谈如何做好基层乡镇档案管理工作
丁洁
摘 要：随着社会的不断发展，基层乡镇档案的量在不断增加，管理工作方式也在不断革新，逐步引入了先进的现代化信息管理系统，不过纸质档案的存取也需要更加小心才行，本文首先阐述基层乡镇档案管理的重要性，随后分析当前基层乡镇档案管理的难题，最后探讨基层乡镇档案管理中提高工作有效性的措施，以供参考。
关键词：档案信息化建设;医院档案管理;价值与发展
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.028
基层乡镇档案是乡镇工作中不可缺少的一部分，见证了乡镇的发展过程，记录了乡镇工作中产生的所有信息，是一种宝贵的资料财富，做好乡镇档案管理，能更好地为乡镇工作以及乡镇人民服务，在保存好纸质档案的同时，也要加强档案信息化建设，提高档案存储利用的效率。
1 档案管理的重要性
1）基层乡镇档案管理是过往乡镇经济、教育、人事、扶贫、组织计划、道路、公共场所建设等一系列工作的见证，是宝贵的资料财富，对档案进行精确化的管理，能及时查看过往资料，“以史为鉴”是优秀的工作方法[1]。
2）基层乡镇档案中蕴含有一定量的价值，做好档案管理，读取档案资料中的价值，为乡镇以后的活动提供数据支持，帮助乡镇更好、更快发展。
3）构建完善的档案管理体系，是乡镇逐渐形成强大精神内核的根本途径，有利于乡镇形成特有的人文精神，有了这种精神，不管遇到多少困难，都不会再感到畏惧。
2 基层乡镇档案现阶段所面临的问题
首先，随着时间的推移，档案量一定是持续增加的，数量的持续增加给档案的管理带来了更大的挑战;其次，现代社会的档案形式也变得越来越多样，随着国民意识觉醒，乡镇所需要入档的档案变得越来越复杂，越来越多样，管理方法的落后将直接影响档案管理的质量;最后是档案现代信息化管理，虽然已经步入社会主义现代化阶段，但基层乡镇的硬件软件都跟不上，没有完善现代化的管理体系，纸质档案存在堆放杂乱、演示不够充分、各种原因损耗的弊端，要正确看待纸质档案和信息化档案的区别才行。
3 基层乡镇管理制度的完善
3.1 搞好档案管理，领导重视是关键
乡镇领导对档案管理工作的重视程度，对档案价值的认知程度，很大程度上决定了档案管理工作的进行，领导阶层要重视档案管理工作，将档案管理当作乡镇的大事要事来办，组建专业的档案管理部门和团队，专人专职，杜绝档案管理混乱的情况[2]。
3.2 提供优质的档案存储环境
乡镇政府部门在重视的基础上，还要提供优质的档案存储环境，对于纸质档案来说，不可避免地会受到各种原因的损耗，因此，必须保证档案存储室的环境良好，做好采光、防虫、防潮、及时录新等管理，保证纸质档案的存放安全、合理。对于现代化信息档案系统来说，乡镇政府部门需要提供优良的硬件软件，来促进信息化档案的建设。
3.3 管理制度的完善
如果说第一点是说领导阶层重视，那么这一点就是针对档案管理工作人员的检查，档案管理相关工作人员必须按照标准化、具体化、规范化的工作流程办理，在档案的存储管理上规范化作业，政府部门建立完善的规章制度，让工作人员在档案管理时有法可依、有理可循，同時也要加强档案管理工作的监督核查，让定期核查周期更多，让突击核查更具有不确定性，实行追责制，谁管理谁负责，提高工作人员的警惕心与责任心，以更好地完成档案管理工作[3]。
3.4 做好培训事宜
档案管理部门内部做好培训事宜，或是定期组建外部学习事宜，取长补短，持续提高相关档案管理人员的技能素养，端正工作人员的认知，让档案管理工作更加优秀。
4 档案信息化建设的完善
鉴于档案管理信息化建设已经逐渐成为主流，因此这里将其作为一个大方向进行阐述。随着时间的推移，乡镇档案的数量一定会持续增加，同时内容也变得越来越复杂、多样，对于划分、存取和调用，都带来更多的挑战，而一味地增加档案管理工作人员是不可取的，因此非常有必要健全档案信息化建设。
4.1 档案信息化建设的优点
1）提高管理效率：繁复的档案内容如果仅靠纸质档案记录，必然是巨大的工作量，档案信息化建设，将各类数据收录入信息库，更加方便，更加简单。
2）提高信息利用率：要在内容无比多的档案室里翻出来过往的档案室不容易的，而信息化档案分类归纳整齐，只需要在信息化平台上手指轻轻滑动即可，无疑更加简便。不能小看了档案背后隐藏的价值，其能够给乡镇的发展提供数据支持。
3）减少损耗：纸质档案必将面临各种形式的损耗，而信息化档案就没有这方面的烦恼。
4）可以作为公示，做到信息共享：我国政府的根本方针即是“为人民服务”，从人民处纳税来的钱，作为基础建设，最终还给纳税人，在本质上，乡镇人民有权查看乡镇的所有活动，但以往没有这么做，最主要的就是缺乏查看的渠道，而信息化档案的建设，作为公示，让人民有查看乡镇各项活动的渠道，乡镇政府积极大方接受群众的监督，是社会主义建设的体现。
4.2 信息化档案建设和纸质档案共存
首先，信息化档案建设，基层乡镇政府应该根据本地实际情况，建立本乡镇的电子档案平台，档案管理部门要能够熟练使用信息化平台，不断补充新档案，并将以往未收录的档案根据重要性以此收录，让信息化档案平台趋于完善，发现档案规整中的问题要及时改正，积极探讨问题所在，围绕问题改进工作，信息化档案的完善程度，决定着一个乡镇的先进程度，必然能对乡镇各项工作提供数据帮助[4]。
其次，传统纸质档案也不应该被抛弃，传统纸质档案比信息化档案更具有权威性特点，档案管理部门要正确看待两者的关系，虽然信息化档案的比重在不断提升，但对于非常重要的信息，还是需要做好纸质档案的规整收录，作为辅助之用，使用信息化档案系统的方便性的同时，也要考虑档案信息的权威性。
5 结束语
综上所述，档案管理有其重要性，基层乡镇档案管理部门应该正确看待这一点，端正认知，完善制度，做好培训事宜，逐步提升档案管理工作的高效性，同时，也要看到信息化档案建设的优势所在，根据实际情况决定信息化档案和纸质档案的比例，最好两者齐备，相辅相成，充分做好档案管理工作，挖掘档案价值，为乡镇提供宝贵的经验。
参考文献
[1]刘亚莲.谈如何做好基层乡镇档案管理工作[J].农家参谋，2019，619（10）：251.
[2]王萍.论如何做好基层乡镇档案管理工作[J].办公室业务，2018.
[3]朱丽娟.谈如何做好基层乡镇档案管理工作[J].中国管理信息化，2016，v.19;No.325（07）：209-210.
[4]付海涛.浅析如何做好基层乡镇档案管理工作[J].办公室业务，2018.
