| 标题 | 浅谈如何做好档案管理工作 |
| 范文 | 李莹 摘 要：档案是指在各项工作中形成的，具有保存价值的，各种形式和载体的历史记录，要工作，其重要性毋容置疑。随着社会经济、政治、文化的合作交流及科技的快速发展，档案管理工作也受到了新的挑战。本文结合工作实践，分析了档案管理的特性及工作中存在的问题，并提出相应的改进措施。 关键词：档案管理；现状；问题及对策；创新 1 档案管理的特性 档案管理亦称档案工作。是档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者。 2 档案管理工作中存在的问题 1.档案管理体制不完善，档案质量、安全得不到有效保障。有些地方和单位没有专门的档案工作场所和档案存储库房，档案安全保管措施落后，忽视库房环境管理，由于温湿度管控不到位、缺少防光防磁措施等原因导致档案字迹油渗模糊，或是形成“档案砖”“粉末档案”，库存档案损毁嚴重，造成无法弥补的损失。 2.档案管理人员专业素养不强。一些单位对档案管理不够重视，所以对档案管理专业人才的培养和发展也不重视，档案管理人员中，掌握信息技术的复合型人才不多，而且许多档案管理人员都是兼职，人员不稳定，档案管理职责没有落实到具体人员，造成档案管理工作严重脱节，档案资料流向不清。 3.档案保密工作落实不到位。计算机和网络保密防范管理薄弱，缺乏严密有效的防范措施。 4.档案管理缺乏标准化、规范化。档案管理工作与现代社会发展相匹配的大前提是档案基础工作的标准化、规范化。当前大多机关、企业、事业单位档案工作管理存在的问题是：档案管理模式老套，技术陈旧落后，许多部门的立卷、编目、检索等，未按国家档案局制定的标准规范操作。 5.档案管理信息化程度不够高。目前，多数基层单位档案工作还处于传统的手工管理模式，没有实行档案的信息化管理，收集归档还是沿袭几十年的纸质归档，电子文件需要打印后才能归档，查阅档案也完全是人工检索，费时费力，信息的查全率、查准率极低，在很大程度上影响了档案管理的工作效率。 3加强档案管理的主要措施 1.要加强档案室基础设施投入，改善档案保管条件。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，也是一项专业技术性很强的工作，档案管理的好与坏，直接影响到档案的寿命，机关档案管理中，条件好的部门档案室整齐规范，而保管条件比较薄弱的单位还存在只求过得去的思想，给档案造成了损害。为此，作为单位档案室必须严格按照《国家档案法》档案保管标准要求，完善单位档案室保管条件。要进一步加大对本单位档案室基础设施的投入，严格按档案管理“八防”标准要求，不断完善档案室的保管条件，尽可能的改变档案室杂、乱问题，做到档案室统一整齐规范。 2.建立健全档案管理规章制度。规章制度是档案工作实现管理现代化的行为准则。依法治档，依法护档，依法用档。努力提高档案管理部门的责任意识，建立系统有序的管理体制，档案的权威性在于其真实可靠性。真实是档案的生命，也是档案管理部门的神圣职责。档案管理的最终目的是为了更好地提供利用。只有增强档案管理职能部门的责任意识，在工作中坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，把好部门自身关，才能确保档案的质量。 3.着重加强档案队伍建设。要加强档案工作人员的责任心建设、素质培养、安全意识的教育，制定完善的档案管理制度，把各项制度落到实处，要有针对性地对档案员进行专门的培训，不仅要做好档案实体整理的工作，更要了解档案信息化的过程，了解各种档案新载体的物理性能，掌握基本的网络安全策略和知识。建立现代化档案管理人才的培养制度，培养融档案知识、计算机管理知识、信息安全等知识于一体的高端人才，来引领档案事业的现代化发展。 4.加强档案管理理论和业务知识培训。要对档案管理工作人员注重专业技能方面的培训，对专职以及兼职档案管理人员加强业务培训，在单位开办档案管理工作培训班以及新技术学习班，组织档案管理工作人员积极地参加培训，要紧密结合新形势的具体要求，着眼档案管理工作的实际情况，对档案管理工作人员进行计算机应用能力的培训以及信息化、现代化管理方面的基本知识教育，鼓励人员学习新知识，钻研业务，掌握新本领，不断地开拓思路，进而有效的提升档案管理工作人员的个人素质以及管理水平。随着档案管理数量的与日俱增以及档案种类的多样化，使用传统的工作方法已经无法满足人们对档案管理工作的需求，所以，就必须要引进新技术，使用现代化的工作设备。只有在这些物质条件都具备的情况下，档案管理工作才能实现现代化管理。 5.加强涉密载体管理、确保档案信息安全。配置档案专用计算机，并采取有效的身份认证措施，将局域内网与公共外网实行物理隔离，涉密文件具有相应的密级标识，非涉密计算机不得与涉密网络相连。档案管理人员要对涉密移动存储进行严格登记，并定期对涉密电子文档和存储、处理过涉密信息的计算机、移动硬盘、软盘、光盘、优盘、录音带、录像带等进行全面、彻底的清理，严格把把好涉密载体保密关，确保涉密档案信息安全。 6. 重视档案管理的标准化、规范化。要实现档案管理的标准化、规范化，档案工作标准化是建立最佳档案工作秩序，取得最优经济效益和社会效益的保障，在档案标准制定的过程中，要注意改进和完善档案功能，汲取相关科学知识，来充实和发展档案管理，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。 7.实施科技兴档，提高档案工作的整体水平。利用计算机管理系统，实现档案的著录与标引、编目、检索、统计自动化替代所有手工抄写工作，实现档案的自动化处理和网上查询。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。建立起一个门类齐全、结构合理、管理科学、设备先进，为单位和社会提供有效服务的档案馆。真正实现电子文档一体化，实行文件自动收集、编目、鉴定等档案管理工作。 总之，在高速发展的信息时代，档案工作必须要紧紧结合时代发展要求，从理念上更新，行动上创新，采取行之有效措施，积极探索档案现代管理模式，为单位进一步加强科学管理档案发挥积极的作用。 参考文献 [1]颜海.档案信息资源开发利用[M].武汉：武汉大学出版社，2004. [2]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2008（24）. |
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