关于数字化档案建设相关问题的探讨

2022.09.17

摘要：信息时代的到来，社会信息化以及信息社会化已经成为时代发展的特征。由此而应运了信息处理新技术以及个各类型的先进设备。信息化的发展改变了人们的思维、行为以及工作方式。尤其是在档案信息化建设过程中，其信息技术的应用，可以最大限度的提高档案工作的现代化管理水平。本文就数字化档案建设相关问题的探究，将数字化和网络化作为现代档案工作的开展方向，引导档案部门进一步将传统档案转变为数字化信息，转变原有的工作模式，让其在信息化社会中得到有效的运转，充分实现数字化档案信息的功能。

关键词：数字化档案建设;相关问题;探讨

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.090

1 档案数字化建设中需要具备的条件

1.1 技术条件

作为当前高新科学技术发展的产物之一的档案数字化。其档案数字化建设是一项基础性非常强大的工程。其工程中涉及了非常多的技术，比如有计算机技术，信息储存技术以及多媒体技术等。由此可见，档案数字化建设顺利开展的一大关键要素就是技术。那么就数字档案馆而言，整个档案数字化建设的最终目标就是搭建一个数字档案馆，因此数字档案馆本身就是一个大规模的技术集成系统工程。那么在此工程中，需要有机结合软件工程，网络工程，以及计算机工程等。还有就是通过传输通道，比如可以借助宽带高速网，进一步转换丰富多彩的档案信息以及多媒体信息，然后通过数字档案馆传递给使用者。最后，档案数字化建设过程中，需要借助众多的档案管理技术。比如需要分类、索引以及检索技术。由此可见这些技术的成熟以及普及程度，从侧面上决定着档案数字化的发展进程。

1.2 网络基础设施条件

档案数字化的最终目的有两个方面，第一方面是能够最大限度的保障档案原件的完好无损。第二方面就是能够提高档案信息的利用率，以及进一步提供档案信息网络化服务。那么为了实现档案数字化，就需要将网络基础设施作为前提。例如需要建设区域网、信息资源网站等。通过各个网站的建设，充分提供给用户各项数字信息服务，实现真正的信息资源共享目的。那么具体的网络建设需要其域名申请、服务器配置、网站规划、网页设计、数据库、系统开发等多项内容。所以数字化档案信息能否在网络上发布很大程度取决于网络基础设施的建设情况。

1.3 资金条件

众所周知，档案数字化建设是一项非常庞大的系统工程。数字资源数据库系统建设以及建立网站过程，都需要投入大量的资金。由此可见，档案部门要是没有相对应的档案数字化建设经济实力，那么其档案数字化建设进度将会被大大拖延。

1.4 人才条件

作为新知识新技术应用的档案数字化建设过程，在建设过程中需要引入各个领域的高层次专业人才以及专家。比如其系统管理与维护专家、信息管理专家以及法律专家等。由此可见，人才是决定档案数字化建设能否成功的一大要素。

2 档案数字化建设需要注意的事项

2.1 档案数字化建设要解决好储存格式标准问题

经过数字化处理过后的馆藏档案，会以什么格式储存才能进一步保证质量，又能方便后续的利用？这個就是一个格式标准的问题。在考虑标准问题时，就需要充分融合信息技术。在我们的认知中需要首先考虑的是国际标准，其次才是国家标准，最后才是行业标准。那么传统档案在进行扫描过后，其储存方式就会以图像文件来储存。现如今却可以通过多种格式储存。比如jpg格式，gif格式，Tif格式的。这三种不同的格式都是国际标准格式。那么通过借鉴数字图书馆的实践，可以明确提出全层可以应用Tif格式。网络层选用jpg格式。其索引层选用gif格式。

2.2 档案数字化建设要立足于功能完善的系统

作为实现纸质档案数字化所需的硬件软件以及人类资源有机结合的档案数字化系统，需要满足系统论思想和集成化基础要求。那么为了达到这一目的，可以将档案数字化建设的着重点立足于技术成熟功能完善的系统中。即通过联通网络充分发挥档案数字化系统的优势，不断提高档案数字化信息系统综合能力，打下良好的档案电子查询基础。功能完善的档案数字化系统可以直接省略掉扫描图像处理等工作，最大限度的节约人力以及物力资源。

2.3 档案数字化建设要注重档案保密数字管理工作

和一般的图书以及资料不同，其档案是要根据其价值划分不同密级以及保存期限的。尤其是部分档案中涉及党和国家的机密事项或者是受法律保护的公民个人隐私。这些保密档案只有在他保密期满以及内容不再涉及保密范围后，才能由国家授权档案馆或者相关机关向社会公布。所以在档案数字化建设过程中，一定要注重对档案的保管期限的区分，需要将开放档案纳入档案信息利用系统中以供社会进行查询。而对于不可开放的档案，可以进一步借助数字化处理储存于光盘中，在保密期满后才能向社会公布。

2.4 档案数字化建设需要做好数字库建设与维护工作

与传统的计算机信息系统不同，档案信息数字化则是由纸质文件处理向信息管理的过渡过程。所以在这个过程中，相关的工作人员需要做好其数据库的建设与维护工作。尤其明确认知国家档案信息工程核心和基础是开发与建设数字库系统。所以势必要结合先进的信息技术，进一步对资料进行科学的管理。当然需要认知数据库建设与维护工作是一项长期的任务。即维护环节需要循序渐进，不可一蹴而就。与此同时，还要多个管理人员互相配合。比如服务器管理人员需要就安装和设置服务器进行科学化管理;而系统管理人员则需要就安装和启动操作系统进行规范化管理。每一个系统维护环节中，相关的管理人员要做好自己的本职工作。还有在故障发生的第一时间内，要是相关数据库管理人员不在的情况下，其他领域的专业技术人员也要具备其故障处理的基础知识，以此来保障整个数据库的安全运行状态。

3 结语

本文就数字化档案建设相关问题的探究，针对档案数字化建设中需要具备的条件分析，提出相对应的档案数字化建设对策，以此来保障其数字化档案数据信息的安全。

参考文献

[1]向立文.档案数字化建设中若干问题的研究[D].湘潭大学，2004.

[2]谭远宏，赵家文，刘健华.我国档案数字化建设中存在的问题与对策[J].湘潭师范学院学报（社会科学版），2005，27（005）：174-176.

[3]李美娟.我国档案数字化建设中存在的问题与对策[J].经济管理（全文版）：00146-00146.

作者简介

李屾（1987-），女，山东潍坊人，硕士，汉族，研究方向：档案管理。