抓规范 树形象 促提高 提升档案工作新水平

    冀学光

    近年来，大兴区档案局紧紧围绕全区中心工作，以档案资源建设为核心，档案信息化建设为重点，加强档案法制建设，抓规范、树形象、促提高，加强各级领导对档案工作的重视，突出工作重点，各项工作取得新成绩，档案工作又上新台阶。

    一、加强领导，强化保障，营建档案工作良好氛围

    搞好档案工作，领导重视是关键。把档案工作列入领导的议事日程，是时代发展的需要，也是做好档案工作的需要。我们充分发挥主观能动性积极争取领导对档案工作的重视与支持。一是积极向区委、区人大、区政府等部门汇报档案工作。区人大副主任刘志茹，区委常委、宣传部长姜泽廷，副区长王荣彬先后到我局（馆）进行调研，听取工作汇报，详细了解档案工作存在的困难和问题。针对目前区档案馆档案库房紧张，档案无处存放的问题，区领导在多方沟通协调的基础上，做出批示，为我局协调了1800平方米的周转办公用房，并投入资金215万元进行装修改造，目前已装修改造完毕。二是积极争取将镇村级档案工作纳入基层组织建设“五个好”创建考核体系，并将区档案局列入“五个好”创建成员单位，在考核评比体系中档案工作占2个分值。三是进一步强化档案工作的监督管理，加大各单位对档案管理工作的重视程度，经过多方沟通和努力，区委、区政府将档案工作纳入全区绩效考核范围，在《大兴区乡镇街道办事处及区直单位科学发展绩效考核内容及考核任务分工表》中增加了对档案管理工作制度建设及落实情况的考核内容，在考核责任单位中增加了大兴区档案局。

    二、加大宣传力度，不断提升档案部门形象

    宣传工作是档案事业的重要组成部分，档案事业的发展离不开好的外部环境，积极开展档案宣传工作，是增强社会档案意识、扩大档案工作社会影响力、推动档案事业发展的重要途径；加强档案宣传工作同时也是创造好的舆论环境，提升档案部门形象，提高档案工作社会认知度的重要举措。大力加强宣传工作，积极在提高宣传工作质量、效率上想办法、下功夫，较好地发挥了宣传工作的职能作用，宣传模式不断创新，宣传渠道更为拓展，宣传形式更加丰富，宣传效果显著提高，促进了各项工作的深入开展。一是确定宣传重点，充分利用广播、电视、报刊等宣传媒体，对重要工作、重大活动、重要会议进行采访宣传和报道，扩大档案工作的影响力。二是积极向市、区各新闻媒体和信息部门投稿，及时反映全区档案工作动态和工作成果。采取五项措施加强信息宣传工作：研究制定《信息宣传工作管理办法》，建立信息员工作队伍，进一步完善信息工作管理方式、方法；每年研究制定信息宣传工作机制，明确全年信息工作任务及各科室信息员工作职责，信息编写、报送要求，计分评比及奖励办法；定期对信息撰写、报送情况进行统计，定期召开信息宣传工作会议，通报信息宣传工作情况，交流信息宣传工作经验，解决工作中存在的问题；把基层立档单位档案工作信息报送情况列入对各单位档案工作的考评内容，激励和调动各立档单位的积极性；加强与市、区信息部门的联系和沟通，采取“请进来”和“走出去”的方式，请专业人员对信息宣传工作进行指导，提高信息撰写的质量和刊稿数量。三是充分利用网络资源开展档案法制宣传。在网上开辟档案法制宣传栏目，以通俗易懂的图文形式刊出与档案工作联系紧密、实用性强的档案小知识、档案法律法规知识、档案违法案例等，增强社会公众对档案、档案工作及档案法律法规知识的认识，提高档案法制宣传的效果。四是鼓励社会力量积极参与档案宣传工作。聘请区内6名业余作家为名誉馆员，通过他们从不同视角宣传档案馆藏、宣传档案知识、宣传档案工作，展示我区档案工作发展建设成果。邀请他们参加“档案馆日”宣传活动，定期组织开展宣传馆藏为主要内容的座谈、交流活动；五是在宣传内容上下功夫，集中宣传群众感兴趣、普遍关注的档案资料上来。积极与大兴报社合作，在《大兴报》文化板块开辟“档案里的故事”专栏，用新的方式讲故事，以新的方法用档案，使群众通过通俗易懂的故事形式了解档案资料中记录的历史事件。六是加大档案专业期刊和报刊的征订力度，发挥档案宣传主阵地的作用。档案专业刊物是宣传档案工作、宣讲档案业务知识、反映档案工作动态、开展理论研究的主阵地，是基层档案工作者获取信息、学习业务知识最直接的渠道。宣传推广档案专业期刊，也是档案业务工作的需要。为抓好档案专业刊物的征订工作，将征订工作任务分解落实到局内各科室，人人都做征订员、宣传员。为确保征订数量将征订工作列入档案执法检查加分项目。

    三、强化档案执法检查，有效提高档案工作管理水平

    开展档案行政执法检查是深入宣传贯彻实施《档案法》，实现依法治档，提高档案科学管理水平的重要手段。加大执法宣传力度，认真部署执法检查，是做好档案行政执法检查工作的关键。为此我们坚持依法加大档案行政执法的工作力度，严格执法程序，规范执法行为，明确执法标准，开展档案行政执法检查工作，真正树立起档案执法主体的权威和地位，用法制手段切实解决档案事业发展的重点、难点问题，提高了各单位领导和档案人员的档案法制意识，使之从思想和行动上真正重视了档案工作，有效提高了各单位的档案管理水平。一是切实加强档案法制机构和执法队伍建设。设置专门的法制工作机构和人员，为提高行政执法工作水平，不断完善档案法制网络，建立档案执法联络员和执法人员台账，目前我局有档案执法联络员105人，执法人员21人，执法人员全部取得执法证件。建立档案行政执法员和执法联络员培训、考核制度，定期组织法律法规专业知识培训。二是从规范行政执法行为入手，切实树立起档案执法人员形象。档案执法人员在进行档案行政执法检查时必须统一着装、穿皮鞋、戴领带、统一佩戴标志牌。执法人员统一着装是让执法相对人能够感觉到档案行政执法部门的庄严、统一和规范，“制服”还能体现执法的力度与刚性，有利于队伍的统一管理。档案执法标志牌代表档案行政管理部门，可以展示档案行政管理部门的执法权。三是严格检查标准和执法程序，树立档案行政执法部门的权威和地位。每年根据执法检查情况对执法检查标准进行细化和补充，在检查标准中明确列出各立档单位接受执法检查的态度以及领导参与检查情况的评分标准；检查前排出各单位接受检查时间表，并印发正式检查通知，明确要求接受检查单位必须有主管档案工作的领导参加。检查过程中严格按照单位自查、实地检查、反馈意见、整改复查、总结通报、查处档案违法案件六个阶段进行。执法检查时各组均由副局长带队，执法检查人员每次不少于二人，并同时出示执法证证件，执法检查文书严格履行签字手续，并以电子版打印的书面形式反馈给被检查单位保留。严格履行上述程序加大了档案执法检查的力度，同时很好地树立了档案执法部门的权威。四是借力联合执法、整体推进。档案部门属于弱势部门，执法力度不如强势部门，要加大执法检查力度不太容易，为此我们邀请上级档案行政管理部门和区人大、区政协、区法制办领导共同对镇、村、街道、社区以及大的系统单位进行检查，引起基层单位领导和档案人员的共同重视，促进档案工作整体推进。

    四、创新思路，规范管理，扎实推进档案数字化建设

    为实现馆藏档案的信息化管理，我市实施了档案数字化战略，大力推进馆藏档案数字化工作。在档案事业发展的“十二五”规划中明确提出了到“十二五”末，区县档案馆馆藏纸质档案数字化达到50%的目标要求。2012年以来我局将档案数字化工作作为局（馆）首要任务抓紧抓好。积极探索，创新思路，采取先进的工作方法，扎扎实实推进档案数字化建设。2012年12月1日馆藏档案数字化一期项目启动，到2013年12月结束，历时一年，共完成纸质档案数字化34587卷、7702件，共计400万页。质量符合北京市《纸质档案数字化技术规范》要求，数字化率已达到“十一五末”馆藏档案数量的42%。目前馆藏档案数字化二期项目也已正式启动。

    开展档案数字化工作，人才队伍是关键，档案数字化工作不仅涉及信息技术问题，而且更多地涉及档案业务问题，由信息科牵头从档案管理科和信息科两个科室抽调业务骨干专门负责数字化工作。为确保数字化工作顺利开展，局领导专门组织有关人员到数字化工作做得好的区县进行广泛调研，结合本馆实际，制定了大兴区档案馆档案数字化整体工作方案，决定走市场化运作的路线，采取市场招投标的方式，充分利用社会力量完成区档案馆数字化加工工作。解决了我局（馆）人员和技术力量不足的问题，同时方便管理，保证了档案数字化加工的速度，提高了工作质量，使档案数字化加工工作有序开展。标准规范的管理，是档案数字化建设不可或缺的必要条件。为了避免工作的随意性，严把质量关，按照北京市数字化扫描工作相关规范和标准，我们秉着科学、可靠和可行的原则进行细化和补充。在档案数字化工作开展过程中，我们根据实际情况，针对不同的工作岗位，制定一系列工作制度，用标准和制度来规范和指导工作。在对馆藏档案进行数字化加工前，摸清馆藏情况，针对不同档案情况，理清思路，制订方案，为了把档案数字化成果早日应用到实际工作中，我们优先对贴近民生、利用率高的婚姻档案、招工档案进行数字化。在馆藏档案数字化扫描加工过程中，制定了严谨科学的档案数字化加工处理工序，制定了严格的档案保密制度、档案数字化工作制度，严格对工作人员进行政审，采取工作人员持牌上岗，安装监控设备，详细办理出入库手续等措施，保证了实体档案在数字化加工过程中的安全、完整。同时返聘局（馆）退休熟悉档案业务的人员进行先期培训后，对数字化过程中的目录校对、图像质量、数据挂接等逐条逐页进行质检。要求数字化公司及时对合格数据一式三份进行备份，保证档案目录数据的正确性、图像与目录挂接的准确性、数据存放的安全性，确保了档案数字化质量。

    作者单位：北京市大兴区档案局