高校会计档案信息化管理研究
摘要：在新的时代环境下，加快推进发展会计档案信息化或数字化是提升高校财务管理水平的重要抓手。利用与时俱进的信息化技术使高校会计档案管理与服务得到创新发展，对提高高校财务管理效–率具有重要的意义。
关键词：高校；会计档案；信息化管理
随着我国高等教育事业的不断发展变革，高校财务管理和服务的方式也在不断创新进步。尤其是我国政府在2015年下发了双一流方案（即《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》），明确指出要“总体规划，分级支持”、“强化绩效，动态支持”和“多元投入，合力支持”，说明未来高校经费来源将会更加立体化、多元化，同时管理的重点也由以往的“投入型”向更加突出绩效评价的“绩效型”转变。因此，在这样的背景下，高校的财务管理和服务方式也要不断创新进步。随着我国高校财务信息化的发展，财务管理的很多方面都完成了信息管理，但是会计档案的管理相对落后，还处在纸质凭证的整理、装订、归档、保存、查阅等传统的层面。因此，会计档案管理的信息化或数字化将是未来高校财务管理的重要改革举措。利用信息化技术使高校会计档案管理与服务得到创新发展，从而为提高财务管理的效率和提升财务管理的水平奠定基础。
一、研究背景
（一）高校管理改革和效率提升的内在要求
随着管理改革的推进，高校对学校网络化和数字化建设的重视程度也越来越高，因此建立数字化档案已经成为全面推动高校管理改革的重要举措。通过高效财务档案管理数字化建设，从而提升高校财务管理效率，进一步打造公开、透明的高效财务管理体系，同时也是我国改革高校管理体制的重要举措。
（二）克服当前会计档案管理弊端的必由之路
传统的高校会计档案管理主要通过手工方式，以纸质为载体进行管理。主要存在以下弊端：原始会计档案的保存主要以纸质为载体，无法利用信息化的手段进行数据挖掘和信息分享。受限于纸质载体，会计档案在保存过程中受到自然坏境的影响，很容易出现信息缺失、损毁；保存的期限也受限于载体的特质，无法实现长久保存。进一步来说，会计档案一旦形成，只能在单位内部保存，外借和转移成本非常大，因此为会计稽核、审计带来困难，无法实现远程和实时监督，不利于会计管理中的问题查找和补救。
（三）未来高校会计智能化发展的关键步骤
随着高校会计信息化建设的不断推进，高校财务管理也逐渐从原来的手工阶段过渡到信息化阶段，财务报账、财务控制等逐步实现了财务数据信息化和数据共享，但是原始凭证等材料作为会计记账的原始依据、会计核算的起点和基础，只有实现其信息化才能满足高校未来会计管理智能化发展趋势，从而利用大数据技术对会计档案进行分析、挖掘，找出相应关联规则，为后续改进和完善会计管理提供决策支持。
二、高校会计档案信息化推广存在的问题
（一）档案信息化后要保证档案的特性不变
惟一性和凭证性是会计档案的最基本特性，因此，会计档案的信息化处理必须做到电子档案一旦形成则不可变更，从技术上保证其“永久化”。其次，会计档案保存的主要作用就是以备日后核查，因此会计档案信息化系统的应该能够适应海量的数据，同时数据格式应该能够便于快速的检索。最后档案信息化要考虑信息化的未来发展方向，便于信息化后的档案能够被将来的技术所兼容，从而提升信息化档案的利用效率。
（二）原始档案的保存规范应符合信息化要求规范
日常报销过程中产生的各类票据和凭证是高校会计档案的主要组成部分。这些档案的生成过程具体如下：发票和凭证等材料通常由报销人员以相互重叠的方式黏贴在报销凭证单据上；按照财务管理人员的要求，报销人员会在票据上写说明、签字、盖章等，有时甚至会写在票据背面；最终财务人员将报销完毕的票据和凭证进行打孔装订留存成为档案。从以上过程可以看出，目前高校会计凭证的生成和档案的保存于对于信息化非常不利，比如扫描和拍照不方便。因此应采用更加便于信息化的方式，比如要求发票或原始单据以不相互重叠的方式粘贴在A4纸上或者单独分开放置等方式进行保存，从而提高信息化效率。
（三）建立有效的档案信息安全保障体系
档案信息化所使用数据库的安全性是档案信息化建设的重中之重。由于现有信息化系统固有的特性和存在的风险，因此相较于传统纸质档案管理，档案数据库日常维护、运营过程中的风险管理将更加的复杂，对相关管理人员的要求也更加苛刻。档案信息化后的安全保障体系主要包括存储安全和信息使用安全。
存储安全即包括数字化信息本身在保存过程中的安全、不能被破坏或者发生错误，同时也包括数字化信息所依附的实体——存储介质的安全性。因此，首先档案信息化后的数字信息需要保存在专门的数据库系统中，该数据库系统应该做到内外网分离，写入和读取分离，主数据库和备份数据库的实时同步，以此来保证数据信息本身的安全性；同时，存储数字化档案的场所应该是专用的，服务器和磁盘要有专门的安全认证，相关场所应该配备全天候的监控措施并有专人负责。
其次是使用安全，使用安全主要指在规定的时间给符合资格用户使用。数字档案的信息共享和使用是档案信息化的最大吸引力，但同时也是档案管理面临的最大挑战。使用安全面临的挑战其实主要源于网络化本身所存在的隐患，比如网络攻击造成的服务中断，通过身份伪装进行数据窃取等。因此，数字化后的档案信息在使用过程中首先要做好网络安全的防护。具体的做法包括比如将内网和外网分离，不同网络环境下用户对数据的使用权限严格区分，从而防止恶意攻击或篡改数据，具体包括：第一，会计档案的存储服务器必须彻底切断与Internet直联，限制在本单位内网中通过獨立的局域网连接，外部的访问需求可采用安全的接口方案进行调用；其次，对档案重要程度进行分级，对不同级别的档案电子化数据采用不同级别的安全策略进行管理，同时严格区分用户权限，不同级别的用户所能访问的数据被严格控制。
（四）加大软硬件设施建设和加强人才培养力度
由于会计档案信息化管理的特殊性，因此需要有与之相配软件和硬件设施的支持，比如：用于数字化档案存储和备份的服务器以及标准机房，用于将纸质档案转换为数字化档案所用的自动扫描仪、高拍仪等专用器材，同时还要配备对相应设备和场所进行实时监控的监控系统。从软件供应商的选择到系统运营维护服务的提供商选择都要严格筛选，保证系统的稳定性和安全性。其次，由于会计档案的信息化管理从管理方式到管理过程都区别于传统的纸质化档案管理，因此，会计档案信息化管理人员的业务能力和专业知识都提出了更高的要求，而管理人员的素质的高低直接影响会计档案管理的质量。会计档案信息化需要既理解财务管理实务有掌握信息化技术的人员来操作和维护会计档案信息化管理需要配置熟悉信息化操作的会计档案管理工作人员。
（五）建立完善的会计档案信息化管理体系
档案信息化带来了管理制度和管理手段的变化，因此要使档案信息化发挥最大效用，就必须要建立完善的信息化档案管理制度。首先，高校会计档案信息管理人员要深入分析现有会计档案的类别、重要程度，建立数字化档案的分类分级管理体系。其次，深入研究和理解现有法律法规方面会计档案管理的相关规定和要求，使信息化会计档案管理具有法律上的完备性，保证档案信息化的管理方法和规定符合审计监督部门的监管要求。最后，明确信息化档案管理的使用权责，建立信息化档案的产生、制作、使用、更改和销毁流程。
三、结语
会计信息档案是高校财务工作的重要记录，也是高校管理和发展中所留存的重要资源。所以高校会计管理部门必须随着管理技术的进步不断升级管理措施，推动会计档案管理的规范化和有效性，促进高校改革的进一步深入。
会计档案影像化管理是指利用信息技术实现各类记账凭证、档案资料和电子交易流水数据的匹配关联影像化存储以及以影像为基础的在线查询和调阅。本文首先阐明了高校会计档案进行影像化管理的实施背景和需求，然后探讨了实施高校會计档案影像化管理工作可能面临的问题及解决办法：会计档案完成数字化信息化的过程要确保档案的特性不变，并在此前提下，尽量做到数据的有效共享，以利于未来更广领域的复用和使用；进一步规范原始档案的保存形态，以利于快速便捷规范的数据信息化；必须建立有效的档案信息安全保障体系，确保档案的存储安全和使用安全；从软件、硬件两方面加强基础设施建设，并且从人才培养角度提出对电子化档案的管理人员的要求；建立完善的会计档案信息化管理体系以利于全面推进高校会计电子档案管理工作。
参考文献：
[1]欧阳曼，苏运法.新形势下高校会计档案影像化管理探究[J].时代金融旬刊，2017（5）.
[2]徐文红.网络技术与办公自动化在高校会计核算中的运用探讨[J].会计师，2017（11）：69-70.
[3]董南秀.浅析信息化背景下的高校会计档案管理[J].办公室业务，2017（2）：130-130.
[4]陈娟丽，吴翊.互联网+高校财务管理与服务创新研究[J].财会学习，2017（1）：33-33.
[5]高大正，常莹，陈颖，等.基于凭证影像化的电子会计档案工作研究[J].教育财会研究，2017，28（3）：91-96.
（作者单位：天津大学财务处信息管理科）
关键词：高校；会计档案；信息化管理
随着我国高等教育事业的不断发展变革，高校财务管理和服务的方式也在不断创新进步。尤其是我国政府在2015年下发了双一流方案（即《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》），明确指出要“总体规划，分级支持”、“强化绩效，动态支持”和“多元投入，合力支持”，说明未来高校经费来源将会更加立体化、多元化，同时管理的重点也由以往的“投入型”向更加突出绩效评价的“绩效型”转变。因此，在这样的背景下，高校的财务管理和服务方式也要不断创新进步。随着我国高校财务信息化的发展，财务管理的很多方面都完成了信息管理，但是会计档案的管理相对落后，还处在纸质凭证的整理、装订、归档、保存、查阅等传统的层面。因此，会计档案管理的信息化或数字化将是未来高校财务管理的重要改革举措。利用信息化技术使高校会计档案管理与服务得到创新发展，从而为提高财务管理的效率和提升财务管理的水平奠定基础。
一、研究背景
（一）高校管理改革和效率提升的内在要求
随着管理改革的推进，高校对学校网络化和数字化建设的重视程度也越来越高，因此建立数字化档案已经成为全面推动高校管理改革的重要举措。通过高效财务档案管理数字化建设，从而提升高校财务管理效率，进一步打造公开、透明的高效财务管理体系，同时也是我国改革高校管理体制的重要举措。
（二）克服当前会计档案管理弊端的必由之路
传统的高校会计档案管理主要通过手工方式，以纸质为载体进行管理。主要存在以下弊端：原始会计档案的保存主要以纸质为载体，无法利用信息化的手段进行数据挖掘和信息分享。受限于纸质载体，会计档案在保存过程中受到自然坏境的影响，很容易出现信息缺失、损毁；保存的期限也受限于载体的特质，无法实现长久保存。进一步来说，会计档案一旦形成，只能在单位内部保存，外借和转移成本非常大，因此为会计稽核、审计带来困难，无法实现远程和实时监督，不利于会计管理中的问题查找和补救。
（三）未来高校会计智能化发展的关键步骤
随着高校会计信息化建设的不断推进，高校财务管理也逐渐从原来的手工阶段过渡到信息化阶段，财务报账、财务控制等逐步实现了财务数据信息化和数据共享，但是原始凭证等材料作为会计记账的原始依据、会计核算的起点和基础，只有实现其信息化才能满足高校未来会计管理智能化发展趋势，从而利用大数据技术对会计档案进行分析、挖掘，找出相应关联规则，为后续改进和完善会计管理提供决策支持。
二、高校会计档案信息化推广存在的问题
（一）档案信息化后要保证档案的特性不变
惟一性和凭证性是会计档案的最基本特性，因此，会计档案的信息化处理必须做到电子档案一旦形成则不可变更，从技术上保证其“永久化”。其次，会计档案保存的主要作用就是以备日后核查，因此会计档案信息化系统的应该能够适应海量的数据，同时数据格式应该能够便于快速的检索。最后档案信息化要考虑信息化的未来发展方向，便于信息化后的档案能够被将来的技术所兼容，从而提升信息化档案的利用效率。
（二）原始档案的保存规范应符合信息化要求规范
日常报销过程中产生的各类票据和凭证是高校会计档案的主要组成部分。这些档案的生成过程具体如下：发票和凭证等材料通常由报销人员以相互重叠的方式黏贴在报销凭证单据上；按照财务管理人员的要求，报销人员会在票据上写说明、签字、盖章等，有时甚至会写在票据背面；最终财务人员将报销完毕的票据和凭证进行打孔装订留存成为档案。从以上过程可以看出，目前高校会计凭证的生成和档案的保存于对于信息化非常不利，比如扫描和拍照不方便。因此应采用更加便于信息化的方式，比如要求发票或原始单据以不相互重叠的方式粘贴在A4纸上或者单独分开放置等方式进行保存，从而提高信息化效率。
（三）建立有效的档案信息安全保障体系
档案信息化所使用数据库的安全性是档案信息化建设的重中之重。由于现有信息化系统固有的特性和存在的风险，因此相较于传统纸质档案管理，档案数据库日常维护、运营过程中的风险管理将更加的复杂，对相关管理人员的要求也更加苛刻。档案信息化后的安全保障体系主要包括存储安全和信息使用安全。
存储安全即包括数字化信息本身在保存过程中的安全、不能被破坏或者发生错误，同时也包括数字化信息所依附的实体——存储介质的安全性。因此，首先档案信息化后的数字信息需要保存在专门的数据库系统中，该数据库系统应该做到内外网分离，写入和读取分离，主数据库和备份数据库的实时同步，以此来保证数据信息本身的安全性；同时，存储数字化档案的场所应该是专用的，服务器和磁盘要有专门的安全认证，相关场所应该配备全天候的监控措施并有专人负责。
其次是使用安全，使用安全主要指在规定的时间给符合资格用户使用。数字档案的信息共享和使用是档案信息化的最大吸引力，但同时也是档案管理面临的最大挑战。使用安全面临的挑战其实主要源于网络化本身所存在的隐患，比如网络攻击造成的服务中断，通过身份伪装进行数据窃取等。因此，数字化后的档案信息在使用过程中首先要做好网络安全的防护。具体的做法包括比如将内网和外网分离，不同网络环境下用户对数据的使用权限严格区分，从而防止恶意攻击或篡改数据，具体包括：第一，会计档案的存储服务器必须彻底切断与Internet直联，限制在本单位内网中通过獨立的局域网连接，外部的访问需求可采用安全的接口方案进行调用；其次，对档案重要程度进行分级，对不同级别的档案电子化数据采用不同级别的安全策略进行管理，同时严格区分用户权限，不同级别的用户所能访问的数据被严格控制。
（四）加大软硬件设施建设和加强人才培养力度
由于会计档案信息化管理的特殊性，因此需要有与之相配软件和硬件设施的支持，比如：用于数字化档案存储和备份的服务器以及标准机房，用于将纸质档案转换为数字化档案所用的自动扫描仪、高拍仪等专用器材，同时还要配备对相应设备和场所进行实时监控的监控系统。从软件供应商的选择到系统运营维护服务的提供商选择都要严格筛选，保证系统的稳定性和安全性。其次，由于会计档案的信息化管理从管理方式到管理过程都区别于传统的纸质化档案管理，因此，会计档案信息化管理人员的业务能力和专业知识都提出了更高的要求，而管理人员的素质的高低直接影响会计档案管理的质量。会计档案信息化需要既理解财务管理实务有掌握信息化技术的人员来操作和维护会计档案信息化管理需要配置熟悉信息化操作的会计档案管理工作人员。
（五）建立完善的会计档案信息化管理体系
档案信息化带来了管理制度和管理手段的变化，因此要使档案信息化发挥最大效用，就必须要建立完善的信息化档案管理制度。首先，高校会计档案信息管理人员要深入分析现有会计档案的类别、重要程度，建立数字化档案的分类分级管理体系。其次，深入研究和理解现有法律法规方面会计档案管理的相关规定和要求，使信息化会计档案管理具有法律上的完备性，保证档案信息化的管理方法和规定符合审计监督部门的监管要求。最后，明确信息化档案管理的使用权责，建立信息化档案的产生、制作、使用、更改和销毁流程。
三、结语
会计信息档案是高校财务工作的重要记录，也是高校管理和发展中所留存的重要资源。所以高校会计管理部门必须随着管理技术的进步不断升级管理措施，推动会计档案管理的规范化和有效性，促进高校改革的进一步深入。
会计档案影像化管理是指利用信息技术实现各类记账凭证、档案资料和电子交易流水数据的匹配关联影像化存储以及以影像为基础的在线查询和调阅。本文首先阐明了高校会计档案进行影像化管理的实施背景和需求，然后探讨了实施高校會计档案影像化管理工作可能面临的问题及解决办法：会计档案完成数字化信息化的过程要确保档案的特性不变，并在此前提下，尽量做到数据的有效共享，以利于未来更广领域的复用和使用；进一步规范原始档案的保存形态，以利于快速便捷规范的数据信息化；必须建立有效的档案信息安全保障体系，确保档案的存储安全和使用安全；从软件、硬件两方面加强基础设施建设，并且从人才培养角度提出对电子化档案的管理人员的要求；建立完善的会计档案信息化管理体系以利于全面推进高校会计电子档案管理工作。
参考文献：
[1]欧阳曼，苏运法.新形势下高校会计档案影像化管理探究[J].时代金融旬刊，2017（5）.
[2]徐文红.网络技术与办公自动化在高校会计核算中的运用探讨[J].会计师，2017（11）：69-70.
[3]董南秀.浅析信息化背景下的高校会计档案管理[J].办公室业务，2017（2）：130-130.
[4]陈娟丽，吴翊.互联网+高校财务管理与服务创新研究[J].财会学习，2017（1）：33-33.
[5]高大正，常莹，陈颖，等.基于凭证影像化的电子会计档案工作研究[J].教育财会研究，2017，28（3）：91-96.
（作者单位：天津大学财务处信息管理科）
