| 标题 | 对档案专题数据库建设的心思考 |
| 范文 | 孙 逊 摘要：文章首先对档案专题数据库的内涵作一界定，然后分析档案数据库的特点，重点提出有关档案专题数据库建设的宏观政策、开发程序及安全问题等方面的几点思考，以期能够更好地服务于档案专题数据库建设的良好前景。 关键词：档案专题数据库信息化政策问题开发程序需求分析 栏案专题数据库建设是信息化时代下档案信息资源开发与利用的一项创新手段与重要途径，也是档案数字化建设的目标和任务之一。研究信息化时代下的档案专题数据库建设，对其内涵与特点加以归纳，有针对性地对其建设现状及问题作以思考，有利于实现档案信息资源社会共享的目标。 1档案专题数据库的内涵界定 关于档案数据库的概念，早在1987年孙淑扬就指出：“档案数据库属于文献数据库，是档案自动化的重要内容，它是经过整理组织以机读形式出现的档案信息集合。”而档案专题数据库作为档案数据库的一个重要形式，它是以各类档案基础数据库为主要数据来源，通过档案信息管理系统，按照某一专门题材内容编制而成的各类档案数据集合。档案专题数据库是跨全宗、多类别的档案数据链接组合，是系统性的档案数字化综合开发成果，在提供利用方面具有较强的针对性、实用性。作为互联互通、共建共享的档案资源网络与服务平台，建立档案专题数据库可以确保档案的完整收集、长期保存与充分开发。 档案专题数据库的分类方法有多种。从开发层次上，档案专题数据库包括专题目录数据库和全文数据库两种类型：就目前的技术手段而言，档案专题数据库可以分为四种类型：一是文献数据库，二是多媒体数据库，三是数值型数据库，四是事实型数据库。这四种类型的数据库都是基于档案内容信息，通过对档案信息内容的分析、过滤、加工、编排而产生的。 2档案专题数据库的特点分析 与传统馆藏数据库相比，档案专题数据库主要涉及的是档案信息资源开发方面，具有多元性、系统性、针对性等特点。两者在数据信息、产生过程、目的作用及使用范围等方面均存在着差异。 ①多元性。档案专题数据库是跨全宗、多类别的档案数据链接组合。它包括目录数据、图像数据、视音频数据等不同数据形式，有着丰富多彩的数字复合视听效果。档案专题数据库能够更为全面、直观地向利用者揭示编纂主题相关的内容，打破了传统纸质编纂成果只有文字和图片的限制。同时，在来源上，档案专题数据库不仅局限于馆(室)藏档案，还可以补充采集、链接相关的数字化材料。 ②系统性。传统档案管理中，根据档案的专题属性，按照用户的需求来编制档案目录或报道性检索工具，其目的在于系统地揭示馆(室)藏的某一专门题材档案的内容。但档案专题数据库不仅是数据库形式的检索工具，而且是档案目录和内容数据——对应链接、反映某一专题内容的档案数据集合。无论是形式上还是内容上，档案专题数据库都具有相对系统性，能够比较完整地揭示和反映某一专题档案的内容。 ③针对性。与档案馆藏数据库相比，档案专题数据库注重将馆藏中与专题相关的档案信息提取并揭示出来，为了说明问题，通常需要对档案馆藏数据库中的相关数据信息进行整合，更为强调的是“精”和“准”。这样有针对性的开发不但有利于揭示纷繁复杂的馆(室)藏内容，也有利于利用者系统、完整地了解和利用某方面的档案信息，对于有效地开发利用档案信息资源也具有重要的意义。 3关于档案专题数据库建设的几点思考 3．1加强建立档案专题数据库的宏观政策。档案专题数据库建设是新时期档案事业实现跨越式创新发展的关键所在。国家档案局站在战略的高度，认真规划档案专题数据库建设是很有必要的举措。通过统一规划、统一组织，统一领导全国档案专题数据库建设，将其纳入档案数据库建设范畴，制订出更多完善的档案专题数据库建设纲要及细则，以指导全国档案专题数据库的开发与建设。 目前，档案专题数据库主要集中在沿海发达地区且发展较快，如福建、浙江等地，内地多数尚未建成档案专题数据资源库。可以说，档案专题数据库建设存在着区域发展不平衡的现象。国家及地方应积极推进档案专题数据库建设，将其纳入到档案信息化建设规划当中，全面统筹，规范标准建设，在已取得试点突破的基础上，总结可行性及发展规律，为早日建成国家档案信息资源专题数据库创造良好的条件与坚厚的基础。 档案专题数据库建设是信息化时代档案信息资源开发利用的新途径，通过对档案专题数据库进行开发，从人们最关心、最直接的问题出发，有效整合相关的档案数据库资源，特别是在民生档案建设的热潮时期，加强对民生方面的档案专题的关注，将会很大程度上有利于以后档案事业的长效可持续发展。如福建省档案局建设的知青档案专题数据库，其规模及效应在全国范围内仍不多见。 3．2注重开发档案专题数据库的科学程序。档案专题数据库开发程序的科学与否，直接关系到档案信息资源开发利用成果质量的高低，建立良好的档案专题数据库开发程序，将有助于档案信息资源的获取，最终实现档案信息资源的社会共享。 一般而言，档案专题数据库开发需要经过分析主题、研究专题、收集数据和整合编排等环节。所谓分析主题，即通过了解各级党政机关和人民大众所关心的热点问题，围绕服务大局，结合馆(室)藏档案内容，遴选出有现实利用价值和潜在利用价值的档案主题。在遴选出的档案主题中，结合时事宣传和档案利用的工作需要，确定专题内容，即所谓的研究专题环节。然后，在围绕某一专题的基础上，首先设立项目，通过查找本馆的档案资料，也包括馆外的其他文献资料，集中相关档案信息数据，再经过加工编排而产生档案专题信息资源。这里有必要提出的是，关于采集数据的过程，不妨通过关键词检索、全文内容检索等手段，在海量的档案基础数据库中查找所需的专题数据材料。有时也可通过补充采集一些数据资料，进一步充实和完善档案专题数据库的内容。在选题时：需要注意的是要求尽量使得体系完备、分类合理，力求使整个目录收集的内容涵盖整个专题的范围。 对数据的加工整合也是档案专题数据库科学程序必不可少的环节，要针对不同的专题数据形式制定统一的数据库字段和数据格式，确保整个专题数据库的规范性、标准性和可共享性，有必要时统一开发相应的建库软件。最后，要对采集到的专题数据进行编排处理，特别是有不同数据形式的，要归类排序，形成一个内容介绍，用以概述该专题数据库的简要内容。 尽管以上几个环节均必不可 少，但我们必须分清轻重缓急，适当地分配工作的重点，要始终以利用者需求为导向，实现科学的档案专题数据库开发程序的目标。适时地进行利用者需求的调研，将其作为档案专题数据库建设的环节也不是不可以考虑的，这对于档案专题数据库开发的效果将起到十分关键的作用。 3．3重视研究档案专题数据库的安全问题。在诸多关于档案数据库的文章中，有不少谈及到档案数据库的安全问题。对于档案专题数据库也不例外，同样需要重视其安全问题，这样才能保证档案专题数据库更加稳健地发展。 档案专题数据库的安全问题主要涉及介质安全与数据安全两方面。介质安全是指档案专题数据库的存储介质，因为这些介质可能随着时间流逝，出现老化、失效等问题，继而导致数据库的数据缺失，这对档案专题数据库来说是一个致命的问题。另外，档案专题数据库经常通过网络发布，很容易受到网络黑客的攻击，这就面临数据被篡改，甚至数据异常等问题。在这样的情况下，研究档案专题数据库的安全问题显得十分必要。 因此，首先要改良档案专题数据库的存储介质，发展更优良的存储形式，从硬件上保护档案专题数据库的安全。在系统设计阶段，应加强权限设置，一方面要对系统中各个功能模块的操作权限进行定义，另一方面是对系统数据的分层管理和操作权限的定义。比如，数据库的管理人员可以看到后台的数据，可以对数据库进行编辑和管理，高级用户可以看到编纂完成之后的所有档案信息，普通用户则只能看到一部分信息等。就目前档案专题数据库网络化的趋势而言，还要加强数据库的反黑客能力。档案专题数据库的安全问题能否顺利解决与否，关系到档案专题数据库运行与发展的水平与趋势，我们必须对其高度重视，在实现其物理安全的同时，更加注重研究其网络环境下的安全隐患，如对于著作权的研究也应该是档案专题数据库建设中值得深思的问题。 在信息化时代下，要以满足人民群众日益增长的档案信息需求为导向，对档案专题数据库的开发与应用是档案信息资源开发利用的重要形式与创新手段，因此，立足于地方特色、馆藏特色及本馆特色的基础上，对利用者的需求分析成了档案专题数据库建设的新任务。这就需要对利用者的需求进行分析，提炼出人们所关心的档案资源，经过对其进行分类，开发出各类利用价值高、有针对性的档案专题数据库，以满足不同利用者对档案信息资源的需求。 |
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