| 标题 | 档案管理基础工作在现代档案管理中的作用分析 |
| 范文 | 摘 要：档案管理基础工作是一项系统性和规范性较强的工作，在现今档案数量、种类、内容都不断增加的背景下，对档案管理的基础工作提出了更高的要求，其也在档案管理中发挥着巨大的价值。在抓好基础工作，并且具体落实档案管理基础工作的前提下，其它管理工作才能顺利开展，才能让档案管理整体更趋向于系统和规范，由此，本文对档案管理基础工作在现代档案管理中的作用进行分析，并提出一些提升档案管理基础工作质量的策略。 关键词：基础工作；现代档案管理；作用分析 现今是信息技术飞速发展的时代，因此档案管理工作在各个领域都发挥着重要的作用，对档案管理基础性工作的要求也越来越高[1]。现代档案管理一般都应用了信息科技技术，在计算机及信息系统的支持下开展，可以根据自身的需求对档案进行查阅，并且获取自身想要的信息。档案管理的整个流程的规范性和专业性与基础工作息息相关，由此必须要将基础工作重视起来，并且严格按照相关的流程管理和操作，从而提升档案管理的整体水平。 1 现代档案管理工作中存在的问题 综合我国各个领域各种类型的档案管理现状，不难看出档案管理工作具有复杂性特点，档案信息众多、内容庞杂、案卷数量和类型由于长时间的积累，在时间和内容上的跨度较大[2]。且传统档案管理多数是封闭式管理，在多年的时间内，管理人员仅以档案不丢失为目的展开管理工作，加之历史不同时期对档案的规整方案不一，最终形成了档案基础普遍较差的局面。笔者结合当前档案管理的现状，参阅众多相关文献，将现代档案管理中存在的问题总结为以下几点：①档案编号设置不规范，这是档案管理中经常出现的问题，不仅编号设置不规范，甚至会出现无响应目录号的现象以及一卷多册的现象；②案卷标题不规范，部分管理人员在规整时，设置的标题并不能实际反映出案卷的内容，或者设置不够完全，只能反映一部分内容，标题不够醒目，增加了档案检索的难度；③档案页码标识遗漏，部分档案页码标识重复，甚至有些档案出现没有页码的现象；④组卷方面没有统一的标准和规范，档案归类是档案管理中的重点工作内容，但目前档案在归类上相对混乱，具体的组卷标准不统一，导致同类型的档案分放于两处；⑤案卷的薄厚设置不均匀，在档案管理工作开展的过程中，经常会发现有些档案只有一两页纸张，有些则有几百页，将其放置在一起，在档案检索时很容易遗漏很薄的卷案[3]。档案管理是一个长期的过程，且随着时间的积累，管理任务只会越积越多，由此需要将这些问题有效解决。 2 档案管理基础工作在现代档案管理中的作用 2.1 档案管理的规范化和标准化 档案管理基础工作是现代档案管理规范化和标准化实施的先决条件，但目前部分单位对基础工作不够重视，导致档案管理的整体水平日益下降，且越发脱离了规范和标准的要求，不规范之处也就越来越多[4]。通过加强档案管理基础工作，可以有效提升档案管理的整体质量，对档案标准性、规范化的进行分类和管理，并且有效解决标题、档案页码不规范的问题，强化基础工作，对档案重新调整、组合和归档，不仅节省了管理人员的工作时间，提升了工作效率，在后期档案查找方面也具有重要的意义，且可以实现档案的完整性、规范化、科学性管理，更利于档案信息化建设和发展。 2.2 提升检索的准确性 档案信息录入、分类、归档是管理基础工作中的重要内容。加强基础性工作，能够在档案信息输入时就以严谨、细致的态度进行，这对于档案的保管和后期的查找管理是非常有利的。由于档案管理时间较长，通常累积了大量历史案卷，在需要时则要求管理者及时检索并找出相关的案卷，前期规范的基础工作是后期档案查找是否顺利的基础，有效的基础工作能够为后期档案检索提供便利的条件，提升档案检索的准确性，缩短档案查找的时间。 2.3 提升档案的利用率 档案管理基础工作是提升档案利用率的基础[5]。在档案管理基础工作中，可以根据档案的类型，包含的信息内容，以及档案的轻重缓急来对其进行分类，对于重要的卷案可以优先加工管理，对于普遍性的档案，则可以统一规范整理。在档案管理工作开展之初，将一些重要的档案信息提取出來，及时将有价值的档案挑选出来，从而提升档案的利用率。此外，在档案信息输入信息库后，要根据档案的实际信息进一步完善档案检索的流程，对于关键词、日期、地点、人物等信息需完善设置，从而提高检索的效率，确保日后能够准确、快速的查找到所需要的档案信息。 3 提升档案管理基础工作质量的策略 3.1 全面整理案卷，细致严谨 要想提升档案管理整体的质量和效率，必须强化基础工作的开展力度，施行标准化规范化的管理，要求所有工作人员按照相关的规范和流程开展工作。在综合性的档案馆中，由于长时间没有做出全面的整理并且中间会出现移交等问题，致使多数文件出现重，并且一些文件由于各类原因已经失去了管理和收藏的价值，在管理过程中对于这些档案要进行剔除，并且在之后的信息录入过程中要严谨仔细，避免重复录入或录入无效信息，增加了工作人员的工作负担，降低了工作效率。 3.2 分清轻重缓急，循序渐进 档案管理和整理的根本目的在于档案可以对社会有所用，为需要的事件或人物提供原始依据，由此在档案管理中，要充分利用现代信息技术，对档案管理实行计算机信息模式，系统性管理[6]。在对综合性的档案馆进行管理的过程中，首先要对档案中的内容进行排序，对于那些在社会中利用率较高，可以公开的档案要提前进行整理，如此可以提高计算机化的进程，体现档案管理的完整性。并且档案管理是一个循序渐进的过程，不能急于求成，而要在最初的工作中做好每一个环节，每一个流程的管理，让整体流程趋于规范，这对于后期的管理来说有重要的意义，在信息的利用方面也可以发挥更大的价值。 3.3 分类著录，省时省力 档案的著录过程是档案管理基础工作的重要环节，在具体工作开展过程中，可将案卷分为三个层次进行著录，也就是分层次、分级别著录。对于不同文件涉及同一内容，且在时间上相隔不大的档案，可将其进行文件组合，之后再进行著录。对于那些反映问题庞杂的文件，则详细规整著录，如此不仅能够揭示档案的主题内容，凸显已保存档案的内容特征，并且减少了著录条目的时间，大大提高了工作效率。 档案管理技术工作看似简单，实则复杂，需要档案管理人员在实践中不断的摸索，从而提高档案管理水平，做好档案管理工作。 参考文献 [1]张艳霞.试论现代档案管理中档案管理基础工作的作用[J].科技经济市场，2014，09：101-102. [2]宋岩.论述档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].黑龙江科技信息，2015，17：166. [3]徐刚领.档案管理基础工作在现代化档案管理中的作用[J].中国卫生标准管理，2015，25：16-17. [4]吕清.探析现代档案管理中档案管理基础工作的作用[J].经营管理者，2016，03：288. [5]谢玺.现代档案管理中档案管理基础工作的作用探讨[J].办公室业务，2016，07：106. [6]杨一.电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用[J].电脑知识与技术，2017，09：185-186. 作者简介 邢灿（1987-），女，汉族，山东省枣庄市，枣庄市市中区农村能源办公室科员，助理馆员，大学本科，研究方向：档案管理。 |
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