提高办公室文秘工作质量刍议

    高驰

    中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）3-117-02

    摘 要 办公室作为一个单位的综合性管理部门，起着联系左右、沟通内外和承上启下的作用。文秘工作人员作为办公室的重要成员，其素质高低直接影响单位行政效能的高低与行政成本的大小。在新时代，文秘工作人员必须要从苦练内功、加强调查研究和提高保密意识等方面着手，联系本单位的实际工作情况，努力提高办公室文秘工作的水平、效率和质量。

    关键词 办公室 文秘工作 效率

    办公室作为一个单位的综合性管理部门，起着联系左右、沟通内外和承上启下的作用。文秘工作人员作为办公室的重要成员，其素质高低直接影响单位行政效能的高低与行政成本的大小。在新时代，文秘工作人员必须要从苦练内功、加强调查研究和提高保密意识等方面着手，联系本单位的实际工作情况，努力提高办公室文秘工作的水平、效率和质量。如何提高办公室文秘工作质量？本人认为需要注意以下八个方面。

    一、苦练内功，夯实个人业务水平

    当今社会发展日新月异，新事物、新知识、新思想不断地充斥在我们周遭，文秘工作者要想给领导当好參谋、助手，必须要树立终身学习的理念。首先，注重自我学习。文秘工作者要善于通过书籍、报刊、网络等多种途径搜集有效信息，并加以提炼，在不断思考和总结中提炼新思想，学、思、践、悟、行齐头并进，增加自身信息储备量，努力提升自身理论和实践素养。其次，加强讨论学习。文秘工作者可以就新政策、思想等进行交流与讨论，集中学习，共同进步，加快自身信息更新频率。最后，文秘工作者要重视自我的思想政治教育，深化责任意识，强化理论武装，拔高个人的思想及政治站位，为高谋篇布局打牢基础。同时，文秘工作在企业中工作相对繁重，只依靠一个人根本无法将办公室文秘工作做好，对企业今后的稳定发展也非常不利。要想全面提升文秘工作水平，就要提高文秘工作人员的薪资待遇，在多方面实行激励措施，拓展文秘工作人员数量，为企业办公室文秘工作人员提供有效保障。

    二、加强调查研究，做好信息准备

    毛泽东同志曾说：“没有调查，就没有发言权。”领导的决策是基于文秘工作者所提供的信息进行的，文秘工作者所反映的信息是否全面、准确，将直接影响领导者决策的成功与否。这就要求文秘工作者必须要保持实事求是的工作作风和严肃认真的态度，深入实际，积极进行实践调查研究，了解第一手材料，并及时对其进行全面分析，做细做实做深相关工作，为领导机关和领导者决策提供依据与参考，使决策结果更加符合客观实际情况，切实做到决策规范化与科学化。文秘工作者要增强对信息调查准备的主动性，做好参谋服务工作。为此，文秘工作者一要围绕中心，通盘考虑，做到参之有道；二要准确领会领导意图，做到谋之有方；三要做好调查研究工作，提高信息处理效率，做到言之及时。

    三、提高保密意识，做好机要保密工作

    办公室是一个单位的重要部门，同时也是一个单位机密高度集中的机要部门，常常接触到一些涉密文件和资料，因此，如何做好保密工作是至关重要的。机关保密范围，一般包括文电、会议、印信、通信、各类情况、高层领导活动保密等内容。

    因而，作为文秘工作者不仅要严守政治纪律，更要对岗位忠诚，做到“不该问的不问，不该说的不说，不该做的不做，不该记的不记”。一要严格恪守单位相关保密制度，注重对机密文件、图纸、资料、照片、档案、信函和视频资料的管理工作，做好文件归类工作。二要积极践行“知密但不失密”的原则，慎言慎行。三要提高意识，增强对办公电脑网络安全重要性的认识，定期、及时地更新办公电脑杀毒软件、防火墙等网络安全工具，真正做到“涉密电脑不上网，上网电脑不涉密”，以杜绝各类泄密事件的发生。

    四、讲究协调艺术，改进工作方法

    办公室工作面较广且繁杂，每一项工作都会对全局有一定的影响。一方面，办公室内部要优化文秘人员结构，明晰工作内容，协调分工合作，夯实工作实效。另一方面，要做好各个部门的协调和统筹工作，坚持重大情况归口汇报，做到“不越位、不贪功，识大体、顾大体”，当好单位各个部门之间沟通的桥梁。文秘工作者既要善于抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，又要考虑到多种复杂的主、客观因素，兼顾到各方各面；既要善于抓大事，抓关键处，突出工作重点，又要注重细节管理，注意工作的细微处，严防“破窗效应”。文秘工作者在工作过程中，要不断摸索办公室工作的规律，讲求方法，分清工作的主轻重缓急，坚持原则底线。树立“大事讲原则，小事讲风格”的工作思路，凡事公心推动，时刻维护集体的利益，只为集体想办法，不为私利找理由。

    五、深化责任及服务意识，强化工作作风

    办公室主要职责是为领导、部门及基层工作人员服务，工作往往有着一定的偶然性和突发性，这就要求文秘工作者要做到未雨绸缪，以工作的超前性和预见性增强对于工作的服务能力，切实打造成服务型办公室。文秘工作者要提高个人的责任及服务意识，保质保量地完成领导和其他部门交办的工作任务。从文件的整理、形成到公布，决不能拖拖拉拉，要快速及时、高质高效。力戒“多、推、虚、浮”的作风，牢固树立全局意识、补台意识、命运共同体意识，凡事一旦考虑周全就要马上行动。工作中狠抓“勤”字，做到勤在点子上，勤在关键处。持续地在上传下达、流程实施、政策制定、监督落实、办文办会方面上下足功夫。消除自身懒、慢、拖的不良思想及行为，理清工作思路及头绪，以“稳、快、准”的工作风格，将各种文件有条不紊的处理好。

    此外，文秘工作者要严格遵守单位工作纪律，强化规矩意识，形成团结一致、勤政廉洁、作风严谨、不图名利、默默无闻的优秀品质，特别是对内部规章制度严格执行，将纪律和规矩摆在首位。用好制度，制度是感情的壁垒，人情的屏障，做到“有所为，有所不为。”从文件的签收、登录、拟批、阅批、催办、督办到立卷、归档、销毁，都要严格按规则处理，严禁粗放随意。

    六、注重总结，加速公文运转效率

    公文种类繁杂，运转环节复杂，有些重要公文必须经多位领导审阅，多个部门联合办理，如无一定章法，差错难以避免。为此，一要及时做好收文记录，对收到的公文进行详细的登录，把内容及相关要求进行整理记录。二要灵活领会催办的技巧，如利用下次公文传阅的时机向领导询问上次传阅的公文情况，或是将公文传阅夹放在领导办公桌显眼位置。三要抓住领导日常活动规律。例如：传达文件既要遵守流程又要提高效率，这就需要文秘工作人员发挥作用，协调领导工作内容和时间，促进公文在规定时间内的政策流转。四要做好督办工作。一分部署，九分落实。对领导重点关注的事项要做好处理进度的记录，做到紧抓不放，大胆督查，跟踪問效，直至落实，并及时向领导汇报及反馈。同时也要向交办工作的相关领导和部门工作同志，做出必要的解释和情况反馈，避免产生矛盾与误解，影响工作进展。综合办公室和其他部门有所不同，工作往往比较杂乱，如果不能够及时地进行总结，各项工作就难以形成系统。因此文秘工作者要注重对自身工作的总结，这样可以在工作中少走弯路，有效提高工作质量和效率。

    七、加强网络知识学习，提高办文、办会等工作的效率

    现阶段是“互联网+”的时代，越来越多的网络新媒体技术被广泛运用到各行各业中。以其高效、便捷的优点，使得办公自动化在各单位普遍应用。办公自动化彻底改变了以往那种通知靠电话，文件靠双腿，工作质量上不去，工作效率低下的局面。办公自动化的核心在于人机关系，这就要求对人员素质进行提高与改造，积极参加各种相关的业务培训与学习，增强自身网络技术知识的学习技能，以尽快适应新时期办公室文秘工作的需要。坚决杜绝由于技术不过关、操作不到位的因素，而影响工作的现象发生，更要做好无人状态、非工作时间的办公室管理工作。

    八、注重党建工作，发挥党建生产力作用

    文秘工作者虽说没有直接参与到单位生产、经营等环节，但也为生产出力。尤其表现在党建文秘人员身上。党建工作主要是调节组织和员工的思想和行为，发挥凝聚人心、鼓舞士气的作用。党建工作与生产经营活动越契合，组织和员工的思想就越正向。由此可知，党组织的领导力与员工的积极性和创造性成正比关系，党建作用发挥的越充分，员工为单位创造的价值也就越高。因此，党建文秘工作者要将岗位实际和行政工作相结合，坚定理想信念，坚持正确的政治方向，以敏锐的政治洞察力和工作执行能力，贯穿于党建工作的全过程，抓好消化关和转化关，当好参谋和助手。

    办公室文秘工作是一项综合性、实践性很强的工作，需要每一位文秘工作者在实践的过程中多听、多看、多想、多悟，坚持与时俱进、理论联系实际的科学方法论，不断吐故纳新，不断提高自身的综合素质，夯实自身建设，这样才能高质量做好办公室文秘工作。同时，在当今经济迅速发展背景下，信息技术同样也在处于高速发展状态，企业要想不断提升自身竞争力，就要对办公室进行整改，切实提高办公室文秘工作水平及质量，促进办公室工作的效率整体增强，对提高企业竞争力具有重要现实意义。

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