“云”时代视域中数字档案构建的现状及趋势

    蒋艳华

    “云”时代的到来，推进了社会分工的不断细化，各个行业也呈现出专业化、技术化的趋势。在这样的大背景下，一些档案机构加快了与其他技术部门的合作，实行工程外包，将一些保密程度低的工作交给有经验的机构去做，以期尽快完成数字档案建设。这样不仅加快了数字档案建设的进程，更确保了数字档案建设的质量和进度。这种尝试虽然还处于探索阶段，但是这种模式为数字档案建设指明了发展的方向。

    1 数字档案建设对外承包内涵

    业务外包是一种常见的企业经营模式，它起源于二战后的发达资本主义国家。一些效益好的企业，为节约劳动成本、减少能耗和污染等，将一些非保密或保密级别低的工作外包给其他企业，以减少和压缩不必要的人工消耗，从而实现利润最大化。这种经营管理的主要特点是保密强、成本低、效益高等。数字档案业务外包则是将即将建设的数字档案工程中的部分工作承包给有经验、有资质、要价低的企业，以加快数字档案建设的步伐。数字档案对外承包工程主要包括：数字档案软件开发与利用、纸质档案数字化处理、数字档案区域共享、日常维护等内容。

    2 “云”时代视域中的数字档案建设策略

    专业化的数字档案建设公司是实现“云”时代数字档案建设的重要前提。“云”时代把人们带向了专业化、精细化。因此，数字档案的建设要求“专业发展”，在外包过程中要寻找资质好、专业过硬、经验丰富的公司合作。主管部门在考虑合作对象时，不仅要听取专家的意见，更重要的是要根据自身的实际需要，对外包公司的情况有一个全面细致的了解，如：技术能力、财务状况、创新与研发能力、服务能力等。具体做法是：首先要对承包公司的相关资质进行审核，如证书证明、资质级别、资质种类以及国家允许其承接业务范围等。其次，要审核外包公司以前的业绩，了解其技术、服务态度、后续管理等各方面的情况。再次，要对承包公司的相关能力进行调查。笔者认为，不仅要调查其数字档案建设能力，也要对其驾驭设备、后续管理、开发研究的能力进行调查，看其是否满足相关要求。最后，还要考察承包公司的品牌实力。品牌文化是一个公司长期积淀形成的，通过对公司近几年的工作业绩的考察，鉴定其管理、技术、成本控制、工具设备等全面品牌实力。

    加强对数字档案建设外包企业的管理是做好“云”时代数字档案建设的重要保障。“云”时代的内涵要求全面满足客户的需要，加强管理则是实现满足客户需求的重要途径。我国数字档案的建设规模大、范围广、难度大，采取对外承包部分业务的做法是必要的。对外承包是一个繁复的过程，简而言之，就是要实现由业务的承办者向业务的管理者转变。首先，要制定数字档案建设对外承包业务合同，规范和明确双方的权利和义务。合同要坚持原则性与灵活性并重，既要强调在服务范围内双方的责任，又要灵活处理在管理过程中出现的各种问题；既要相互充分信任，又要按照合同在规定时间内完成任务；既要明确赔偿制度，又要制定解决争端的办法。另外，合同年限也不必太长，以三到五年为宜。其次，要加大对外承包业务的监督力度，主管单位或企业应组建对外承包业务督导小组，聘请专家担任小组负责人，定期对外包公司进行技术、业务、财务等方面的督查，并及时向主管单位反馈，如汇报一段时间内承包公司的业务进度、调查承包公司的满意程度、在公司外围开展公司信誉评价；也可以将承包公司的各项能力与其他公司进行对比，以期发现问题，减少不必要的风险。

    加强与承包公司的沟通和联系是推进“云”时代数字档案建设的有效方法。沟通与协调是现代企业发展的强大助力，数字档案建设外包业务的沟通与协调工作的主要形式是召开协调会议，可以明确外包的阶段性任务，强调总任务，强化对经费以及人员的调配，优化工作进度。同时，数字档案建设外包业务并不意味着主管单位或企业可以放手不管，而是要时常注意发现数字档案建设过程中的不足，如及时发现页码错误、信息输入错误等。

    总之，“云”时代是满足人们对数字化需要的时代，而数字档案的建设是实现人们对数字档案的需要。数字档案的建设是一项长期而复杂的工程，整体工程的不断推进是实现档案资源共享的第一步。相信随着这项工程的稳步推进，将来一定能为网络档案资源共享创造良好的条件。