中小学校档案工作存在问题分析及对策

    王秀兰

    摘要：中小学校档案工作是我国教育事业的重要组成部分，学校档案是再现学校历史的依据,是学校教育总结历史经验、继往开来的重要管理基础。随着教育事业改革与发展、现代信息技术的引入，学校档案工作也应再上新台阶，跟上教育改革与发展的步伐。然而目前，中小学校档案工作还存在一些需要改进和提高的地方，应当尽快加以解决，发挥档案工作在中小学校教育中的应有作用。本文根据中小学校档案工作存在的问题提出了自己的解决办法。

    关键词：中小学校档案管理 问题分析 对策

    一、现阶段中小学校档案工作存在的主要问题

    1．档案工作意识淡薄

    档案工作是中小学校工作的重要组成部分，然而，学校领导及档案人员由于对工作重要性的认识不够导致工作意识的减弱，表现在实际行动上就有所松懈。通过对我区学校档案工作的调查发现：无论是在资金的投入、人员的安排上，还是在接收、利用、整理、编研工作经常不被重视，修补档案未用专用浆糊，将档案随意放置地上，不注意防尘等。可见，档案工作意识在部分学校领导和工作人员头脑中还相对淡漠。

    2．管理方式落后

    目前中小学校档案室收集的档案绝大多数还是纸质档案，光盘、录音、照片、录像载体的档案仅占一小部分；管理方式还是采用手工作业；文件立卷归档后，档案人员还需要对其进行再加工、调整与编目。这种机械的手工作业，重复劳动多，劳动量大、时间长、速度慢，以致档案整理效率低、归档不齐全、案卷质量不高、查考利用效率低，出现库存内容贫乏、单一的状况。

    3．档案服务方式被动、低效

    在档案的提供利用工作中，传统、低效率的手工检索方式和“有人来查才去找”的被动服务方式仍然在中小学校档案利用中普遍使用。随着新形势的发展，中小学校档案工作的查考利用需求也发生了很大变化。一方面，档案利用者的范围扩大了，利用率提高了，利用内容也拓宽了。另一方面，档案利用者的要求提高了，不仅仅满足于查阅所需的档案信息，还要求档案工作人员在提供档案信息具有系统性、准确性、时效性。

    4．档案工作人员素质不高

    中小学校档案岗位上的工作人员大多是中途转行，或兼职人员管理档案的，可能具有一定的教学理论知识，但对档案专业知识却相当匮乏，普遍缺乏专业培训，知识结构不平衡，一般只能应付简单的收集和装订工作。还有部分学校档案管理教师，不能运用現代信息技术实施档案管理，影响了档案资料规范、科学管理，影响了案卷质量和服务质量的提高。

    二、完善中小学校档案工作对策的思考

    1．加强档案工作意识

    档案意识是指人们对档案性质和价值的认识，以及对档案工作地位和作用的认识。首先，档案管理工作需要得到普遍认同，尤其领导的认识要到位，如果领导的档案意识不强，对档案工作缺乏正确认识，以日常工作忙为理由，没有把档案工作摆到议事日程上，就会造成示范效应，直接导致各部门对档案工作的忽视。其次，教职工档案认识到位。教师可以有效配合档案部门的收集工作。再有，档案管理者认识到位。作为档案工作的最直接参与者，要主动出击，不等不靠。配合领导拿出档案管理办法，建立管理制度，并依据制度和管理办法主动工作。

    因此，领导要亲自抓，要把档案工作当作学校管理的重要组成部分，并纳入学校工作的议事日程。建立、健全档案管理的组织、制度建设，加强《档案法》学习与宣传活动。使教职工能增强档案意识，要结合工作实际，抓好归档、阅档和档案管理等工作环节，使教师“查档”方便，“归档”有积极性。

    2．完善制度，科学管理

    建立完善的档案管理工作制度，是档案工作实现规范化管理的有力措施和可靠保证。学校要按照档案工作的管理要求，建立健全管理体制，完善各项制度。科学制定《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案室管理制度》、《档案库房管理制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》等，结合本校实际编制档案分类方案和保管理期限表，使学校的档案工作有章可循，增强档案工作的缜密性，避免无序化，保证档案质量。同时把归档纳入学校工作计划、规划，纳入部门工作目标管理责任制的检查考核中，这样促使各部门人员都重视档案工作，共同为做好档案管理工作做贡献，使学校档案工作保质、保量、如期完成。

    3．提高档案工作者素质

    随着网络技术、计算机技术和各种应用软件的发展和普及，学校档案管理的工作的内容，也在发生着从内容到管理方式的变革。电子档案的“归档”与管理已被提到议事日程，在原有的纸质文档、照片底片、影片、唱片、录音带、录像带等的基础上，诞生了电子文档、电子照片、电子影像资料等有保存价值的资料，这也是一个单位档案的重要组成部分。因此，档案管理人员除了要具备传统的档案管理理论、技术外，还应当具备运用档案管理软件进行档案分类管理，对电子文档、电子照片、电子影像资料等有保存价值的资料实施有效管理，这是当前档案管理中，迫切需要解决的问题。

    解决这一问题的根本途径就是加强研究、培训。档案工作者要善于运用计算机、办公软件，要善于与开发商进行合作创建档案管理平台，促进档案管理的科学化、自动化。要实现这一目标，就需要开展不同层次的专业理论和技术培训。

    4．改进管理、服务方式

    改进服务方式重在为教师提供方便、快捷的“查档”环境。改进管理方式，可以通过网络技术、计算机技术，搭建自动化的档案管理平台，改革、提高档案管理模式，提高科学化水平。通过自动化管理系统，提供高效的服务，促进教师“归档”、“查档”的积极性，推动教育事业的科学化发展。

    5．注重档案信息资源开发工作

    档案的生命在于它的实用性，收集档案的目的在于利用。如果不积极开展档案的利用工作，只是把它锁在柜子里成为“死档案”，那就失去了它的利用价值。因此，要搞好学校档案管理工作，档案管理部门就应该同学校各部门进行协调沟通，档案人员要围绕学校中心工作和各个时期的重点工作，及时提供归档范围，定期了解检查档案收集情况，宣传档案知识，主动参与学校管理活动，及时为教育教学服务，为深化学校各项改革提供信息，使档案部门真正成为学校工作的信息咨询部门。同时要注意改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。

    总之，档案管理工作是学校工作的重要组成部分，也是教育事业的重要组成部分，需要领导、行政管理人员和教职工密切参与和配合的工作。只有各方面互相支持，才能更好完成的工作。档案管理员要在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，积极、热情提供服务工作。档案人员要熟悉室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，还应及时对利用效果的反馈信息进行综合性的分析、研究找出工作中的不足，以科学的态度，把档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。

    作者单位：北京市怀柔区教委