| 标题 | 浅析事业单位档案管理的信息化水平提升策略 |
| 范文 | 韦立国 摘 要：档案管理是对档案本身或者档案信息进行管理并使用，同时为档案利用者提供服务的业务，这在事业单位的管理工作中占有重要的社会地位。随着社会的发展，信息技术在档案管理中的应用越来越普遍，极大地增加了事业单位的档案管理效率。本文简单分析了事业单位档案管理的信息化意义，并探讨了事业单位档案管理的信息化问题以及提升策略。 关键词：事业单位；档案管理；信息化；提升策略 档案管理是事业单位管理中的一项重要的工作，它涉及的内容比较多，不仅关系到事业单位的发展，更关系到员工的利益，如果不能做好档案管理工作，会造成资料的损坏，不利于事业单位的发展。但是，就目前来看，事业单位档案管理工作大多停留在传统的管理模式下，档案信息的录入、存储方式比较传统，在这种情况下，很容易出现档案信息失真、丢失的情况，从而不利于事业单位的发展。创新是时代发展的动力，尤其是在信息化时代里，只有不断创新，才能在这个竞争激烈的市场环境下更好的发展。对于档案管理工作而言，事业单位要结合时代背景及需要，积极应用信息技术，不断创新管理方式，提高档案管理水平。 1事业单位档案管理的信息化意义 1.1提高档案管理效率 传统的档案管资料非常复杂和繁乱，档案资料的管理方式较为落后，同时，员工数量较少，并且事业单位档案管理涉及到大量的工作任务，因此导致档案的利用率降低，且容易遗失。事业单位档案管理工作加快信息建设后，档案管理的人员能有效提高工作的积极性，加强工作效率的提升。在进行信息化管理后，管理人员能运用电脑技术对事业单位档案进行管理，扩大档案的管理储存空间，并且能较方便地对档案进行查阅与使用，对较为有用的历史资料也能方便将其调动出来，恢复其历史资料的使用价值，信息化对档案管理水平的提升有着十分显著的作用。 1.2方便档案资料的查阅 对于传统的档案管理方式而言，档案查询问题是纸质档案管理的最大困扰，不利于档案资料的利用，这是因为纸质档案多存储于特质档案盒中，根据顺序保存在档案架或档案柜中，借助档案目录查阅或确定档案存放位置，继而找到档案，工作效率较低。同时在借阅档案环节，由于纸质档案具有易损性的特征，必须要做到随借随还，借阅的时间不能过长，影响档案的充分利用。随着档案管理的信息化建设，档案被整理成电子文档，利用计算机进行快速、准确地查阅，通过拷贝、复制等方式提高档案管理效率，避免损坏原始档案。 2事业单位档案管理的信息化面临的问题 2.1档案管理方法落后 一些事业单位对于档案信息化建设的重要性认知不足，导致档案管理存在着半手工或者全手工的管理方法，对于某些要求较高的档案记录以及档案的整理工作造成错误，并且发生的错误不容易被发现，也不能及时对错误进行改正，因此造成错误档案被永久保存下来，影响日后档案的管理，以及对人事的安排。因此，在对档案进行管理时，传统的管理模式消耗的时间较长，且工作量较为繁琐，会增加管理工作的错误率。 2.2管理人员素质低 强化档案管理人员的工作能力在档案信息化建设中发挥着重要的作用。但目前事业单位档案管理人员缺乏较高的综合素质，不能满足档案管理信息化建設的实际需要。例如，部分事业单位没有培训或更新档案管理人员，管理人员缺乏丰富的信息化管理经验，在档案管理工作中无法满足科学、准确、高效的要求，不能满足信息化建设的多样化需求，影响档案管理工作的顺利开展。 2.3信息安全意识不足 处在档案信息化建设的社会趋势当中，越来越多的事业单位意识到档案信息化建设的重要性。相较于传统档案保护来说，档案管理信息化要求相对较为繁杂，各种网络病毒、黑客攻击等均会威胁事业单位档案资料。然而，大部分事业单位仍旧存在办公用计算机作为档案服务器的情况，并且诸多档案管理人员本身缺乏信息安全意识，过于注重录入，忽略加密、备份工作，使得事业单位档案信息化建设存在诸多的安全隐患。 3事业单位档案管理的信息化水平提升策略 3.1创新档案管理观念 在信息化时代，传统的档案管理方法已经不适合时代发展的需要，那些传统的管理方法虽然还有一些可取之处，但是如果事业单位不能审时度势，科学创新，必然会被时代淘汰。在事业单位档案管理工作中，要想提高档案管理水平，管理方法的创新已成必然，只有采用符合时代发展需要的方法，才能不断提高档案管理水平和效率。在信息化时代，信息技术的应用越来越普遍，事业单位应当加大信息技术的应用，在继续推行手工编写、记录、存储的同时，将档案信息实时录入到计算机系统中去，实现档案信息的编写、存储到调用的信息化操作，从而提高档案管理水平及利用效率。 3.2提高管理人员素质 事业单位档案管理人员在信息化操作技能方面有所欠缺，无法熟练利用计算机技术进行档案管理工作，致使档案的修改与录入存在一定难度，降低工作效率。因此，事业单位要加强管理人员的技能培训，使其熟练掌握相关技术和操作方式，同时，积极引进优秀的人才，减少人员因操作不熟练而产生错误档案信息的情况，从而提高档案管理工作效率，实现档案管理的信息化目标。除此之外，事业单位要鼓励档案管理人员要从思想上重视档案工作，对其所需注意事项进行充分认识，或者是加强人员专业能力的考核，构建科学有效的考核制度，培养出符合岗位所需的高素质的人才。 3.3加强信息安全管理 事业单位要增强档案信息安全意识，具体可以从以下几个方面着手：第一，避免由于档案管理人员操作失误、网络病毒以及设备故障导致的安全隐患；第二，事业单位档案信息保密方面的问题，需要针对档案对应的保密等级，制定对应的防护对策，要想全面加强档案信息安全管理，事业单位需要完善档案管理软硬件功能，利用多元化信息技术全面提升档案管理系统的安全性、稳定性；第三，事业单位还应当进一步提升档案管理人员安全意识，加强档案安全意识的宣传教育，指导档案管理人员进行规范性的操作，尽可能减少人为因素引发的安全隐患。除此之外，事业单位还应当针对内网、外网进行隔离，基于认证机制、路由器设立双层防护机制，从而有效保障档案管理工作的安全性。 3.4完善档案管理制度 事业单位应该不断完善相关的规章与制度，将每一项工作责任都落实到具体的人，从而更好地确保档案管理工作的有效性和规范性。档案管理工作涉及内容比较多，为了保证档案信息的真实、可靠，事业单位要建立有效的监管制度，一方面，可以安排多人负责档案工作，相互监督；另一方面，可以借助信息技术，实现档案管理的信息化监管，从而避免档案信息失真的情况发生。再者，事业单位必须落实责任制，只有将档案管理相关责任落实下去，才能更好地规范档案管理人员的行为，促使他们按照相关要求来进行档案管理。另外，事业单位应当将各部门紧密联系起来，从而方便档案管理，提高档案管理效率。 4 结束语 总而言之，档案管理是一项至关重要的工作，关系到事业单位的发展，信息化时代背景下，事业单位应当积极转变观念，创新档案管理手段，革新档案管理制度，事业单位其他部门也要给予档案信息化建设充分的理解、支持，给予档案管理部门更多的资金支持，保障档案管理信息化建设的有序开展。 参考文献 [1]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013（16）：128-129. [2]许莉莉.简析事业单位档案管理的信息化建设策略[J].黑龙江科技信息，2016（10）：160. [3]胡文娟.浅析信息技术时代下的事业单位档案管理工作[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2017（06）：25-26. |
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