论单位出纳岗位内部控制机制的建设
汪文锦
摘要：强化出纳岗位内部控制是单位严格执行国家财经法规，有效杜绝财产损失浪费，提高单位财务信息真实性的必然要求。本文围绕单位出纳岗位内部控制建设，从岗位分工制度、现金授权审批制度、日清月结制度、现金清查制度、现金保管制度等多个方面提出了建议措施。
关键词：出纳岗位；内部控制；机制建设
一、相关概述
单位实施内部控制有助于增强单位财产安全性和完整性，能够保障国家财经纪律的贯彻执行，并通过单位内部岗位之间的相互联系和相互制约关系，实现单位内部管理控制措施、程序和方法的系统化、规范化。出纳岗位是单位财务管理工作中的重要组成部分，围绕出纳岗位实施有效的内部控制能够提高会计记录的真实性，防止财产物资损失浪费。强化单位出纳岗位内部控制应当从健全完善岗位分工制度、现金授权审批制度、日清月结制度、现金清查制度、现金保管制度等方面入手，增强出纳岗位内部控制的实效性和针对性。
二、健全完善岗位分工制度
围绕单位出纳岗位内部控制建设，需要进一步明确岗位分工制度。健全完善岗位分工制度能够对财务部门以及相关岗位的职责和权限进行进一步的明确和细化，是单位出纳岗位内部控制管理中一个重要的环节。实施岗位分工制度，确保单位在办理相关的现金业务时能够实现不相容职务相互分离、相互制约、相互监督。单位在现金管理过程中建立相应的岗位分工制度，通过设置专职的出纳人员，办理单位的现金保管业务和现金收付业务，同时要求非出纳人员不得从事现金保管业务和现金收付业务。对于从事现金款项的出纳岗位，还应当跟负责债务、债权、收入、费用等账目登记的工作岗位实现不相容职务相分离。
除此之外，出纳人员还不应当担任稽核、档案保管等工作岗位。在具体的不相容职务分离上，要求授权现金业务和执行非现金业务的岗位要分离，现金保管和现金记录的岗位要分离，现金记录和现金执行业务的岗位分离，总账登记和现金日记账登记的岗位要分离，现金实存数账存数核对和现金保管的岗位要分离。只有健全完善岗位分工制度，才能够确保会计人员和出纳人员相互监督，相互制约，在减少核算错误的基础上，进一步预防财务舞弊和贪污行为的发生。在实际管理过程中，出纳人员一般负责现金的保管和现金收付业务，同时对现金日记账进行登记并编制现金日报表，而会计人员则负责登记总账，这样也能够确保出纳岗位内部控制的有效性。
三、健全完善现金授权审批制度
现金授权审批制度也是出纳岗位内部控制中的一个重要环节。根据我国现金管理制度的要求，应当对单位现金开支的范围进行明确，同时在现金的使用上也要进一步规范。单位应当结合本单位管理实际需求和业务特点，围绕现金收付业务对现金收支的额度进行明确和规范。同时健全现金授权审批制度，进一步提高单位现金开支的合规性和合法性，通过强化现金管理增强出纳岗位内部控制的质量和效率。一般情况下，单位通过现金授权审批制度实施内部控制，应当从以下几个方面入手：
一是要进一步明确单位现金开支的范围。根据《现金管理暂行条例》和实施细则的规定，单位在确定现金开支范围时，要结合单位实际设置范围和标准，但不得超过国家规定的范围和标准。一般情况下，单位现金开支只是应用于职工差旅费支付、福利支出、工资支出、因公借款和其他零星支出等。
二是要进一步明确报销手续和报销方法，规范使用报销凭证。单位应当结合自身业务内容，科学设计和印制单位的各种报销凭证。在合理制定借款单、工资支付单、差旅费报销单等报销凭证基础上，明确报销凭证的使用方法，进一步规范报销凭证的传递手续和传递流程。同时还要对现金支出等各项业务的报销方法进行明确，对于未按规定办理报销手续和不符合现金开支范围的报销都不得进行现金报销。
三是明确现金支出审批的权限。单位应当根据自身的经营规模和部门内部职责分工合理确定现金支出的审批权限。根据现金支出额度的不同，分别由不同的部门或人员进行审批。比如对于现金开支额度较小的，由会计人员进行审查和审批。对于现金开支额度稍大的，可以由单位的财务主管进行审查和审批。而对于现金开支金额较大的，则一般需要单位主管财务负责人或者单位领导进行审批。出纳人员在现金报销时，应当依据按规定权限经过审批的付款凭证和原始凭证进行付款。而对于超越权限进行审批或者是没有经过审批的报销凭证，出纳人员则不应当对其付款。
四是进一步规范现金支出业务流程。一般情况下，出纳在进行现金支出业务时，都是按照支付申请—支付审批—支付核算—支付报销的流程来进行，通过规范现金支出业务流程，降低现金支出环节的管理风险。
四、健全完善日清月结制度
围绕现金管理的内部控制，实施日清月结制度能够有效保证会计记录和业务记录的真实性、完整性、及时性。实施日清月结制度就是要在办理现金出纳业务的过程中，确保按日清理按月结算，这也是现金出纳工作岗位的基本要求。出纳人员应当对当日的经济业务进行清理，并全部登入现金日记账，并围绕现金日记账的现金余额实地盘点和核对库存现金，以此来确保按日清理的完成。
一方面要对凭证进行清理，凭证作为单位经济业务往来的记录依据，也是出纳人员现金按日清理的重要内容。应当对现金收付款凭证进行核查，确保凭证跟原始凭证相符合。通过单证相符保障现金日记账记录的正确性，同时对检查完成的凭证单据加盖收讫、付讫戳记。
另一方面也要进行日记账登记和清理。出纳人员应当将当日所发生的全部现金收付业务在现金收付款凭证进行登记入账，检查证账的一致性，确保收付款凭证的内容、金额与日记账的内容、金额相符。在清理完现金日记账之后，还应当对日记账的当日库存余额进行结算，并對库存现金进行每日盘点。出纳人员应当将每日清点的现金实存金额跟现金日记账的账面余额进行核对，及时检查两者之间金额的一致性。对于短款或者长款的情况，应当及时查明原因并妥善处理。对于现金实存数大于或者小于账面金额的长款、短款情况，如果是由于记账错误而发生的则应当对账务处理进行及时纠正。假如是由于疏忽或者失误造成的长款或短款情况，则应当明确并追究责任。对于难以明确责任的，则可以作为收益或损失进行会计处理。另外，还应当检查库存现金实际金额是否超过了库存现金的限额。
五、健全完善现金清查制度
现金清查制度是在日清月结制度基础之上设计的，其目的是为了进一步强化对出纳工作岗位的监督。由现金清查小组对库存现金进行定期或不定期的盘点清查，通过实地盘点清查及时发现现金收付过程中存在的差错和失误，有效防止挪用公款、贪污盗窃等违法行为的发生，增强库存现金的安全性。日清月结是出纳人员应当遵循的工作制度，而库存现金清查制度则可以强化外部对出纳工作岗位的监督。通过日清月结制度和现金清查制度的结合，实现出纳岗位自身管理和外部监督的有机结合。
在现金清查过程中，应当重点关注账款一致性，重点审查有无私借公款、挪用公款、白条抵库等违规行为。实施现金清查应当采用突击检查的方式，以此来防止出纳人员对库存现金做手脚。一方面应当要求出纳人员锁上保险柜，暂停办理相关的现金收付业务。另一方面要求出纳人员对库存现金的余额进行核算，对于已经办理收付款手续但没有在现金日记账中进行登记的应当全部登记入账，并核算出当日库存现金的余额。在清点过程中，应当由出纳人员自行盘点，执行点数，同时清查人员在旁监理，并按照金额分类填写现金清单，在现金清点完成后，检查账面结存数跟实际盘点数是否一致。
六、建立健全现金保管制度
现金作为单位流动性最强的资产，也是最容易被窃取的目标。出纳人员作为现金保管的直接责任人，应当严格遵守现金保管制度，确保现金安全完整，切实避免由于工作疏忽和制度不严可能造成的现金遗失问题。在建立和实施现金保管制度过程中，应当重点围绕以下几个方面来开展工作。
一是有合理确定现金的保管限额。对于超过库存限额之外的现金，应当在结算之后送存银行。二是除因工作需要存放的小额备用金之外，其他现金都应当在专用的保险柜中进行存放，不得随意存放现金。三是对库存限额之内的现金，应当每日核查，在完成核查且金额正确的情况下，将所有的库存现金在保险柜中存放。四是单位的库存现金都不得以个人名义存放银行。这有助于规避财务人员公款私存问题，同时也可以避免单位设立账外小金库问题。五是分类保管库存现金。应当按照票面金额和种类分类保管，单位应配备专用保险柜用于存放银行票据、有价证券和库存现金等。要围绕保险柜使用制定相关的使用办法，并设专人进行管理。一般情况下，保险柜的管理都是由财务负责人授权出纳人员负责具体的使用管理。同时在保险柜钥匙的配备上也要明确具体的持有人，出纳人员没有经过授权的情况下，不能私自将保险柜钥匙交由他人代为管理。
七、增强现金差错处理的科学性
对于单位出纳岗位来讲，应当尽量确保现金管理的准确性，但是在管理实践中出现现金差错也难以避免。能否正确处理现金差错提升单位出纳管理质量，在很大程度上直接影响到单位的资产安全性和完整性。单位发生现金差错的原因是多方面，既可能是人为因素造成的责任性差错，也可能是事故性差错或者技术性差错。单位出现为现金差错之后，出纳岗位需要对其进行科学合理的处理，要针对不同的现金差错类型分别对待和处理。一方面，要提升出纳人员的专业素质和综合管理水平，提高日常现金管理的准确性，尽量减少现金收入支出方面的差错，同时了解和把握现金差错的处理方法和手段；另一方面，当单位发生现金差错时，应当及时查找和分析现金差错原因，采取针对性措施，准确界定现金差错的性质，区别对待正确处理。
出纳人员应当对现金进行每日清点，對于发现的现金差错无论是短款还是长款都需要及时向领导报告，分析差错原因并采取针对性措施加以纠正。对于书写或者计算原因造成的技术性现金差错，金额较小的可以按照审批权限按照“短款报投、长款归公”的原则进行处理。对于不能查找差错原因的可以在报经领导批准之后按照“待处理财产损溢”进行处理，并及时销账。对于因为违法财经纪律、玩忽职守或者有章不循等原因造成的重大责任性现金差错，应当对相关责任人进行责任追究，并给予一定的纪律处分。对金额较大，影响较为恶劣的还应当追究法律责任。对于出纳收付差错造成的现金差错，应当按照单位的相关规定和审批权限上报审批。
参考文献：
[1]吴奇修.财政内部控制体系建设的成绩、问题与下一阶段重点工作[J].预算管理与会计，2015（05）.
[2]左丽敏.论如何加强行政事业单位会计基础工作并提升会计质量[J].财经界（学术版），2015（01）.
[3]余华.行政事业单位业务层面内部控制建设存在的主要问题及对策探讨[J].湖南财政经济学院学报，2014（06）.
[4]何其芳.加强高校出纳工作管理的若干思考[J].贵州民族大学学报（哲学社会科学版），2013（04）.
（作者单位：山东省古建筑保护研究院）
摘要：强化出纳岗位内部控制是单位严格执行国家财经法规，有效杜绝财产损失浪费，提高单位财务信息真实性的必然要求。本文围绕单位出纳岗位内部控制建设，从岗位分工制度、现金授权审批制度、日清月结制度、现金清查制度、现金保管制度等多个方面提出了建议措施。
关键词：出纳岗位；内部控制；机制建设
一、相关概述
单位实施内部控制有助于增强单位财产安全性和完整性，能够保障国家财经纪律的贯彻执行，并通过单位内部岗位之间的相互联系和相互制约关系，实现单位内部管理控制措施、程序和方法的系统化、规范化。出纳岗位是单位财务管理工作中的重要组成部分，围绕出纳岗位实施有效的内部控制能够提高会计记录的真实性，防止财产物资损失浪费。强化单位出纳岗位内部控制应当从健全完善岗位分工制度、现金授权审批制度、日清月结制度、现金清查制度、现金保管制度等方面入手，增强出纳岗位内部控制的实效性和针对性。
二、健全完善岗位分工制度
围绕单位出纳岗位内部控制建设，需要进一步明确岗位分工制度。健全完善岗位分工制度能够对财务部门以及相关岗位的职责和权限进行进一步的明确和细化，是单位出纳岗位内部控制管理中一个重要的环节。实施岗位分工制度，确保单位在办理相关的现金业务时能够实现不相容职务相互分离、相互制约、相互监督。单位在现金管理过程中建立相应的岗位分工制度，通过设置专职的出纳人员，办理单位的现金保管业务和现金收付业务，同时要求非出纳人员不得从事现金保管业务和现金收付业务。对于从事现金款项的出纳岗位，还应当跟负责债务、债权、收入、费用等账目登记的工作岗位实现不相容职务相分离。
除此之外，出纳人员还不应当担任稽核、档案保管等工作岗位。在具体的不相容职务分离上，要求授权现金业务和执行非现金业务的岗位要分离，现金保管和现金记录的岗位要分离，现金记录和现金执行业务的岗位分离，总账登记和现金日记账登记的岗位要分离，现金实存数账存数核对和现金保管的岗位要分离。只有健全完善岗位分工制度，才能够确保会计人员和出纳人员相互监督，相互制约，在减少核算错误的基础上，进一步预防财务舞弊和贪污行为的发生。在实际管理过程中，出纳人员一般负责现金的保管和现金收付业务，同时对现金日记账进行登记并编制现金日报表，而会计人员则负责登记总账，这样也能够确保出纳岗位内部控制的有效性。
三、健全完善现金授权审批制度
现金授权审批制度也是出纳岗位内部控制中的一个重要环节。根据我国现金管理制度的要求，应当对单位现金开支的范围进行明确，同时在现金的使用上也要进一步规范。单位应当结合本单位管理实际需求和业务特点，围绕现金收付业务对现金收支的额度进行明确和规范。同时健全现金授权审批制度，进一步提高单位现金开支的合规性和合法性，通过强化现金管理增强出纳岗位内部控制的质量和效率。一般情况下，单位通过现金授权审批制度实施内部控制，应当从以下几个方面入手：
一是要进一步明确单位现金开支的范围。根据《现金管理暂行条例》和实施细则的规定，单位在确定现金开支范围时，要结合单位实际设置范围和标准，但不得超过国家规定的范围和标准。一般情况下，单位现金开支只是应用于职工差旅费支付、福利支出、工资支出、因公借款和其他零星支出等。
二是要进一步明确报销手续和报销方法，规范使用报销凭证。单位应当结合自身业务内容，科学设计和印制单位的各种报销凭证。在合理制定借款单、工资支付单、差旅费报销单等报销凭证基础上，明确报销凭证的使用方法，进一步规范报销凭证的传递手续和传递流程。同时还要对现金支出等各项业务的报销方法进行明确，对于未按规定办理报销手续和不符合现金开支范围的报销都不得进行现金报销。
三是明确现金支出审批的权限。单位应当根据自身的经营规模和部门内部职责分工合理确定现金支出的审批权限。根据现金支出额度的不同，分别由不同的部门或人员进行审批。比如对于现金开支额度较小的，由会计人员进行审查和审批。对于现金开支额度稍大的，可以由单位的财务主管进行审查和审批。而对于现金开支金额较大的，则一般需要单位主管财务负责人或者单位领导进行审批。出纳人员在现金报销时，应当依据按规定权限经过审批的付款凭证和原始凭证进行付款。而对于超越权限进行审批或者是没有经过审批的报销凭证，出纳人员则不应当对其付款。
四是进一步规范现金支出业务流程。一般情况下，出纳在进行现金支出业务时，都是按照支付申请—支付审批—支付核算—支付报销的流程来进行，通过规范现金支出业务流程，降低现金支出环节的管理风险。
四、健全完善日清月结制度
围绕现金管理的内部控制，实施日清月结制度能够有效保证会计记录和业务记录的真实性、完整性、及时性。实施日清月结制度就是要在办理现金出纳业务的过程中，确保按日清理按月结算，这也是现金出纳工作岗位的基本要求。出纳人员应当对当日的经济业务进行清理，并全部登入现金日记账，并围绕现金日记账的现金余额实地盘点和核对库存现金，以此来确保按日清理的完成。
一方面要对凭证进行清理，凭证作为单位经济业务往来的记录依据，也是出纳人员现金按日清理的重要内容。应当对现金收付款凭证进行核查，确保凭证跟原始凭证相符合。通过单证相符保障现金日记账记录的正确性，同时对检查完成的凭证单据加盖收讫、付讫戳记。
另一方面也要进行日记账登记和清理。出纳人员应当将当日所发生的全部现金收付业务在现金收付款凭证进行登记入账，检查证账的一致性，确保收付款凭证的内容、金额与日记账的内容、金额相符。在清理完现金日记账之后，还应当对日记账的当日库存余额进行结算，并對库存现金进行每日盘点。出纳人员应当将每日清点的现金实存金额跟现金日记账的账面余额进行核对，及时检查两者之间金额的一致性。对于短款或者长款的情况，应当及时查明原因并妥善处理。对于现金实存数大于或者小于账面金额的长款、短款情况，如果是由于记账错误而发生的则应当对账务处理进行及时纠正。假如是由于疏忽或者失误造成的长款或短款情况，则应当明确并追究责任。对于难以明确责任的，则可以作为收益或损失进行会计处理。另外，还应当检查库存现金实际金额是否超过了库存现金的限额。
五、健全完善现金清查制度
现金清查制度是在日清月结制度基础之上设计的，其目的是为了进一步强化对出纳工作岗位的监督。由现金清查小组对库存现金进行定期或不定期的盘点清查，通过实地盘点清查及时发现现金收付过程中存在的差错和失误，有效防止挪用公款、贪污盗窃等违法行为的发生，增强库存现金的安全性。日清月结是出纳人员应当遵循的工作制度，而库存现金清查制度则可以强化外部对出纳工作岗位的监督。通过日清月结制度和现金清查制度的结合，实现出纳岗位自身管理和外部监督的有机结合。
在现金清查过程中，应当重点关注账款一致性，重点审查有无私借公款、挪用公款、白条抵库等违规行为。实施现金清查应当采用突击检查的方式，以此来防止出纳人员对库存现金做手脚。一方面应当要求出纳人员锁上保险柜，暂停办理相关的现金收付业务。另一方面要求出纳人员对库存现金的余额进行核算，对于已经办理收付款手续但没有在现金日记账中进行登记的应当全部登记入账，并核算出当日库存现金的余额。在清点过程中，应当由出纳人员自行盘点，执行点数，同时清查人员在旁监理，并按照金额分类填写现金清单，在现金清点完成后，检查账面结存数跟实际盘点数是否一致。
六、建立健全现金保管制度
现金作为单位流动性最强的资产，也是最容易被窃取的目标。出纳人员作为现金保管的直接责任人，应当严格遵守现金保管制度，确保现金安全完整，切实避免由于工作疏忽和制度不严可能造成的现金遗失问题。在建立和实施现金保管制度过程中，应当重点围绕以下几个方面来开展工作。
一是有合理确定现金的保管限额。对于超过库存限额之外的现金，应当在结算之后送存银行。二是除因工作需要存放的小额备用金之外，其他现金都应当在专用的保险柜中进行存放，不得随意存放现金。三是对库存限额之内的现金，应当每日核查，在完成核查且金额正确的情况下，将所有的库存现金在保险柜中存放。四是单位的库存现金都不得以个人名义存放银行。这有助于规避财务人员公款私存问题，同时也可以避免单位设立账外小金库问题。五是分类保管库存现金。应当按照票面金额和种类分类保管，单位应配备专用保险柜用于存放银行票据、有价证券和库存现金等。要围绕保险柜使用制定相关的使用办法，并设专人进行管理。一般情况下，保险柜的管理都是由财务负责人授权出纳人员负责具体的使用管理。同时在保险柜钥匙的配备上也要明确具体的持有人，出纳人员没有经过授权的情况下，不能私自将保险柜钥匙交由他人代为管理。
七、增强现金差错处理的科学性
对于单位出纳岗位来讲，应当尽量确保现金管理的准确性，但是在管理实践中出现现金差错也难以避免。能否正确处理现金差错提升单位出纳管理质量，在很大程度上直接影响到单位的资产安全性和完整性。单位发生现金差错的原因是多方面，既可能是人为因素造成的责任性差错，也可能是事故性差错或者技术性差错。单位出现为现金差错之后，出纳岗位需要对其进行科学合理的处理，要针对不同的现金差错类型分别对待和处理。一方面，要提升出纳人员的专业素质和综合管理水平，提高日常现金管理的准确性，尽量减少现金收入支出方面的差错，同时了解和把握现金差错的处理方法和手段；另一方面，当单位发生现金差错时，应当及时查找和分析现金差错原因，采取针对性措施，准确界定现金差错的性质，区别对待正确处理。
出纳人员应当对现金进行每日清点，對于发现的现金差错无论是短款还是长款都需要及时向领导报告，分析差错原因并采取针对性措施加以纠正。对于书写或者计算原因造成的技术性现金差错，金额较小的可以按照审批权限按照“短款报投、长款归公”的原则进行处理。对于不能查找差错原因的可以在报经领导批准之后按照“待处理财产损溢”进行处理，并及时销账。对于因为违法财经纪律、玩忽职守或者有章不循等原因造成的重大责任性现金差错，应当对相关责任人进行责任追究，并给予一定的纪律处分。对金额较大，影响较为恶劣的还应当追究法律责任。对于出纳收付差错造成的现金差错，应当按照单位的相关规定和审批权限上报审批。
参考文献：
[1]吴奇修.财政内部控制体系建设的成绩、问题与下一阶段重点工作[J].预算管理与会计，2015（05）.
[2]左丽敏.论如何加强行政事业单位会计基础工作并提升会计质量[J].财经界（学术版），2015（01）.
[3]余华.行政事业单位业务层面内部控制建设存在的主要问题及对策探讨[J].湖南财政经济学院学报，2014（06）.
[4]何其芳.加强高校出纳工作管理的若干思考[J].贵州民族大学学报（哲学社会科学版），2013（04）.
（作者单位：山东省古建筑保护研究院）
