关于高校档案数字化建设的思考

    张 春

    高校档案数字化建设是高校档案工作随着高校现代化管理发展到一定阶段而出现的一种新的工作趋势,是高校“数字化校园”建设的重要组成部分,担负着存储、管理并提供利用高校党务、政务信息系统和数字化校园产生的电子文件、档案信息的职能。如何加强高校档案的管理是摆在每一个高校档案工作者面前的新问题。

    一、高校档案数字化建设的必然性

    1、高校档案数字化建设是高校信息化建设的必然趋势

    高校信息化建设的实施,数字校园的成功运转,为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。一方面,高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案,使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,它以光盘、磁盘作为信息存储的载体,向数字格式转变,形成了大量的数字化档案信息。另一方面,计算机大量应用于高校教学、科研及管理,产生了大量的电子文件,进而形成数字化形态的档案信息。面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料,开展档案数字化建设,规范其管理,更好地为学校各项工作提供档案信息服务,成为高校档案部门的当务之急。

    2、高校档案数字化建设有利于高校档案信息资源的开发利用服务

    高校档案数字化建设是以数字技术和数字化信息资源为基础的建设,当高校档案转化为数字化信息后,必将有利于高校档案信息资源的开发利用。首先,数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念,可以利用网络的传输便利,提供快速有效的利用服务,使异地档案信息资源传输和利用成为可能,使档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出,最大限度地实现档案信息资源的共享。其次,数字化档案信息还便于利用计算机进行快速检索,促进各种高新技术在档案管理中的应用,更有利于档案信息资源的开发利用。

    二、高校档案数字化建设中存在的问题

    1、数字化、辅助管理滞后

    事实上现有的高校档案计算机管理模式,多数是建立在原有的手工管理模式基础上,这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心,工作对象不是档案信息,而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体,而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作,而是大大增加了额外手工劳动的投入。

    2、缺乏统一的网络化协调机构

    由于受高校管理体制和运行机制的影响,不同的高校隶属不同的行政主管部门,这种分散领导的管理体制,无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要,但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作,大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式,无论是软硬件的购置,还是数据库的建设,都处于各自为政的低水平重复状态,这不仅造成了人力物力的巨大浪费,也影响了我国档案馆标准化、自动化和网络化的进程。

    3、标准化水平低

    由于历史的原因,高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路,各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件,基本上都没有遵循国际标准,功能单一,标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着很大盲目性。

    4、数据库建设滞后

    主要表现在建库缺乏整体性,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。大多数据库仅供本单位使用,严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库,缺乏全文数据库和多媒体数据库,无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Internet联网,但只能访问其主页,根本无实质性的资源可共享。

    5、经费保障率低

    目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌,但档案馆数字化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少,用于档案馆数字化建设的经费非常有限,无法购置好的软硬件,建立高起点的档案馆数字化模式,更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍然是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。

    三、高校档案馆数字化建设的基本原则

    基于高校档案馆数字化建设中存在的诸多问题,如何顺利推进高校档案数字化建设,高校档案部门应坚持以下相关原则。

    1、可行性原则。高校档案馆进行数字化之前,应该对馆藏的实际情况有一个全面了解与把握,有进行数字化建设所需要的组织保证、物质保证、技术保证及人才保证。

    2、全局性原则。高校档案馆在数字化建设中,必须将数字化技术标准、对象选定、数据库、网络建设等纳入学校数字校园建设进行整体考虑,才能随着数字校园的现代化建设一起发展。

    3、标准化原则。档案管理的标准化是实现档案数字化的前提,加强各类标准的制定工作,在遵循国家专业标准的前提下,根据自身特点,制定更为具体和切实可行的部门标准,才可能实现资源共享。

    4、经济性原则。选用数字化设备方面应根据自身财力,注意适用、节约,不能盲目地追求“高、精、尖”,需与本单位的具体情况相结合,追求经济投入的最小化,实现效益的最大化,使有限的人力、物力、财力得到最大限度的发挥。

    5、重点性原则。校档案馆馆藏丰富,在进行数字化建设时,如果要把全部馆藏都转化为数字化信息,不但任务繁重,耗费大,且毫无必要,应选择利用率高的档案优先实施数字化,在计划上重点筹划,在人力、技术以及经费上保证重点,突出重点。

    6、安全性原则。在档案数字化过程中,形成的数字文件在输入、存储、传输和提供利用过程中普遍存在数据丢失、数据失控、数据窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素,因此,档案数字化转化过程中通过录入或扫描方式得到数字化信息的,要确保档案原件的安全;在处理和存贮数字化档案信息时,要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合;确保档案内容不泄密;确保在新的技术环境下能够对数据信息进行检索、使用以及数字信息长期可存取。

    四、高校档案部门如何应对档案数字化的挑战

    数字化时代,高校档案部门面临着前所未有的挑战。档案部门必须迎接挑战,适应档案数字化管理的迫切需要,着眼于档案工作的可持续发展。

    1、培养档案复合型人才

    高校档案部门应以培养管理型人才为基础,以复合型人才为重点的指导思想,要求人才队伍具有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力,以适应数字档案馆的建设和正常运行的需要。

    2、加快高校档案数字化建设

    高校档案数字化工作,应分步骤、突出重点进行。首先将较高价值的档案数字处理,然后再考虑学校特色档案,利用率高的档案等情况由点到面,分步骤进行数字化处理。

    3、主动提供利用,将档案部门建设为丰富、完备、权威的信息资源库

    高校档案部门应主动开展档案利用调查,改变过去坐等上门的被动服务方式,通过走访调查,了解用户需求,宣传介绍档案馆馆藏档案的信息,主动解决用户利用中存在的问题。

    4、建立相应的规章制度

    高校档案部门要根据数字档案的特点,制定一套特定的规章制度,如文档一体化制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等,是高校档案数字化建设能够安全、顺利地开展的保障。

    总之,高校档案数字化建设需要经历一个不断探索、不断进取、不断发展的过程,只有遵循合理的原则,设立科学的目标,采取正确的方法,才能逐步做好此项工作,才能充分发挥高校信息为学校教学、科研和管理服务应有的作用。

    参考文献:

    1、《南京大学档案信息化建设实施意见》,2003年5月16日。

    2、张照余:《档案信息网络化建设研究》,中国档案出版社,2001年。

    3、向立文:《馆藏档案信息数字化应坚持的几个基本原则》,《档案学通讯》,2004年第1期。

    4、杨公之主编:《档案信息化建设导论》,中国档案出版社,2001年。

    作者单位:重庆师范大学档案馆