内控失效的常见原因及改进措施

张新华
摘要:现代企业推进内部控制体系的构建,主要是为了保障企业生产经营的顺利实施,保证企业资产的安全与完整,有效降低各种风险和舞弊行为的发生,并为更好地实现企业的管理目标而制定和实施的一些程序。虽然企业内部控制是一种系统化、科学化的管理方式,但是一直以来,在我国企业中并未引起足够的重视。因此,我国企业要想获得长久发展就必须构建完善的内部控制体系。本文将以A公司作为研究对象,对其内部控制体系的构建中失效的真正原因进行剖析,最终探寻解决问题的有效应对策略,以期为促进我国企业的发展提供有价值的参考。
關键词:企业 内部控制 成本效益 监督机制
中图分类号:F275 文献标识码:A
随着我国《企业内部控制基本规范》的出台与实施,企业内部控制体系建设的步伐越来越快,但是,据不完全统计资料统计结果显示,我国企业内部控制存在缺陷和问题的比率呈现出逐年上升的趋势,由此可见,大部分企业对内部控制还存在较大问题,对内部控制的重视程度还不够。中小企业目前在我国国民经济体系中的地位越来越重要,中小企业的经营规模并不大。由于中小企业的自身特征使得其在管理授权方面不好界定和把控,有的中小企业还是一家族式管理为主。对于那些经营比较稳定、业务较为简单的中小企业基本上采取的是垂直式管理方式,并未设立专门的职能机构和部门。对于经营规模稍大一些的中兴企业,设立了相应的职能部门,并由企业的主要负责人牵头、统一进行指挥与管理,基本实现了内部控制的专业化观念里。但是,即便如此,在我国大部分中小企业中仍出现了诸多问题,对企业的发展带来了影响。本文研究的A公司就是一家中小型企业。
1 相关概念阐述
1.1内部控制内涵
所谓内部控制主要是指由企业的管理者和全体员工共同努力实施的,为了实现企业的战略发展规划和控制目标而实施的活动过程。
1.2内部控制目标
企业进行内部控制的总目标主要是:在任何时候发生的任何业务都必须严格遵守国家相关法律法规和本行业的相关规章制度作为基本前提和要求,并且能够在其内部构建完善的、健全的法人治理结构,从而在企业内部构建有效的、可执行的风险控制系统,并以此为契机提高企业的经营管理效率,为实现企业利益的最大化奠定基础。实施内部控制能够有效提升企业经营效率、能够保障企业的各项规章制度与经决策的顺利执行、能够帮助企业有效预防风险的发生、能够保障企业财产安全与完整。
1.3内部控制原则
企业建立与实施内部控制,应当遵循下列原则。
1.3.1全面性原则
企业的内部控制活动始终贯穿于企业经营管理的全过程,并涵盖了企业的所有经济业务中,不能存在内部控制的空白点。
1.3.2重要性原则
对于企业经营中的一些重要业务事项应该给予高度关注,并通过严格的控制措施来保证不会出现重大缺陷问题。如,各企业应该加强对“三重一大”事项的集体决策,以此来充分体现出重要性的基本原则。
1.3.3制衡性原则
内部控制不论是在治理结构上、机构的设置上,还是在业务流程与权责的分配上必须形成一种相互监督、相互制约的机制,同时还必须兼顾企业的经营效率。如,不相容岗位的设定等。
1.3.4适应性原则
随着企业内外部环境的变化,企业必须根据环境的变化实现对业务范围的调整、经营规模的扩张、风险的防范,这也就是要求企业的内部控制必须与时俱进,具有一定的适应性。
1.3.5成本效益原则
企业在实施内部控制的过程中必须保证成本与预期效益之间的关系,并以此为契机实现对企业成本的有效控制。企业在判断成本效益的过程中应该站在企业的整体利益与发展的高度。
1.4内部控制要素
企业建立与实施有效的内部控制,应当包括下列要素。
1.4.1内部环境
内部控制环境的设定是保证企业内部控制顺利实施的基础,并对企业的战略发展目标的实现起到一定的影响作用,在企业内部营造良好的额企业文化氛围能为企业顺利实施内部控制提供保证,如,企业的文化氛围、人力资源政策、内部审计、治理结构、权责分配等。
1.4.2风险评估
企业在经营过程中由于环境的变化会面临诸多风险,对风险进行有效识别、分析、评估是保证企业内部控制顺利实施的重要环节。通过对风险的有效管理和评估,企业能够制定出相应的风险应对策略。
1.4.3内部控制活动
企业根据风险评估的结果,通过相应的措施和手段,能够将企业面临的风险控制在可控的范围内,这也是保证企业内部控制实施的具体方式。如,构建会计系统控制、实现对企业的全面预算控制、实现对企业的财产保护、构建完善的授权审批控制、实现对企业的绩效与评价控制等。
1.4.4信息与沟通
完善的、科学的、有效的内部信息沟通时保证企业能够及时、准确收集、传递内部控制信息的基本前提,实现企业内外部信息的有效沟通将为企业的发展提供保证。如构建完善的信息沟通制度、构建反舞弊机制、通过现代信息技术的支持构建信息系统等。
1.4.5内部监督
有效的内部监督机制是对企业实施内部控制的一种监督和检查,同时对内部控制的有效性进行评价与监督,并及时发现在企业内部控制中存在的问题,针对问题进行改正。
2 企业实施内部控制的意义和作用
2.1保证企业经营管理的合法合规
内部控制保障企业经营管理活动能够遵循法律法规的基础,企业的经营活动只有合法合规才能为企业的发展创造财富,才能为企业的生存发展提供保障。企业要想在激烈的市场竞争中赢得一席之地,就必须严格遵守市场竞争规则,而内部控制的实施是对企业进行互动的一种约束,是保证企业严格遵守国家相关法律法规、企业规章制度的基本前提。
2.2保证企业资产安全性与完整性
在企业经营管理活动中人力、物力、财力起着至关重要的作用,企业通过对人力、物力、财力的充分应用来获得经济利益,面对日趋激烈的竞争环境,加强对企业有限资源的控制,特别是保证企业资产的安全与完整是实施内部控制的重要目标。如果站在可持续发展的角度,加强内部控制能够更好地实现企业资产的保值增值。
2.3保证企业财务报告信息的真实性、完整性
作为企业的利益相关者在进行决策时都会参照企业财务报告及相关信息,通过企业对信息的披露对企业的经营状况进行了解。内部控制的顺利实施能够保证企业财务报告的真实性和完整性,能够保证相关信息的全面性和可靠性。特别是对于上市公司而言,财务报告及信息披露的质量不仅是各企业投资者关注的焦点,更是对我国证券市场的发展起着重要的影响作用。
2.4能够有效提高企业的经营效率
企业进行生产经营活动的主要目的是为了获取更多的经济利益,企业通过对自身资源的合理整合,实现了企业经营效率提升。而内部控制的实施正好为经营效率的提升提供了保障。
2.5为促进企业战略规划的实现奠定基础
企业制定的战略发展规划将会对企业的发展方向带来影响,随着现代企业规模的不断扩张,很多企业向着多元化目标发展。企业战略发展规划将对企业日常经营起到指导性作用,内部控制是一种健全的管理制度,在有效的技术方法和流程支撑下能够为企业战略目标的实现提供保障,使企业战略发展规划及是得到传达,并对内部控制的执行情况进行反馈。
3 企业内部控制失效原因分析
3.1 A公司基本情况介绍
A科技发展有限公司成立于2004年,是一家中小型科技企业,主要是进行全媒体视窗形式的科普展示平台的研发、经营、制作、销售。同时,在互联网传播形态的运用和对大数据的处理模式下,仅仅围绕科普教育、智慧社区等领域进行一系列的智慧科技的传播服务。如新技术与产品设计研发、科技项目成果研究等。通过多年的实践和研发,已经在该领域中占据一定的地位。该公司设置了市场部、研发部、策划部、资源部、项目部、财务部、总经理办公室等六个不同的职能部门。公司拥有科技人才70余名,其中,拥有博士学位的科研人才占到总人数的10%,硕士学位的占到40%,其余是本科和大专以上学历的人才。该企业中的高学历人才主要集中在企业的研发部门中,从事新产品、新技术的研发与创新。
经过十几年的发展,A公司始终秉承:项目策划、技术研发、科普民生建设这三位一体的运营管理模式。2016年底,A公司的销售收入已经超过了4000万元,从2010年开始,该公司的利润呈现出逐年增长的态势。但是,该公司虽然在近五年的发展态势良好,并取得了突飞猛进的发展效果,并且在社会领域中所占的经济地位不断提升,但是,必须清楚地认识到,该公司在内部控制体系的构建方面还存在着诸多的不完善。
3.2 A公司内部控制失效的原因分析
3.2.1内部控制制度不合理、内部控制执行不彻底不到位
虽然A公司已经制定了内部控制制度,但是该企业的内部控制制度是照搬照抄别的企业,并没有结合自身实际量身定做一套自己的内部控制制度,这样的制度形同虚设、流于形式。另外,A公司组织构架也存在着诸多不合理的现象,如岗位设置过多、职位冗余复杂,而真正能够在具体事务上得到落实的员工非常少,经常在A公司中出现:办事的人多、做事的人少;A公司岗位之间的交流较少,无论是在上级与下级之间还是在同一级别之间都缺乏交流;企业内部各职能部门有各自的工作特点和重点,在内部控制建设上存在偏颇,有的过分注重或强调某一方面,而失去了对另一方面的考虑;在内部控制执行过程中,由于部分工作人员不理解内部控制制度、公司内部员工各自为政,最终导致内部控制效果大打折扣。
3.2.2企业管理层缺乏内部控制意识
A公司中管理者对内部控制不够重视,特别是高层领导认为:企业的日常管理制度就是企业的内部控制制度;认为管理层与内部控制无关,管理层的主要职责就是监督员工的工作,防止员工利用职务之便营私舞弊;认为也不控制,就是会计的工作,或者认为内部控制与内部审计人员的工作,公司其他员工与这项工作无关;认为企业实施内部控制是对企业人力、财力、物力资源的浪费,会增加企业的运行成本,从而导致内部控制工作效率低下。A公司几个领导从这些片面的看法暴露出他们对内部控制没有一个系统的了解和深刻的认识,他们根本没有意识到内部控制对企业经营管理与发展生存的重要意义和作用。
3.2.3缺乏完善的内部监督机制
任何一个企业只有拥有了严格的内部监督体系才能保证企业在未来得到健康、可持续的发展。一旦企业的发展偏离轨道并进入歧途时,完善的、良好的内部监督体系能够及时予以鉴别,并及时发现潜在的问题,而为企业的发展指明方向。但是目前该公司并未构建完善的内部监督审计机构,也并未配置专门的内部监督审计工作人员,这并不利于企业的长远发展,如不能及时得到解决将会使公司陷入危险境地。
3.2.4企业财务人员在业务处理中缺乏专业性和独立性
完善的内部控制需要企业管理层和全体员工的共同才能实现,因此员工的素养在内部控制有效性的发挥上起着关键性作用。关于员工的素质最值得关注的是职业修养和职业道德,特别是财务人员的素质更重要。但是该公司财务人员在业务处理上曾经出现过差错,并没有按照最新的会计准则进行业务处理,更是隐瞒了关联方关系和关联方交易。该公司的管理人员在日后的检查与复核中也并未发现这一系列问题。
4 解决企业内部控制管理问题的对策
4.1转变观念,完善内部控制环境
对于A公司而言,改善内部控制环境应该从小处着手,从细节出发,加强对内部控制环境的建设和完善。如,A公司应该在公司内部构建相互制衡的机制,并逐渐完善企业内部的组织机构;在公司内部创建一种带有肌理效果的企业文化,并将内部控制的理念植入到企业文化中,从而在公司内部形成自上而下的动力,增强公司整体的凝聚力,为公司更好的发展奠定基础;进一步完善人力资源管理政策,构建长效激励机制;由于A公司的特殊性,应该专门针对公司的整体战略发展规划,加强对产品研发人员的培训,以便尽快提高公司研发人员的技术水平、知识水平;加强对财务人员的职业道德培训,使他们尽快树立风险意识;加强对新入职员工的培训,使新员工能够尽快熟悉企业的发展规划、战略目标,尽快融入到公司的生产研发中;A公司的领导层应该尽快转变观念,切实落实内部控制工作,为广大职工树立模范带头作用。
4.2找准切入点,加强内部控制活动的管理
首先,企业必须构建不相容岗位职责。虽然该企业经营规模较小、职工人数较少,这也不能成为该企业出现一人担任多个岗位问题的原因。因此,该企业为了有效防范各种贪腐事件的发生,必须尽快构建不相容职务分离制度,因此来保障企业财产的安全性与完整性。例如,企业的采购人员不得兼任询价人员岗位,企业的出纳人员不得兼任会计。其次,必须在企业内部实施全面预算管理。这要求该企业必须尽快在企业内部构建完善的全面预算管理机制,成立专门的预算管理委员会,合理编制预算,认真执行预算,实现企业预算执行实现企业预算执行与绩效考核的融合。
4.3与时俱进,加强企业的内部监督
首先,加大内部审计的重要作用。公司可以成立独立的审计部门,一定要保证内部审计部门的独立性、权威性、公正性,切忌不能使内部审计流形式。其次,尽快提升公司审计人员的综合素养。公司可以通过人才引进和培养的方式,尽快提升本公司内部审批人员的专业素养、思想道德素养。第三,加强对公司管理层的监管。
综上所述,完善和优化企业内部控制体系是一项长期性、系统性的工程,并随着其自身发展和外界环境的变化而变化。因此,企业必须紧跟时代发展步伐,从内部着手加强,对内部控制体系的优化,为促进企业的健康稳定发展提供保障。
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