浅谈国家档案局、科技部第15号令对科研档案管理的影响

    董淑珍

    摘? 要：1987年发布实施的《科学技术研究档案管理暂行规定》对于完善科研档案管理体制机制，加强科研活动宏观管理产生了积极作用，但随着我国创新驱动发展战略的快速实施和科技体制改革步伐的不断推进，已不能适应当前科研档案管理工作的发展需要。近日，国家档案局、科技部联合发布第15号令，公布《科学技术研究档案管理规定》，将对促进我国科技创新工作，提升科技创新能力具有非常重要的意义。

    关键词：科研档案;档案管理;共享利用

    Abstract： In 1987， the issuance and implementation of the 'Interim Regulations on the Management of Scientific and Technological Research Archives' played a positive role in improving the management system and mechanism of scientific research archives and strengthening the macro management of scientific research activities. However， in recent years， the rapid implementation of my countrys innovation-driven development strategy and the continuous advancement of scientific and technological system reforms have not been able to meet the development needs of current scientific research archives management. Recently， the National Archives Administration and the Ministry of Science and Technology jointly issued Order No. 15 and announced the 'Science and Technology Study the Regulations on Archives Management， which will have a very important significance for promoting my country's scientific and technological innovation work and enhancing scientific and technological innovation capabilities.

    Keywords： Scientific research archives; Archive management; Shared use

    2020年9月11日，國家档案局和科技部联合发布第15号令《科学技术研究档案管理规定》（第15号令），自2020年11月1日起施行。

    修订后的《科学技术研究档案管理规定》全文共28条，相对于30多年前颁布的《科学技术研究档案管理暂行规定》具有很强的时代性和诸多新意。

    1 更加完善了科研档案的定义

    在《科学技术研究档案管理暂行规定》中第二条对科研档案的定义：“科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料”。

    新颁布的《科学技术研究档案管理规定》中第三条定义：“科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。”

    相比之前的暂行规定，新颁布的管理规定完善了科研档案的定义，明确了科研档案产生的过程，贯穿科研项目的全过程。同时，明确了各种标本、样本等实物也属于科研档案。

    2 进一步明确了科研档案管理责任

    《科学技术研究档案管理规定》中规定各单位应当把科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程，与科研项目工作同部署、同实施、同检查，将科研档案管理列入有关部门和人员的职责并予以考核。

    要求科研项目在结题验收时，要按照分类分级管理的原则，按照有关规定对科研档案的完整性、准确性、系统性进行审查或验收。

    要求各单位要按照集中统一管理原则，建立健全科研档案工作规章制度，在人员、库房、设备、经费等方面给予保障，保证科研档案工作顺利开展，确保科研档案完整、准确、可用、安全。任何人不得以任何理由将应当归档的科研文件材料据为己有或拒绝归档。

    同时，对经费预算、档案归属与流向、集中统一管理、责任划分、科研文件材料的归档和监督和指导等均提出了明确要求。

    3 进一步丰富了科研文件材料的归档内容

    《科学技术研究档案管理规定》中明确规定了科研档案的归档范围，要求科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等全过程中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的科研文件材料均应当纳入归档范围。

    对科研档案归档范围提出了“主要包括但不限于”的具体规定。

    3.1 立项论证阶段。包括项目指南、可行性研究报告，项目经费预算文件材料，申报书及相关证明;立项评审文件材料，预算申诉、评审文件材料;立项（含预算）批复，任务合同书（含预算书）及各类协议等。

    3.2 研究实施及过程管理阶段。包括研究计划、组织实施工作方案，研究、实验任务书、大纲，实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等的原始记录和整理记录，综合分析报告;设计文件、图样，集成电路布图，工艺文件，计算文件，数据处理文件;科学数据;研制的样机、样品、标本等的实物及其目录、图片等。[2]

    中期、年度等阶段执行进展情况报告、总结报告、研究成果等;项目、人员、进度、经费等的调整、变更文件材料;撤销项目已开展工作、已使用经费、已购置设备仪器、阶段性成果、知识产权等情况文件材料。

    专家咨询、中期检查、中期评审、项目监督工作形成文件材料。建设的中试线、试验基地、示范点一览表、图片及数据等。

    3.3 结题验收及绩效评价、成果管理阶段。验收申请书，验收承诺书;工作总结报告，技术报告，项目经费决算等财务情况文件材料。

    验收通知，验收评审文件材料;验收现场测试报告，第三方检测、测试、评估报告，用户使用报告及证明、典型用户报告、产业化审核报告等;验收结论书，结题书面通知等。

    绩效自评价报告，专家评议文件材料、评价结论等绩效评价工作文件材料。

    研究报告、论文、专著、数据库等研究成果文件材料;自评价报告，科技报告;专利、软件及其他知识产权文件材料。

    产业化报告、证书、出版物等成果应用、获奖、宣传推广文件材料。

    科研文件材料归档要求包括归档的科研文件材料制成材料应当符合国家有关规范要求;科研项目完成或中止后，应当对所形成的科研文件材料加以系统整理，履行审查手续后及时归档;研究周期长的项目，可分阶段归档;科研文件材料归档时应当根据科研项目的性质、规模、创新性等确定保管期限。

    保管期限分为永久和定期，定期一般分为30年、10年。

    4 新增了对科研电子档案的管理要求

    在新的规定中规定科研电子文件的形成、收集、整理、归档及科研电子档案的保管、利用、鉴定、处置等要按照国家电子文件归档和电子档案管理的有关规定进行。

    同时要求在使用科研项目管理系统时，应当充分考虑科研档案管理需要，设置科研电子文件归档管理功能或接口，并确保归档电子文件真实、完整、可用、安全。归档的科研电子文件及其存储格式、元数据等应当符合国家相关規范要求。

    明确提出对于满足以下条件的单位，科研电子文件可仅以电子形式归档保存。

    （1）形成的科研电子文件来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。

    （2）形成科研电子文件的系统能够准确、完整、有效接收和读取电子文件，能够输出符合国家标准归档格式的电子文件，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。

    （3）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子文件，功能符合电子档案的长期保管要求。

    （4）采取有效措施，防止科研电子档案被篡改。

    （5）建立科研电子档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

    （6）从外部接收的电子文件来源可靠、程序规范、要素合规。并且规定科研电子档案应当按照《电子文件归档与电子档案管理规范》进行整理。有条件的单位可以开展纸质科研档案数字化加工工作。

    5 对分工合作完成的科研项目档案管理提出了新的要求

    对于分工合作的科研项目，明确提出了新的要求，即分工合作完成的科研项目，应当以任务合同或分工协议条款等书面形式明确约定科研档案的归属、流向、处置和利用共享事项。一般应当由牵头承担单位保存一套完整档案。

    参加单位在保存本单位承担任务所形成档案的同时，将副本或复制件送交牵头承担单位。如确系涉及参加单位或该单位科研人员合法权益而不宜向牵头承担单位送交副本或复制件，且有书面约定的，参加单位应当将本单位形成的科研档案目录送交牵头承担单位。

    6 优化了科研档案保管鉴定要求

    科研档案的保管要符合国家有关档案保管的规定。对于涉密的科研档案要按照国家有关规定进行妥善保管。各单位档案部门应当按照国家有关规定对保管期满的科研档案进行鉴定。

    保管期满科研档案的鉴定应当由档案部门牵头，组织有关部门或人员共同进行。经鉴定仍需继续保存的科研档案应当重新划定保管期限，确无保存价值的应当按照有关规定进行销毁。

    7 鼓励科研档案信息的开发利用

    档案信息只有开发利用才能发挥档案的价值，对于科研档案更是如此。[2]在《科学技术研究档案管理规定》中明确要求各单位应当建立健全科研档案开放利用机制，促进科研档案信息共享，加强科研档案资源深度开发。[3]同时，要求科研档案的开发利用应当严格按照制度执行，符合知识产权保护要求，涉密科研档案的开发利用应当遵守国家有关保密规定。

    参考文献：

    [1]吕桂菊.如何做好科研档案的管理工作[J].黑龙江档案，2019，232（01）： 64.

    [2]雷洁，李思经，赵瑞雪，等.面向科研档案管理的知识图谱构建与应用研究[J].数字图书馆论坛，2020（05）： 8-15.

    [3]秦红梅.加强科研档案管理 促进科研事业健康发展[J].四川档案，2007（05）： 24-25.

    （作者单位：三门峡市路灯管理所? 来稿日期：2020-10-20）