探析档案社会化管理的发展合理性
王婧文
摘 要：近年来，随着档案事业的发展，档案中介机构逐步发展起来。档案中介机构主要以承接企事业单位或是档案馆的档案业务来运行。这种将档案业务外包给市场的档案管理模式其实质为档案的社会化管理，能够有效降低企业成本，提高档案管理水平。本文将从档案学、管理学、经济学三个维度来阐释档案社会化管理的可行性，从社会整体、经济效益、行政体制改革、制度的规范、信息技术发展五个维度诠释档案社会化管理的必然性，并以此阐明档案社会化管理是合理的。
关键词：档案管理；业务外包；中介机构
随着档案管理的社会化发展，档案业务外包已经成为企业管理档案的新趋势，符合社会发展需求的档案中介机构应运而生。不可否认，档案业务外包作为企业一种经营管理战略，有效解决了档案部门人力资源匮乏、部门经费短缺、信息技术落后、专业化程度不高等问题。
1 本文将从档案业务外包的理论基础探析其发展的可行性
笔者认为支撑档案业务外包的理论主要来自档案学、管理学、经济学这三個方面。它们对我国档案管理社会化工作具有重大指导意义。
1.1笔者将从档案学的角度研究档案业务外包产生的系统内在逻辑。档案学对于档案业务外包的理论支持主要有文件双元价值理论与文件生命周期理论。文件双元价值理论是对档案价值的肯定。从一定意义上说，社会科学是关于价值的科学。档案有了价值，社会才会对档案有需求。文件生命周期理论表明文件具有阶段性，档案的保管利用需依据其阶段性来确定。
1.1.1 文件双元价值理论。文件双元价值强调了文件因其价值而存在，文件的价值包含工具价值与信息价值两种。文件的工具价值是指文件具有弥补人类记忆偏差的工具作用，文件的信息价值是指文件自身内容所具有的信息传递的作用。文件价值目标的实现依赖于文件的有效利用，这种有效利用是指文件通过安全高效的管理方式得以服务于文件形成机关与社会大众，满足社会利用需求。这高度耦合了档案社会化管理的本质特点与最终目标，以价值认识为起点，档案业务外包完全符合档案事物的内在规律与价值利用。不难发现，满足利用需求的档案业务外包是档案价值外化的体现。
1.1.2 文件生命周期理论。文件生命周期理论指出文件从形成到销毁或永久保存呈现出明显的阶段性特征，以此将文件运动阶段划分为现行、半现行和非现行三个阶段[1]。由于现行文件需频繁使用，档案部门一般选择将半现行和非现行文件进行外包，这充分符合文件生命周期理论对文件管理的要求。文件生命周期理论强调对于文件的管理应针对其价值形态的变化，寻求适宜各阶段文件的保管场地与保管方式。档案中介机构通过对文件的集成化与专业化管理，有效降低企业成本并安全高效保管文件，成为企业文件中半现行文件与非现行文件的最佳保管场地，符合文件生命周期理论对文件阶段式管理的要求。档案业务外包无疑是一种价廉质优的最佳管理方式。
1.2 笔者从管理学角度出发研究档案业务外包对优化企业管理的重大意义。支撑档案业务外包的管理学理论主要包括企业再造理论、核心竞争力理论与价值链理论。随着信息技术革命的到来，市场竞争加剧，企业重新进行战略定位与机构重组，不再是致力于弥补自身资源缺陷，而是集中精力发展核心能力从而提高整个企业价值，因此档案业务外包无疑成为企业的最优选择。
1.2.1 企业再造理论。企业再造是指以流程重组为导向，以组织机构改造为依托，从而达到精简工作流程，提升绩效的目的。企业追求低成本、高质量的档案社会化管理的目标与企业再造理论是一致的[2]。企业可以通过调查打破原有的分工方式，并将档案部门中非核心业务或专业化程度高的业务进行外包，即将自己的“短板”剥离出去，集中精力发展核心业务，使自身的“长板”更长，从而形成绝对优势，达到优化自身配置，提升绩效的目标。
1.2.2 核心竞争力理论。核心竞争力作为一种隐性资产，是企业区别于其他竞争对手的差别化知识体系，能为企业创造根本价值。在快速多变的市场竞争中，企业仅靠自身资源进行自我调整的速度很难赶上市场变化的速度[3]，因此企业不应再追求大而全的发展模式，而是将有限资源集中在核心业务上，将非核心业务进行外包，集中力量塑造核心竞争力。档案业务属于企业（除档案中介机构外）业务中的非核心业务，因此理应进行外包。档案业务外包作为新兴经营理念，能够有效节约管理成本，提高管理效益，优化业务流程，并整合利用了档案中介机构的专业优势，构建了适应性强、设置灵活的外部机构进行协作与战略同盟，扩大企业的边界，从而降低企业管理的风险。
1.2.3 价值链理论。核心竞争力是能满足客户利益的能力，价值链是能动态创造价值的能力，核心竞争力和价值链彼此相连的战略流程构成核心能力。企业的价值创造是通过一系列活动构成的，这些互不相同又相互关联的生产经营活动构成了一个创造价值的动态过程，即价值链。企业通过对价值链的成本与效益的权衡，保留并优化收益大于成本的部分，删除或改造收益小于成本的部分，从而缩小经营范围，重置组织机构，将资源集中在最能给企业带来效益的环节以发挥其最大功能。通过这种模式，企业整体提高了价值链的价值，促成了规模经济，极大满足了企业的战略发展要求。
1.3 笔者从经济学角度出发研究档案业务外包为企业带来的最大经济效益。本文通过博弈论与交易成本这两个理论展开分析经济学对档案业务外包的理论贡献。博弈论是对档案业务外包过程通过建立博弈模型进行风险评估分析，从而最大限度规避风险。交易成本理论是通过对“业务内包”与“业务外包”的交易成本比较，选择最低成本交易的方式处理档案业务。
1.3.1 博弈论。档案部门可以结合自身需求，与档案中介机构建立博弈模型，对可能发生的风险进行分析，作为企业是否将档案业务外包的参考依据。档案业务外包涉及三个流程：业务外包评估阶段、外包招标与投标阶段、业务外包实施阶段。档案业务外包风险分析如下：（1）外包评估过程中的风险。外包评估是后面两个阶段的基础，因此处于外包风险的前端。笔者认为档案业务外包的前提是档案部门保留其核心业务，将非核心业务外包，但档案部门在划分界限时有可能模糊标准，导致泄露核心业务内容，有失密风险[4]。（2）外包招标与投标过程中的风险。目前中介机构尚未有标准的市场规范，档案部门与档案中介机构存在委托代理关系，由于信息不对称，相比于档案中介机构，档案部门处于不利位置。（3）业务外包实施过程中的风险。外包实施阶段是档案业务外包的核心阶段，此阶段主要存在安全风险与违约风险。在实施过程中，档案部门可能由于无法有效实施监管，面临信息泄密，知识产权无法得到保护的风险。同时，若档案中介机构临时违约，合同终止，将对档案部门造成无法挽回的损失。档案部门可通过博弈模型分析，选择最佳战略同盟，尽可能降低外包风险，实现双方效益最大化。
1.3.2 交易成本理论。档案中介机构长期从事档案管理工作，由于规模经济的作用，其在研发投入、工作经验、管理水平方面有绝对优势，而大多数企业往往在非核心业务流程不具优势。由交易成本理论可知，当企业进行经营管理某项业务的成本大于市场开展活动的成本时，企业选择“市场取代企业”的方式以此来降低交易成本。“市场取代企业”的方式即指档案部门由自身内部分工向社会分工转化，由交易成本较高的内部交易向交易成本较低的市场交易转化[5]。即用档案业务外包的方式代替档案业务内包的方式处理档案业务。
2 本文将从档案业务外包的实践操作探析其发展的必然性
笔者从以下5个角度探讨档案业务外包的具体实践操作：社会整体的角度、经济效益的角度、行政改革的角度、制度规范的角度、信息技术发展的角度。它们对我国档案管理社会化工作的实施具有重大现实意义。
2.1 社会的整体需求。档案管理是社会各机构都会普遍开展的一项活动。基于高效益、低成本的档案管理要求，部分企业及政府机构选择档案社会化管理的模式，即将本机关或本单位的档案业务进行外包。社会对于档案业务外包的需求主要体现在以下两个方面。（1）社会档案服务与利用需求。基于优化档案现代化管理的目的，社会对档案专业化服务有客观需求，同时伴随着企业数量的增加，企业档案数量随之增加。企业对大规模的档案有利用需求，但由于信息资源爆炸式增长，档案部门难以完成不断增大的业务工作量，无法满足企业的档案服务与利用需求，这为档案业务外包提供了新的发展机遇。（2）社会分工的客观要求。由于信息化建设的全面展开，档案管理活动日趋复杂，遵循优化资源配置的自然法则，社会分工不断细化，服务与生产逐渐实现专业化与专门化，档案技术资源的重要性日益显著。不可否认，档案业务外包是社会劳动生产率提高的必然结果。
2.2 经济效益的最大化。改革开放以来，非公有制经济迅速发展，市场内部分工不断细化，档案数量高速增长，管理难度不断加大，因此部分企业选择将档案这类劳动密集的非核心领域进行外包。哈佛大学经济学教授Jorgeson认为，业务外包可使企业投资效率提高20%[6]，原因主要为企业将档案业务内包时会面临基础设施、技术人员重复投入与无效劳动，企业档案管理风险等问题。如果企业将档案业务外包则能够有效提高工作效率，降低生产成本并且充分整合利用外部资源来减轻企业负担。承接档案业务外包活动的档案中介机构由于长期从事档案工作已形成流程化、专业化、规模化的专业优势，比起企业内部档案部门更能够提供安全经济高效的档案管理工作。由此看来，档案业务外包很好地解决了部门资金匮乏，人力资源不足的问题，并节省了大量空间，符合市场运行的规律。
2.3 行政机制的改革。经济体制改革是政治体制改革的前提，政治体制改革是经济体制改革的保障。随着行政体制的改革，政府组织与相关经济实体解除关系，档案行政部门职能发生转变。（1）行政管理部门将业务咨询、技术指导等微观业务分离出來，侧重于档案业务标准制定、规范监督检查等宏观管理的方面。在这种情况下，档案微观业务的服务需求激增，档案业务外包应运而生。（2）国家档案局在《档案行政许可程序规定》中减少了对档案人员从业资格的限制并减少了对档案中介机构的干预限制，这为档案业务外包活动的发展提供了新契机。
2.4 制度的规范。首先，在档案中介机构发展初期，全国没有统一的法律规范，各地法律标准不一，监督检查机制并未健全。随着档案中介机构的发展，法律环境进一步完善，《档案中介机构管理办法》的制定已列入全国档案事业规划当中，为档案业务外包活动提供法律保障并引导档案中介机构向更加法制化、规范化、标准化方向发展，档案外包市场逐渐走向成熟。其次，社会信用体系的建设也对档案业务外包起到促进作用。社会信用体系的健全保证了经济市场的平稳发展，为档案业务外包活动创造了良好的发展环境。
2.5 信息技术的发展。由于档案数字化业务相对专业，档案部门人员信息能力不足，或是档案部门没有足够资金配置数字化设备（譬如以实物为标准进行电子化的扫描仪、计算机软件系统等设备）等因素，制约了企业档案信息化的发展。但档案中介机构可以通过流程化作业、规范化加工的方式，进行信息管理系统的开发并将企业档案资源建成数据库以便有档案利用需求时迅速从庞杂档案中提取所需信息，从而提高档案管理与信息服务水平，加速科技档案信息成果化。
3 总结
本文从理论基础与实践操作两个方面分析了档案的社会化管理是合理可行的。企业为达到提高档案管理水平、降低档案管理成本的目的，进行档案业务板块重构，将企业档案业务外包给档案中介机构，从而有效整合外部专业化资源并释放内部资源。通过这种档案社会化管理的模式，企业极大地提高了档案管理水平，增强了自身竞争优势，优化了自身资源配置，实现了经济效益最大化。由此可见，档案的社会化管理是未来企业处理档案业务的新趋势，有着巨大的市场潜力。
参考文献：
[1]黄霄羽.商业性文件中心产生的理论依据与实践原因[J].北京档案，2010（9）：9.
[2]孙丽婷.浅析档案馆业务外包的可行性与风险性 [J].兰台世界，2008（9）：25.
[3]王晓琳.档案业务外包理论与实践研究[D].苏州：苏州大学，2010.
[4]闫冬，袁芳.基于博弈论的档案业务外包风险管理研究[J].档案学研究，2016（2）：68.
[5]闫冬.档案业务外包理论基础探究[J].兰台世界，2013（7）：10.
[6]王玉龙.企业档案管理业务外包可行性研究[J].中国档案，2012（1）：18.
（作者单位：天津师范大学管理学院 来稿日期：2017-04-05）
