农机档案管理的现状与新方式探索
何彬
摘?要：农机档案管理是农机监理部门的一项重要的基础性工作，现阶段农机档案管理工作由于信息量大、工作任务重，存在着与农机化快速发展不适应的问题。从现阶段农机档案管理的实际情况出发，分析了农机档案管理科学发展的新方式。
关键词：农机档案管理;现状;新方式;信息化;优化
中图分类号：S22?文献标识码：A
doi：10.14031/j.cnki.njwx.2020.11.026
0?引言
现阶段，我国农业已经基本实现了机械化生产作业，随着农机市场的快速发展，农业机械的使用量呈现快速增长的趋势，随着农机数量的不断增多，为进一步做好农业机械的监管工作，制定科学合理的农机管理工作方式十分重要。农机档案作为农业机械关键信息的记录，能够通过农机信息的汇总获得众多的实用数据，用以对现阶段农业机械的资源调配、作业能力查询、责任追究提供依据，并为农业机械的发展提供预测和决策，农机档案管理为现阶段的农机监理执法工作提供了强有力的保证，因此，在传统的农机档案管理方式之上，探索适合新时代特点的农机管理方式具有重要的现实意义。
1?农机档案管理现状
现阶段的农机档案管理工作是在农机事业快速发展的基础上建立起来的，由于我国的农机化产业研究和起步较晚，导致农机档案管理工作在工作形式和经验方面存在一定的落后问题，随着农机档案管理工作的逐步开展，近年来档案管理的流程逐渐理顺，对农业机械的建档工作也取得了显著的进展。就现阶段来看，农机档案管理工作主要包括以表1所示三方面的工作内容。
（1）农机信息类档案建立与管理。主要针对现阶段农业生产中使用的农业机械进行信息统计与记录，包括农业机械的购置年限、主要應用方向、动力参数、适用范围、上牌情况、保有人信息、主要作业位置等，用于对农业机械后期管理的参照。
（2）执法信息的记录与管理。在农机监理执法过程中，需对农机执法的过程做真实的记录，并以表格、数据、照片、音频、视频等形式形成执法过程的完整备案，并为复杂农机事故或违章等案件提供数据支持，有利于督促使用者依法对农机进行年检，规范农业机械的使用过程。
（3）其他辅助信息的记录。农机档案管理作为重要的基础性工作，通常面对更多复杂的农机化信息，档案管理往往还需对农机宣传活动、农机应用中的重大问题、农机财政情况、农机监理日常工作等数据进行记录，从而形成系统化的数据网络。
2?现阶段农机档案管理存在的问题
2.1?对档案管理工作的重视度不足
现阶段，农村地区的基层管理工作任务多，很多的工作重点都放在农机推广、农机监理执法、基础设施建设、生产优化等方面，农机档案管理作为辅助性的工作所受到的重视程度不足。由于基层对农机档案管理工作的忽视，导致农机监理工作过程中缺少数据和信息的依据，造成实际工作过程难度加大，合理性降低，加之缺乏系统的农机档案信息，很多农机存在不参与年检、超期使用、肇事逃逸等问题，不利于农机使用环境的优化。
2.2?农机档案缺乏及时性和系统性
由于农业机械的更新换代速度快，传统的农机档案管理方式较为落后，存在对农机信息更新不及时的问题，这种滞后性削弱了农机档案工作的实际效能，使农机数据存在不准确问题，对农机档案的参照性降低，不利于相关工作的开展。同时，由于工作量大和工作方式落后，导致很多农机档案的信息填写不全面、不规范，为后续档案信息使用造成困难。
2.3?专业管理和技术人员缺乏
农机档案管理工作是一项专业性较强的工作，这一工作需要大量的管理学人才和农机技术人才共同参与，而现阶段的基层农机档案管理工作，因工作环境不佳、薪资待遇差，很难吸引高端人才的加入，导致档案管理工作的水平难以快速提升，加之上级部门缺乏政策和资金支持，现有工作人员所获得的培训与指导也明显不足，这不利于农机档案管理的有效开展。
3?农机档案管理的新方式
3.1?利用信息化技术替代传统管理方式
随着时代的进步，信息化技术已经应用到各个行业，将信息化技术应用于农机档案管理中，能够实现相关信息和资源的快速整合，有利于形成标准化和规范化的农机档案管理模式。信息技术的应用主要在以下几个方面加以实施。
（1）建设完善的电子档案管理系统。以传统的农机档案管理工作为基础，针对现阶段存在的不足有针对性地建设电子化的档案管理系统，利用计算机技术和软件技术建立程式化的通用信息录入模块，使农机档案信息录入从传统的手写录入或计算机文字录入逐渐转变为项目选择式的录入，既提升档案信息的录入速度，又有效避免了档案录入过程中的错误问题。
（2）做好信息化管理技术的普及。良好的信息管理系统要实现有效运行必须要具备良好的工作执行能力，针对现阶段的工作条件，应对现有工作人员做好信息化办公的专业技术培训，帮助工作人员更好地适应电子化的档案管理模式，通过培训、讲座、参观、咨询等多种形式，提升人员工作能力，从而更高效地完成电子档案管理工作。
（3）做好传统档案的电子化转存工作。利用现代化的数字技术，将传统档案以照片、文字的形式转存为数据模式，可尝试利用文字识别软件配合人工检验的方式转存文字，或将老旧档案拍照存储，从而有效避免纸质档案易受潮、发霉等问题，同时还应做好农机档案的备份工作，避免电子系统故障导致档案资料损失。
3.2?建立多终端的数据录入平台
网络化时代下，农机档案基本信息的录入工作已经不需要像过去一样必须由工作人员在计算机面前录入，档案管理工作应利用现代化的软件技术，建立网站终端和手机APP，使购机和用机的农民能够通过软件选择或输入自己的农业机械信息，直接将其上传至农机档案管理端，档案管理工作人员只需对档案录入信息进行核验，并补充其他相关信息，便能实现快捷准确录入。同时，在农机监理执法工作过程中，对于事故、违章等处罚或处理的信息，也可通过手机软件或专用设备快捷上传至档案管理端，便于将执法、管理过程中的数据、视频、照片快速归档。
3.3?建立科学分类管理模式
对农机的档案进行科学的分类有利于农机管理的快捷运行，传统的农机档案管理中，分类不够细化，而在现代化的农机档案管理中，由于专业化软件的应用，使分类的标签设计更为简洁，很多复杂的农机档案信息应通过类似关键词的形式建立分类标签，以便于档案使用时快速查询和提取，将农机档案分成若干层次和类别，例如驾驶操作人员档案、农机事故档案、农机科技情报档案、文书档案等，根据实际的需要和工作内容，形成系统科学的档案归类形式。
3.4?结合智能农机技术实现农机档案实时更新
现代化的农机装备配备了更丰富的电子信息技术，能实现对农业机械状态、工作情况等信息的实时获取，农机档案管理工作在与电子档案管理技术结合后，可通过信息网络与先进的农机装备相结合，实时获取农业机械的多种信息，例如农机装备的行驶里程、保养情况、工作位置、机具的异常状态等，并在系统中自动化地更新农业机械的实时信息，帮助农机管理、监理执法、资源调配等工作实现有序开展，并进一步减少农机档案管理工作的劳动强度，使农机档案的信息获取途径更为丰富。
4?结语
农机档案管理工作作为农机化事业的重要工作，应该受到更多的重视与支持，只有在社会各界的配合下，农机档案管理的规范化和信息化工作才能快速建立并实施，从而有效利用信息技术和先进管理理念来加强和丰富农机档案管理工作，保证农机档案管理早日实现现代化，为农机工作的有序开展提供有力的信息支持。
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