄断，从而忽视了公众的实际需求，结果导致的是官僚体系的无效率或过度生产，公共服务需求的供给不足或供给过度的现象都可能出现。基于此，提高政府的服务效率和服务质量，必须打破政府的垄断地位，将政府的一些服务职能释放给市场和社会，建立公私之间的竞争[9]。

    通过以上对新公共管理理论和公共选择理论基本观点的介绍，不难看出这两个理论的主张都对档案社会化服务提供了有力支持。一方面，新公共管理理论要求在公共服务中引入企业的管理模式，实现更经济高效的服务，而档案社会化服务正是基于社会分工的视角，通过集中社会资源，提供专业高效的档案服务，从而提高档案服务的整体水平；另一方面，公共选择理论主张对于某些公共服务，政府应释放职能给社会，让更有效率的市场机制参与其中。而档案社会化服务正是强调提供专业化档案服务的不再仅仅是档案局（馆），而是鼓励更多其他专业机构提供这些服务，并且以集约高效的优势吸引公众，实现档案服务供给方式的多元化、专业化。目前来看，档案社会化服务的产生和蓬勃发展，从一定程度上印证了新公共管理理论和公共选择理论的观点。

    综上，档案社会化服务的提出可以找到公共服务领域的一些新理论作为依据，新公共管理理论、公共选择理论的主要观点均支持档案社会化服务的产生和发展，在全社会范围内，不仅依靠政府来满足档案服务的需求，也鼓励民间企业或组织提供专业化的档案服务。

    *本文是国家社科基金项目“档案社会化服务的理论基础与实践发展研究”（项目编号11BTQ036）、国家社科基金重大项目“国家数字档案资源整合与服务机制研究”（项目编号13&ZD184）的阶段性成果。

    参考文献：

    [1][2]黄霄羽.档案社会化服务的概念解读[J].档案学研究， 2013（3）：4-7.

    [3]高新民，安筱鹏.现代服务业：特征、趋势和策略[M].浙江：浙江大学出版社2010：9-15.

    [4]吴国新，高长春.服务外包理论演进研究综述[J].国际商务研究，2008（2）：3.

    [5]国家档案局.曾三档案工作文集[M].北京：档案出版社，1990.

    [6][英]亚当·斯密.国富论——西方经济学圣经译丛[M].唐日松，译.北京：华夏出版社，2005.

    [7]公共管理学—百度百科[EB/OL]，[2013-03-27]，http：//baike.baidu.com/view/649243.htm.

    [8]刘春燕.民营化：公共服务领域管制的路径选择[J].四川行政学院学报，2006（5）：12-15.

    [9]吴月红，叶常林.政府信息外包的理论依据与模式选择[J].图书情报工作，2010（11）：112.

    作者单位：中国人民大学信息资源管理学院