强化医院档案管理提升档案资源利用率

    喻丽萍

    近几年来，随着国民经济的迅猛发展，各行各业均对内部进行整顿改革，已取得初步成效。医院作为为人类健康保驾护航的医疗机构，更应该毫不犹豫地进行全方面改革，特别是院内档案的管理工作。本文介绍了医院档案管理工作的现状，重点分析提高相关管理人员能力和档案资源使用率的可行性措施，以期促进医院档案管理工作的顺利开展，为医疗服务提供切实保障。

    医院是为病患提供医疗服务的重要机构，“病人至上”是院内管理工作的工作准则。医院的档案管理工作相对复杂多变且严谨。档案管理工作作为管理工作的重要组成成分，其管理效果的好坏可以从侧面反映医院管理水平的高低。近年来，随着信息化的不断发展，医院逐渐将信息化技术应用于自身经营和管理工作中，特别是档案管理，不再局限于传统的档案管理模式，而是通过传统管理模式与信息技术之间的融合推动档案管理工作的发展。

    一、医院档案管理现状分析

    （一）档案管理相对分散，缺乏规范

    对于档案的管理形式，医院基层工作部门尚未制定统一性标准。档案缺乏统一的档案管理形式，将对其使用环节造成不利影响。在医疗服务的有序开展过程中，会产生许多信息和资料，如若将全部资料进行保持会在某种程度上浪费医院的存储自愿，搜索信息所需要的时间也会随之增加。为尽可能避免此类不良现象发生，管理人员需要对信息进行有效性进行筛查，过滤低价值信息，保存有用信息，进而确定管理范围。管理形式如若得不到规范，制定的管理范围自然而然形成差异，影响安全管理和高效使用这一目标的实现。

    （二）档案管理人员专业性亟待提高

    医院普遍缺乏专门的全职档案管理人员是造成管理质量不佳的主要原因。院内的档案管理工作往往是由其他岗位工作人员兼职负责，因此，档案管理者上班期间可能会同时面临原岗位和档案管理岗位的多项工作安排，难以集中精力投入至档案管理工作中。档案管理人员由于自身的限制，工作期间容易出现档案中的重要数据丢失现象或者信息更新不够及时。

    （三）档案管理重要性的宣教强度不足

    大部分医院上级领导未能意识到档案管理工作的重要性，没能在重要数据产生后及时保存，而后随着工作量的逐渐增加，更无法抽出时间对前面数据进行整理和分析。基层档案管理人员缺乏档案管理意识，不能正确利用档案中的有效资料哦，部分原信息遭受破坏后难以恢复至原样，出现医疗纠纷后也往往因为原始数据的缺失而缺乏合理妥当的解决方式。

    二、档案的有效管理

    针对档案管理过程中出现的问题，探讨有效的解决方案，加强对档案管理人员的规范性约束，以确保档案在医疗服务行业中的应用效果。上级领导需要加强对于档案管理工作的检验，了解管理过程中的违规操作、资料使用不当等问题，根据情况合理调整处罚力度。管理人员采用不同的管理方法处理不同性质的档案，提高档案的使用效率，并及时更新数据，为医院相关部门提供可靠的档案资源保障。

    （一）建立档案管理网络

    加强计算机和互聯网在档案管理工作中的应用，管理人员可在计算机中直接搜索需要查找的资料，无需逐一翻阅纸质档案，进而提升档案的使用效率。

    （二）完善档案管理制度

    档案管理工作只有在健全的制度约束下才能最大限度提高档案资源的利用率。在健全档案管理体系时，需分析旧制度中存在的缺陷，重点在于解决管理质量不合格的问题。同时，严格约束档案管理者，规范管理方案的实施，管理人员的录取流程，以保证新制度在档案管理部门落实到位。

    （三）维持档案的完整性

    档案的完整性对档案的利用具有直接影响。医院档案内容杂多，院内部门众多且具有分散性，各部门的档案保管要求和机密程度不尽相同。所以必须制定健全的档案管理制度，完善档案信息的传递和登记流程，实现动态管理，如若发现档案缺损或者丢失，及时设法补救。

    （四）保证档案的系统性

    保持档案的系统性，有助于实现案卷之间或卷内文书的快速查询。根据医院性质、档案存储要求以及档案内容和载体，可以划分成五大类。1.设备型档案：包括诊断设备、辅助设备以及治疗设备;2.照片型档案：包括党务、行政、群众、团员以及人事保卫等;3.科研型档案：包括药品目录、五官科、外科、内科以及妇产科等;4.文书型档案：包括科教管理、党务工作、大事记、会议记录、计划财务、合同以及预防保健等。通过档案的有效分类，形成一个相对科学、规范的管理体系，为医院有关部门提供信息的便捷查询，改善档案资源的利用率。

    三、档案的有效利用

    档案利用作为档案工作的重要构成组分，是衡量管理者技能水平和档案管理工作水平高低的主要参考指标。

    （一）提高档案利用率的基础工作

    对现有档案进行重新整合，综合利用已有的档案信息，构建基础框架。采用信息技术将各个相对独立的数据数进行逻辑上的整合，构建医务工作者需要的完整数据库，提高现存档案资源的价值。合理采用信息技术对传统纸质版档案进行数字化处理，如选用扫描法快速实现档案信息的数字化，并针对医院具体情况对其进行深入加工。

    （二）提高档案利用率的有效手段

    发挥档案在医疗服务中的凭证作用。档案作为重要的信息资源，在医院管理、科研、保健和民事诉讼中具有重要作用。真实且完整的档案能够有效反映医院的医疗质量，是衡量医院管理水平的主要依据。而且医疗事故处理条例的举证责任为院方处理医患纠纷带去重重压力，医院为了以合理方式解决医患纠纷，必须通过举证来证实自身在整个医疗活动的实施过程中不存有过错责任。所以，强化档案资源的开发和综合利用，必须以档案管理作为切入点，活化档案信息，将枯燥的资料转换成高价值的有用信息，即通过多种渠道采用最为快捷和准确的方法，最大幅度提升档案资源的利用率。

    四、结语

    档案管理是保证院内各项工作得以有序开展的桥梁和纽带，是医疗机构经营和管理的重要组成成分，与上级领导的决策有着密切关系。只有不断运用新理念、新方法和新技术强化档案管理过程，才能改善医院档案的资源利用率，为患者提供更佳的医疗服务。（作者单位：湖北省黄冈市黄州区人民医院）