从“组织”视角看殷钟麒《中国档案管理新论》的理论贡献和现实意义
王宁 田呈彬
摘 要：殷钟麒所著《中国档案管理新论》，其视角主要聚焦机关档案工作，尤其重视行政组织与档案管理之间的关系，“组织”思想贯穿于著作始终。著作阐明了组织与档案工作之间的相互作用关系，体现了包括建立独立的档案组织体系、根据组织有机整体性开展档案工作和基于不同层次组织构建不同档案制度在内的档案管理理念。该著作以组织为核心视角的档案管理思想在当前的文件、档案工作实践中仍有重要的启发意义。
关键词：组织；档案管理；独立组织体系；有机整体；分工协作
Abstract： The New Theory of China's Archives Management， written by Yin Zhongqi， focuses on the archive work of the administrative agency， with particular emphasis on the relationship between administrative organizations and archives management. The idea of "organization" runs through the book. The book clarifies the interaction between organization and archives work， and embodies the concept of file management including the establishment of an independent file organization system， doing the archival work based on the organization's organic integrity， and the construction of different file systems based on different levels of organization. The archive management thought with the organization as the core perspective still has important enlightening significance in the current practice of managing records and archives.
Keywords： Organization； Archive Management； Independent Organization System； Organic whole； Division of Labor and Collaboration
1 引言
20世纪二三十年代到建国前是我国近代档案学萌芽和发展的重要时期，其间档案学家们的思想受行政改革运动和自身工作经历的影响，著述多以机关档案工作改革为基点展开，重视“行政”与档案之间的关系，关注档案工作在机关组织中的改革。譬如，何鲁成先生在其专著《档案管理与整理》中对各机关档案股在组织中的行政隶属关系展开较为细致的论述，并提出了“独立组织”的倡议和成立国家档案库的伟大构想[1]；毛坤先生也在其文华图专档案学课程讲义集合《档案经营法》中简要论述了“管理档案处之组织可以分为独立的档案管理处和附属于某机关的档案管理处”[2]的思想，此二者均已经有以组织体系开展档案工作事业建设的理念，然就成立档案独立组织体系进行大胆具体的设想和基于组织的有机整体性论述档案工作的开展路径，实以殷钟麒先生为集大成者，从其著述《中国档案管理新论》中专门用较大篇幅 对“组织”展开论述也可见一斑。
殷钟麒的“组织管理”理念体现在组织与档案工作的相互关系与影响、基于组织的档案工作开展路径等多个维度，对于当前我国档案管理机制和电子文件管理机制建设等文档实践仍具有重要的现实意义。
2 殷钟麒“组织”视角的档案管理思想理解维度
管理学上，对组织的定义有多种表达，但大都体现了“共同目标”“协同规则”“有机体系”等限定。殷钟麒先生在《中国档案管理新论》中也做了相关解释，“夫组织者，原系指动物体中各细胞，在维持一定秩序关系之下，集合为一体而言。适用于各种社会组织时，含有由相关部门或机关所组成系统机构之意”[3]，可见其尤为强调组织的“有机整体性”和“机关构成的系统”内涵，并由此认定行政组织必然是各个行政机关相互间具有一定秩序关系的有机组成。笔者认为殷钟麒先生所指“组织”内涵，可以从单个“组织机构”和“组织体系”两个角度来理解：“在论述档案工作办法，如点收、登记、分类、编目等各个具体工作环节时，着眼于各种组织机构”的具体情况；而在说明宏观档案管理体制和档案管理制度时，则是从“组织体系”角度加以论证，如其提出的“档案组织之体系”的概念。具体而言，其“组织”思想主要体现在以下几个维度。
2.1 良好的组织是档案有效管理的基础。殷钟麒认为，组织具有明确的权责体系和细致的组织分工，有经纬之脉络与协调之机制，无不影响着档案工作的各项活动。管理活动离不开组织，应以组织为基础开展各项管理活动，并且在法令许可范围内，充分发挥组织优势，努力弥补和改善不足，以实现管理目标。一方面，组织的权责体系和组织分工影响档案工作的业务办理效率。“政府之效率，端賴行政组织中，责任与权力之适当分配为基础，即每一行政官吏，必须特别赋予固定任务”[4]。分工是专业化的体现，只有将明确的档案责任分工落实到具体的工作环节和人员上，且选择有才能有专长的人来从事对应工作，才可能避免出现相互推诿、事故不可追溯的情况，得以改变“胥吏舞文弄法，弊窦重生”的陋习，真正提高档案工作效率和质量。另一方面，组织的经纬脉络和协调机制影响档案工作的整体运转。纵向上，档案工作从属于上级科室，服从上级领导，如在中央各部的司处之下均设有若干室科，室科之下分有若干股或组，而档案股一般就设在室科之下；各省的厅处局一般分为两级：室科与股，分有档案股；各县级及较小机关，一般仅设一级，而档案工作一般从属于某一科室。横向上，档案工作所属的职能单位（如档案股）需要与其他同级职能单位（如文书股、人事股）相互协调，共同完成同级之各项工作。协调机制实质上体现的是合作的问题，殷钟麒先生在著作中不止一次提及协调问题，认为为减少分工造成的隔阂，必须注意协调机能，组织目标的实现和正常运转不是单个组织工作可以实现的，而是需要各组织间的合作联系与协调并进。
2.2 档案改革促进行政组织的健全发展。殷钟麒先生强调改革档案工作对行政效率改进的重要意义。他将档案的作用主要概括为三点，即“一则供行政之参考，二则备学术之研讨，三则于国史尤为切要”[5]，而行政参考作用主要体现在组织层面，亦即通常所说的档案的“凭证价值”。在具体组织活动中，档案对组织的行政参考作用，主要通过“调阅前案”“引据法令”“详查成案”“详究事实”“案情佐证”来体现，印证了档案作为社会活动原始记录的凭证价值的重要性，尤其在办理案件时，档案可以作为重要的证据性资料直接揭露事实真相，由此凸显档案的独特功用。在对档案进行分类时，殷钟麒先生也提出了以机关职掌之系统来分类的主张，认为档案分类的目的在于方便为行政活动参考，也体现了以组织需求为目的发挥档案功用的档案分类思想。
除凭证价值外，殷钟麒先生的论述还体现出档案工作对记载组织历史沿革的重要意义。“档案乃一种工作或事业之历史。就一事业言，此部门之档案，即为此事件之历史。就一组织言，全部门之档案，即为此组织之历史”[6]。尤其是在组织历史久远或发生过合并、撤销等变革的情况下，如果能保存有连贯完整的档案记录，那么对呈现整个组织的发展历史和全貌，无疑是最宝贵的财富。在论述文书档案分裂之原因时，殷钟麒先生就提到了组织时间久远而档案工作不善造成文件大量流失的弊端，认为组织机构若有时间久远之性质，更需要有长久的档案工作考量，自成立初就建立有规模的档案组织，以保护文件档案的完整性与连续性。
2.3 组织的差异性决定档案工作的复杂性。殷钟麒先生的整个著述还贯穿着另一重要思想，即组织的差异性对档案管理工作复杂性具有深刻的影响，这些差异包括不同职能组织档案管理内容的不同、不同层次组织档案工作基础的差异和不同级别档案岗位对档案人员素质要求的不同等。
在论述机关组织之原理时，将“把握特殊之要求”[7]作为首项原则，认为各行政机关均有其特殊任务，因而没有任何一典型组织可以适用于任何组织，也没有一种档案管理办法适用于所有类型的组织，“全国政府、机关、公司团体，业务性能，千差万别，绝非一法同行”[8]。各机关组织的档案内容和数量、档案工作基础和能力都大不相同：中小学校、乡镇公所等全年不过数百件最多一两千件档案，由办理收发人员兼管档案的居多，无需专门的档案组织开展管理，且这一级别的档案工作者薪酬少、地位低下，管理水平也较为落后；而业务范围较大的机关，全年收发数以万计的文件，文档处理手续也较为繁杂，往往由专门的档案科室负责统一整理和调阅，对档案工作人员的素质要求也更高。对此，在档案分类方案设计、档案人才培养、档案制度构建方面，殷钟麒先生提出了差异化的应对策略。
基于不同等级、规模、业务复杂程度的组织情况，殷钟麒先生提出建立高、中、低三级的档案管理体系，并且就高级档案管理办法进行了详细论述，包括档案管理的程序、点收、登记、分类、编目、编卷、装订、典藏等各项具体的管理内容，在分类标准设计上也提出了多种不同的可选方案。对于中级档案管理办法和低级档案管理办法，论述了其与高级档案管理办法的差异之处，如中级档案管理办法的分类方案可根据主持者旨趣选择，编目、编卷、装订方式等可视县政府财力、人力选择经济适用的方式；低级档案管理办法中登记手续、分类类目、排架方式更为简单、便捷，亦略不同于其他两级档案管理办法。这种建立不同级别档案管理方法的思想既为广大的档案组织开展具体的档案工作提供了可参考方案，又考虑到了不同层级组织的差异性需求，注重档案管理方法的实用性，这也正是其基于组织差异性开展档案管理设计的思想体现。
2.4 建立档案独立组织体系至关重要。殷钟麒先生在论著中重点论述了建立档案独立组织的重要性，认为只有独立组织才能够提高档案工作和档案人员的地位，推动档案事业的改革与发展。一方面，缺乏系统独立的组织体系导致档案工作受各方牵绊，陷入困境。档案工作虽责任重大，但“过去各方面之不重视档案，缺乏系统组织”，档案工作所在的组织简单，地位低下，权力较小，且受到若干单位和人员的直接间接牵制，影响工作开展。尤其是在面临政府职掌范围不断扩大、档案业务日趋复杂的情况下，档案工作人员没有自身独立的指挥体系，如同一盘散沙，在各机关组织内部缺乏话语权，职位非常尴尬，极不利于档案工作的开展。另一方面，建立档案独立组织体系有着巨大优势。殷钟麒先生认为以之前地位低下而结构简单的档案组织，难以担负改革重任，而“档案所以应有独立组织之理由，厥有八端”[9]。总结起来即建立档案独立组织有助于切实提升档案工作地位，增强重视档案工作意识，细化专业性分工，促进各环节科学管理，罗致专门人才，实现工作的统一标准化和规范化。且引荐欧美档案事业发展的经验，认识到独立的档案组织体系是成就先进档案事业的基础，如法国之档案处、英国之官档局、美国之国立档案馆，都在集中管理全国档案、服务历史法律研究等工作中做出了重要贡献，我国档案工作只有建立和完善独立组织，才可能与其并驾齐驱。
由此，殷先生提倡由中央牵头制定档案独立组织体系的法案，推动其逐级建立，提倡中央设置档案管理处，自中央至县分别设置档案处、科、股、室，规定隶属关系，发挥整体的管理力量。在建立档案独立组织体系的基础上，采取集中管理的方式，在工作分配上采取横的分配方式，注重纵向的督导审核和横向的合作联系。仔细研读和思考不难发现，殷钟麒先生所构想的全国档案组织体系与建国之后我国的档案组织体系有颇多相似之处，虽在组织名称和职责上有所差异，但建国以来我国档案工作“统一领导、分级管理”的体制与这一模型具有一致性，且其等级设定、横纵关系、集中式管理方式都与其思想基本吻合，其设计具有奠基性意义。
3 以“组织”视角改进档案工作的现实启发
3.1 基于组织实际开展调查和因地制宜设计方案。殷钟麒先生在《中国档案管理新论》第三编“办法”设计时采用田野调查方法，对不同组织的档案工作情况进行考察。其提出的“档案三联制”便提倡在“设计”阶段“调查各单位实际情形，明白每一细微部分工作，交换管理意见”“顾及本机关之习惯与环境，保持其优良，取缔其恶劣”[10]。由此所设计的档案管理办法往往能够体现组织差异性而提出對应的档案管理方案，具有更强的科学性。
這一思想实际上在当前的实践工作中仍十分必要。以我国的电子文件管理单轨制发展改革为例，从宏观来看，近年来我国在国家层面已经顺应数字转型的时代要求，全面部署电子文件管理国家战略，且已有系统性的规划与实施，以国家力量强有力地推动法律法规的完善和战略的统筹部署，在法律层面逐步认可电子文件的证据价值，逐渐实施系统的电子文件管理政策及标准体系建设，电子文件管理的顶层设计和支撑已然具备。但在实践中，不同行业领域、不同层级组织机构的单轨制改革尚未形成规模，不同地域的电子文件管理机制更是具有明显差异，参差不齐，呈现各自为营、小马过河的探索式状态，电子文件单轨制管理改革自下而上的推动力较为薄弱，具体的实践行动在组织层面的落实较为缓慢。刘越男教授指出，“并不能仅仅从文件形成单位或者档案馆这个层面探讨方法，而是要从组织体系的角度来探讨各个相关的不同的单位是如何相互作用的，这样的相互作用能够多大程度上促使科学方法的应用”[11]。这就需要基于组织层面进行更为深入的考察，基于不同组织环境和工作基础进行针对性的组织体系的电子文件管理方案设计，以加快该项工作的进展，这与殷钟麒先生的思想有异曲同工之义。
3.2 改革组织行政基础以提升档案工作水平。良好的行政组织是档案管理工作的基础，殷钟麒先生强调从改革组织机构的行政基础入手改进档案工作，认为档案管理改革离不开行政，而行政改革要通过改革档案的人事、工具、经费等实现。“乃一般改革档案管理者，大都舍行政而言技术，盖以技术为本，行政为末，殊不知徒法不能以自行，有良好之行政，良好之技术，始有表现之机会”[12]。殷钟麒先生尤其注重档案人事的革新，并提出应改善组织中档案工作的工具和经费情况。
而在现代档案工作中，组织中的档案行政基础改革仍然具有重要的意义。譬如，当前很多政府机构、企业内部的档案工作人员的编制仍然隶属于办公室或者综合管理部门等，而缺乏独立的档案组织。所导致的影响，一是档案工作人员工作繁重、身兼数职，无法全心专注于档案工作而影响整个组织的档案工作效率；二是档案工作不受重视，处于“食物链”的底端，受制于各个部门和人员，不利于组织档案工作的长期开展。由此，改革档案工作的行政基础，如在组织内部建立独立的档案组织、培养专业的档案人员、改善档案管理经费、使用现代化管理工具、提升档案工作的行政地位等对于提升组织的档案科学管理水平尤为重要。
3.3 在机构精简过程中贯彻档案“组织”思想。一个组织的档案资源是组织沿革的重要历史记录，也是组织发展的真实写照。在组织发展变革，包括合并、撤销、精简等过程中，保护组织档案的完整性和档案工作的连续性十分重要。殷钟麒先生在论著中论述了因时间久远、机构临时调整等原因导致的文件、档案分裂的后果，强调档案工作在组织成立之初要有长久考量，建立专门的档案专责负责管理。
2017年以来，国家机关进一步开展机构的撤销与合并，实施机构精简。随之，单个机构规模越大，承担的职责范围更广，职能愈发繁杂，而且在机构的撤销、合并等变动中，面临组织全宗的重新认定和变更等问题，这些变化势必会为档案工作带来困难与挑战。更重要的在于，档案工作在这些活动中扮演着重要角色，档案管理工作质量也会影响精简工作与机构运行效率。为此，在机构精简中，要保持档案组织之独立，或设立新的档案独立组织，重视档案组织在机构精简过程中和精简后开展的档案工作，助力精简工作，提升机构效率[13]。
参考文献：
[1]何鲁成.档案管理与整理[M].北京：档案出版社，1987：30-35.
[2]毛坤.档案经营法[M].武汉：武汉大学出版社，2013：56.
[3][4][5][6][7][8][9][10][12]殷钟麒.中国档案管理新论[M].北京：中国人民大学历史档案系翻印，1958.
[11]电子文件管理国际前沿成果论文集[C].北京：中国人民大学信息资源管理学院，2010：33.
[13]辽宁省事业单位改革持续推进：三家新组建单位同日成立[EB/OL].[2018-08-25].https：//baijiahao.baidu.com/s？id=1606923200024395839𝔴=spider&for;=pc.
（作者单位：王宁，中国人民大学信息资源管理学院；田呈彬，中国第一历史档案馆 来稿日期：2018-08-28）
