| 标题 | 高校档案管理中档案利用服务评价体系分析 |
| 范文 | 姚秀峰 摘 要：在高校档案管理工作中，档案利用服务已经成为档案功能的重要组成部分，对档案利用服务水平进行科学的评价，对于提高高校档案管理水平、促进高校档案信息的利用效率具有至关重要的作用。本文结合当前高校档案管理中利用服务的实际情况，构建高校档案利用服务评价体系，并进行实践分析。 关键词：高校档案管理；档案利用服务；评价体系 1 高校档案利用服务概述 高校档案利用服务通常是指高校档案管理部门通过一定的方法，将所馆藏的档案信息资源为利用者服务的一项业务工作，从利用者对高校档案的利用方式来看，可将高校档案利用服务分为直接利用工作和间接利用工作两类。通常直接利用服务包括阅览、档案证明、复制、外借、咨询等，而间接利用服务则是高校档案管理部门将原始档案资料尽心整合优化，然后编辑、汇编成专门的参考资料，以实现对现存档案的信息开发，并最终向利用者提供系统、完整、精炼的二次信息。 从高校档案管理中的档案利用服务工作开展的现状总结来看，档案利用服务工作应具有以下要求：一是高校需要加强各项基础工作建设，二是高校及档案管理部门树立主动服务思想，三是档案管理部门需要对档案用户进行深入的分析研究，了解用户的利用需求和效果，四是高校档案管理部门要紧随社会发展步伐，不断完善档案利用的服务方式，五是致力扩大利用范围，服务社会，服务公民。在高校档案利用服务工作的开展中，要遵循满足档案利用者、扩大利用率、注意档案信息安全等原则。高校档案利用服务具有周期性、时机性、系统性、广泛性等特点。 2 高校档案利用服务评价指标的影响因素 （1）档案馆形象与组织结构 对于高校档案管理工作而言，档案馆的形象通常是由高校及相关组织单位、高校师生、社会公众以及其他与高校档案馆有业务往来关系的人员对档案馆、档案馆行为、档案馆各项活动的综合评价。由定义可知，影响高校档案馆形象的主要因素包括档案馆网络信息化建设水平、档案馆自身馆藏资源与可共享的其他信息资源、档案馆所能提供的个性化服务、档案的利用效率、档案馆的知名度、检索工具、用户满意度与服务质量等。 高校档案管理工作中的组织结构通常是指档案管理自上而下的所有管理及执行单元所构成的组织形态。组织结构的影响因素主要包括组织内部学习氛围与能力、交流程度、组织创新、员工周转率、服务创收效益、领导者能力、人才培养等。 （2）员工竞争力与服务满意度 高校档案馆在开展档案利用服务工作时，档案管理人员、档案服务人员是档案利用服务供给的关键因素，高校档案馆员工自身素质以及其竞争力直接影响了高校档案利用服务的质量和效率。影响高校档案馆员工竞争力的主要因素有员工的年龄结构与学历结构、员工的学习能力与业务能力、员工的收入与福利、员工的满意度、员工的创造力与凝聚力、业务培训与学术交流等。 高校档案利用服务的服务满意度是指档案用户对档案馆形象、服务质量、以及其他方面认识的信息而尽心的评价结果。服务满意度有助于帮助高校档案管理工作人员及时发现问题，并针对性的解决问题。服务满意度的主要影响因素有个性化服务内容、人性化服务理念、便捷化服务方式、全面化服务内容、以现代化服务手段等。 （3）财务成本的与业务流程 财务成本是高校档案利用服务评价指标的重要组成部分。对于高校档案管理的财务成本而言，通话分为档案馆资金投入与档案馆资金利用两个方面。影响财务成本的因素主要有高校资金投入量、档案信息化投入、领导能力、员工待遇与配备、档案环境、各部门资金分配等。业务流程是指档案工作人员为了完成用户所需的目标而完成的一系列活动，其影响因素包括业务分工、业务熟练度、员工协同能力与服务速度、业务数字化与信息化程度、业务水平、员工创新能力、档案资源。 3 高校档案利用服务评价指标体系设计 （1）设计原则 建立科学的评价体系是对高校档案利用服务工作的支撑，评价体系的建立是对高校档案利用服务进行综合评判的基础。在结合高校档案管理的实际情况下，构建档案利用服务评价体系需要遵循以下主要原则：科学性原则、系统性原则、通用可比性原则、代表性原则、实用性原则、可获取性原则、综合性原则。为了配合档案利用服务的科学评价工作，高校档案管理工作也许遵循全面系统性、保持动态性、目的明确性、方法得当创新等原则。 （2）高校档案利用服务评价指标的设置 结合高校档案利用服务工作的实际情况，评价指标根据客观差异可分为客观指标、主观指标与半客观指标三类。结合指标分类，需要选取最能够完成科学评价的指标来构建指标体系。评价指标的选取步骤为： ①对高校档案管理专业教授及档案馆馆长发相关资料，在设定时间召集其进行档案利用服务的相关讨论；②要求教授及馆长分别选出一个最重要与最不重要的指标，当出现分歧时，则剔除该指标，形成一个新的指标集；③重复以上两步，直到没有指标可除掉为止，这样得到一个新的指标集；④对以上步骤得到的指标集进行完整性分析，最终得到一个完整的初步指标精选集；⑤采用专家打分法对指标打分，并进行统计分析，运用相关矩阵验证其合理性；⑥若超出规定范围则需要对打分进行调整；⑦如果在范围内则将打分汇总整理。 結合高校档案利用服务现状与专家打分法对评价指标进行研究分析，最终得出高校档案利用服务评价体系由六个方面组成：组织结构、财务成本、档案馆形象、员工竞争力、业务流程、服务满意度。 （3）指标权重的确定 在确定高校档案利用服务评价指标体系之后，对指标体系进一步细分，最终使评价指标体系分为一级指标与二级指标。在明确指标之后，采用主、客观思想的层次分析法来确定权重。基于层次分析法的指标权重计算的步骤为： ①计算各指标重要性排序；②检验指标的权数分配是否合理；③对各指标进行矩阵计算，得出各自权重数值，并进行一致性检验；④结合以上分析结果，得到各评价指标的权数分配。 结合高校档案利用服务工作的实践开展情况可知，档案信息化建设越快，档案资源内容越丰富，档案馆形象越高。不同组织文化、员工的竞争力也是档案利用服务的重要因素。此外，业务数字化、信息化程度越高、服务速度越快，档案利用服务流程越健康，主动服务的方式影响档案馆服务满意度。 参考文献 [1]邓磊.基于层次分析法的高校档案利用服务评价体系建设[J].兰台世界，2015，No.475 （17） ：18-19 [2]徐莹.档案利用服务评价评估与测评研究的意义与任务[J].开封大学学报，2015，29（3）：68-70 [3]周彩英.高校档案信、息利用服务综合评价探究[J].浙江档案，2011（3）：36-38 [4]李剑虹.谈对高校档案利用服务能力提升的对策[J].科技视界，2012（18）：245-246 [5]李春梅.高校档案利用调查及对策分析--以北方工业大学为例[J].山西档案，2013（4）：69-71 |
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