| 标题 | 浅议政府档案管理信息化的困境与突破 |
| 范文 | 石登媛 赵静 摘 要：随着科学技术的快速发展和媒介的不断转型升级，人们对信息的需求日趋增长。作为政治生活、政府工作重要组成部分的基层政府档案管理，其信息化的转型同样迫在眉睫。人们对政府档案信息管理的要求早已改变，不再仅仅局限于对数量的需要，同时对其精细度、准确性也有了新的要求。本文通过分析我国基层政府档案管理信息化的现实意义，对解决其存在的突出问题提出了若干应对措施。 关键词： 政府 档案管理 信息化 数据化 一、我国政府档案管理信息化的意义 随着物联网、云计算、“两微一端”等互联网技术的不断普及，我国政府管理工作也在科学发展，紧跟时代步伐随之调整和建设，体现在政府档案管理方面，就是档案管理逐步向数据化、信息化转型，在新时代的背景下具有不可小觑的的现实意义。 （一）提高基层政府工作效率 基层政府工作要保持高效运行，必须精简信息传递的中间环节，使各部门之间联系更加密切，环环相扣。显然，传统的以纸质载体为主的档案管理系统已不足以适应现代人对信息需求的新要求，其占用空间大、耗费资源巨、运转效率低等弊端远远落后于信息化管理模式。政府档案的信息化管理可以充分利用互联网的共享性与交互性，在保证信息完整性的同时，减少了信息传输过程中不必要的人力、物力支出，实现了程序的精简化。流通环节的简化就能减少工作所需时间，时间的缩短就是工作效率提高的一种表现。 （二）促进基层政府与时代接轨 基层政府要永葆青春、要实现好“为人民服务”，就需要紧跟时代步伐，不断进行创新。静观国内发展，各行各业都在积极探索和利用先进的互联网资源对档案加以信息化管理；纵观国际形势，欧美众多发达国家早已建立相对完整的档案信息化管理体系。在经济全球化的年代，不断完善与发展我国基层政府档案管理信息化都显得至关重要，加快政府档案信息化建设可以促进政府更好地与时代、与世界接轨，有利于促进我国经济发展水平、提高综合国力，保证在激烈的国际竞争中立于不败之地。 二、我国基层政府档案管理信息化建设中遇到的困境 “党的十八届四中全会指出：‘完善行政组织和行政程序法律制度，推进机构、职能、权限、程序责任法定化。这句话对于档案部门来说，是建设档案强国的必然要求，是新时期推进国家治理体系和治理能力现代化的具体体现，也是一项长期而艰巨的政治任务。”[1]尽管近年来我国政府管理信息化建设已取得初步成效，但由于国土面积广、人口基数大、基础建设薄弱、基层体系复杂等实际国情，我国的政府管理信息化建设仍不可避免地存在一些问题，主要表现在： （一）资金投入不足 政府档案信息化进程中需要大量而持续的人力资源和资金投入保障，电子设备及专用软件等设备设施的初始投入巨大，其后的维护更新和专业人才引进也需要不断的追加经费，这就对地方政府财政提出了严苛的挑战和要求。如果不能保证技术设备的与时俱进以及专业管理人才的引进，政府档案信息化管理必然缺乏足够的软硬件支撑，其运行方式和工作效率将很大程度地受到影响。出于传统观念未能及时扭转，大多政府部门均对政府档案信息化重视不足，加上政府财力所限，资金投入方面的制约已成为基层政府档案信息化进程中最大的影响因素。 （二）专业人才缺乏 政府档案管理的信息管理模式已经与传统的、纸質载体为主的档案管理出现了天差地别的改变，对相关工作人员的个人素养与知识结构也提出了新的、更高的要求。基层政府档案管理工作人员不仅需要具备传统档案管理的搜集、整理、归纳、索引、发布等能力，还要善于使用各类信息化设备、能及时处理设备运行中的各类突发状况。目前，我国在档案管理信息化领域中的专业人才较少，加上政府可用财力等因素限制，难以吸引高素质的专业人才投身其中，人才缺失导致档案管理信息化进程受到一定阻碍。 （三）工作任务繁重 当前，政府档案管理信息化主要通过6个步骤实现：首先是将纸质档案通过扫描、摄录等方式进行初处理，形成电子数据；接着将数字化的档案进行初步整合、分类处理，使之规范化与合理化；随后将相对规范的档案数据上传到网络或服务器，实现信息共享；第四步是对档案信息进行文件加密、建立防火墙、设置权限、数据备份等安全防护工作，防止信息泄露或丢失；第五步是对档案信息再次进行加工处理，主要是强化索引和重新核对关键词，使政府档案信息更加完整、有效、便于检索；最后一步是将政府档案的纸质版作为原始数据同时进行保存管理，互为备份科学管理，实现“1+1>2”的效果。政府档案信息化基础工作中的六大环节，环环相扣，一步错漏就会造成成果谬以千里；但相关工作繁琐、步骤繁杂，加之专业人员的缺少以及技术限制，给我国政府档案信息化推进造成了巨大的压力。 （四）管理机制不完善 各项工作的有序进行都离不开一套合理科学高效的制度。要实现政府档案管理信息化建设的效果最佳化，同样需要建立一套有可行性、合理性的管理机制。然而不难发现，我国目前仍未出台成体系的相关配套机制，各地政府之间也缺少沟通与联系，各档案管理部门往往是各行其是，难以实现资源利用的最大化，从而降低了政府档案管理信息化后的科学性与高效性，亟需以国家层面立法的形式对档案管理现状存在的漏洞与不规范及时进行纠正和整改。 三、政府档案管理信息化的若干应对 （一）提高思想认识 目前，我国的政府档案管理信息化仍处于起步阶段，甚至个别是为了“信息化”而信息化，大部分档案的信息化处理只是单纯地将纸质档案转为电子档案，没有充分利用信息化软、硬件功能，对档案信息数据进行科学系统的分析。 只有将各项数据加以对比研判，才能更真实全面地把握局势、看清趋势，从而进一步加强政府的科学、民主决策，造福于民。因此，基层政府在档案管理信息化进程中，应该把目光再放长远些、定位再高一些，实现档案数据资源的科学高效应用。 （二）加大财政扶持 政府档案的信息化可以在很大程度上提高政府形象和工作效率，为保证效果，就需要国家对其进行一定的资金扶持。“基层政府应根据自身实际设立扶助档案管理建设专项资金，可以通过政府投入邮箱引导和推动资金、项目、裁人、创新资源等向档案管理方面倾斜。”[2]技术先行、资金保障、人才配备是政府档案管理的前提，而对于先进信息化设备的购置以及各项用于技术革新和人才引进方面的支出可以更好地为政府档案管理信息化工作的先决条件。 （三）规范用人制度 高层次的专业人才是政府档案信息管理工作中不可或缺的重要部分，也是最有效推动其发展的能动因素。针对我国目前在这方面的高端人才比较缺乏的现象，政府层面一方面要加强对现有档案管理人员在职教育，提高其知识素养，同时对现代化的档案管理专职人员设置必要的专业考核条款并保持一定的岗位竞争，促使其主动更新专业知识储备，使其更加主动积极地投入政府档案信息化管理工作中；另一方面也要引导各高校增加设置类似专业，加大档案管理专业高层次人才后备队伍的梯级培养，以更好地的为基层政府档案管理提供更好的人才保障。 参考文献 [1]袁作军.县级档案行政管理职能优化研究[M].武汉： 华中农业大学，2015：24. [2]张建芳.试论基层政府部门档案信息化建设[J].管理纵横，2016，（3）：113.技术文 |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。