关于血站档案数字化建设的思考
朱红娟
随着社会文明的发展、技术的进步，各个血站也开始实施数字化管理模式，关于档案的数字化就是将不同记录模式以及不同载体模式的档案信息利用数字化模式转化为计算机能够顺利识别的数字模式，形成一种能够实现数字化利用和管理的信息资源库，对血站各项档案实施数字化建设与管理可以更好地保障档案主体，便于相关人员的查阅。在社会的发展下，档案管理模式开始朝着数字化以及网络化的模式发展，血站档案数字化管理开始成为数字化医疗的有机组成部分，实现现代化管理也成为一种必然的发展趋势。
1 对血站档案实施数字化建设的必要性
1.1 可以促进血站档案管理事业的现代化发展。在传统档案文件管理模式下，由档案室负责所有的档案接收、档案保管以及档案查阅工作，其类型均为纸质档案，该种管理模式是非常落后、封闭的，很容易导致档案管理人员产生“重保管，轻利用”的不良思想观念。目前，人们已经迎来了数字化时代，数字化时代让人们的各项生活都发生了巨大的变化，计算机对各项档案进行管理不仅可以节约大量的人力、物力和财力，还让档案管理工作变得比以往更加准确、快捷，有效提升了档案管理质量，促进档案管理工作的顺利开展。
1.2 可以保护原件，避免原件被损毁。血站档案数字化成果与档案的原件具有相同的内容，经档案部门确认后，可以具有与原件同等的效力。最重要的是，可以对数字化成果实施异地保存，还可以进行永久性保存，这样，即便是出现天灾和人祸，档案资料也不会被损毁。此外，如果档案资料出现无损残缺的问题，也可以采用数字化模式对档案实施修复。
1.3 实现了多种媒体与技术综合应用。信息技术的不断发展，推进了现有档案工作格局及服务方式的加速转变，原有的“看门守摊”、被动地等待档案利用者上门查询的服务方式，已逐步地向积极的、主动的、零距离的服务转变。通过对血站各种载体的档案资源转化为数字形式，并充分对各类多媒体技术、数字化储存技术、数字影像技术等综合应用，为血站档案管理工作提供了辅助功能，利用该种技术可以将声音、动画、文字与图像集合起来，这让血站的档案管理工作更加具有活力，提升档案管理工作的直观性和高效性。
1.4 档案数字化能够实现资源共享。信息资源的网络化彻底地改变了现代人类的生活。与此同时，对于血站档案实施网络化与数字化管理可以有效提升工作人员的工作效率，为血站的主要业务工作的高效、顺利开展提供保障。数字化后的档案信息可以保障用户不受空间与时间因素的限制，只要电脑可以上网，就可以利用档案管理系统来查阅信息，举例来说，只要使用联网的电脑，即可在血站档案信息管理平台中完成档案收集、档案整理、档案归档以及资源共享等工作。
1.5 档案数字化管理能够为输血事业发展和领导决策提供依据和参与。通过数字化档案数据分析，可以了解各时期工作环境、业务状况，献血者的人群分布、年龄阶段、血型分布及专业技术人员的科研情况等，使领导在管理决策过程中可以从中发现问题、解决问题，有的放矢制定出发展规划和作出合理的工作安排。
2 血站档案数字化管理建设需要遵循的原则
2.1 标准性原则。任何档案信息的管理必须严格遵照文本格式、技术要求以及工作标准实施数字化管理，此外，还需要采用通用化的管理标准。无论是对于馆藏档案信息，还是电子文件，都必须严格遵照规范性管理原则，根据档案的类型制定出科学的管理标准，严格按照这一标准开展管理工作，防止发生重复建设以及各自为政的问题。
2.2 合法性原则。对于血站档案的数字化管理，不仅要严格遵循《档案法》等相关法律法规，还要遵循《关于制作数字化作品的著作权规定》以及《著作权法》等相关知识产权法律法规。
2.3 安全性原则。在实现血站档案数字化的过程中，要保障每一项信息都与原有的信息一致，严禁档案信息出现泄露问题。要知道，与传统档案信息相比而言，数字化档案信息并不稳定，其位置与内容也很容易出现变化，信息是非常容易产生变动的，这在很大程度上影响着档案信息的安全。在血站档案信息数字化管理过程中，要保障三个环节的管理质量，在信息录入时，要最大限度地保障原件的安全性，在处理与贮存信息时，则必须保障数字档案信息与原件的一致性，避免信息内容出现泄露问题。
2.4 效益性原则。血站档案数字化建设工作需要耗费大量的时间，工作压力大，在开展这一工作时，必须认真、细致，采取科学的措施提升数字工作的管理效益。在开展这一工作时，需要先进行科学的调研，选择一种最优的数字化方案，优化工作流程，选择合理的技术手段与数字化设施。此外，在实现血站档案信息数字化管理过程中，必须抓好领导和管理工作，根据自身的情况来制订计划，选择经典的数字内容，将信息化内容与社会热点问题结合起来，将重要档案数字化处理。在建设档案时，要考虑到档案特点，确定好优势档案，采取该种措施可以实现管理效益的最大化。
3 血站档案数字化建设的思路分析
3.1 标准化管理模式是非常适合应用在技术工作领域的，具有非常强的可操作性，与管理体制之间也有着密切的关系，为此，在不与法律冲突的前提条件下，实施标准化管理可以提升各个部门管理的协调性。一般情况下，制度都是以法规形式来出现，虽然具有一定的约束力，但是管理范围不足，为此，在开展标准化管理工作时，需要根据档案的情况制定出科学的管理体系。
3.2 加强各类软硬件的建设。要从根本上实现资源的优化配置，为血站档案管理部门提供硬件设置，相关单位与部门需要根据自身的需求来升级现有的基本设备，根据管理要求的发展不断地进行完善与升级。在条件许可的情况下，部门中可以建立起专业化的档案管理服务器，采用先进的数字化管理系统，构建出综合应用平台，在现有数据库技术的背景下，采用网络技术与智能检索技术实现储存与管理工作的数字化。
3.3 完善现有的档案数据库。在数字化过程中，对档案室档案进行分类，整理成来源、医疗结果、科研成果等数据库，方便用户的查阅利用。这就需要注重文件级目录数据的建设工作，将人力与物力集中起来输入档案目录，在建设目录数据库时，可以边输入边打印，将其中的重点文件补齐，看档案的输入是否正确无误，采取多管齐下的措施提升档案信息的完整性和真实性。
3.4 做好档案数字化加工工作。在对档案信息进行加工时，需要遵循数字化的管理原则，合理确定数字化管理范围，实现所有档案的数字化管理，对档案实施科学的鉴定，将已经失去价值的档案销毁，这既可以节约人力、物力和财力，还可以避免产生资金浪费。此外，还可以根据血站管理工作的特点对现有的档案进行分类和整理，使用各类新型数字化设备对重要的档案信息进行扫描和整理，拍摄好实物档案，采集录像音频资料，将其转化在储存媒介上。
3.5 提高档案室工作人员的专业素质。为提高档案室工作人员的专业素质，可定期对档案室工作人员进行培训，并实施定期考核制度。另外，可有计划地分期、分批选送档案业务骨干到高等院校进修。同时，在招聘档案人才时，除考虑档案文书知识外，更要注重具备软件开发能力的人才，调整档案人员的专业知识结构组成，更好地为血站档案数字化管理服务。
4 血站档案数字化管理及利用过程中需特别注意的方面
（1）确保数字化档案的内容真实性、完整性（应确保内容与原件一致，确保完整，不能有少页缺项等现象）。
（2）确保数字化成果的安全性（保存的载体、保存的环境尽可能实现多套制及异地备份等）。
（3）确保数字化成果利用的合法性（血站档案属民生档案的一种，应确保个人隐私。在利用时应建立专门的制度加以规范）。
5 结束语
血站档案数字化已成为血站档案发展的必然趋势。面对这一机遇，我们必须不断改革和创新，遵循合理的原则、设立科学的目标、采取正确的方法、逐步走向完善，尽早实现血站档案管理的现代化，从而使档案室工作的各个环节以更高的效率为血站的采供血管理、科研管理和其他各项工作服务。
（作者单位：河南省安阳市中心血站办公室 来稿日期：2015-10-15）
