| 标题 | 事业单位人事档案管理创新与改革解析 |
| 范文 | 杨文君 摘 要：近年来，随着我国事业单位改革进程的日渐推进，以及其人事管理制度的不断完善，传统人事档案管理过程中存在的问题更加突出，愈发难以满足现阶段事业单位人才队伍建设和科学管理的发展需求。因此如何对事业单位人事档案管理创新与改革，就需要相关管理人员充分重视此项工作，并对其进行深入研究与探索。本文笔者根据工作实践经验对事业单位人事档案管理创新与改革进行了分析探讨。 关键词：事业单位，人事档案管理，创新，改革 1 现阶段事业单位人事档案管理过程中存在的问题简析 1.对人事档案管理的重视程度不足 人事档案是人事管理制度的一项重要特色，它记载着个人身份、学历、工作经历等人生轨迹，具有法律小勇，与每个人的成长发展紧密挂钩。目前，许多事业单位中人事档案管理工作仍处于较被动的位置，原因在于一些管理层片面地认为人事档案管理工作只是单纯的整理与归档，它的用途局限于查档，并不能给单位带来经济效益；部分管档人员也存在着忽视此项工作重要性的情况，并没有将其纳入长期统筹规划之中，除部分事业单位交由人才市场等档案服务机构整理保存从而得到了较系统的管理外，大多数事业单位自身的人事档案管理水平难以得到有效提升。 2.人事档案管理水平不高 一方面，一些事业单位的人事档案管理人员并不是专业专职从事档案管理，多是在该事业单位中身兼数职，这种人员配备现状使得管理人员难以将全部精力投入到档案工作中。比如每年在人事档案零散材料整理归档存入档案盒的过程中，对涉及人事变动、工资待遇、社会劳动保障、组织关系、奖惩考核等方面的材料如果未能够第一时间完成归档，不但有可能影响到个人的转正、晋升、职称评定等重要的事，也就势必影响到该单位人事管理工作的绩效。另一方面，我国一些事业单位中人事档案的管理规模及设备比较陈旧，相关硬件设施不够完善，甚至没有很好的防水防火功能，若处理不当就容易导致一些纸质档案在长期存放过程中因环境因素而出现腐蚀、虫蛀或变形等情况，造成档案的准确性以及完整性难以得到良好的保障。 3.人事档案的收集力度不够 目前一些事业单位在人事档案的收集归档问题上依旧存在许多问题。第一，部分人事档案材料存在着信息不完整的情况却面临补档困难，需要补档的档案多是早年前丢失，持有者回到学校或原工作单位寻找补齐的难度大。第二，单位工作人员本身对自身人事档案的认识不到位，未能将奖惩、参训、后期取得学历等个人发展轨迹材料及时上报该单位人事管理部门，这也就导致在日常的人事档案管理过程中部分材料无法及时归档等问题。第三，人事档案管理人员往往片面地重视年度考核、工资晋升等材料的及时整理归档，忽视档案收集的全面性，这些原因直接影响了人事档案的高效、有序利用。 4.人事档案的交接手续缺乏规范性 就档案管理人员来说，我国许多事业单位中从事此项工作的人员大多不是专职的，因此在对其进行工作调动或离岗时，往往难以按照严格的移交程序进行档案的交接工作，同时对人事档案本身缺乏足够的清查力度。就人事档案本身而言，在诸如人员调动过程中，尽管整本档案严格按照档案转移投递制度执行，但在日常工作中，对人事档案与文书档案的分类界限模糊也是造成零散档案交接混乱的原因之一，这样也就比较容易出现档案分类意识以及责任人不够明确等问题。 5.人事档案管理工作缺乏创新能力 现阶段的人事档案管理工作中，囿于受到的重视程度不足、管理人员非专业、档案管理意识淡薄、权责不明等多方面原因导致了相关工作人员在进行人事档案管理过程中缺乏足够的创新意识，只是按照传统的档案管理流程来对这些人事档案资料进行机械化管理，从而直接降低了整个档案工作的条理性和实效性。 2 推动事业单位人事档案管理创新的相关策略 1.推进传统的管理模式由分散向集中转变 传统的事业单位人事档案管理模式多采用分散管理，形式比较单一，所涉及到的档案也多是该单位的日常工作以及人事变动等方面，限制了人事档案管理工作职能的发挥。但是近年来随着我国事业单位的科学探索，各个单位内的人才流动加大，档案来源和内容也朝着多元化的模式不断发展。不少事业单位要想进一步提升人事管理能力，可以适当考虑在一定的地区或者行业范围内进行档案管理中心的集中建设，配备专业管理人员，并对人事档案进行分类管理，不仅可以按照管理人员、专业技术人员、工勤人员的岗位设置情况进行因材施教式的管理，也可以按照在编在岗、离休退休的人员现状提供个性化服务，从而实现对人事档案的规划科学化、统筹多样化。 2.加大人事档案的数字化建设力度 近年来，随着我国互联网+技术的不断发展，事业单位人事档案管理工作需要充分适应科技进步，积极运用网络技术，从单一的纸质化档案向纸质加数字化相结合的方式轉变，以不断满足现阶段事业单位的多样性需求。通过积极建立人事档案信息库，借助于网络技术进行档案信息数据库的建立和监理，借助计算机、扫描仪等一系列先进的设备将纸质人事档案进行电子化处理，从而进一步加大人事档案的信息搜索以及查询能力。此外，还可以利用专门的人事档案管理软件，在此基础上实现人事档案信息的动态化管理、数据统计、加密运用以及维护工作。大力借助于互联网技术的合理运用，不仅能够使人事档案的信息在一定范围内共享化，更可以使事业单位管理层充分使用大数据进行人才统计分析和科学合理调配。 3.强化人事档案管理人员的培训教育 随着我国事业单位制度化快速化发展进程，人事档案管理在整个事业单位的日常运行中发挥出越来越重要的作用，相关管理人员综合素质的提高更是日渐迫切。第一，通过集中培训，提升对人事档案管理工作的正确认知，保守档案机密，不断培养责任和担当意识。第二，针对人事档案管理工作中的重点、难点，分析理解国家宏观管理政策，通过档案工作经验交流等方式，深层次研读并执行好档案收集、保管、利用、归档、借阅、转递等制度。第三，在日常工作中，把握和运用好人事档案相关政策，不断锤炼实操能力，熟知材料鉴别、分类方法，准确认定“三龄两历一身份”，正确甄别档案中涂改或模糊的字迹。借助人事档案管理人员定期和系统的培训教育，有效提升整个单位档案管理人员的综合素质，打造出具备高水平高素质的档案管理队伍。 3 结语 现阶段我国一些事业单位的人事档案管理工作虽然在不断的建章立制中取得了一定程度的提升，但是在实际的档案管理过程中依旧存在着各种各样难以避免的问题，并且影响到该事业单位人事管理的整体绩效。这就要求事业单位管理人员能够结合本单位的现实情况和发展规划，对人事档案管理模式不断探索、创新与优化，以期档案管理达到材料齐全、手续完备、目录清楚、分类准确、排列有序、装订整齐的标准，并使其在做好人才服务、推动干部队伍建设方面发挥出良好的作用。 参考文献 [1]张静.事业单位人事档案管理创新探讨[J].科技经济导刊，2016，（24）：219. [2]庞爱思.浅谈事业单位人事档案管理创新[J].卷宗，2015，（11）：577-578. [3]曾华.事业单位改革与人事档案管理创新[J].行政事业资产与财务，2015，（23）：88，87. [4]赵东升.浅析基层事业单位人事档案管理创新发展[J].西部皮革，2016，38（2）：162. [5]秦田艽.基于事业单位人事档案管理工作中几点问题的解决方法[J].知识文库，2016（2）. 人力资源在知识经济日新月异发展的今天，逐渐成为地方经济可持续发展和核心竞争力的核心，而人力资源市场中的档案管理也是人力资源市场日常重要工作之一，档案管理的科学化水平提升与人力资源的深度开发，对人力资源管理整体水平的提升都具有举足轻重的地位和作用。 1 人力资源市场档案管理科学化水平提高的意义 1.提高档案管理科学化水平是适应创新的人力资源服务业发展的需要。 2015年我国GDP为67.7万亿元，其中服务业创造的增加值为34.2万亿元，占GDP的比重达50.5%，首次占比达一半，标志我国进入了服务化时代，经济结构由工业主导向服务业主导转变，人力资源服务业作为生产性服务业的重要组成，成为现代服务业新的增长点，传统的人力资源管理模式已经不能适应当前市场经济的需求，特别是对档案管理的传统方式，已经不能适应人力资源管理的基本需求，特别是档案要在大数据时代下充分发挥作用，必然需要档案管理的科学化水平提升，通过科学化管理，提升档案资源的利用价值，把沉淀的档案信息挖掘出来给人力资源的管理提供基础性的参考。 2.提高档案管理科学化水平是推动档案管理信息化的发展的需要 档案信息的价值大小，取决于信息的開发力度和利用程度，市场经济的发展，信息量的急剧膨胀，档案中收集和管理的信息种类也越来越多，传统的档案管理只能简单的收集信息，无法高效的处理大批量的档案信息。现在我们市场对失业人员和高校毕业生的档案只是停留在简单的收藏阶段，并没有形成对档案信息的任何利用，所以要充分利用档案中的资源信息，必然要采用科学化的管理方法，提升档案管理工作的质量和效率，推进档案管理信息化的发展。 3.提高档案管理科学化水平是顺应科学发展观的需要。 档案管理也是精神文明建设的重要组成部分，也涉及到国家、政治、经济、文化等各方面，可以借鉴历史，可以考量现今，同样可以决策未来，所以说档案工作和全面落实科学发展观、构建社会主义和谐社会关系极为密切，在科学发展观的指导下，档案管理也要实现全面、协调、可持续和谐的发展，因此要提高科学化的管理水平，使得档案在合理的管理中发挥自身的价值，充分为社会、人民提供服务。 2 人力资源市场提升档案管理科学化水平的主要途径 1.转变传统档案管理理念和思维模式 提高档案管理的科学化水平，首要的工作就是要转变传统档案管理理念和思维模式，必须要认识到档案管理的重要性，同时要认识到档案是一个重要的信息资源，不简简单单的是一个托管和收藏，档案除了是个人信息的重要载体外，还有着更多数据分析和应用的价值。 2.完善科学的档案管理制度和管理模式 档案管理机构要认真梳理现有管理制度存在的问题，要建立领导主抓、部门分管、科室配合、专人管理的档案管理责任机制，一方面根据国家针对档案管理的相关法律法规要求，对档案管理工作中资料保管、资料审核、资料保密形成有效性管理规范，另一方面要搭载政府大力提倡档案信息化的东风，在模式上要引入先进的适应信息化时代的管理理念，形成全方位、立体化档案管理新机制。 3.提升档案管理人员的职业素质和职业能力 档案管理人员是档案管理工作的核心要件，也是档案管理这个金字塔的基石，要推进人力资源市场档案管理的科学化水平，必须要提升档案管理工作人员的职业素质和职业能力。一是要定期组织人力资源市场档案管理人员参加档案管理新理论和档案管理能力提升的培训班，除档案管理人员基本的文书立卷、档案编目、档案鉴定、档案归档基本素养外，还要学习先进的计算机操作技术和新数码设备的使用技能。二是鼓励档案管理工作人员在业务上创新，通过各种激励措施，激发工作人员自主学习的动力，在一线搞课题、搞研究，使档案管理人员尽快适应档案的科学化管理工作现代化、科学化的发展要求。 4.增加档案管理的硬件投入 档案事业制度化、规范化、科学化的实现，离不开相关硬件设备的配备。然而，受管理理念、场地、资金等种种方面的制约，相当一部分单位仍存在档案基础设施不完善、保管条件差等问题，在这种恶劣条件下“档案现代化管理”的就尤如纸上谈兵。个别单位，档案室不仅面积小，还承担着单位库房的作用，随意堆放其他物品，不符合单独的档案室的标准，这些都严重影响了档案管理工作的顺利开展，更不利于档案的管理、利用。为此，加大资金投入力度，创造良好的硬件设施势在必行。首先，领导应该在思想上高度重视，将档案管理工作摆在重要位置，在原有的资金投入基础上，要专门抽出部分资金，必要时向上级和相关部门申请经费增加预算，添置档案柜、密集架、计算机、扫描仪、复印机等一系列重要设施，为档案的管理、利用提供良好的物质基础，改善档案保管条件。为了档案的安全性，还要适当购置消防、防盗、防虫、刻录机等设施和空调、除湿器等物品，提高档案室安全防范能力。 5.加大档案管理的软件开发力度 档案管理是一件十分烦琐的工作，传统的手工抄写文件级目录不仅劳动量大，而且难以规范统一，更重要的是即使資料归档工作完成了，但查档并不轻松。所以有必要根据人力资源市场档案管理工作的实际需求，开发相应的档案管理软件，做到打印目录规范，方便查找文件档案工作，建议由人社部开发统一的档案管理软件，这样所建立的数据库就有了统一的格式和规范，方便在人才流动过程中的数据交流和档案管理转移管理，提高和促进档案信息化管理水平。 6.加大档案管理的数字化进程 加快人力资源市场的档案数字化建设步伐，提升人力资源档案信息化管理水平。这个档案数字化进程的难点在于，原有人力资源市场的纸质档案少则几万份，多则几十万份，而且档案本身的规范度又不高，要想实现数字化，就现有的档案管理工作人员数量来看，短期很难实现，增加档案管理编制几乎不可能，所以建议通过政府购买社会服务等方式，逐步完成所有进入人力资源市场的失业人员和高校毕业生档案的全数字化录入工作，并分步投入使用，同时优化网上查档功能，实现档案目录网上计算机检索服务；同时认真做好档案数据库建设及档案信息系统安全等级保护工作，完成重要数据异地备份，对人力资源市场档案机读目录数字化成果集中刻录进程，做好双套存储管理，为人力资源档案数据永久性安全提供科学、合理的保障措施。 7.加大档案高效利用服务 提升窗口服务保障改善民生能力，确保社会稳定和谐才是我们人力资源管理部门的根本目的。现在很多中小型企业因为自身人员、经费、场地等的限制，不能建立标准的员工档案室，很多档案就只能保存在个人自己手中，档案很容易出现丢失、损毁，也失去了档案本身的严肃性和规范性，人力资源服务机构应该建立相应的服务渠道，便于中小企业和灵活就业人员托管、保存档案，要大力提倡“以人为本”的理念，人力资源市场托管的档案作用之一是便利失业人员和高校毕业生以及在岗职工的档案托管，二是便利存档人员的查阅和借调，那作为人力资源部门的档案管理职能就应该在养老统筹、干部人事档案、工龄、专业技术资格、婚姻认定等方面，加大力气，为广大群众提供高效便捷的档案利用服务，让档案充分发挥应有的作用。 参考文献 [1]卢鹏.浅析提高档案管理科学化水平的路径选择[J].商， 2014（12）：282. [2]周雪眉.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].中小企业管理与科技，2016（19）：43-44. [3]叶玉红.提高档案管理科学化水平的路径选择探析[J].吉林农业：学术版，2012（9）：266. [4]陈婷婷.信息化背景下如何提高档案管理的科学化水平[J].统计与管理，2016（12）：121-122. [5]陈慧.档案管理的发展趋势—档案管理信息化[J].城建档案，2016（06）：52-54. [6]肖起.基层事业单位人事档案管理问题及对策创新[J].山西青年，2016（22）：212. [7]李红.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].黑龙江科技信息，2013（07）：165. 作者简介 惠广东（1976-），男，汉族，河南，本科，现任新疆昌吉州人力资源服务中心主任（档案系列中级），中央党校经济管理专业毕业，现研究方向：人力资源管理，档案。 |
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