谈谈档案工作中的“借力”

    李惠铭

    摘要：随着档案事业的发展，档案工作业务量日益增加，如何在现有条件下最大程度地做好档案工作，笔者提出了“借力”的想法，本文系统论述了档案工作“借力”的理论与实践可行性以及发展趋势。

    关键词：档案工作 借力

    档案工作的“借力”是指档案工作者借自身以外的各种力量，帮助自己解决问题、完成任务。这种力包括人力、物力、财力、智力等诸方面以及精神力量。

    一、“借力”的社会必要性和理论的可行性

    1.档案工作人力缺乏，需“借力”得到增补。近年来，随着档案事业的快速发展，档案工作业务量明显增加，人员紧张现象日趋明显。就区县来看，馆藏数量逐年增多，接待查档人数和卷次明显提高，档案开发力度的不断加大等，馆内业务人员明显不足。基层档案室业务范围的不断扩大，特别是各乡镇档案室不但要做好机关档案工作，还要负责村级档案工作。如北京市平谷区目前共有16个乡镇、16名档案员，且大多身兼三四职，实际每人每年只有四分之一左右的时间（约60个工作日，480个工时）专门从事档案工作。而理论上，乡镇档案员的工作量应包括：档案收集（约20天160个工时）、档案整理编目归档（约60天480个工时）、提供利用（约20天160个工时）、档案编研（约20天160个工时）、村级指导（每个乡镇平均约17个村，每个村每年指导2次，就需34天272个工时），这样核算下来，每乡镇每年至少需要154天1232个工时，尚缺少752个工时（还不包括档案室的日常管理、档案法宣传等常规性、临时性工作所需的工时）。

    2.获取档案信息的渠道狭窄，需“借力”得以拓宽。客观地讲，目前档案工作环境还比较闭塞，档案人员获取信息的渠道也比较狭窄。馆藏档案资源还较匮乏，虽然量很大，但内容并不丰富。普遍存在文书档案多，专业档案少；一般价值的档案多，特色精品档案少等，一定程度上制约了档案的开发利用。而档案工作又是一项服务性的工作，通过管理和提供档案资料为各项工作服务是档案工作赖以生存和发展的关键。这就要求档案人主观上要转变思想，勇于创新，主动作为，克服自身力量不足，善于借助各种力量，为我所用。

    3.档案工作范围涉及方方面面，方便借力。档案工作涉及政治、经济、文化、社会等各个领域，任何工作都会形成档案，任何工作都要依据档案。比如会计工作要形成会计档案，审计部门又要依据会计档案进行财务审计；设计部门要形成图纸档案，工程部门要依据图纸进行施工；公安部门办理案件要形成刑侦档案，检察机关要依据刑侦档案提请公诉，并形成诉讼档案，而法院又依据诉讼档案进行审判，等等。工作范围的广泛性使档案工作更方便借力。

    4.档案工作的意义重大，易于调动各方面的积极性。档案工作是机关工作查考的依据，是生产建设的丰富资料，是科学研究的基础条件，是政治斗争的必要手段，是宣传教育的生动素材，做好档案工作功在当代、利在千秋，能够调动各方面的积极性，与我们共同做好档案工作。

    5.档案概念的广泛性，为借力提供了理论的可行性。从《档案法》规定的档案含义不难看出，档案来源非常广泛：官方、非官方、单位组织、家庭个人都是形成者；档案内容十分丰富：生产、工作、生活等一切社会活动；档案作用其价无比，在经济建设、社会建设、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。可以说，档案的概念非常广泛，档案与人类社会活动的各个方面都有联系，有人类活动的地方就会形成档案，有需要解决的问题就要利用档案。这些特点为借力提供了理论上的可行性。

    二、“借力”的实践可行性

    2002年，平谷区档案局提出了“档案工作需要借力”和“事事不忘借力”的理念，对推动工作效果明显。仅以展览工作来说，近几年在区内外与社会各界联合举办了34期各种形式的展览，馆内外接待观众217万人，观众来自全国24个省、市、自治区，还有四个国家的外宾。如此大的工作量，而且取得了很好的效果，如果仅凭自身的力量是远远不够的，必须借力才能完成。

    1.借“人”力是最重要的途径。任何事业的发展都离不开人的力量，做好档案工作也是如此。一是积极争取领导的支持，是做好工作的重要保证。领导为我们掌握方向，把握大局，协调关系，提供具体的支持与帮助，特别是解决困难问题的关键。二是借部门之力。档案工作涉及到各个行业、系统和部门，借部门之力，是工作最直接、最有效的保证。如平谷区档案局由“两办”或与有关部门共同拟发档案工作文件15件之多，有效推动了工作的进展。三是借名人之力。通过广泛的联合与协作，借名人效应提高档案工作的知名度。此外，名人创造的业绩与成就，艰苦创业的精神和聪明才智，能给人以鼓舞和启发，可供后人学习和研究。四是借民间之力。如与区作家协会、书法家协会、奇石协会等联合开展活动，征集了大量珍品进馆；与区内的老党员、老干部、老军人开展座谈会，收集他们的手札笔记、口述历史、个人档案资料，弥补了历史断层，填补了馆藏空白；向老工匠、老艺人、老文人开展口述史征集，收集了大量反映地方文化、民间艺术、民俗风情的口述史资料和传统工艺制作技术、手工业工具使用方法等影像资料。五是借同行之力。即与兄弟区县部门和业内人士保持经常性的信息沟通，互相支持、互相切磋、互通有无。如平谷区档案局与三河市、兴隆县、蓟县建立了协作制度，利用毗邻优势，搭建起沟通情况、交流经验、切磋工作、共享资源的平台，从而实现更大范围的资源共享。六是借朋眷之力。不但可以有效推进档案工作，还可以提高档案人的责任感和凝聚力。如在推广家庭建档、开展档案宣传、排练文艺演出等活动中，局馆人员家属、亲朋好友提供了大量的支持与帮助。

    2.借“财”力，为各项工作提供保障。除积极争取财政支持外，还要广泛借助社会财力。如平谷区档案局举办的10余次展览均是由社会各界资助完成的；出版的8种编研材料，均是由平谷区档案局提供内容精彩丰富、贴近社会热点、有市场销路的书稿，请出版社代为出版的。

    3.借“物”力，实现资源整合与共享。一是借社会收藏，实现与档案的有机结合，共同发展。为此，平谷区档案局立足馆藏，利用社会收藏举办展览，开展活动，宣传了档案工作，促进了档案征集工作。二是应用现代化设备设施，提高档案管理水平。利用现有的网络资源，开设网络在线预约查档，网上咨询栏目；把与百姓相关的开放档案目录和原文上传到档案信息网、电子政务网，实现信息资源共享；大力开发并借助政府电子政务办公平台，实现网上阅文、网上办公、网上归档。三是发挥地方优势，以势造势，提高影响力。比如平谷是“全国大桃之乡”、“中国观赏石之乡”、“中国提琴之乡”等，这些都是平谷特有的金字招牌，也是一种无形的资产，借助这些优势开展档案工作，就会取得事半功倍的效果。

    4.借“精神”之力，为档案事业发展提供不竭动力。“精神力量”是一个广泛的范畴，包括思想、理念、意识、智慧、技术等无形的力量。可以用上级部门的发展规划、发展目标和指导思想来指导工作；借鉴同级部门先进的发展理念、管理模式和技术措施，提高管理水平；还可广泛听取各方面的意见建议，开拓思路，拓宽视野。如中央档案馆的部分领导在看完世纪阅报馆后，认为藏品非常珍贵，建议向区委、区政府反映，采取“用留住人的方式留住物”，将藏品接收进馆。于是才有了后来将李润波调入档案局工作，阅报馆也越做越大。此外，借各种精神力量为我所用，不是照搬照抄，而是开拓创新。几年来，平谷区档案局先后提出了“狠抓队伍建设和制度建设”这两个根本；在机制上推行了“四边”工作法；在指导思想上，提出了“夯基、治本、务实、求新”，“紧紧抓住‘服务这个中心环节不放，稳步推进，健康发展。以创新为动力，推动档案工作法制化、规范化、现代化的进程”等；在对人的要求上，提出“争创‘双高，即高质量的工作、高素质的人”，要求大家树立“跳起来摘桃子”的思想，工作不满足于60分，要向100分看齐，等等。

    三、“借力”的发展趋势

    1.档案全方位的社会应用，对借力提出了更高的要求。随着全社会档案意识的提高，档案应用已发生了深刻变化，如由原来的单事查询向综合查询与利用转变；由坐等查询向主动服务转变；由单一提供档案向综合提供档案、社会信息、现行文件资料的整合与利用服务转变；由把档案当作资源向既当资源、又当工具利用的转变。档案工作新的发展趋势要求我们必须借力前行，才能大有作为。

    2.档案功能的不断拓展，为借力提供了更广阔的空间。从工作内容看：已从基础性的收集整理、立卷归档、提供利用，发展到标准化、法制化、现代化、数字化以及三个体系建设；从工作范围看：已从机关、团体、国有企事业单位扩展到村镇、社区、非公企业、学校、卫生院、新型合作组织等新的领域；从档案馆功能看：从传统的收、管、用拓展到安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心“五位一体”。

    3.信息化的发展，为借力提供了更加方便快捷的方式。要积极争取把档案管理纳入社会管理的大系统之中，真正实现档案管理工作的系统化；要大力开发、全面应用档案管理系统，实现档案收集、整理、鉴定的网络化；要发挥网络优势，实现馆际之间、馆室之间、馆内外档案查考与提供利用的共享性；要广泛利用网络资源，实现馆藏档案与现行文件、社会信息资源的全面开发，为社会提供全方位的档案服务，使档案工作在信息化的拉动下，快速发展。

    作者单位：北京市平谷区档案局