常见档案参考资料的编写方法(三)

    小倪

    四、统计数字汇集

    统计数字汇集就是反映一定机关、企业、地区、系统或某一方面基本情况的一种数字材料。由于这种数字材料简单明了，形式灵活，因而是了解情况、研究问题、制定计划、指导工作和总结经验不可缺少的依据和参考。

    统计数字汇集按其内容可分为综合性和专题性两种。综合性统计数字匯集是记载和反映一个机关、企业、地区、系统全面情况的数字汇集，其包容性强，篇幅较大。专题性统计数字汇集则是反映某一领域或专业基本情况的档案参考资料，内容较为单一，但是针对性强，所涉及的数据更为深入细致。

    编制统计数字汇集要求较高，必须注意以下几点：

    1.编制统计数字汇集应有明确的目的。应该根据一定的需求来选择对社会和经济活动有存史价值的基本项目和指标。

    2.一般要求档案人员会同统计部门，根据实际需要来选择、汇集数据，以便于发挥各自优势，提高编研工作的效率。在编写时，也要注意利用原有统计材料，提高工作效率。

    3.统计数字汇集与其他编研成果的一个显著不同是以大量的数字说明问题。在编写方式上，要多使用图表或表格，特别要注意使用直观性比较强的图形。

    4.讲究可比性。汇集中指标数值的计量单位和标列方式，必须可以比较。在统计表上应将该计量单位标识明白，而且要使用规范化的计量单位，对于一些计量单位发生变更的情况一定要加以说明，如解放初期1斤为16两。注意统计口径问题的差异，注意是否真正具有可比性。各种统计数字在进行数据归并时要注意统计口径，同类项目才能相加。

    编制统计数字汇集，通常有下列一些步骤：

    1.明确选编范围。它要求根据编研课题的不同特点，对档案中的统计材料进行调查分析，明确选编范围，选定数据项目。

    2.设计体例和图标格式。根据用途及原统计资料特点，设计统计数字汇集的体例和使用图表的格式。常用的表达形式有：矩阵式表格、示意图和文字叙述。一般说来，如需反映数据变化规律，可采用曲线图表图形；如为提供统计素材，可采用表格形式;如需提供统计调查研究材料，则采用文章叙述形式比较合适。

    3.取材与编排、核查。统计数字汇集在取材时，应严格鉴别原统计材料的真实、准确性，并充分考虑统计数据形成的条件和统计口径。此外，合并计算时一定要同类数据汇合，编排时要对号入座，做到一 一对应。同时还应对有关数据进行全面核对复查，以免有漏误。

    4.编写目录与说明。对材料来源、统计范围和条件等交代清楚，以便于复核查对。

    五、专题概要

    专题概要是以文章叙述的形式，简要地说明和反映某一方面工作、生产或其他社会现象和自然现象的产生、发展变化的一种参考资料，如《××地区工业发展基本情况》。这种资料的主要用途是向利用者集中地提供某项工作、生产和其他方面系统的专题材料。

    1.专题概要的构成

    通常专题概要由四部分组成：题名、概述、正文和附件。题名，由专题对象的名称，加概要、概况、简介等名目构成。概述，即简要介绍专题对象的基本情况，包括该对象的时间空间范围以及材料来源等。正文，可以按专题对象的情况分若干阶段，或分若干方面，介绍该对象的历史和现状,包括它的作用、影响、价值、效益、特点、性能以及发展趋势等内容。附件，凡是对读者理解正文内容有必要的图、表、文字材料等，除了用于正文的相关部分外，可以集中附于全文之末。

    2.编写专题概要的基本要求

    一要内容全面，材料翔实。编写时应力求将有关专题的来龙去脉、因果始终、经验教训叙述清楚，使读者通览以后即可知晓该专题之基本情况。

    二要叙中有议，评价得当。专题概要可在叙述过程中对某些情况作重点说明，对有关问题给予适当评述，这些对读者具有一定的提示和启发作用，但要做到客观公正，符合历史事实，简洁精炼，寓评于述。

    三要叙述准确，文字朴实。专题概要的选题广泛，编写人员在确定题目后应该学习和了解有关领域的基本知识，防止写入外行话或出现常识性错误。要讲究行文技巧，对标题段落、文字等都要认真推敲，力求层次清楚，用语规范。

    四要文图结合，不拘一格。专题概要通常以文字叙述为主，也可以辅之一些表格、图示、照片、附录等。