简论民办高校档案数字化建设

    【摘要】高校档案数字化建设是高校档案事业适应时代和社会发展的需要，是信息技术快速发展的结果。民办高校各项工作起步较晚，但随着时间的推移，民办高校档案的数字化也逐渐提上了日程。本文阐述了民办高校档案数字化建设的内涵和必要性，分析了民办高校档案数字化建设中存在的突出问题，提出了加快民办高校档案数字化建设的对策。

    【关键词】民办高校；数字化建设；档案

    民办高校作为高等教育的重要组成部分，其档案现代化管理工作应尽早提上工作日程，其数字化档案的加工与建设应顺应时代的发展，与纸质档案材料同步进行归档、加工、保存和利用，以减少大量加工所带来的资金、人力、设备方面的短缺，弥补民办高校办学经费不足的弱点，并能更好的完成档案的数字化加工处理工作，达到高效准确的目的，从而提高档案管理工作的水平和效率，节省档案存储空间，缓解库房紧张的压力。

    一、档案数字化建设的必要性

    档案数字化是通过科学技术手段将纸质档案材料加工成数字档案的形式，并能通过局域网、互联网等进行计算机检索和阅读，有效提高管理和效率，增强档案部门的业务能力，为档案内部管理和查找利用提供准确高效的服务手段和信息。

    （一）利于提高经济效益。从经费利用的角度来看，人工管理档案存在办公费用高、管理成本大的缺点，而管理数字化档案是管理存储在各种媒介上的数字化信息。在档案保管条件方面节省了占地空间，节约了保管费用，减少了人员的配备，而档案查阅方便迅速，在很大程度上也避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费，进一步提高了经济效益。

    （二）利于提高办公效率。档案数字化管理能够提高工作效率是被业界认可的。在传统的纸质载体档案的管理模式中，档案管理受到工作时间、地点和环境的诸多限制，但数字化档案管理则可突破这些限制，更方便快捷的完成档案整理、利用等工作。利用现代化的办公设备、软件和网络，立档单位和档案管理部门之间可以实现有效的互通，完成不同介质材料之间的复制和存储，从而完成档案的移交和归档工作。使用者也可以随时随地查阅档案，极大地提高了办公效率。

    （三）利于保护档案原件。将纸制档案转变为数字化的电子档案后，通过科学高效的加密手段，档案的存储和使用都更加安全。特别是对历史悠久的或具有重要历史保存价值的档案材料，数字化加工处理后减少了对档案原件的损耗，对其信息具有更好的保护作用。

    二、高校档案数字化建设中存在的问题

    （一）档案数字化硬件技术缺乏。经过几十年的发展，各高校纸质档案的数量都很大，依靠现有的主要以办公为主而配备的计算机、打印机、扫描仪等设备，来完成数量庞大的数字化加工工作是很难在短期内完成的。只有依靠配置高运算速度快的计算机、高速度自动化的扫描仪、先进高效的档案管理系统软件、安全稳定的存储设备等硬件设备基础，才有条件完成档案的数字化加工工作，但高昂的费用给档案的数字加工工作带来难度。

    （二）档案管理人员的工作能力有待提高。许多高校档案馆缺乏既具备档案专业理论知识又熟悉计算机技术的双重知识结构的复合型人才。传统的档案管理人员已不能满足高校档案数字化建设和高校档案事业长远发展的需要。长期从事档案管理工作的人员有着丰富的档案专业理论知识和实践工作经验，但利用计算机进行数字化处理的能力欠缺。计算机专业管理人员有着较强的数字化处理能力，但缺乏档案专业理论知识和实践能力。因此，在保证档案管理基本业务能力的前提下有待进一步提高档案管理人员的数字化工作水平。

    （三）档案数字化安全难以得到保障。档案数字化是档案信息化的基础工作，认真安全地落实档案数字化工作也是档案信息化安全管理工作的基石。但是在建设过程中会出现因管理不力或技术方面原因发生安全漏洞或泄密事件；档案丢失、损坏、涂改的情况也经常发生。这些情况严重威胁到档案原件与档案信息的安全。在档案数字化工作中如何保障档案原件和档案信息的安全，如何建立数字化团队、如何控制档案数字化质量，使数字化档案与实体档案的信息保持一致，保证信息从始至终不外泄，就成了档案数字化安全工作的核心内容。

    三、高校档案数字化建设的应对策略

    （一）加强人才培养，为档案数字化建设提供智力支持。各高校档案馆普遍存在年龄偏大，学历偏低，专业结构不合理，计算机操作能力一般，习惯于传统的纸质档案模式等情况。档案从业人员已不能满足档案数字化建设需要，应培养一批既懂档案业务管理，又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术复合型人才。

    （二）完善保障机制，增加经费投入。档案事业是重要的基础事业，具有重大的历史意义。档案信息化建设是推进档案事业发展的必然趋势，数字化工作又是实现档案信息化的基础工作。要实现档案数字化的快速发展，投入是关键，要逐步加大馆藏档案数字化建设投入，强化档案数字化软硬件设施建设，将档案数字化经费纳入下一年的财政预算，并逐年增加，保证落实。

    （三）高度重视并认真做好档案收集工作。做好档案收集工作要增强档案法律意识，坚持依法治档，使档案管理规范化、法制化。各级档案员要更好地发挥主观能动性，创造性开展工作，如认真编制并执行档案归档范围，积极争取领导的重视和支持等。今后，随着计算机网络进一步的发展，数字化的数据、信息将渗透到我们生活的各领域，高校数字化档案馆、虚拟档案馆将会随之而产生。未来档案信息已经全部变成计算机和网络中的一组数字，民办高校应赶上时代步伐，尽早将档案数字化工作纳入工作日程，实现民办高校档案信息化、数字化，更好地为决策咨询服务。

    参考文献

    [1]王运铎，张年瑞.简论新时期高校档案数字化建设[J].黑龙江史志，2015（9）.

    [2]李松.试论高校档案管理信息化的现状及对策[J].科技信息，2010（7）.

    作者简介

    王春玲，女，1980年2月生，馆员，现任黑龙江财经学院档案科科长，从事档案管理工作.

    基金项目

    黑龙江省教育厅2014年人文社会科学研究项目“信息化背景下高校档案馆数字化建设的模式研究”课题编号12514123