档案征集：竞争与合作
管先海 李兴利
李兴利（焦作市档案馆）：2020年新冠肺炎疫情发生后，特别是随着疫情防控形势持续向好，越来越多的档案馆发出公告，加大档案征集力度，努力记录和保存全民抗击疫情的历史记忆。与此同时，我们也看到博物馆、图书馆，以及地方党史等部门也在开展征集工作。珍贵的“原件”到哪都是宝贝。本期沙龙，请各位同行结合各地实际，尤其是这次新冠肺炎疫情防控档案征集，参照《苏州市工商档案管理中心（苏州中国丝绸档案馆）档案征集管理办法（2020年3月修订稿）》（简称《办法》），谈谈档案征集中的捐赠、征购与合作。
卜鉴民（苏州市档案局）：《办法》从2015年试行至今，几次修改，终于2020年3月正式公布。针对档案征集工作相对模糊和不确定的特点，苏州档案人发扬敢想、敢做、敢闯、敢担的创新担当精神，走出了一条自己的特色征集之路。江苏省委常委、苏州市委书记蓝绍敏说得好：“我们每一项工作都要争第一，创唯一，勇闯无人区。”《办法》在规范征集工作全流程、强化征集全程监督力、拓展征集工作新途径、完善资金使用审批制、建立专业评估专家库等方面，体现了苏州档案人的开创精神。
王培正（河南省档案馆）：河南省档案馆通过媒体及时发布公告，采取以捐赠为主、合作为辅的方式，面向社会各界积极征集各个方面、各种载体的新冠肺炎疫情防控工作的档案资料。我有幸参与了这项工作，谈三点体会：其一，广泛深入宣传。河南省档案馆在中央广电总台国际在线、光明网、中国网等网站全文刊发征集公告，在《河南日报》上以“你的抗疫故事将被铭记”为题，对征集公告进行解读，让公众较为详细地知晓征集内容、方法和联系方式，为开展捐赠做好动员、打好铺垫。其二，主动获取线索。要想征集到有价值的珍贵档案，必须眼观六路，耳听八方，有的放矢，主动出击。比如，在看到“国医大师”张磊先生向社会提供防治新冠肺炎的中医药方的新闻后，动员其捐赠中医药方的手稿进馆;在得知河南日报报业集团编印《战“疫”长歌——抗击新冠肺炎河南日报豫志》后，迅速跟进联络，使报社主动把这一系统反映我省疫情防控的从1月21日至3月20日60份报纸合订本捐赠进馆。其三，定向精准收集。我们千方百计和参与疫情防控的单位个人联系，点对点交流，面对面交谈，在精准收集上下功夫。比如，利用到指挥部各小组指导工作的机会，全面收集各支支援湖北医疗队和省内各医疗机构宣传部门的电话，逐个商洽捐赠档案事宜，尽最大可能征集一线医护人员的相关档案;利用召开工作会议机会，主动与各医疗物资生产企业、科研机构对接，争取这些单位捐赠物资保障类、科研类的照片或实物档案;利用新闻发布会的机会，变发布会的“后场”为档案征集的“前场”，与参加“一线报告”的部分驻村第一书记、公安民警、快递小哥、环卫工人等进行交流，积极争取将这些来自“一线”的档案资料捐赠进馆。
孙大东（郑州大学信息管理学院）：从此次新冠肺炎疫情防控档案的征集工作来看，很多档案馆都及时发布了征集公告，体现出了较强的工作积极性和前瞻意识，但整体看，征集工作依然没有摆脱坐等上门的模式。就笔者了解的情况看，此次新冠肺炎疫情防控档案征集工作的量是非常大的，档案馆难免会出现人手不足的情况，在这种情况下，档案馆可否主动出击动员社会力量协助完成征集工作？尤其是高校档案学专业的学生。最近，郑州大学档案馆与信息管理学院就联合发起了“逆行者中的郑大人”口述采访、档案整理活动，拟对郑州大学支援湖北医疗队全体队员进行访谈，为每一位郑大支援湖北医疗队员整理一份战疫档案，形成支援湖北医疗队专题档案汇编。此外，档案馆的征集工作还有必要提高线上征集的比例。各档案馆可在档案网站、微信公众号上开辟征集专栏，甚至可开发专门的APP，线上征集相关的电子档案。
郭东升（临清市档案馆）：苏州中国丝绸档案馆档案征集捐赠、征购、合作三途径方式颇有新意，对于各级各类档案馆征集历史档案很有借鉴价值。但征集历史档案与征集现行档案不同，比如征集抗“疫”档案，就不一定照搬《办法》，特别是不用去参照办法流程。网上征集的视频制品我们应多鼓励，如发放捐赠证书。征集人家捐赠的实体档案，一般来说应该照市价适当考虑给予成本补贴。另外征集中应特别注意抗“疫”典型人物，如临清市域内援助湖北的医疗工作者20多人，不妨在这一特别人群中寻找最积极分子，作为本馆收集的合作人，工作效果可能更佳。
余厚洪（浙江丽水学院）：这次新冠肺炎疫情防控档案征集，除了档案部门外，其他许多部门也加入了征集行列。不过，从档案的完整齐全角度来说，如果各自为战，则非常不利。无论依法来说，还是按理来说，档案部门在征集工作中应是“主心骨”，要以时不我待的精神来开展好此项工作。在特殊时期，档案极有可能是零散地生成、存放于不同地方或个人手中，不妨综合运用网络征集、有偿征购、实地走访动员捐赠等形式来进行。不同部门之间应积极合作，可以在分部门、分系统、分区域征集的基础上，最后实现“大集合”。在常规征集的同时，还得考虑特殊时期突发事件、重大事件的档案征集应急办法，以免错失良机，如若造成档案资源流失，则是十分遗憾的。
梁艳丽（新乡市档案馆）：这次档案馆征集抗“疫”档案不同程度地存在以下问题：一是坐等上门影响征集效果。档案馆坐等上门的态度，会让移交者、捐赠者、合作者心理上产生抗拒，行动上就会迟缓，效果上打上折扣。二是制度不健全不利于征集工作的开展。千篇一律的征集公告，简单的联系方式，让人不明所以的征集程序，既凸显了征集方的准备不足，也降低了档案所有者的行为预期。三是程序不明晰弱化了对征集工作的监督。《办法》对捐贈、征购、合作三种形式均规定了明确的工作流程，工作方、合作方、监督方三方都在制度下、流程下开展工作，行为可控、目标可期、监督到位。反之，就会造成工作方行为不可控、合作方心中有疑团、监督方事中有缺位的状况。四是创新性不强降低了档案所有者的参与热情。对其他社会组织、机构和个人而言，疫情防控专项档案移交进馆，如果没有吸引人的形式、感动人的内容、方便人的途径，就会降低档案所有者的参与热情。
李宗富（郑州大学信息管理学院）：我认为苏州中国丝绸档案馆档案征集的理念和方法为其他地区的档案馆拓展征集工作提供了有益的参考和借鉴，但必须明确二者之间的差异。由于苏州中国丝绸档案馆成立时间较短，在及时收集保管利用既有对象档案的同时，需要向社会征集丝绸档案来扩大丰富馆藏，为此不断开拓创新，提出并实践了扩大档案征集的好思路、好做法;但其他地区的档案馆大多成立时间较久，收集仍然是扩大丰富馆藏的主要途径，征集只是一个重要的补充手段。因此，苏州中国丝绸档案馆征集档案的做法很值得博物馆、纪念馆借鉴，对于大多数综合档案馆来说，可以借鉴或参考其思路、方法。就当下的抗“疫”档案而言，我认为档案馆的首要工作还是要在其职责范围内收集齐全各种与此主题有关的档案材料，在此基础上可以因地制宜、量力而行通过征集、捐赠、征购或合作等途径，补充一些与此有关的见证材料来充实丰富馆藏。
程媛媛（焦作市档案馆）：征集工作具体应该征集什么？如此次疫情防控中，上海、天津、陕西、四川、广东等多地博物馆的征集范围主要是请战书、倡议书、捐赠凭证、工作日志、小区进出证、登记表、测温仪、宣传横幅、摄影摄像作品、书法绘画作品等，征集目的也主要是为了办展。因此，我认为应该把对档案的征集由档案馆、博物馆、图书馆，以及地方党史等部门“争夺战”转为“合作战”，把各部门的征集工作统一协调起来，把“征集”做大、做全、做细，让有保管条件的部门集中保存征集到的成果，让有办展便利的部门统筹办展，让善于编研的部门侧重编研，从而让这些宝贵的征集品“应归尽归、应存尽存、应用尽用”。
马双双（郑州大学信息管理学院）：我想谈四点思考：第一，从专业角度来说，是否需要明确在新冠肺炎疫情防控期间（或防控结束）形成档案的概念？疫情期间的档案征集公告中，以“新冠肺炎疫情防控档案”术语运用较多。第二，自愿捐赠模式下，如何保证捐赠者捐赠档案的完整性和系统性。第三，如何收集社交媒体形成的有关疫情的档案信息？江苏省档案馆等已经明确通过网络新媒体等媒介形成的关心疫情态势的评论等信息均在征集范围之内，那么应该如何有效收集存在于个人和第三方平台的疫情信息？第四，信息技术可否在新冠肺炎疫情防控档案征集过程中发挥应有作用？目前的档案征集方式依然集中在邮箱、邮寄、电联等传统方式，档案馆能否与技术企业合作，请技术企业开发疫情档案征集软件（如APP）或网页，明确征集对象、范围和要求，让公民成为档案征集员，以此增加疫情档案征集方式。
刘艳茹（濮阳市档案馆）：从新冠肺炎疫情防控档案征集到苏州丝绸档案征集，等等，无论是档案馆、图书馆、博物馆还是党史部门都想得到第一手原始资料，其实这四者之间跨机构合作会更有利于保护文化资源、实现资源共享。四者在保存内容上有很大差别，在提供馆藏的手段与目的方面也有所不同。因此，应求同存异，各自按照专业特点强化其核心馆藏征集，在共同性方面加强和深化合作。一是在数字资源建设方面互通有无、共存共享。二是在文化遗产保护、地方文献资源建设方面进行合作。三是在政府信息公开方面可通过交流合作的方式，共建网上政府信息数据库，实现信息合作共享和资源优化配置。
何思源（中国人民大学信息资源管理学院）：日前，联合国教科文组织发布声明，号召各会员国在2015年《保护和利用包括数字格式在内的文献遗产建议书》框架内做好新冠肺炎疫情相关档案资料的收集和保管工作，由此可看出档案征集工作的受重视程度。在这个背景下，我想谈几点想法，第一，我们普通百姓为什么要把珍贵的档案文献交给档案馆，而不是放在自己的家里？这就涉及公众与档案馆的信任关系问题。公众首先要相信档案馆，认同档案馆的价值观，并且希望这些档案文献能在档案馆发挥更大的价值和作用，才会舍得交出自己的“宝贝”。那么，档案馆就应当塑造良好的社会形象，思考如何获得公众的信任和认可。第二，对档案馆来说，无论是捐赠，还是征购与合作，都要付出相当的成本，不一定很高的物质成本，但可能会投入许多的人力和时间成本，因此，要尽量征集高价值的档案文献资源，用更好的资源来服务公众。征集进馆的档案文献不是“摆设”，而是有待活态开发的资源，要关注征集进馆后的开发利用问题。当然，在开发利用过程中，需要注意在社会公众和捐赠者/被征购者/合作者的利益之间取得平衡，不可侵犯他人的知识产权。第三，疫情期间，我在武汉的亲友、老师都留下了宝贵的回忆，有人每天写日记，有人每天在朋友圈里发图片、配文字，有人用视频的方式来记录，这些都是社会上最真实、最鲜活、最灵动的记忆，这些是否会进入档案馆的视野？我并不确定。希望档案馆能够关注此类资源，将资源建设的面进一步拓宽、拓广，更接地气儿。
王遥（上海市嘉定区档案馆）：要想做好档案资料征集工作，我认为要坚持“三个结合”：一要坚持日常征集与专题征集相结合。档案馆在面对突发事件、重大事件时需采取行动。例如这次征集抗“疫”档案，嘉定区档案馆及时发布征集公告，明确征集范围，开通征集热线，现已征集到社区通行证、园区出入登记表、农村临时出入证等相关材料。二要坚持被动征集与主动征集相结合。“守株待兔式”征集已无法满足当今档案征集工作的需求，档案馆须主动出击。杜文永是嘉定区中心医院医学心理科主治医师，从事医学心理临床、教学工作近20年，疫情暴发时他主动前往武汉向患者和医护人员提供心理疏导和心理调适，并写下抗“疫”日记——“援鄂日志”，区档案馆得知后迅速与之取得联系，杜医生目前正着手整理校对，不日捐赠区档案馆。又如中国著名的经济学家于光远先生，祖籍嘉定，早在2008年区档案馆就远赴其在北京的住所开展征集，最终收获于老先生手稿、聘书、所用衣物及近百部著作，同時举办“于光远同志生平陈列展”。三要坚持线下征集与线上征集相结合。目前，我国已进入5G时代，大数据、物联网、云计算等新兴技术蓬勃发展，档案馆需把握契机，运用科技手段助力档案征集。
丁晓琴（洛阳市档案馆）：我谈两点体会：一是领导带队上门征集。洛阳市档案馆在疫情发生后，在《洛阳晚报》洛阳信息网发布征集公告，派出5个征集组，每组1个县级干部带队，分系统上门征集，征集特色档案材料，弥补指挥部收集归档档案的不足。二是创新形式、多措并举。除了传统的上门征集，利用报纸、电视等新闻媒体征集外，不少地方探索开展网上征集活动，在微博、网站、微信公众号等发布征集公告，充分利用大数据、物联网、云计算、区块链等技术，助力档案征集工作。网上支援湖北最美护士朱海秀是嵩县人，洛阳市档案馆正在征集有关她的资料。
黄琥（中原油田档案管理中心）：本次新冠肺炎疫情防控档案的征集，除常规的文件材料外，还包括有关抗疫的书画、诗歌、视频、书信、手记、袖章、防护服等特殊档案类型。首先打好“情感牌”。档案人要走进企业、医院、社区，征集各种载体、各种形式的战“疫”档案。要给捐赠人以尊重和温暖，使其愿意把资料捐与档案馆。其次要共享共赢。档案人可以将征集品借给博物馆，让各类档案形成有益补充。最后要深度地开发。战“疫”诗歌编成电子诗集，书画作品办网上展厅，纪录片挂在各主流网站首页，日记、手记、日志等以文字、图片、音视频等全媒体形式在电视台设专栏播放。经过精心整合、提炼、加工后的档案编研产品，将向公众展示战“疫”记忆。
注：本文系根据“档案专题沙龙微信群”中的跟帖发言整理，观点仅供有兴趣者作进一步研究参考。
（来稿日期：2020-04-16）
