从长从远谋划 顺时应需发展

    李惠铭

    摘要：随着信息化的发展，档案数字化成为工作的必然和重点，如何开展档案的数字化，本文认为应从长从远谋划，顺时应需发展。

    关键词：档案 数字化 信息化 标准化

    数字化是一次档案载体的变革。我们如何应对这场变革，扎实有效地做好当前的工作？这就需要我们从长从远谋划，顺时应需发展。

    说到从长从远谋划，就是要从数字化的全过程来考虑当前的工作。俗话说，“知岁令方晓禾稼”，即清楚全年的气候特点，才知道春天应该种什么。自从世界出现第一台电子计算机至今不过七八十年，档案数字化到现在也就二三十年的时间，把这二三十年放在几千年的历史长河之中，如同沧海一粟。从这个意义上讲，数字化仍旧是一个漫长的、循序渐进的过程，还有很多值得研究和探索的问题。这就要求我们在工作的过程中：首先，不能太急，不能盲目追求进度或过于超前，要扎实细致地做好现阶段的基础工作；其次，必须应需而上，清楚数字化的轻重缓急，对服务工作有重大意义，不办不行的提前办，可办可不办一般性的工作先搁置不办；第三，要不断更新理念，用新的知识、新的方法去突破墨守成规的工作，解决工作中出现的新问题。

    一、档案数字化存在的问题

    （一）档案数字化立法缺乏、标准滞后

    在档案数字化管理和利用过程中，还存在着立法缺乏、标准滞后的现象。以《档案法》为例，我国《档案法》1988年施行，1996年第一次公布了《全国人民代表大会常务委员会关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》。《档案法》对加强档案的收、管、用提供了必要的法律支撑。然而《档案法》及相关法规对电子档案缺乏规定，特别是没有给电子档案以明确的法律地位，电子档案面临着证据作用和法律认可方面的障碍。尽管1996年颁布的《档案法》明確了对“档案缩微品等复制形式的档案经档案收藏单位法定代表人签名或盖章后，认定其与档案原件同等的效力”。2004年颁发的《电子签名法》，确立了电子签名的法律效力，但对于认定电子档案的证据作用仍旧没有提出明确要求。正因如此，导致至今仍没有真正意义上的电子档案，基本上停留在电子文件阶段。文件转化为档案需要有三个条件：一是办理完毕的文件；二是对日后工作和研究活动有查考利用价值；三是经过系统整理，按照一定规律保存起来。大量的电子文件都是在OA系统和业务系统中形成，由于其法律地位不能够确定，就不能要求基层通过系统整理保存到档案馆，也就不能形成电子档案。如果有可以称得上电子档案的，也只是档案馆自己扫描形成的电子文件。

    15年过去了，应对洪水般席卷而来的数字化大潮，急需一部能指导数字化工作的法规。我国现存对档案数字化的要求可以分为三类：一是法律法规，如《档案法》、《档案法实施办法》等；二是管理制度，如《电子公文归档管理暂行办法》、《关于加强档案信息资源开发利用的工作意见》等；三是标准规范，如《纸质档案数字化技术规范》、《北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式》等。这三类虽然正在逐步形成规范化的体系，但仍不能很好地指导数字化工作。如档案管理规范体系，不能做到从档案的“收、管、用”各环节都有明确的流程；目录著录规范体系，不能保证各门类档案（文书档案、科技档案、专门档案）从数据库设计到目录著录都有标准可循；档案信息安全保障体系，不能从安全策略、安全法规、安全标准、安全技术等方面提供完整理论和实践指导；数字化利用服务体系，不能从法律地位、归属问题、信息公开、保密等方面为共享服务提供保障。所以，档案数字化还将长期存在立法缺乏、标准滞后的问题。

    （二）档案数字化对象复杂、数字化不规范

    档案数字化是一项复杂的系统工作，数字化对象也很复杂：

    一是档案的载体形式多。考察古今中外档案载体类型发展历史，除实物档案外，记录信息的载体类型大致有蜡板、甲骨、简牍、缣帛、纸张、光盘、唱片、磁带、录像带、硬盘、胶片、SD卡、U盘等，档案馆现存的载体的种类也越来越多。二是档案的种类多。从档案的分类来看，业界普遍认同的观点是分为：文书档案、科技档案、专门档案。就拿专门档案来说，胡绍华等14位同志编写的《32种专门档案整理方法》一书中，详细列出了32种专门档案。但档案分布于各个单位之中，业务各具特点，这32种也不能囊括全部。三是档案的数量多。尤其电子化后，档案正在以几何级数快速增长，电子文件的增长速度更是惊人，我国中央和国家机关及其直属企业事业单位生成的电子文件数量约占文件总数的72.7%。

    计算机处理信息的方式有两种，即结构化信息和非结构化信息。在数字化的过程中，我们要将“那么多载体、那么多种类、那么多数量”的复杂对象，参照一些已有的标准，从数据库结构的设计、转化流程、技术等方面，都转化为计算机可以识别处理的信息，都做到统一规范几乎是不现实的。一方面，不可能对每一种档案都出技术规范，另一方面,不可能将每一种档案都转化为数字信息。档案数字化可能长期存在三种情况：一是永远没有现成的理论或者固定的版式，档案数字化永远在不断地改进和更新中；二是有一个可以满足档案数字化需求的大系统，可以容纳更多的数字化内容；三是数字化毫无章法，有业内的管理部门，在一个大的原则之下，各自为政，但又统一在总要求下。

    面对如此复杂的对象，我们甚至永远都不能将工作做成一刀切的规范化、标准一致的规范化。

    （三）档案数字化的整体环境不太乐观

    档案数字化处在地区信息化的的边缘地带。政府对档案数字化在资金、人力、软硬件投入上较少，认为是档案部门自己的事情，尤其是对基层的投入更少。在地区信息化的规划中，对档案数字化的投入也是寥寥无几，且档案数字化还存在着重复建设、低水平开发、各自为政的现象。对历史档案管理现状难以改变的特点，使档案管理不可避免地走向管理方式的多元化。比如现在的“双轨制”、“双套制”，“电子文件中心”等，这使得我们在纸质和电子之间相互纠结，造成档案数字化多条腿走路的现状。

    （四）档案数字化在信息安全和长期保存上还存在诸多隐患

    如现有技术和管理还不能摆脱计算机及其网络硬件设施免受电磁泄露、通信干扰、自然或人为破坏及设备故障的困扰；不能保障信息在数据收集、存储、检索、处理、传输等过程不被非法窃取、伪造、篡改以及密钥攻击；还不能确定档案信息数字化载体的使用寿命；还不能解决数字化信息读出、检索等对设备的依赖等等。档案数据的备份容量、数据处理性能、数据保护能力、数据恢复能力，快速备份和异地备份等方面还面临着严峻的挑战。档案馆防范和抵御灾难性事件的能力还不强。

    二、档案数字化应做好准备

    应对上述问题，我们在数字化过程中，就不要一味地追求速度，以避免辛勤的工作成果付之东流。从目前来看，档案数字化建设过程中最大的问题并非技术问题，而是管理工作不能适应当前的形势。需要做好几个方面的准备工作：

    （一）构建档案数字化的整体运行模式

    我们应该意识到档案数字化是一个系统工程，由若干个子系统和要素构成。由档案主管部门来指导顶层设计，制定详实的数字化规划和系统规范，促进部门间的相互合作，使得不同系统、不同业务的数字化可以统一起来，发挥综合效应。比如，构建一个每天可以被上百万人使用的系统,而只需要一个业余人员来管理和操作。档案数字化的整体运行模式一旦形成，就可以形成数字化的拉动趋势,也必将带动档案各个方面工作朝着高效、便民的方向发展。

    （二）扎实做好数字化的基础性工作

    档案数字化是一项基础性工作，档案馆的所有系统应用都是建立在这个基础上的，这就要求我们要扎实地做好数字化基础工作。一是按重要的、利用率高的档案优先数字化。如文书档案、会计档案、婚姻档案、专门档案、科研档案、教学档案、基建档案、科技档案、实物档案、声像档案、音像磁带等。二是重点加强对珍贵、易损及利用频繁档案的数字化。如现行文件、结婚证、房产证、革命历史档案、敌伪档案、老县志等。三是把部分档案的数字化放在基层。如在标准、技术、数字化管理方式等方面进行了积极探索，统一制定数字档案室标准和规范，配置相应的管理与保护的技术装备，把部分需要数字转化的档案放在基层来做。

    (三)搭建档案信息利用服务网络

    档案数字化的目的就是要组织数字信息上网,面向应用,建立“活性”,实现档案信息的网上检索和利用,为用户提供更好的服务。如建立区、镇、村三级档案联合网络，构建档案直通车，共享档案信息资源。又如利用手机网络、有线电视网络，借助其他部门在社区和农村已经建立好的各种网络平台，上载与农民息息相关的档案内容，开发档案信息，提供多方位、多角度的档案利用，建立起方便人民群众的档案利用体系，使村民不出村，即可将各种档案一“网”查尽。

    （四）积极应用现代化技术和管理经验

    档案理论和前沿技术层出不穷，国内外也存在很多先进的业态和管理经验，档案部门在信息化过程中应做到不封闭、不排斥，积极寻求更多的解决方案，在适用的前提下尽量应用先进技术和管理。比如项目管理（PMP）、企业资源规划（ERP）、客户关系管理（CRM）、知识管理（KM）、信息管理（IM）、流程管理(PM)、决策支持（DS）、數据挖掘（DM）等等。

    （五）善于抓住机遇和改变工作方式

    档案数字化面临着集中统一的管理体制，面临多元化需求的冲击，无法避免地出现一些问题，比如跟过去的规定冲突，跟过去的管理方法矛盾，跟原来的工作相悖。档案数字化工作要善于抓住机遇和改变工作方式。一是不能按部就搬，要善于否定过去的工作，否定原来的方案、标准、计划。二是不能死守档案，认为档案是档案部门自己的东西。档案是无国界的，是全球联网的，档案数字化的工作也不应该仅仅局限于本馆、本市、本国，而是应该把眼光放在那些能够给我们信息资源的组织或者个人，在全球范围内，在宇宙范围内，寻求更多的合作者。采取协作、借力、外包等方式，积极争取各方面的合作。工作方式的改变，才能实现质的飞跃。

    尽管数字化未来还存在诸多的不确定性, 但只要我们从现在做起，从长从远谋划，顺时应需发展，就能实现档案数字化的超常规、跨越式发展。

    参考文献：

    1．姜之茂.档案人员上岗必读[M].中国档案出版社，2007.

    2．宗文萍.档案信息安全保障体系研究[M].中国档案出版社，2010.

    3．冯惠玲.政府电子文件管理[M].中国人民大学出版社，2004.

    4．姜单.信息论与编码[M].中国科技大学出版社，2009.

    5．尼葛洛庞帝.胡泳等译.数字化生存[M].海南出版社，1997.

    作者单位：北京市平谷区档案局